提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑探究

崔貴學(xué)

摘 要：事業(yè)單位是我國經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)發(fā)展中的重要構(gòu)成部分，事業(yè)單位發(fā)展與檔案管理工作是否有效開展有很大的關(guān)系，檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展中的重要內(nèi)容，只有不斷的提升檔案管理的水平，才能保證事業(yè)單位在新時(shí)期下得到穩(wěn)定的發(fā)展。目前，事業(yè)單位的檔案管理工作情況并不樂觀，還存在一些問題尚未解決，對事業(yè)單位的發(fā)展也造成了很大的影響，這就要求事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人對檔案管理工作進(jìn)行有效的完善和創(chuàng)新，不斷的提高檔案管理的水平，以便更好的適應(yīng)新時(shí)期事業(yè)單位的工作需求。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學(xué)化;路徑

1 事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1對檔案管理缺乏科學(xué)認(rèn)知

檔案存在的價(jià)值是為管理者提供過去時(shí)期內(nèi)單位經(jīng)營的整體情況和數(shù)據(jù)，并為數(shù)據(jù)提供真實(shí)性和完整性的保障，使其成為指導(dǎo)未來實(shí)踐和探索的待查資料。而在當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來看，主要存在管理人員認(rèn)識(shí)模糊、忽視檔案管理緊迫性等問題。有些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者自身缺乏檔案管理認(rèn)識(shí)指派一些文化素質(zhì)不高的臨時(shí)工作人員從事單位的檔案整理和管理工作，這些人員缺乏整理資料檔案的專業(yè)方案，無法對文件和疑難資料進(jìn)行合理分類編排，使得單位的檔案處于長期混亂的狀態(tài)，引起了部門查閱困難等問題。并且，管理者認(rèn)知的缺失影響了員工的認(rèn)知，許多檔案管理工作人員把檔案管理工作視為一種簡單的后勤工作，沒有積極學(xué)習(xí)檔案管理和相關(guān)法律知識(shí)的自覺，讓檔案管理處于長期被忽視的地位。

1.2檔案管理制度有存在缺陷

就我國事業(yè)單位檔案管理制度的現(xiàn)狀來說，整體發(fā)展的進(jìn)度是相對緩慢的，尤其是在信息化時(shí)代的發(fā)展下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)影響到我們生活的方方面面，但是檔案管理方面的工作和管理卻稍顯落后，沒有充分的利用互聯(lián)網(wǎng)資源，傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制存在著很多的弊端需要解決，會(huì)對檔案管理的質(zhì)量和效率造成不利的影響。

1.3檔案信息資源的利用率比較低

檔案信息資源的有效利用，實(shí)際上對事業(yè)范圍的決策工作以及其自身的發(fā)展有很重要的作用和意義，但是很顯然事業(yè)單位僅僅一味的重視檔案的管理工作，而缺少對檔案信息的利用，導(dǎo)致檔案信息的利用效率低，也在一定程度上限制和影響了檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化。

2 提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑

2.1切實(shí)提升檔案管理意識(shí)水平，保證檔案工作的地位

在數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展速度不斷提升的背景下，檔案載體逐漸從以往可視化記錄識(shí)別型轉(zhuǎn)換為依賴機(jī)器是被的代碼型;檔案管理模式逐漸從傳統(tǒng)手工模式、單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)管理模式，在管理模式不斷發(fā)生變化的情況下，其管理流程及措施也發(fā)生一定變化。事業(yè)單位檔案部門實(shí)際運(yùn)行的過程中，一定是需要解放思想，切實(shí)轉(zhuǎn)變自身的觀念，施行有效性比較強(qiáng)的措施，讓各個(gè)崗位上工作人員都養(yǎng)成一定檔案意識(shí)。首先應(yīng)當(dāng)切實(shí)提升宣傳力度，讓事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者養(yǎng)成一定檔案意識(shí)，科學(xué)合理的利用各種類型的媒體，切實(shí)提升檔案宣傳力度，讓事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者不重視檔案這一情況發(fā)生轉(zhuǎn)變，依據(jù)依法檔案管理及依法檔案使用案例進(jìn)行宣傳，將檔案工作劃歸到日常性重要工作事項(xiàng)當(dāng)中，使其在事業(yè)單位發(fā)展規(guī)劃中占據(jù)更為重要的地位。其次，施行各種有效性比較強(qiáng)的輿論模式及培訓(xùn)措施，讓領(lǐng)導(dǎo)者可以對檔案工作的內(nèi)含及重要性形成清晰的認(rèn)識(shí)，在檔案管理領(lǐng)域中投入更多的資金，讓檔案工作和事業(yè)單位管理、生存及發(fā)展相互融合起來，在此背景下自然是可以事業(yè)單位走上一條全面發(fā)展道路上。

2.2提升檔案管理工作的工作環(huán)境

檔案管理工作的有效實(shí)施，需要一個(gè)良好的檔案管理環(huán)境，舒適的環(huán)境不僅可以提升工作人員的心情，還可以提升員工的工作效率。在提升檔案管理環(huán)境時(shí)，可以從兩方面入手：首先，優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境，內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化主要是指從精神、心理方面融入更多的人性化元素。其次，優(yōu)化外部環(huán)境，就是指對檔案管理的環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，增添一些人性化的設(shè)備設(shè)施，為檔案管理人員的工程以及生活帶來便利，從而提升員工的工作效率，比如：可以優(yōu)化檔案室的布局、張貼一些標(biāo)語等，使檔案管理人員的工作環(huán)境得到優(yōu)化的同時(shí)還能富有特色，從而提升檔案管理的效率。

2.3強(qiáng)化制度建設(shè)，推進(jìn)科學(xué)管理

根據(jù)檔案法及檔案管理?xiàng)l例等相關(guān)法律法規(guī)，大力完善檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理工作每個(gè)環(huán)節(jié)都要有章可循，都有制度的約束及明確的要求，杜絕不完整、不規(guī)范以及虛假材料歸檔，務(wù)必要做到權(quán)責(zé)清晰，收集有范圍，鑒定有標(biāo)準(zhǔn)，案卷有統(tǒng)計(jì)，查檔有目錄，借閱有手續(xù)，銷毀有登記。同時(shí)，要盡量分類收集整理各種有價(jià)值的信息、圖像、文字資源，并及時(shí)進(jìn)行整理歸檔、登記等，充實(shí)完善檔案，同時(shí)采取定期和不定期自檢，做好有關(guān)材料的查漏補(bǔ)缺工作，加強(qiáng)日常規(guī)范檔案查閱、復(fù)印以及借閱程序。同時(shí)在檔案管理工作中，需要積極鼓勵(lì)各部門加強(qiáng)溝通和交流，實(shí)現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。

2.4注重提高檔案管理工作的信息化水平

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，以往事業(yè)單位所采用的陳舊、落后的手工形式的檔案管理工作模式中存在的諸多弊端逐漸暴露出來。因此，事業(yè)單位應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，注重提高檔案管理工作的信息化水平，將信息化技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)融合，以此減少檔案管理工作人員的工作量，提高檔案管理的效率。一方面，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對先進(jìn)信息技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，并隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對其進(jìn)行及時(shí)的更新?lián)Q代，以此確保這些設(shè)施設(shè)備可以滿足事業(yè)單位信息化檔案管理工作的需求。另一方面，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，以此促使其可以靈活的運(yùn)用信息化技術(shù)完成檔案管理工作，從而最大限度的發(fā)揮信息化技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值。

3 結(jié)束語

檔案具有真實(shí)性、保密性等特點(diǎn)，在個(gè)人的升遷、升學(xué)等方面有著重要的作用。伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才的流動(dòng)日益加快，這無疑給檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)。檔案管理過程是一項(xiàng)復(fù)雜、繁瑣的工作，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，能夠有效提升檔案管理的效率，使檔案管理工作變得更加清晰、更加有條理。與此同時(shí)，檔案管理意識(shí)和制度規(guī)范化的增強(qiáng)、信息化水平的提升等，都是提升檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑，對推動(dòng)事業(yè)單位的健康發(fā)展具有基礎(chǔ)性作用。

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