現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策探討

覃鋒

摘? 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力和綜合國(guó)力的不斷提升，社會(huì)發(fā)展速度逐步加快，這也對(duì)我國(guó)的人事檔案管理提出了新的要求。人事檔案無(wú)論是對(duì)于企業(yè)或是事業(yè)單位，都是選拔人才的主要依據(jù)之一。人事檔案對(duì)于事業(yè)單位進(jìn)行人才的招聘起到了至關(guān)重要的作用，然而隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不能夠滿(mǎn)足事業(yè)單位謀求進(jìn)步所需的各種要求，問(wèn)題層出不窮，使得各單位亟需對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題做出相應(yīng)對(duì)策，以謀求更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理;問(wèn)題;對(duì)策

現(xiàn)代人事檔案作為事業(yè)單位人力資源管理的重要組成部分，主要記錄了學(xué)歷，工作經(jīng)歷等一系列員工成長(zhǎng)過(guò)程中在不同階段的不同經(jīng)歷，以及對(duì)于表現(xiàn)和能力的分析，是對(duì)于員工資歷的整合，是人力資源管理的重要工具。現(xiàn)代人事檔案對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)進(jìn)行人才的選拔和任用等方面具有不可忽視的作用，對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)也是員工在辦理就業(yè)離職、考試等一系列手續(xù)時(shí)必不可少的資料。因此，現(xiàn)代事業(yè)單位想要謀求長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，做好現(xiàn)代人事檔案管理是必不可少的工作。

一、現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.人事檔案管理不夠規(guī)范

現(xiàn)今的事業(yè)單位在人事檔案管理工作方面缺乏認(rèn)識(shí)，以至于檔案管理工作的重視程度始終不夠。同其他的管理業(yè)務(wù)相比，人事檔案管理具有其特性，雖然與事業(yè)單位或是用人單位的人才選拔、人才錄用等方面有著緊密的聯(lián)系，但同其他的管理業(yè)務(wù)不同的是，人事檔案無(wú)法在技術(shù)層面為用人單位提供支持，只能為用人單位提供部分參考，因此其重要性常常被用人單位忽視。在此情況下，用人單位往往無(wú)法為人事檔案管理提供相應(yīng)的便利條件，首先是硬件設(shè)施不完善，紙質(zhì)檔案文件缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案室，導(dǎo)致檔案會(huì)發(fā)生一定程度的受潮霉變，或是受到易燃物質(zhì)的威脅，導(dǎo)致影響檔案的完整度，這對(duì)于事業(yè)單位的管理工作和事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展都是非常不利的[1]。

2.人事檔案內(nèi)容質(zhì)量較差

事業(yè)單位員工在進(jìn)行檔案管理時(shí)可以發(fā)現(xiàn)存在一個(gè)普遍性的問(wèn)題——人事檔案內(nèi)容管理質(zhì)量較差。主要體現(xiàn)在兩個(gè)層面：首先是事業(yè)單位對(duì)員工的檔案進(jìn)行管理時(shí)，由于員工數(shù)量較多導(dǎo)致工作的任務(wù)量和難度都有一定比例的提升，這導(dǎo)致人事檔案中對(duì)于員工的評(píng)語(yǔ)等屬大規(guī)模一次性評(píng)價(jià)，幾乎所有員工的評(píng)語(yǔ)相差無(wú)幾，導(dǎo)致無(wú)法難以全面地對(duì)員工的表現(xiàn)進(jìn)行客觀(guān)分析，得到的資料和數(shù)據(jù)全然無(wú)用。其次是對(duì)于員工檔案的修改工作不及時(shí)，對(duì)于員工的突出表現(xiàn)沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)記錄，同時(shí)對(duì)于員工的違法亂紀(jì)行為也睜一只眼閉一只眼，難以為其他的單位提供參考，這本身是不符合人事檔案管理需求的。

3.人事檔案管理手段落后

我國(guó)現(xiàn)如今大部分的事業(yè)單位仍舊是以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案在信息的儲(chǔ)存和查閱過(guò)程中都有其弊端。首當(dāng)其沖是信息填寫(xiě)方面的問(wèn)題，在信息填寫(xiě)過(guò)程中，紙質(zhì)檔案需要人工手動(dòng)填寫(xiě)，在這之中由于字跡潦草等因素，極易導(dǎo)致信息難以辨認(rèn)，無(wú)法為用人單位提供有效的信息;其次是在檔案的運(yùn)輸、儲(chǔ)存和查閱過(guò)程中，經(jīng)常性地查閱等工作會(huì)導(dǎo)致檔案字跡的失真或是檔案內(nèi)容的遺失，導(dǎo)致檔案發(fā)生部分信息丟失等以外狀況，這導(dǎo)致紙質(zhì)人事檔案的信息提供能力大大減弱。加上人事檔案管理人員的管理手段欠妥當(dāng)，部分遺失或是失真檔案未能進(jìn)行及時(shí)地補(bǔ)齊，會(huì)對(duì)個(gè)人和用人單位產(chǎn)生極大地影響[2]。

二、改善現(xiàn)代人事檔案管理的對(duì)策

1.加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)

人事檔案是人才信息的主要儲(chǔ)存方式，也是用人單位對(duì)于人才招聘的重要參考，從這方面來(lái)說(shuō)，人事檔案具有重要的作用，需要用人單位對(duì)其引起足夠的重視?，F(xiàn)如今絕大多數(shù)人都沒(méi)有意識(shí)到人事檔案的重要性，首先從單位入手，應(yīng)提高領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)和重視程度，加大對(duì)人事檔案管理的投入，建立相應(yīng)的檔案庫(kù)存儲(chǔ)紙質(zhì)文件，同時(shí)也要對(duì)軟件設(shè)施也相應(yīng)做一定的提升。加大對(duì)人事檔案管理工作的宣傳動(dòng)員工作，使單位內(nèi)部的其他員工能夠積極配合認(rèn)識(shí)檔案管理人員做好管理工作，提升工作的質(zhì)量和效益。

2.提升人事檔案管理人員的素質(zhì)

對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，人事檔案管理人員的素質(zhì)以及業(yè)務(wù)能力水平會(huì)對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理工作的效率產(chǎn)生直接影響，從這一點(diǎn)來(lái)看，對(duì)于事業(yè)單位的人事檔案管理工作人員素質(zhì)的提升就顯得尤為重要。首先要在招聘管理人員時(shí)嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定，對(duì)數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，其次要對(duì)其進(jìn)行大規(guī)模的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，以保證每一個(gè)上崗工作的人員都能夠具備相應(yīng)的工作素質(zhì)。最后還要保證人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力能夠得到不斷地提升，定期對(duì)其進(jìn)行進(jìn)修學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)地更新管理理念，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。這樣不僅能夠保證人事檔案人員的管理水平，也能夠促使人事檔案管理工作向著科學(xué)化方向發(fā)展，更能夠促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

3.運(yùn)用信息化技術(shù)管理人事檔案

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，科技方面也有了質(zhì)的飛躍，信息化時(shí)代的到來(lái)意味著在數(shù)據(jù)信息管理方面我們擁有了更為便捷且安全的手段，在時(shí)代不斷進(jìn)步的今天，我國(guó)的人事檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)量和內(nèi)容也隨之不斷增加，人事檔案的管理也亟待做出改善。建立信息化的電子人事檔案管理系統(tǒng)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案管理數(shù)據(jù)信息進(jìn)行儲(chǔ)存。電子人事檔案可以根據(jù)紙質(zhì)文字檔案進(jìn)行相同規(guī)格的編號(hào)排序存儲(chǔ)，在事業(yè)單位需要時(shí)可以通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)文件信息以文字或是圖片的形式進(jìn)行展示，同時(shí)也能夠方便與紙質(zhì)檔案進(jìn)行對(duì)應(yīng)。除此之外，還要在已掌握的檔案管理方面進(jìn)行不斷地創(chuàng)新，首先是人事檔案管理系統(tǒng)的保密機(jī)制，要對(duì)于文件進(jìn)行儲(chǔ)蓄的首要問(wèn)題就是安全問(wèn)題，要建立相應(yīng)的防火墻機(jī)制，在保證文件安全的情況下也要保證事業(yè)單位能夠?qū)n案進(jìn)行調(diào)取，這樣才能夠有效地保證現(xiàn)代人事檔案的管理工作效率，提升事業(yè)單位的僅有一步發(fā)展。

結(jié)論

總而言之，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，企事業(yè)單位對(duì)于現(xiàn)代人事檔案的重視程度已然大大加強(qiáng)。受到現(xiàn)代人事檔案中的各項(xiàng)資料因素限制，相關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)在進(jìn)行不斷地改進(jìn)完善工作，不斷強(qiáng)化管理人員的管理意識(shí)，強(qiáng)化管理人員的管理意識(shí)，培養(yǎng)管理工作人員的工作素質(zhì)，提升人事檔案管理的技術(shù)手段，使之進(jìn)行統(tǒng)一匯總，有效地推動(dòng)事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 孟未，錢(qián)鑫.事業(yè)單位民主管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].人民論壇，2019，629（12）：54-55.

[2] 蔡玲玲.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，No.294（13）：146.