供電企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理分析

佩陶

摘 要：現(xiàn)如今，在企業(yè)人事檔案管理過程，要提高管理水平，要不斷進行規(guī)范化管理，從而才能保證人事檔案管理工作效率。本文深入工作實際，有針對性的提出了如何提高供電企業(yè)人事檔案管理規(guī)范化能力，希望分析能夠為相關工作人員提供有效參考。

關鍵詞：企業(yè);人事檔案;規(guī)范化水平;有效策略

在供電企業(yè)中，人事檔案管理工作具有重要作用，基于此，本文分析了人事檔案規(guī)范化管理的重要性，通過進一步實踐研究，提出了具體的管理對策，在分析過程，工作人員要結合實際，

一、落實創(chuàng)新的檔案管理制度

早期，在檔案管理過程中因缺少嚴格的規(guī)章制度和創(chuàng)新的機制，導致檔案管理人員在規(guī)定的時間內(nèi)無法有效完成歸檔工作和保存工作，并且，不注重按照規(guī)范化的流程整理檔案，各種檔案擺放在一起，非?；靵y，難以快速找到所需的檔案，不僅增加其查找困難，同時也會造成檔案管理效果不理想，對此，企業(yè)要落實創(chuàng)新的檔案管理制度，并且要做到如下幾點：（1）要求檔案管理人員在開展工作之前，應結合工作量制定檔案管理計劃，做到有計劃地完成檔案管理工作，同時對于在工作中表現(xiàn)出色的人員，應給予獎勵，如，發(fā)放相應的獎金，獎勵透明化、公開化，做到公平對待所有管理人員，能夠調(diào)動管理人員認真做好本職工作。（2）在進行檔案管理時，應依照規(guī)范化的流程進行細致的工作，對于違規(guī)人員予以處罰，創(chuàng)新的人事檔案管理制度中明確提出獎勵標準和處罰機制，做到獎罰分明，能夠提高檔案管理工作的效率，有利于進一步做好檔案管理工作。

二、創(chuàng)新檔案管理理念

新時期，對檔案管理工作提出了新的要求，因此，管理人員必須創(chuàng)新工作思路，改變傳統(tǒng)的管理理念，落實全新的檔案管理工作，促使管理人員積極轉變落后的管理觀念，在實際的工作過程中貫徹落實企業(yè)提出的要求，自覺創(chuàng)新思路，并且不斷學習新的管理方法，才能促進自我不斷進步，進而做好檔案管理工作，不僅獲得企業(yè)的認可和滿意，同時落實不斷學習理念，將這一全新的觀念落實到工作中，其能夠積極向身邊優(yōu)秀的同事學習，進而為了促進自我勝任檔案管理工作，管理人員在企業(yè)的激勵下，主動學習檔案管理方面的知識，在實際的學習中轉變落后的工作思路，同時注重落實創(chuàng)新的管理方法，深入落實的過程中積極學習全新的管理方法，并且與同事相互取長補短，相互促進、互相幫助，不僅形成共同合作的觀念，同時樹立不斷學習的理念。管理人員自覺創(chuàng)新檔案管理理念，有利于推動管理人員不斷進步，進而勝任檔案管理工作，可見，創(chuàng)新和改變落后的管理觀念非常重要。

三、運用信息化檔案管理方法

過去，在檔案管理工作中所運用的管理方法比較陳舊，并且需要耗費較長時間才能完成歸檔工作，難以高效完成檔案管理工作，對此，企業(yè)的管理人員在實際的工作中必須做到與時俱進，調(diào)動管理人員有效運用互聯(lián)網(wǎng)，并且在運用過程中落實信息化檔案管理方法，靈活運用計算機、網(wǎng)絡，完成檔案分類、整理文件等工作，在短時間內(nèi)即可完成歸檔工作，同時，還可以運用信息技術加密檔案，提高檔案的嚴密性和保密性，防止檔案內(nèi)容泄露出去，以此確保檔案保存完好。因此，在新形勢下，檔案管理人員應緊跟時代發(fā)展的步伐，在實際的工作中學會運用信息化檔案管理方法，并在應用過程中取代落后的管理方式，以發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，能夠快速分類檔案，之后，應用信息技術將不同的檔案保存在不同的文檔中，保存后可以備份、加密、上傳，充分利用信息技術進行檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理方法的同時，方便管理人員整理、分類檔案，有效提高檔案管理工作效率。

四、提高人事檔案信息的準確性

人事制度改革后，企業(yè)逐漸引入了市場競爭機制，人事檔案人員改為聘用制員工。就需要人事檔案人員時刻關注本單位的人才流動情況，實現(xiàn)對人才具體情況的有效把握，一旦出現(xiàn)了人員調(diào)動或職務調(diào)整，人事檔案人員就要第一時間更新人事檔案信息，保障人事檔案信息的準確性和及時性。針對歷史遺留問題，比如無頭檔案或人檔分離等情況，人事檔案人員要抓緊時間處理，特別是當下對企業(yè)依然有用的檔案信息，人事檔案人員要對其進行仔細整理和分類，。而對于一些失去利用價值的人事檔案信息，人事檔案人員可以對其登記造冊，在尋得上級領導同意的基礎上，對其進行集中注銷或銷毀，提高人事檔案信息的有效性和時效性。

五、加強檔案收集，全面建立資料收集網(wǎng)絡

在企業(yè)的檔案管理中，有些單位隨著人員更迭和機構的改革，加之檔案管理工作不到位，常常存在檔案材料丟失等問題，為了使企業(yè)人事檔案更加完善，必須要加強檔案的收集整理與審核篩查工作，對于人事檔案中的個人材料、轉接手續(xù)、審核文件、鑒定意見等重要的檔案內(nèi)容和環(huán)節(jié)必須要進行嚴格的審查。企業(yè)人事檔案管理人員要集中一段時間，在將普通材料和特殊材料的收集相結合的基礎上，對同一節(jié)點、同一類別的檔案資料進行補充收集。普通收集是指人員的考核、鑒定、任免等相關材料，以及人員的履歷表、考評表、調(diào)度表等資料，這些都是可以反映出個人的品德、技能、業(yè)績等信息。特殊收集包括干部審查記錄、表彰材料、懲處材料、政策落實等材料，這些資料通常不列入檔案管理范疇。在經(jīng)過專業(yè)的鑒別后，可以對此類材料進行不同方式的處理。在建立資料收集網(wǎng)絡時，對于不納入檔案管理的材料要進行統(tǒng)一處理，要填寫材料清單，并報請相關領導審批，之后在有專人監(jiān)督的情況下，對這些材料集中銷毀處理。資料收集網(wǎng)絡的建立工作要在建立檔案、清收檔案、完善材料、清收材料、辦理手續(xù)等一系列工作中逐步推進，從而建立起全面的資料信息收集網(wǎng)絡，強化企業(yè)檔案的收集能力。

六、創(chuàng)新檔案管理服務方式

當前，企業(yè)在發(fā)展過程中要格外關注檔案管理工作，在關注的同時，在檔案管理中必須創(chuàng)新管理服務方式，管理人員在清楚要求后，積極運用電腦登錄在線服務系統(tǒng)，不僅可以在線溝通檔案管理方面的經(jīng)驗，還可以利用在線服務系統(tǒng)發(fā)送各個部門需要的檔案，無需耗費時間傳送，通過運用在線服務系統(tǒng)，在線提供服務，既創(chuàng)新了檔案管理服務方式，又發(fā)揮在線服務功能，有利于提高檔案管理利用率。同時，方便管理人員發(fā)送檔案、檢索檔案、查找檔案、資料、文件。

結束語：

總之，在分析供電企業(yè)人事檔案規(guī)范化管理過程，要結合企業(yè)發(fā)展實際，不斷提高人事檔案管理與利用能力，從而才能助力企業(yè)不斷發(fā)展。通過以上有效闡述，提高了工作認識，加強專業(yè)能力，從而才能不斷優(yōu)化檔案管理工作，以提高檔案規(guī)范化管理水平。

參考文獻：

[1]丁敏.供電企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理[J].企業(yè)改革與管理，2015（23）：110-111.

[2]朱丹丹.供電企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理[J].辦公室業(yè)務，2014（05）：98-99.

[3]武海燕.探討供電企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理[J].科技創(chuàng)新導報，2012（30）：214.