談新媒體時(shí)代下的檔案管理工作

謝艷春

摘? 要：隨著信息社會發(fā)展的深入，我們進(jìn)入了信息化時(shí)代，各行各業(yè)特也都迎來了新的變革。在信息化的浪潮中，各類新媒體和網(wǎng)絡(luò)的繁榮使得信息呈現(xiàn)出“爆炸式”的增長，對于社會職業(yè)活動特別是檔案管理行業(yè)造成了很大的影響，在如此新的時(shí)代背景下我們的檔案管理工作者如何應(yīng)對呢？本論文結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)以及理論學(xué)習(xí)心得，談一談新媒體時(shí)代下的檔案管理工作的改進(jìn)策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;新媒體;服務(wù);策略

隨著新媒體的發(fā)展以及普及使用，大量的數(shù)據(jù)和信息需要借助電腦、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行存儲、共享以及傳輸，大量的、重要性的數(shù)據(jù)資料如何進(jìn)行管理成為檔案管理者的一個(gè)難題。新媒體的最大優(yōu)勢在于成本低、實(shí)時(shí)發(fā)送、便捷共享，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)無法滿足工作的需求，新媒體平臺的建設(shè)和運(yùn)用逐步替代現(xiàn)有的工作方式，為檔案管理工作注入新的活力。

一、更新思想，提高對新媒體的重視

新媒體媒介手段的發(fā)展和運(yùn)用，對現(xiàn)有的檔案管理工作帶來了一定的沖擊。我們必須首先更新自己的思想，提高對新媒體的重視，做好工作方式的轉(zhuǎn)變。對于一些工作單位來說，因?yàn)樾旅襟w手段尚未融入到檔案管理工作中，不僅僅工作方式是傳統(tǒng)和陳舊的，服務(wù)理念也是死板、落后的，從而嚴(yán)重制約了檔案管理的工作效率提升。那么，我們必須要知道，新媒體的運(yùn)用有助于提升我們的檔案服務(wù)品質(zhì)。有了新媒體的輔助，我們可以趁機(jī)對自身的工作理念和工作方式進(jìn)行改革，從而提高每一個(gè)人的日常工作，提升工作效率，從而推動我們的檔案管理工作質(zhì)量不斷提高。

再者，還要從思想上重視檔案的開發(fā)與利用。在檔案管理行業(yè)引入新媒體，我們就可以借助新媒體的優(yōu)勢去對檔案進(jìn)行開發(fā)和利用，從而開拓我們的信息渠道，讓我們的受眾更加廣泛和多元，從而提升我們的檔案利用率。特別是在檔案的宣傳推廣工作方面，以前我們都是采取線下宣傳的方式，這一方式不僅僅效果不理想，而且成本比較高。在新媒體時(shí)代，借助新媒體，依托廣泛的互聯(lián)網(wǎng)平臺，積極利用微博、微信公眾號等介質(zhì)我們來進(jìn)行檔案的宣傳工作，不僅僅可以在短時(shí)間內(nèi)完成大范圍的傳播，還可以更加精準(zhǔn)找到我們的受眾。

二、優(yōu)化方法，提升檔案管理服務(wù)水平

在新媒體時(shí)代，我們要想推動檔案管理工作的改革，幫助其在時(shí)代變化中中完成轉(zhuǎn)變，那么我們還需要不斷優(yōu)化我們的工作方法，升級檔案管理服務(wù)主體的觀念，將新媒體意識整合在我們的工作中，不斷提升我們的服務(wù)水平。

首先，重視新媒體同時(shí)并不意味著對傳統(tǒng)媒體的完全放棄。雖然，在新的時(shí)代發(fā)展中，新媒體的價(jià)值越來越突出，但是我們也要知道傳統(tǒng)紙質(zhì)媒體在信息傳播中依然具有重要的意義，我們需要對兩者進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，從而彰顯兩者媒體方式的最大價(jià)值。例如，我們可以基于新媒體技術(shù)對紙質(zhì)媒體的信息進(jìn)行整合，從而讓用戶可以更快捷地查找和借閱，提高我們的信息使用效率。

其次，新媒體雖然便利了我們的信息傳輸和共享，但是我們也要知道它帶來的風(fēng)險(xiǎn)也是比較高的，我們在做好個(gè)性化服務(wù)的同時(shí)，必須強(qiáng)化用戶信息安全的意識。新媒體時(shí)代，用戶的信息安全問題可謂是重中之重，直接關(guān)系到了檔案管理主體和檔案用戶兩個(gè)方面的切身利益。提高用戶的安全意識，一方面需要我們進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理制度，利用法律法規(guī)這一武器去保障用戶的利益，另一方面也需要我們自身提高信息技術(shù)能力，通過建設(shè)防火墻、系統(tǒng)保護(hù)等去加強(qiáng)對于檔案信息的保護(hù)，強(qiáng)化數(shù)字信息的隱私性。當(dāng)然，作為檔案管理工作的人員，自身的媒介素養(yǎng)也需要提高。對于“隱私悖論”問題，我們必須應(yīng)遵循相應(yīng)的法律法規(guī)的基，不斷提升自己的媒介素養(yǎng)，強(qiáng)化用戶的自我保護(hù)意識，從而去保護(hù)檔案信息。

三、引入新媒體技術(shù)，推動檔案信息化發(fā)展

檔案的信息化發(fā)展推動了檔案管理工作模式的革新，表現(xiàn)在工作的手段上就是大量自動化辦公設(shè)備、信息技術(shù)軟件、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)甚至人工智能的應(yīng)用。正是這些技術(shù)和設(shè)備的不斷引入解放了工作者的雙手，將他們從繁瑣、大量的低價(jià)值工作中解放出來，推動他們進(jìn)入服務(wù)提高的探索中。因此，我們要想適應(yīng)時(shí)代步伐，就需要立足于實(shí)際和條件中去不斷強(qiáng)化新媒體技術(shù)手段的應(yīng)用，提高整個(gè)行業(yè)的工作效率。

例如，可通過互聯(lián)網(wǎng)平臺完善大數(shù)據(jù)和數(shù)字化管理平臺，打造良性的檔案管理生態(tài)圈。筆者在實(shí)際的過程中，主要負(fù)責(zé)委員提案平臺管理，委員提案和社情民意信息整理上報(bào)、政協(xié)委員評分工作，這些數(shù)據(jù)的整理和搜集離不開大數(shù)據(jù)技術(shù)和各種新媒體平臺。為了充分了解民意，對民眾傳播方針政策，我們還建立了政協(xié)公眾號，我們的工作內(nèi)容加入了公眾號推文的編輯、后臺的維護(hù)等工作內(nèi)容，這些都是充分利用新媒體技術(shù)，不斷優(yōu)化檔案服務(wù)工作的一個(gè)表現(xiàn)。

總之，在新媒體時(shí)代，檔案管理部門應(yīng)積極尋求新媒體時(shí)代的管理方法，順應(yīng)新媒體的要求，利用新媒體的優(yōu)勢、學(xué)習(xí)并掌握新媒體的技術(shù)，從而不斷提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

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