試論檔案開發(fā)利用策略

高洪偉

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展，檔案的社會利用率越來越高。同時，隨著科技的飛速發(fā)展各行各業(yè)都面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)、檔案工作作為一項基礎性工作、同樣面臨新的形式和任務。只有不斷開發(fā)檔案資源，才能為推進社會各項事業(yè)發(fā)展做出新的貢獻。

關鍵詞：檔案;開發(fā);任務

隨著社會的不斷發(fā)展，人們對檔案的利用率越來越高。檔案機構是各單位管理的職能部門、擔負著管理本單位綜合檔案的收集整理保管利用工作。同時，隨著科技的飛速發(fā)展各行各業(yè)都面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，檔案工作作為一項基礎性工作同樣面臨新的形式和任務。為確保檔案開發(fā)利用成效明顯，進一步提升檔案工作的發(fā)展空間，我們必須從基礎工作抓起，認真分析現(xiàn)狀，加大基礎設施建設、強化現(xiàn)代化管理，切實改善工作作風，努力提高工作質量，不斷挖掘檔案信息資源、為推進社會各項事業(yè)的發(fā)展做出新貢獻。

一、檔案開發(fā)利用存在的問題

（一）主動服務意識不夠

檔案工作長期單純地為黨政工作服務，養(yǎng)成了默默無聞、自我封閉、因循守舊、安于現(xiàn)狀、“你來我查、你問我答”、伸手坐等、看門守推”的服務模式，而且導致思路窄，盲目性大，方法手段少，工作重點不突出，檔案利用范圍小。另外檔案行政管理部門的管理手段和方法偏重于內部規(guī)模的擴大和形式上的完備，忽視檔案的開發(fā)利用工作，館藏的檔案雖然不豐富，但在開發(fā)利用上仍有巨大的潛力，許多檔案并沒有真正發(fā)揮其應有的作用，表現(xiàn)在館藏檔案質量差，管理標準化、規(guī)范化程度不高，編目標準低，檢索工具層次低，檔案信息加工、處理方式落后，沒有真正開展編目工作，只滿足于為了達標升級而臨時編寫《組織機構沿革》《大事記》等材料，尤其是計算機應用遠遠落后于社會和單位發(fā)展要求，甚至少部分珍貴檔案單純追求保護而被束之高閣，還美其名曰為了安全保護。

（二）檔案利用意識淡薄

過去檔案館（室）主要是為單位黨政服務，突出政治性、機要性、保密性，被視為“機要重地”，養(yǎng)于深閨，處于封閉狀態(tài)，要利用檔案，必須向上級匯報請示或持有介紹信，使人們對檔案敬而遠之，難以為人們所認識，加之檔案工作又具有滯后性的特點，造成檔案社會利用意識的淡薄。

（三）檔案館藏貧乏

這是影響檔案利用的關鍵基礎工作。主要一是接收進檔案館（室）的檔案單調，仍是黨政團體及行政部門等形成的套式文書等，而且內容大都單調雷同，參考利用價值低。這主要表現(xiàn)在反映政治活動的多，反映經(jīng)濟建設的少;反映事業(yè)事務、方針政策的多，反映特色的少;有歷史價值的多，有知識信息價值的少。二是不重視文件資料的平日歸檔工作，領導和職工只知道文件找不到就找檔案室，而平日都將文件資料亂丟亂放，不及時上交或為方便自己而個人保存，再加上人員的流動和責任心不強造成文件流失，致使歸檔不全。三是檔案保管分散，嚴重制約了對檔案信息的開發(fā)利用。除文書檔案外，科技、人事、財會、設備等檔案是檔案中非常重要的一部分，這些檔案都具有價值大、利用率高的特點，若散放在各部門獨自保存很容易損壞、流失，造成不良后果，不便于集中統(tǒng)一管理和開發(fā)利用。

二、加強檔案開發(fā)利用的措施

（一）提升檔案管理綜合素質

檔案專業(yè)人才是檔案實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的決定因素。檔案能否具有持續(xù)發(fā)展的能力和提供持續(xù)發(fā)展的條件，歸根到底取決于檔案管理者的素質和能力。隨著數(shù)字檔案的出現(xiàn)，面對現(xiàn)代科學技術對檔案工作的滲透和沖擊，提高專業(yè)技術職業(yè)素質，調整專業(yè)知識結構是檔案工作者需要正視的一個重要課題。因此檔案管理者要改變以往那種有無其他專業(yè)知識并不重要的思想觀念。需要具備計算機知識、外語知識，要具有敏銳的信息意識和良好的信息處理能力，爭取適應多種技術要求。

（二）積極挖掘檔案信息資源

一是要抓檔案信息的輸入儲存工作，積極開拓檔案輸人渠道儲存檔案信息，增加檔案信息的儲存量，不斷豐富館藏檔案資料的數(shù)量和內容。二是檔案工作人員要努力從豐富的檔案資料中挖掘有價值的信息，編研出完整、科學的檢索工具，使領導、工作人員從繁瑣的查閱大量生產(chǎn)資料中解脫出來，確保檔案價值得以最大發(fā)揮，達到為經(jīng)濟、業(yè)務發(fā)展服務的目的。

（三）強化宣傳引導，不斷強化檔案意識

檔案是歷史的原始記錄，更是依據(jù)和憑證，是服務于經(jīng)濟建設的重要信息資源，要充分發(fā)揮檔案在建設中的特殊作用，必須不斷強化社會檔案意識。各級領導干部要繼續(xù)加強檔案工作，把檔案工作列入領導的議事日程，及時解決檔案工作中存在的問題，以推動檔案工作的順利發(fā)展。要大力提高全社會的檔案意識，深入持久地宣傳《檔案法》，舉辦豐富多彩的活動，使社會對檔案工作有更多的了解?？朔n案的模糊認識，了解作為國家公民有保護和利用檔案的權利和義務，從而增強整個社會的檔案意識。

（四）強化服務意識，提高檔案開發(fā)利用水平

檔案服務意識是檔案意識的范疇，是檔案意識的一種表現(xiàn)形式，良好的檔案服務意識是建立在正確的檔案意識之上，培養(yǎng)良好的檔案服務意識，提高檔案的管理水平。一是樹立服務至上的思想。檔案工作目的最終的就是提供檔案的利用，否則便失去了存在的依據(jù)和意義。因此檔案利用工作的質量是評價檔案工作質量的重要標準。檔案利用工作的地位決定了為檔案用戶服務的重要性和必要性。二是提高檔案檢索率。在檢索與利用檔案方面，以文本文檔方式存儲的電子檔案可以以多種方式實現(xiàn)全文本自動檢素，不但省去了開發(fā)“二次文獻信息”的工作，還能快速、準確地提供各種檔案的信息內容、關鍵詞、機構、作者乃至全文。電子檔案是檔案管理中一次質的飛、有利于提檔案利用率。三是正確處理好檔案經(jīng)濟效益和社會效益的關系。檔案因其形成的條件和背景不同、所具備的經(jīng)濟和社會效應也會隨之發(fā)生改變，檔案工作的目的是為了更好的提供利用，而提供利用則是實現(xiàn)檔案價值的最有效途徑。四是進一步夯實檔案業(yè)務基礎工作，做到有備無患。首先要建立科學化、標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理模式和嚴密可行的規(guī)章制度，這是信息時代對檔案工作的要求，也是做好檔案工作的必要條件。其次要完善檔案的利用方案，要下大力氣改變利用的硬件環(huán)境。如檔案閱覽室，既要有一般的閱覽室，又要配置多功能閱覽室。再次，要加強檔案的編研工作，檔案編研是檔案主動為社會提供服務的重要工作，要挖掘所存檔案的內涵信息，進行提煉加工，歸類分析，把有價值的內容編輯成冊或印刷出版更好地服務于社會。

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