如何做好現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化工作

劉敬峰

摘? 要：企業(yè)檔案管理工作在社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中起著極其重要的作用。在信息化高速發(fā)展的今天，面對(duì)電子商務(wù)、電子檔案的誕生，如何做好新形勢(shì)下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作，是擺在各級(jí)管理人員面前的一個(gè)重要課題，必須引起高度重視和認(rèn)真思考。企業(yè)只有通過(guò)檔案工作的開(kāi)拓與創(chuàng)新，使檔案工作產(chǎn)生一定的效益，才能提高檔案工作的自身價(jià)值，發(fā)展檔案事業(yè)。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化;企業(yè)檔案管理

前言

企業(yè)檔案信息化是指企業(yè)在法制的軌道上，依靠科學(xué)有效的管理辦法，憑借網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等高科技手段，對(duì)企業(yè)的文件、資料等檔案信息進(jìn)行挖掘，整合，使信息獲取、處理、傳輸和應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高企業(yè)檔案信息的利用效率，為企業(yè)和社會(huì)提供高效的檔案利用服務(wù)。企業(yè)檔案信息化不是為了信息化而信息化，是為企業(yè)提高工作效率服務(wù)的，在硬件設(shè)備和軟件的選取方面，應(yīng)該著重考慮企業(yè)的實(shí)際工作需求，既不要落后建設(shè)，也不要盲日趕超，避免重復(fù)建設(shè)，浪費(fèi)資源。企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)對(duì)的幾項(xiàng)指施：

一、做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。

收集歸檔是檔案信息化管理的基礎(chǔ)工作。首先，建立相應(yīng)的電子文件收集歸檔制度，如追究責(zé)任制，三員會(huì)簽制等。

加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文化檔案、反傾銷(xiāo)檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、信用檔案、設(shè)備檔案等企業(yè)核心信息資源檔案的收集歸檔。其次，重視著錄工作。著錄能有效實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、檢索工具的建設(shè)等各方面的工作。

最后，要預(yù)防電子數(shù)據(jù)丟失和泄密。注意加密工作，特別是防止泄漏、竊聽(tīng)、破壞和篡改。采用數(shù)字簽署技術(shù)、輸入隱形碼等方法，保證數(shù)據(jù)的原始性。加強(qiáng)對(duì)電了文件的歸檔和管理，防止電了信息的丟失，避免重復(fù)勞動(dòng)。

（二）選用規(guī)范化的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)是檔案信息數(shù)字化管理前置工作的關(guān)鍵。

企業(yè)檔案部門(mén)可以借鑒網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已有的經(jīng)驗(yàn)和成果，與辦公自動(dòng)化等系統(tǒng)相連。海量的電子文件產(chǎn)生以后，合理的檔案管理系統(tǒng)是首先需要解決的問(wèn)題。應(yīng)該首先考慮國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，其次才是行業(yè)及地方標(biāo)準(zhǔn)。由于企業(yè)檔案信息的范圍和種類(lèi)廣泛，專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，因此，選用合適的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)是重中之重的工作。建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應(yīng)用系統(tǒng)，構(gòu)筑企業(yè)信息公開(kāi)網(wǎng)絡(luò)報(bào)送及應(yīng)用平臺(tái)，推進(jìn)電子文件的收、管、存、用，做好電子文件的歸檔和管理工作。

（三）數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是檔案信息化管理的核心工作。

數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)主要包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案信息數(shù)字化后以數(shù)據(jù)形式存在，檔案形式又豐富了一種：查檔者可以依賴(lài)先進(jìn)的智能化信息管理技術(shù)進(jìn)行檢索，為查檔者提供便捷、高效的服務(wù)。

（四）檔案開(kāi)發(fā)利用工作是檔案信息數(shù)字化管理的目的。

企業(yè)檔案部門(mén)必須轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，將工作重點(diǎn)由傳統(tǒng)的整理轉(zhuǎn)向檔案信息的重組與創(chuàng)新。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)電子檔案開(kāi)放的鑒定工作，處理好保密和利用的關(guān)系，在《檔案法》允許范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)安全合埋利用;

二、做好數(shù)據(jù)安全工作

高度審視數(shù)字化檔案信息的保存：數(shù)字化檔案信息便于檢索、查詢(xún)，也容易被人非法竊取、篡改、偽造、因此，檔案數(shù)字化后的安全保存成為數(shù)字化檔案管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

（一）多載體備份：數(shù)字化檔案的載體多式多樣，但是任何載體都有優(yōu)缺點(diǎn)，沒(méi)有一種載體是絕對(duì)安全的，因此數(shù)字化檔案應(yīng)該采取多種方式進(jìn)行備份。按照電子文件歸檔的有關(guān)要求，數(shù)字化檔案應(yīng)制作三套備份，全部封存保管，一套查閱利用，一套異地保存。另外檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)不僅要做好備份，而且必須檢查備份的數(shù)據(jù)庫(kù)是否能夠恢復(fù)還原。一般來(lái)說(shuō)，除應(yīng)用服務(wù)器外，最常用的就是移動(dòng)硬盤(pán)和光盤(pán)。

（二）定期檢查維護(hù)：數(shù)字化檔案信息和檔案載體的定期檢查維護(hù)也是非常重要的。1.不斷更新數(shù)據(jù)庫(kù)信息，以保證數(shù)字化檔案信息資源的時(shí)效性和利用率。2.計(jì)算機(jī)應(yīng)定期對(duì)操作系統(tǒng)、硬盤(pán)

進(jìn)行維護(hù)，包括更新系統(tǒng)、掃面硬盤(pán)扇區(qū)等，以保障計(jì)算機(jī)一直處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。

3.移動(dòng)硬盤(pán)應(yīng)定期在計(jì)算機(jī)：通電運(yùn)行，更新檔案信息，打開(kāi)硬盤(pán)扇區(qū)，以保障移動(dòng)硬盤(pán)中檔案信息的安全與完整。

4.CD光盤(pán)中的數(shù)據(jù)也有損壞、丟失的可能。因此，采用CD光盤(pán)作為載體時(shí)，應(yīng)定期重新刻錄檔案信息，并徹底銷(xiāo)毀原來(lái)用于保存檔案信息的CD光盤(pán)。

（三）完善技術(shù)防范措施：由于計(jì)算機(jī)病毒、傳輸網(wǎng)絡(luò)、長(zhǎng)期存儲(chǔ)等方面給數(shù)字化檔案信息帶來(lái)了各種安全隱患，因此，必須從計(jì)算機(jī)病毒防控技術(shù)、電子密碼技術(shù)、監(jiān)控技術(shù)、權(quán)限控制技術(shù)、防止改寫(xiě)技術(shù)等入手，全面提升和完善技術(shù)防范措施，做到防患于未然，從根本上解決數(shù)字化檔案信息的安全問(wèn)題。

三、做好數(shù)字化加工外包工作

數(shù)字化加工外包是企業(yè)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展趨勢(shì)，外包可以?xún)?yōu)化配置，促進(jìn)可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)檔案外包工作，由專(zhuān)業(yè)的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)充分發(fā)揮自身的專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)與資源，以合約的方式從企業(yè)獲得許可，深入企業(yè)進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，從而克服企業(yè)檔案工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)偏低，檔案數(shù)字化水平低等問(wèn)題，在降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本的同時(shí)提供優(yōu)質(zhì)的現(xiàn)代化檔案利用服務(wù)。企業(yè)應(yīng)該與數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)簽署質(zhì)量協(xié)議，提出相關(guān)的質(zhì)量要求。根據(jù)企業(yè)檔案數(shù)字化的質(zhì)量要求，提出質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，形成數(shù)字化加工過(guò)程中出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題提供解決問(wèn)題的依據(jù)文件。

四、加大對(duì)企業(yè)檔案信息化管理人員的培訓(xùn)力度

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的效率與信息化人才隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)息息相關(guān)，當(dāng)前加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，一個(gè)重要的因素就是建設(shè)一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。在人才選拔方面，要嚴(yán)格把關(guān)，選擇具有檔案管理知識(shí)和信息管理知識(shí)的綜合性專(zhuān)業(yè)人員參與信息化建設(shè)，要加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)，不斷提高管理人員的專(zhuān)業(yè)能力。應(yīng)該定期與不定期結(jié)合的方式對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，另外，還可以與高校的合作，進(jìn)行培訓(xùn)，切實(shí)有效的為企業(yè)檔案信息化建設(shè)培養(yǎng)人才。

參考文獻(xiàn)

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