試論信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新

趙閩麗

摘要：任何行業(yè)的發(fā)展都需要順應(yīng)時(shí)代的潮流而不斷改革創(chuàng)新。就檔案管理工作而言，受到信息時(shí)代的影響，其管理資料驟增，相關(guān)工作人員往往面臨著巨大的工作壓力。隨著信息技術(shù)的普及與應(yīng)用，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入到信息時(shí)代，社會(huì)發(fā)展和企業(yè)創(chuàng)新中伴隨著大量的數(shù)據(jù)信息，這在未來(lái)勢(shì)必會(huì)給檔案管理工作帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)。為此，本文主要就檔案管理信息化的特點(diǎn)進(jìn)行分析，重點(diǎn)研究信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新路徑，從而能夠創(chuàng)新檔案權(quán)利模式，提升檔案管理的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;工作創(chuàng)新

引言

隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，人們已經(jīng)進(jìn)入到信息化發(fā)展時(shí)代，各類信息資源的增加，需要管理人員構(gòu)建更加完善的檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合信息技術(shù)手段提升檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。檔案管理工作在不同領(lǐng)域都具有十分重要的作用，結(jié)合檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，才能夠切實(shí)發(fā)揮資料文獻(xiàn)的價(jià)值與意義。

一、信息時(shí)代下檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案管理信息化程度不高

在新的信息時(shí)代，我國(guó)檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，加快信息化建設(shè)的腳步，檔案管理的信息化是檔案管理創(chuàng)新的手段。雖然我國(guó)部分單位與企業(yè)應(yīng)用了先進(jìn)的管理理論，把信息化建設(shè)融入了檔案管理工作之中。但是，檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢，檔案管理和資源共享仍然存在很多的問(wèn)題。加之長(zhǎng)久以來(lái)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度不足，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的發(fā)展，并阻礙來(lái)企業(yè)和有關(guān)單位的內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）檔案管理體系和制度建設(shè)不完善

隨著改革的不斷深入與發(fā)展，檔案管理工作取得一定的成績(jī)，但是管理體系與管理模式還不完善，缺乏完整的檔案管理制度，管理工作缺乏科學(xué)性、規(guī)范性，系統(tǒng)性。工作存在一定的隨意性，導(dǎo)致檔案在管理的過(guò)程中出現(xiàn)分類不清、內(nèi)容不完整等現(xiàn)象。此外，由于檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)存在制度漏洞，這就使得檔案保存與使用過(guò)程存在極大風(fēng)險(xiǎn)。

二、信息化時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

（一）完善制度建設(shè)，推動(dòng)檔案工作的規(guī)范化管理

結(jié)合檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，要想發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理工作中的重要作用，相關(guān)單位就要建設(shè)更加完善的崗位責(zé)任制度。明確檔案管理部門不同人員的工作內(nèi)容，確定工作目標(biāo)和劃分職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，從而體現(xiàn)出崗位責(zé)任制度的價(jià)值與意義。其次，管理人員和工作人員通過(guò)檔案管理工作來(lái)形成特定的工作體系，制定完善的檔案管理制度，提升檔案管理工作人員工作行為的規(guī)范性，為檔案管理工作的信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理工作

首先來(lái)說(shuō)，相關(guān)技術(shù)人員要做好檔案管理的軟件創(chuàng)新，利用光學(xué)原理進(jìn)行檔案資料的掃面與復(fù)制，結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)盡可能壓縮文本，進(jìn)而應(yīng)用高效的信息檢索技術(shù)來(lái)構(gòu)建完整的檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)，完善信息查詢系統(tǒng)。從宏觀角度來(lái)看，檔案管理軟件的應(yīng)用能夠促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的信息更新，從而更加精準(zhǔn)的為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)服務(wù)。其次，在完善軟件建設(shè)的同時(shí)，檔案管理人員還要定期對(duì)檔案資料庫(kù)進(jìn)行備份。在信息系統(tǒng)運(yùn)行中，雖然能夠有效提升工作人員的工作效率，減緩工作壓力，但是由于計(jì)算機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)自身的復(fù)雜性，實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中檔案資料以及數(shù)據(jù)庫(kù)容易出現(xiàn)不穩(wěn)定。因此，建立管理備份制度對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)而言就具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。在信息時(shí)代背景下，檔案管理人員要通過(guò)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)制備份，提升檔案資料的安全性，防止由于檔案信息丟失導(dǎo)致企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)巨大的影響。最后，就是要完善網(wǎng)絡(luò)管理手段。檔案資料對(duì)企業(yè)或科研單位探索和掌握生產(chǎn)規(guī)律、明確發(fā)展方向有著重要作用。因此，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，為檔案形成文獻(xiàn)信息采集體系、數(shù)據(jù)庫(kù)生產(chǎn)體系以及現(xiàn)代化文獻(xiàn)信息服務(wù)體系建設(shè)以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的寬帶信息網(wǎng)絡(luò)十分必要。而考慮到互聯(lián)網(wǎng)的保密缺陷，采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、身份識(shí)別技術(shù)、信息確認(rèn)技術(shù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)管理，確保網(wǎng)絡(luò)安全又可進(jìn)一步貫徹檔案保密原則。

（三）構(gòu)建檔案資源共享平臺(tái)，建設(shè)自動(dòng)化電子檔案

第一，加強(qiáng)各個(gè)部門的聯(lián)系，構(gòu)建檔案資源共享平臺(tái)。信息化時(shí)代背景下，社會(huì)資源和信息資源不斷增加，單一的部門難以完成檔案資源的管理，需要保證不同部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)不同部門之間檔案信息的共享，促進(jìn)檔案管理體系的完善，搭建信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。同時(shí)檔案管理人員需要對(duì)信息資源進(jìn)行分類，對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行篩選。其次，構(gòu)建自動(dòng)化電子檔案。在檔案管理工作中，注重信息化技術(shù)的利用，實(shí)現(xiàn)電子檔案的自動(dòng)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)上傳和管理，提高電子檔案的利用效率。因此，在檔案管理的過(guò)程中，需要加強(qiáng)電子檔案的自動(dòng)化管理措施，能更好的實(shí)現(xiàn)檔案資源的上傳和收集，提高電子檔案的價(jià)值。

（四）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，檔案管理人員不僅要提升自身的思想水平，還要強(qiáng)化自身的政治素養(yǎng)，這樣才能夠滿足檔案管理崗位的實(shí)際需求，提升自身的工作能力。在信息技術(shù)迅猛發(fā)展和普及的時(shí)代，科技檔案管理工作也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理向電子文檔管理發(fā)展，這就需要科技檔案管理人員增加知識(shí)、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、拓展視野。科技檔案管理工作人員不僅要熟悉檔案管理和現(xiàn)代化技術(shù)、還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，從而能夠成為符合新時(shí)代要求下的高素質(zhì)人才?？萍紮n案管理工作具有專業(yè)性很強(qiáng)的特性。所以，這不僅要求管理人員必須熟練掌握一些相關(guān)的法律法規(guī)和政策，并精通業(yè)務(wù)和積累知識(shí)，更需要科技檔案管理人員全面系統(tǒng)地學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，更好地宣傳和管理檔案工作。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前信息化發(fā)展的大背景下，雖然給檔案管理工作帶來(lái)了良好的發(fā)展前景，但也在一定程度上給檔案管理工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)。結(jié)合信息技術(shù)手段做好檔案管理工作的創(chuàng)新，不僅能夠有效提升檔案管理的工作質(zhì)量和工作能力，提升檔案管理信息化建設(shè)的安全性，還能夠不斷完善檔案管理模式，體現(xiàn)出新時(shí)代發(fā)展下檔案管理的新要求。

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