會計檔案電子化管理探析

董春艷

摘 要：信息化是當今時代發(fā)展的大趨勢，給人們的工作和生活等方面帶來了深遠的影響。如今互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等信息技術(shù)，發(fā)展的如火如荼。傳統(tǒng)行業(yè)紛紛借助新技術(shù)，實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級。在此背景下。企業(yè)的會計檔案管理朝著電子化方向不斷發(fā)展，管理效率不斷提升?；诖耍疚闹饕U述了會計檔案電子化管理的優(yōu)勢，分析了當前會計檔案電子化管理所面臨的挑戰(zhàn)，并提出了加強會計檔案電子化管理的有效措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：會計檔案管理;電子化;優(yōu)勢;面臨的挑戰(zhàn);措施

前言

會計檔案是指在歸檔范圍中單位內(nèi)部形成的電子會計資料，可以電子形式保存滿足一定條件的資料，進而形成電子會計檔案。由此可見，會計檔案電子化管理是技術(shù)進步的必然產(chǎn)物，是信息化背景下的必然選擇。企業(yè)只有在充分認識會計檔案電子化管理的重要性和迫切性基礎(chǔ)之上，認真剖析實際管理工作中存在問題，并不斷加以改進，才能更好地降低管理成本、提升財務(wù)工作效率，促進企業(yè)的健康發(fā)展。

1 會計檔案電子化管理的優(yōu)勢

1.1信息反饋的及時性

企業(yè)報銷單據(jù)、經(jīng)濟合同等原始憑證，記錄著企業(yè)費用開支的用途及方向、支出金額的大小、使用部門及人員等信息。但由于傳統(tǒng)的會計檔案以紙質(zhì)載體為主體，所有這些信息均反映在紙質(zhì)憑證上，財務(wù)數(shù)據(jù)的調(diào)取、分析往往存在時滯性。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，會計檔案以電子化形式生成和保存，會計數(shù)據(jù)的采集和處理.可以實現(xiàn)動態(tài)化和實時性。比如費用報銷，被輸入財務(wù)系統(tǒng)軟件后，實現(xiàn)在線審批與支付。通過軟件相關(guān)模塊對數(shù)據(jù)進行分析、計算與整理，形成的會計檔案以電子化形式存儲于數(shù)據(jù)庫之中，確保了信息反饋的及時性，有利于為企業(yè)經(jīng)營決策提供實時有效的會計信息。

1.2管理模式的高效性

會計檔案管理主要涉及立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等工作。傳統(tǒng)的會計檔案管理模式下.企業(yè)財會部門將各類會計檔案裝訂成冊移交給檔案管理部門進行集中歸檔，檔案管理部門再根據(jù)需求進行會計檔案的借閱和銷毀。會計檔案從生成到銷毀的各個環(huán)節(jié)，都依賴于人工操作.耗時耗力。會計檔案電子化管理模式下，通過對系統(tǒng)進行前期設(shè)置，可以實現(xiàn)全流程的自動化，減輕了相關(guān)人員的勞動強度。

1.3存儲環(huán)境的高要求

傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案管理，要求做好溫度、濕度控制，以及防火、防濕、防霉、防蟲、防盜等工作。而企業(yè)會計檔案電子化管理依賴計算機、軟件系統(tǒng)和存儲介質(zhì)等，將會計檔案進行在線或離線存儲，在傳統(tǒng)的存儲環(huán)境需求下，還需做好防磁和防靜電等工作。同時，會計檔案信息以電子化方式進行存儲，還易受到黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)病毒傳播等人為因素的影響，這要求企業(yè)在存儲過程中，還需做好網(wǎng)絡(luò)安全隔離、異地備份等工作。

2 當前會計檔案電子化管理面臨的挑戰(zhàn)

2.1檔案信息的規(guī)范性有待提高

現(xiàn)階段.由于新的《會計檔案管理辦法》實施時間不長，關(guān)于電子會計檔案管理的經(jīng)驗難免存在欠缺。在實際的管理過程中，標準操作流程及相關(guān)制度的欠缺、各環(huán)節(jié)經(jīng)辦人員能力水平的良莠不齊以及工作責任心的不到位等，容易導(dǎo)致原始會計信息在上傳和生成過程不規(guī)范，從而導(dǎo)致會計信息失真。比如掃描的原始憑證圖像和命名不符合電子化要求，質(zhì)量得不到保證等。

2.2網(wǎng)絡(luò)存儲的安全性有待增強

會計檔案實現(xiàn)電子化管理，在企業(yè)會計信息采集、整理、傳輸和反饋等方面帶來了高效率。但電子化是以網(wǎng)絡(luò)為載體，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性、復(fù)雜性、動態(tài)性，以及信息系統(tǒng)的脆弱性.使得會計檔案管理的安全隱患變的尤為突出。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案管理相比，會計檔案電子化管理在實施過程中，會計檔案信息容易受到計算機病毒的危害、黑客的攻擊、人為的惡意修改或破壞。同時存儲系統(tǒng)自身的缺陷，也會導(dǎo)致會計檔案信息丟失。

2.3檔案管理人員的綜合能力有待提升

企業(yè)會計檔案管理涉及立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等多個流程，往往不是某一個部門或?qū)I(yè)能夠獨立完成的。會計檔案電子化管理的有效實施，人的因素至關(guān)重要。但在現(xiàn)實丁作中，企業(yè)會計檔案電子化管理在人力資源的投入方面存在一定的不足。許多工作人員要么沒有專業(yè)的檔案管理知識，要么知識體系較為陳舊，對計算機系統(tǒng)在會計檔案管理方面的運用.認識不深刻、實際操作能力不強，難以滿足崗位的工作需求。

3 加強會計檔案電子化管理的有效措施

3.1加強制度化和標準化建設(shè)

企業(yè)會計檔案在生成過程中.涉及到不同的部門和人員，為了提升會計檔案的規(guī)范性和統(tǒng)一性，企業(yè)有必要加強制度化和標準化建設(shè)。為此.企業(yè)可以從電子會計檔案歸檔范圍的設(shè)定、電子圖文的格式與標準、上傳及傳輸?shù)炔僮鞯囊?guī)范流程等方面著手相關(guān)工作。在制定制度和設(shè)定標準的過程巾，企業(yè)應(yīng)綜合考慮財會、信息、檔案、采購等有關(guān)部門的需求和意見.集思廣益做好前期建}殳工作。此外，企業(yè)還需做好監(jiān)督考核工作.提升制度及標準執(zhí)行的嚴肅性，確保紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案時格式統(tǒng)一，內(nèi)容匹配而不失真。

3.2加大網(wǎng)絡(luò)安全軟硬件設(shè)施投入力度

企業(yè)會計檔案反映企業(yè)一定時期的財務(wù)和經(jīng)營狀況，涉及企業(yè)的商業(yè)秘密，因此有必要加大網(wǎng)絡(luò)安全軟件和硬件設(shè)施的投入力度。在采購環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身需求合理選擇軟硬什設(shè)施.并嚴格執(zhí)行試運行檢查。在運行環(huán)節(jié)，要配備專業(yè)的人員進行計算機等關(guān)鍵設(shè)備的操作和維護，及時安裝和更新防火墻軟件和殺毒軟件等，做好數(shù)據(jù)備份工作。在會汁檔案信息生成、傳輸、復(fù)制等環(huán)節(jié)，要做好病毒監(jiān)測工作，并對不同級別的用戶實施不同的權(quán)限管理，防止電子會計檔案數(shù)據(jù)人為篡改。

3.3增強檔案管理人員崗位能力匹配度

會計檔案電子化管理是一項系統(tǒng)性的工程。專業(yè)化的會計檔案管理隊伍是重要保障。企業(yè)要加強崗位培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員的綜合裹質(zhì)，著力培養(yǎng)懂財會基礎(chǔ)知識、懂計算機應(yīng)用、懂檔案管理工作的綜合型人才。根據(jù)國家政策環(huán)境變化，及企業(yè)會計檔案電子化管理所面臨的新問題.有針對性的加強檔案管理人員的繼續(xù)教育，并實施有效的激勵機制，提高他們主動應(yīng)對新環(huán)境、學習新知識和新技術(shù)的積極性，推動檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展。

結(jié)束語

綜上所述，在信息化背景下會計檔案電子化是大趨勢，企業(yè)實施有效的會計檔案電子化管理，對降低企業(yè)管理成本、提升財務(wù)管理水平和效率具有重要的現(xiàn)實意義。在實際管理工作中，企業(yè)要與時俱進、趨利避害，不斷克服主客觀因素帶來的不利影響，積極防范風險，促進會計檔案電子化管理邁上新臺階。

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（作者單位：泗水縣工業(yè)和信息化局）