事業(yè)單位檔案工作科學(xué)化管理探究

丁建新

摘 要：本文從檔案科學(xué)化管理的角度，分析事業(yè)單位檔案管理工作的主要問題，圍繞著科學(xué)化管理工作的主要特色，總結(jié)事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化改革的基本措施，從而全面提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量水平.

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;科學(xué)化;檔案管理

檔案是國家的寶貴財富，是社會各項事業(yè)的基礎(chǔ)保障。新時期事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化管理應(yīng)當(dāng)從檔案管理的現(xiàn)實需要出發(fā)，強化保護管理，確保檔案科學(xué)化管理水平不斷提升。著力構(gòu)建完善的檔案管理體系，創(chuàng)新檔案管理工作方式方法。

1 存在的問題

1）人員素質(zhì)問題。檔案管理科學(xué)化發(fā)展，人才是關(guān)鍵。目前的情況是，大多數(shù)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低，從事檔案管理人員的數(shù)量較少，現(xiàn)有檔案管理人員的兼職較多，檔案管理工作任務(wù)繁重，工作質(zhì)量低下。不少事業(yè)單位檔案管理人員不具備現(xiàn)代的檔案管理意識和操作能力，傳統(tǒng)的檔案管理方式制約了檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)亟待加強提高，以滿足檔案管理科學(xué)化發(fā)展要求。

2）管理制度體系不完善。檔案科學(xué)化管理，需要有效的制度保障?，F(xiàn)有的檔案管理制度主要針對檔案運行需要設(shè)置，沒能考慮檔案管理人員的工作壓力，檔案管理制度與檔案管理現(xiàn)實工作不符，缺乏科學(xué)化檔案管理環(huán)境。

3）設(shè)施設(shè)備落后。實現(xiàn)檔案科學(xué)化管理需要先進的設(shè)施設(shè)備作保障，現(xiàn)有檔案管理硬件智能化、標(biāo)準(zhǔn)化與信息化水平較低，傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備落后，難以有效發(fā)揮其管理作用。檔案管理人員的工作方式長期得不到改善，直接影響檔案工作者的積極性，進而影響管理質(zhì)量的提升。

2 科學(xué)化管理的特點

1）轉(zhuǎn)變管理理念。圍繞著盡可能的提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和科學(xué)化管理，加大檔案管理理念的提升，對檔案管理的職責(zé)與獎懲機制盡量做科學(xué)化的處理，做到在不違反原則的情況下對檔案管理的具體工作進行科學(xué)化處理，充分考慮調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，圍繞著檔案管理事業(yè)發(fā)展需要進行循序漸進的改進。有針對性地圍繞檔案管理理念、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)方法的培訓(xùn)，給檔案管理人員創(chuàng)造交流、學(xué)習(xí)和研究的機會，促進檔案管理人員的專業(yè)技能持續(xù)提升，達到促進檔案管理科學(xué)化發(fā)展的目標(biāo)。

2）科學(xué)解決問題。對出現(xiàn)的管理問題應(yīng)當(dāng)做到科學(xué)化解決，構(gòu)建科學(xué)化的檔案管理運營體系，在明確具體的檔案管理職責(zé)崗位的基礎(chǔ)上形成有效的資源互動機制。首先，明確檔案管理的職責(zé)分工，協(xié)調(diào)統(tǒng)一，密切配合，按照科學(xué)化的理念合理的分配檔案管理任務(wù)，適當(dāng)?shù)臑闄n案管理減輕工作負擔(dān)。其次，構(gòu)建良好的檔案資源利用服務(wù)體制，科學(xué)提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，發(fā)揮好檔案的服務(wù)助推作用，促進檔案在服務(wù)和科學(xué)化發(fā)展中良好運行。三是，建立有效的溝通反饋機制，關(guān)心關(guān)愛檔案管理工作，及時了解和有效解決檔案管理中存在的問題，構(gòu)建和諧統(tǒng)一的工作氛圍。

3）提升全員檔案意識。新時期，計算機信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)信息時代的發(fā)展需要。在信息化、大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)化的條件下要樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，在電子數(shù)據(jù)和數(shù)字化信息環(huán)境下建立新型檔案管理機制。首先，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建自下而上的檔案管理機制，發(fā)揮所有人員在檔案管理中的作用。其次，優(yōu)化配置檔案管理人員，形成完善的檔案管理工作機制，調(diào)動檔案人員和現(xiàn)代技術(shù)人員檔案管理的積極性，構(gòu)建檔案綜合管理優(yōu)質(zhì)環(huán)境，三是，強化檔案宣傳意識，加大宣傳力度，增強全員意識，構(gòu)建全員參與的檔案氛圍。

3 科學(xué)化管理措施

1）樹立科學(xué)化管理理念。事業(yè)單位檔案管理工作的重點既要確保檔案資源的安全管理，提升檔案資源整體質(zhì)量，又要提高管理效率和利用服務(wù)水平，進一步滿足社會檔案資源的使用需要，實現(xiàn)科學(xué)化的檔案資源提供利用服務(wù)環(huán)境。一要，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的以檔案為核心的被動檔案管理理念，更加關(guān)注檔案管理的過程中融入“人為”服務(wù)理念，不斷提高檔案管理工作的服務(wù)意識，強調(diào)最大限度的發(fā)掘檔案資源的使用價值。在檔案管理的過程中應(yīng)當(dāng)圍繞社會需求不斷挖掘檔案有效資源，提升檔案服務(wù)潛能。檔案管理應(yīng)當(dāng)及時將專業(yè)性強、技術(shù)含量高、有長久保存價值檔案及時匯總，重點標(biāo)注。還要優(yōu)化建立科學(xué)的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理，適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展要求，提高檔案工作的科學(xué)性。

2）創(chuàng)新科學(xué)化管理方式。提高事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化水平，關(guān)鍵在于檔案管理人員素質(zhì)提升和科學(xué)管理，消除以放傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理方式帶來的繁瑣、無序、耗時、低質(zhì)等歷史性弊病。首先，應(yīng)當(dāng)立足單位實際，適應(yīng)檔案發(fā)展要求，科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建立完善的檔案管理體系，注重將大量的檔案信息資源，實行科學(xué)化的管理，建立標(biāo)準(zhǔn)的分類體系，科學(xué)的利用檢索，進一步為檔案資源的現(xiàn)代信息化管理打好基礎(chǔ)。其次，注重圍繞檔案的數(shù)字化管理開發(fā)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，依靠現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)進行檔案資源的共享利用。第三，還要運用科學(xué)的檔案管理平臺，加強信息化檔案管理設(shè)備的配置工作，運用線上線下互動的模式開展檔案管理，提高檔案的運轉(zhuǎn)效率。第四，還要建立大檔案意識，調(diào)動全員參與的檔案管理模式，發(fā)揮單位各部門的檔案管理配合作用，消除檔案管理單干、孤立弊端，更好的促進事業(yè)單位檔案管理水平，發(fā)揮檔案自身具有的價值和和單位服務(wù)職能。

3）建立檔案管理的科學(xué)氛圍。提高檔案管理工作的科學(xué)性，解決檔案管理的實際困難，優(yōu)化管理組合，降低管理成本，在良好的檔案工作環(huán)境中激發(fā)檔案管理人員的工作積極，促進事業(yè)檔案作用的最大發(fā)揮。首先，提升事業(yè)單位的檔案服務(wù)機制，依托現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施和信息化管理技術(shù)，以檔案大數(shù)據(jù)為利用基礎(chǔ)，開發(fā)利用先進的檔案管理軟件系統(tǒng)，保證檔案資源的有效開發(fā)和快速便捷的利用服務(wù)。其次，要確保檔案資源的安全長久保管，加強安全先進的檔案管理設(shè)施設(shè)備的投入使用，按照科學(xué)的檔案管理工作計劃，制定必要而充足的檔案科學(xué)化管理經(jīng)費。第三，科學(xué)制定檔案工作計劃，逐步分批有序開展檔案管理工作，形成科學(xué)周密的檔案推進實施計劃，促進工作有條不紊，科學(xué)發(fā)展。

4）優(yōu)化管理制度。檔案管理工作的順利開展，推動檔案工作始終有序現(xiàn)代化精細化高質(zhì)量發(fā)展離不開制度的保障，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)化檔案管理制度，消除檔案管理制度掛在墻上，脫離實際管理需要的形式主義。首先，消除檔案管理制度中不符合實際的部分，對檔案管理制度進行科學(xué)化改進，在保證檔案安全管理的基礎(chǔ)上設(shè)置科學(xué)的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，具體的檔案管理措施，規(guī)范和約束檔案管理人員的工作行為。其次，還要優(yōu)化檔案資源的利用制度，進一步減少不必要的因素阻礙，為檔案利用者提供便捷高效的服務(wù)，在簡化檔案使用手續(xù)的同時，還要確保檔案利用的安全。第三，及時關(guān)注國家重要檔案管理方針政策，強化學(xué)習(xí)貫徹，及時跟進，根據(jù)新政策新法規(guī)的要求，融合自身檔案管理實際，制定切實可行的檔案管理制度，注重制度的落實，用制度保證檔案工作的科學(xué)化規(guī)范化現(xiàn)代化高質(zhì)量發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化發(fā)展目標(biāo)，為社會創(chuàng)造更大的社會效益。

總之，做好事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理是一項長期復(fù)雜的艱巨任務(wù)，需要長期規(guī)劃，穩(wěn)步推進，穩(wěn)妥實施，不斷創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式方法，制定科學(xué)安全的檔案管理制度，落實行之有效的科學(xué)管理措施，才能最終實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展，推動檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

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（作者單位：濰坊市市政公用事業(yè)服務(wù)中心）