論檔案管理員如何做好檔案管理工作

李斌

摘? 要：檔案在我國有著極為悠久的歷史，隨著人類遠(yuǎn)古歷史流傳。人類歷經(jīng)了結(jié)繩記事、刻契記事、畫圖記事等的原始記事方法之后，歷經(jīng)語言積累符號-文字的產(chǎn)生;歷經(jīng)國家、經(jīng)濟(jì)、文明的產(chǎn)生，檔案最終成為人類語言及活動的記錄。但是正式的檔案工作以及檔案學(xué)則形成于18世紀(jì)末歐洲實(shí)行檔案改革之后，并經(jīng)歷了漫長的孕育過程，而我國檔案學(xué)的形成和發(fā)展是自1911年辛亥革命之后的20年代初，在20世紀(jì)40年代開始興辦了檔案專業(yè)教育，并隨著我國不斷發(fā)展，我國檔案管理工作逐步就像正規(guī)化科學(xué)化。

關(guān)鍵詞：檔案管理員;檔案工作

檔案主要是指收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究（見檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用。隨著我國不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案的內(nèi)容和數(shù)量也在逐步豐富增加，檔案管理這一工作顯露頭角，其最終目的是提供檔案信息為社會實(shí)踐服務(wù)，所以其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。那么由此可見作為檔案管理的執(zhí)行者，檔案管理員的工作是十分重要的，所以本文針對作為檔案管理員如何做好檔案管理工作進(jìn)行分析探討。

一、檔案管理的必要性

檔案是一個(gè)國家信息資源的總體集合，在各個(gè)領(lǐng)域具有一定的保存價(jià)值。是各項(xiàng)工作的記錄載體，同時(shí)也是各項(xiàng)工作的考評依據(jù)。只有充分重視檔案管理的重要性才能夠有效地促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，但是由于當(dāng)下檔案種類繁多，內(nèi)容復(fù)雜，檔案的管理工作也需要有很強(qiáng)的專業(yè)性，既要具備一定的服務(wù)意識還要具備一定的管理技能，才能在檔案管理工作上有一定的效果。

二、當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀

（一）基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

檔案管理工作是保證一個(gè)工作正常運(yùn)行的重要基礎(chǔ)，但是很多情況下我們并沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，所以在檔案管理的工作上沒有按照正規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。尤其是在規(guī)模相對較小的檔案管理工作中，甚至沒有專門的檔案管理制度以及檔案管理人員，檔案基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范造成了在工作當(dāng)中經(jīng)常會出現(xiàn)檔案分類混亂、檔案缺失、檔案損壞等情況出現(xiàn)。

（二）管理員整體素質(zhì)

由于對檔案管理工作的不重視，很多檔案工作沒有專業(yè)的檔案管理員或者是檔案管理員老齡化，認(rèn)為做好基礎(chǔ)的接收和保存工作就可以了，沒有具體的實(shí)際意義。所以在檔案管理工作中，管理員容易忽視檔案管理的重要性，工作態(tài)度懶散，沒有系統(tǒng)正規(guī)的檔案管理知識，導(dǎo)致無法跟隨信息時(shí)代進(jìn)步，適應(yīng)不了電子檔案信息化管理。

（三）檔案管理方式陳舊

在現(xiàn)代檔案管理當(dāng)中我們經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)，即使是現(xiàn)代信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的今天，很多地方的檔案管理工作采用的依然還是人工記錄、人工整理、人工管理這樣陳舊的管理辦法，由于每個(gè)人的工作能力和精神是有限的，所以這樣陳舊的管理方式，大大降低了檔案管理的工作效率，更沒有起到良好的保存目的。

三、如何做好檔案管理工作

（一）科技化管理

社會現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化。所以在檔案管理工作的方式上我們也應(yīng)該緊跟社會發(fā)展趨勢，合理融入信息技術(shù)，走向檔案電子信息化管理，充分利用信息技術(shù)的高效傳遞、大量存儲、快速檢索等功能，提高檔案管理工作質(zhì)量。同時(shí)還可以更加完好的保存檔案信息，減少檔案缺失、損壞等情況出現(xiàn)。

（二）明確管理職責(zé)

在檔案管理工作中，最為重要的就是要明確檔案管理員的工作職責(zé)，直白的說就是讓檔案管理人員清楚了解自己必要的工作內(nèi)容和管理行為標(biāo)準(zhǔn)，然后認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家檔案管理法律法規(guī)，正視檔案管理工作重要性。例如：對各個(gè)部門檔案材料要做好收集、整理、立卷、歸檔，同時(shí)進(jìn)行保存和監(jiān)督;保證檔案安全完整，沒有缺失損毀等等相關(guān)工作并保質(zhì)保量完成工作內(nèi)容。

（三）檔案資料分類整理

檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案管理的主要工作內(nèi)容，所以不論是電子檔案管理還是人工檔案管理，檔案統(tǒng)計(jì)都一定要分類明確，條理有序。為了能夠更好地完成檔案統(tǒng)計(jì)工作，檔案管理員一定要用心細(xì)致，分類明確，對檔案的收進(jìn)、移出、借閱、保管等情況進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)，建立完善的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)并及時(shí)核對調(diào)整。

（四）及時(shí)歸檔并做好檔案保管

在檔案管理工作過程中一定要及時(shí)做好歸檔工作，并定期進(jìn)行歸檔檢查尤其是重要的檔案文件，不論是借閱、移出、歸檔都要有相關(guān)的記錄并標(biāo)明時(shí)間。同時(shí)對于檔案的保存也要有一定的動作要求，例如：電子檔案類要定期進(jìn)行備份儲存確保文檔存檔安全性，人工類檔案要注意檔案信息的存放，并要做好防火措施，注意通風(fēng)、防蟲鼠等外在環(huán)境影響，養(yǎng)成安全保管的良好習(xí)慣。

（五）定期整理分類

為了保證檔案管理工作的有效運(yùn)行，檔案管理員需要對檔案文件定期整理分類，并了解分類方法，方便使用和儲存。所以要按照立卷歸檔范圍，將具有保存利用價(jià)值的檔案文件進(jìn)行科學(xué)的分類整理，按照工作要求進(jìn)行歸檔分類并有明確的標(biāo)注，電子類檔案信息要及時(shí)做出分類存儲和定期整理，讓所有檔案內(nèi)容有章可循，條理分明。

結(jié)束語

由此可見，檔案管理工作并不像我們想象的那樣簡單，在現(xiàn)代檔案管理工作之中我們不僅要學(xué)習(xí)如何更加科學(xué)的管理檔案，更要在管理檔案的工作中找出提高工作效率，降低工作成本的辦法，充分重視檔案工作重要性，為我國信息建設(shè)提供有效的輔助。

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