重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作之見解

盛琍

摘 要：重大建設(shè)項(xiàng)目是推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成部分，其形成的檔案在項(xiàng)目建成后的運(yùn)營中發(fā)揮著舉足輕重的作用，因此在新時(shí)期做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作尤為重要，本文從實(shí)踐工作的角度，對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行剖析，針對(duì)性地提出管理策略。

關(guān)鍵詞：重大建設(shè)項(xiàng)目;檔案管理;管理策略

建設(shè)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的、具有保存價(jià)值的原始資料，具有“不可替代性”和“無法再生性”的特點(diǎn)。項(xiàng)目建設(shè)完成后，所形成的大量建設(shè)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目后期生產(chǎn)、維護(hù)、改擴(kuò)建、審計(jì)等工作的重要依據(jù)，在項(xiàng)目建設(shè)運(yùn)營和監(jiān)督中發(fā)揮著重要作用，因此做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作[1]。筆者在長期的項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)中總結(jié)出在項(xiàng)目檔案管理中常出現(xiàn)的問題以及相應(yīng)的對(duì)策，與大家進(jìn)行探討。

一、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的主要問題

首先，建設(shè)項(xiàng)目一般有幾個(gè)特點(diǎn)：一是參建單位多，二是參建單位和人員流動(dòng)性強(qiáng)，三是部分參建單位檔案意識(shí)不強(qiáng)，四是建設(shè)工期一結(jié)束，人員就全部撤離[2]。如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案員的專業(yè)業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，工程資料員不配合，就會(huì)造成檔案收齊難，收全難，直接影響到建設(shè)項(xiàng)目檔案齊全完整。其次竣工圖未能根據(jù)變更修改到位，與現(xiàn)場實(shí)際不符，修改方式不規(guī)范;建設(shè)項(xiàng)目檔案資料中存在簽章手續(xù)不完整，甚至存在代簽現(xiàn)象，使建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的真實(shí)性、原始性、準(zhǔn)確性受到影響。再次，在項(xiàng)目開工之前，未能制定切合項(xiàng)目實(shí)際的分類方案或說明，造成分類不科學(xué)、有交叉或無類可歸的現(xiàn)象，從資料的收集到后期的整理、歸檔未能嚴(yán)格按照建設(shè)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)形成系統(tǒng)性文件。

二、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在問題的對(duì)策

（一）、建設(shè)項(xiàng)目不同階段的檔案要收集完整

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目投資多、規(guī)模大、專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣，要想保證檔案資料的完整，難度非常大。從檔案載體上看，完整是指包括紙質(zhì)文件、照片、音視頻、電子文件、實(shí)物等各種載體的項(xiàng)目應(yīng)歸檔文件材料要齊全;從項(xiàng)目整體看，完整是指從項(xiàng)目立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、施工調(diào)試到竣工投產(chǎn)，每個(gè)階段形成的文件是否完整;從竣工文件整理模塊看，每個(gè)單位工程都應(yīng)包含綜合管理文件、施工記錄文件、質(zhì)量驗(yàn)評(píng)文件三個(gè)部分，文件的內(nèi)在聯(lián)系是由工序連接成一個(gè)相互聯(lián)系的有機(jī)體;從單份文件看，完整就是要求歸檔文件不能缺張少頁，請(qǐng)示與批復(fù)、正文與附件、設(shè)計(jì)變更單與執(zhí)行回饋單、進(jìn)場材料報(bào)驗(yàn)單與出廠質(zhì)量證明書、復(fù)試報(bào)告等每份文件的完整無缺?？傊暾侵阜从惩粚I(yè)、問題或階段的文件材料收集要全面，歸檔要完整，大到整個(gè)項(xiàng)目，小到單份文件，都應(yīng)是一個(gè)完整體。想要做好這項(xiàng)工作，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手。

1、重視前期文件的收集

項(xiàng)目檔案是隨著項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程逐漸形成的，必須從頭抓起。項(xiàng)目剛開始啟動(dòng)時(shí)，事情很多還沒有理順，相關(guān)人員的檔案意識(shí)還很淡薄，文件很容易丟失，這時(shí)檔案部門應(yīng)及時(shí)介入，提出檔案要求，否則項(xiàng)目檔案就會(huì)出現(xiàn)“說起來重要，忙起來次要，竣工時(shí)討要”的現(xiàn)象。項(xiàng)目在開工前，籌備、立項(xiàng)、招投標(biāo)、合同協(xié)議、勘察設(shè)計(jì)、征地拆遷、移民安置等工程準(zhǔn)備過程中形成的前期文件一般都產(chǎn)生并散存于從事前期準(zhǔn)備工作的部門之中，還有部分可能在領(lǐng)導(dǎo)手中，所以? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?在項(xiàng)目的開始準(zhǔn)備工作時(shí)，就要將檔案工作排上日程，檔案室要制訂相應(yīng)的檔案管理制度，要求相關(guān)人員按規(guī)定移交檔案，同時(shí)檔案室也應(yīng)時(shí)刻關(guān)注立項(xiàng)項(xiàng)目的進(jìn)展情況，參加項(xiàng)目進(jìn)展會(huì)，檔案員要清楚：什么時(shí)間產(chǎn)生什么文件材料，在什么人手中。如果他們沒有按照歸檔要求移交資料，檔案員要登門討要，并將情況匯報(bào)給分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)，以得到支持和幫助，在開頭把好關(guān)，后續(xù)工作才能得以順利地開展。

2、加強(qiáng)施工過程資料的收集

想要項(xiàng)目建設(shè)全過程中各環(huán)節(jié)、各步驟、各工序的內(nèi)容保持連續(xù)、齊全，有始有終，建設(shè)管理手續(xù)完備[3]，需要做好以下幾方面的工作：

首先，為保證項(xiàng)目檔案管理的正常開展，要加強(qiáng)前端控制，檔案部門參與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備采購合同的審查，在合同中列明各單位的歸檔責(zé)任、歸檔時(shí)間、檔案編制質(zhì)量要求等具體條款，例如在施工合同中明確提出應(yīng)提交項(xiàng)目套數(shù)、案卷質(zhì)量、移交時(shí)間及提交文件的整理歸檔責(zé)任等;要求現(xiàn)場施工文件齊全完整，簽字手續(xù)完備，數(shù)據(jù)、結(jié)論準(zhǔn)確等等。在監(jiān)理合同中，除了要求監(jiān)理單位做好自身形成文件收集整理工作外，還應(yīng)對(duì)施工單位文件材料的形成和管理進(jìn)行監(jiān)督，特別是對(duì)竣工圖負(fù)有檢查的職責(zé)，要保證竣工圖與現(xiàn)場完全一致，同時(shí)監(jiān)理在竣工圖審核結(jié)束后必須出具竣工圖審核意見，并歸檔保存。通過合同的約定使得檔案管理有關(guān)要求具有法律約束力。

第二，要編制本項(xiàng)目的項(xiàng)目檔案管理規(guī)范，對(duì)施工檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔責(zé)任人、歸檔要求以及對(duì)施工資料的要求，例如：禁止使用鉛筆、圓珠筆等書寫，禁止使用復(fù)寫件和傳真件歸檔，一些不可避免的原材料質(zhì)量保證書復(fù)印件也應(yīng)加蓋施工單位和供貨商的公章，以證明此件為廠家提供的文件?？⒐D要采用新圖，所有的竣工資料及圖紙要求字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔等等。要將項(xiàng)目檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”制度融入到項(xiàng)目管理程序中，將制度落到實(shí)處。要善于抓住建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中的關(guān)鍵點(diǎn)和難點(diǎn)。要制訂好歸檔范圍和保管期限表，什么該歸檔，該保管多長時(shí)間，什么不用歸就很清楚了。同時(shí)要抓分類方案的制訂，有了分類方案，檔案整理好才能對(duì)號(hào)入座，不會(huì)亂[4]。

第三，要構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，組織檔案管理培訓(xùn)。這是強(qiáng)化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，確保項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的重要措施之一。管理網(wǎng)絡(luò)要“橫到邊，縱到底”，應(yīng)覆蓋到整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，包括所有的施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位，做到疏而不漏，要確保參建單位“人在檔案在，人走檔案留”。網(wǎng)絡(luò)要明確檔案工作有單位領(lǐng)導(dǎo)分管，由專、兼職檔案員具體管，檔案管理要列入分管領(lǐng)導(dǎo)的崗位責(zé)任制之中，要把具體管理任務(wù)落實(shí)到實(shí)處，不能領(lǐng)導(dǎo)只掛虛名不問事。在工程開工前，應(yīng)召集建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位的技術(shù)負(fù)責(zé)人、工程技術(shù)人員、資料員召開 “建設(shè)工程技術(shù)交底會(huì)”，詳細(xì)講解該工程檔案的檔案管理規(guī)范，要責(zé)任落實(shí)到人，同時(shí)應(yīng)對(duì)施工單位、監(jiān)理單位及建設(shè)單位的工程技術(shù)人員及檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，將檔案法等相關(guān)的法律法規(guī)和工作規(guī)范、工程檔案的內(nèi)容、排列順序、整理標(biāo)準(zhǔn)、書寫規(guī)范等業(yè)務(wù)知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)講解和演示。

第四，在項(xiàng)目施工過程中，要加強(qiáng)過程控制，主要體現(xiàn)在檔案部門要參與開工交底，參與階段檢查、參與交工驗(yàn)收等節(jié)點(diǎn)的控制上。項(xiàng)目檔案工作要改掉原來的“馬后炮”的弊端，杜絕原來工程檔案“寫回憶錄”的現(xiàn)象，我們要將竣工資料進(jìn)度作為工程進(jìn)度款劃撥的必要條件，想要進(jìn)度款，就要完成相應(yīng)竣工資料的收集整理。

3、關(guān)注竣工文件、生產(chǎn)準(zhǔn)備文件的收集

現(xiàn)場施工雖然結(jié)束了，但整個(gè)項(xiàng)目還沒有結(jié)束，后續(xù)還會(huì)產(chǎn)生竣工移交證書、各項(xiàng)竣工驗(yàn)收文件、工程決算和審計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備和人員培訓(xùn)、試生產(chǎn)及設(shè)備消缺等等，這些后期文件收集全，才算整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集完整。

（二）、確保項(xiàng)目檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確

項(xiàng)目檔案準(zhǔn)確是指對(duì)項(xiàng)目文件所記載的內(nèi)容必須真實(shí)、客觀，并與實(shí)物相符，簽章手續(xù)完備，要保證工程檔案是工程施工的真實(shí)記錄和工程實(shí)體的真實(shí)反映。所以在工程施工過程中，建設(shè)單位在檢查工程質(zhì)量、進(jìn)度的同時(shí)，也應(yīng)對(duì)檔案資料的形成、管理、歸檔進(jìn)度、質(zhì)量進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)指出，督促整改，對(duì)于突出的問題進(jìn)行通報(bào)。筆者認(rèn)為要保證項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，需要做好兩個(gè)方面工作：一是確保工程文件材料記錄真實(shí)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，分清責(zé)任，竣工檔案不允許有代簽字現(xiàn)象，所以在工程開工時(shí)，應(yīng)由建設(shè)、監(jiān)理、施工單位中將在竣工資料上留下簽名的人員，留下簽字筆跡，以備查。如確有特殊原因，需要代簽的，應(yīng)出具委托授權(quán)書，與竣工資料一并歸檔。二是竣工圖由施工單位編制自檢，加蓋竣工圖章，監(jiān)理復(fù)檢并在竣工圖審核單里簽名以分清責(zé)任，同時(shí)建設(shè)單位也應(yīng)組織人員最后審定，以保證其準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

（三）、保證項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性

項(xiàng)目檔案系統(tǒng)是指對(duì)某一工程項(xiàng)目檔案應(yīng)按其形成規(guī)律，保持各部分之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查閱檢索，分類科學(xué)，合理組卷，確保項(xiàng)目檔案是一個(gè)能夠有序反映項(xiàng)目建設(shè)全過程各個(gè)環(huán)節(jié)的有機(jī)整體[5]。在新版的DA/T28標(biāo)準(zhǔn)中，就規(guī)定建設(shè)單位檔案室在制定業(yè)務(wù)管理制度時(shí)應(yīng)當(dāng)包含“檔案分類方案、歸檔整理細(xì)則”。筆者個(gè)人認(rèn)為，項(xiàng)目檔案要保證系統(tǒng)性，在項(xiàng)目建設(shè)開始之初，應(yīng)編制該項(xiàng)目的檔案管理細(xì)則，內(nèi)容包括從項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收到投產(chǎn)使用等全過程形成的各種門類、載體檔案的歸檔范圍，制定項(xiàng)目檔案分類方案，提出項(xiàng)目檔案的分類方案編制依據(jù)、組卷分類原則、類目設(shè)置、案卷構(gòu)成要求等，要按照項(xiàng)目各個(gè)階段的關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)和邏輯關(guān)系組卷，項(xiàng)目文件才能保持必然的內(nèi)在聯(lián)系性，并能反映工程實(shí)況，整個(gè)項(xiàng)目檔案之間才能形成一個(gè)環(huán)環(huán)相扣、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拈]環(huán)管理系統(tǒng)，以此形成一個(gè)層次分明的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案系統(tǒng)框架。

三、結(jié)語

項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)是重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收檢查的重中之重，其中完整是前提，準(zhǔn)確是核心，系統(tǒng)是框架，這三點(diǎn)相輔相成，缺一不可，只有同時(shí)做好這三項(xiàng)工作，才能進(jìn)一步提升建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理水平。

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