規(guī)格在制定采購策略中的意義

王彥　張文

摘 要：規(guī)格是采購周期的一部分，簡單的說就是某一產(chǎn)品或服務(wù)在供應(yīng)中所需要滿足的要求的一個(gè)概述。供應(yīng)規(guī)格可以給組織其他職能部門帶來價(jià)值，形成以終端客戶為導(dǎo)向的價(jià)值流。制定有效的產(chǎn)品及服務(wù)規(guī)格是實(shí)現(xiàn)以最好的性價(jià)比取得最合適的商品及服務(wù)，達(dá)到質(zhì)量與全生命周期成本之間的最佳平衡的前提。因此，規(guī)格在采購中的作用尤為重要。

關(guān)鍵詞：規(guī)格類型;有效規(guī)格;規(guī)格制定

規(guī)格在采購策略中的意義

一、什么是規(guī)格

（一）規(guī)格的作用

規(guī)格可以幫助我們確立需求，支持并鼓勵(lì)所有的利益相關(guān)者考慮自己的需要，并確定自己的需要是否是惟一的、最有效的且最為增值的方案。

規(guī)格可以將要求清楚的傳遞給供應(yīng)商，讓他們可以運(yùn)用他們的專業(yè)知識提出一些有新意、有創(chuàng)意、更低成本的方案，總的來說就是確保得到所需要的。

為我們提供了一種評價(jià)所供應(yīng)的商品或服務(wù)的質(zhì)量或合宜性的方法，以便決定是接受還是拒絕或者繼續(xù)改進(jìn)。

以上簡單的介紹了一下規(guī)格的作用，就可以看出規(guī)格的重要性，下面在詳細(xì)的介紹一些關(guān)于規(guī)格的內(nèi)容，讓我們更好的了解規(guī)格在采購策略中的意義，以及所站的地位。

（二）有效規(guī)格的特征

需明確地說明自己的需求，表達(dá)清楚，不可模棱兩可。要簡潔明了，并不需要太過詳細(xì)的內(nèi)容，因?yàn)橐?guī)格簡單，所需的準(zhǔn)備的成本和時(shí)間就會(huì)更少。

要綜合考慮，努力涵蓋所有的要點(diǎn)，不要因大意而忘記重要內(nèi)容。并且規(guī)格應(yīng)符合所有的相關(guān)國家或國際標(biāo)準(zhǔn)，以及健康、安全及環(huán)境方面的法律法規(guī)。

有效規(guī)格能給出我們最新的設(shè)計(jì)方案，并能夠反應(yīng)供應(yīng)市場的發(fā)展情況。

二、規(guī)格的重要性

（一）為什么規(guī)格很重要

規(guī)格可以說是買賣雙方的“合同的心臟”，因?yàn)楹贤ㄒ?guī)定：所提供的貨物必須符合合同中列明的各項(xiàng)規(guī)格。所提供的貨物必須具有令人滿意的質(zhì)量并符合其用途，通常規(guī)格對此進(jìn)行了清晰的界定。因此，規(guī)格可以說是相當(dāng)重要的。

規(guī)格是要約的一個(gè)組成部分，供應(yīng)商若是接受了合同，那么按照合同，他就必須滿足規(guī)格的要求。除此之外，根據(jù)合同法，如果買方告訴供應(yīng)商要采購物品的使用目的，那么交付的物品就必須有效地實(shí)現(xiàn)這一目的?？傊?，規(guī)格在此的重要性是不可忽視的。

采購策略一般是企業(yè)通過分析自身的采購需求、市場狀況、競爭狀況和采購品類的變化狀況，來制定的基于現(xiàn)實(shí)和未來的、指導(dǎo)采購工作的長遠(yuǎn)規(guī)劃。而制定采購策略的過程需要經(jīng)過詳盡的分析，并與內(nèi)部利益相關(guān)方達(dá)成一致，方能保證在較長的時(shí)間內(nèi)被切實(shí)執(zhí)行，其中尤其是規(guī)格的制定。

一個(gè)有效的規(guī)格能排除供應(yīng)商腦子里的所有疑問、模棱兩可和誤解，使他清楚的了解到要求是怎么樣的，以及怎樣做才是令人滿意的質(zhì)量和符合用途。規(guī)格在采購策略中的作用不可忽略。

（二）不良規(guī)格可能導(dǎo)致的后果

如果規(guī)格比較模糊、不準(zhǔn)確，關(guān)于規(guī)格的要求和期望，買方和供應(yīng)商之間便可能會(huì)存在誤會(huì)，因而導(dǎo)致拒收貨物、浪費(fèi)生產(chǎn)時(shí)間、產(chǎn)生法律爭端并且破壞供應(yīng)商關(guān)系。因此，規(guī)格必需要清晰明了準(zhǔn)確。

規(guī)格必須考慮用戶的需求，否則買方和其他利益相關(guān)者可能會(huì)存在誤會(huì)，導(dǎo)致產(chǎn)生內(nèi)部沖突、拒絕使用產(chǎn)品以及對采購部門失去信任，因此，規(guī)格要充分考慮各種方面的需求，盡量滿足各相關(guān)者的需求。

（三）規(guī)格的優(yōu)點(diǎn)

制定規(guī)格的過程是一項(xiàng)有用的專業(yè)做法。它迫使我們仔細(xì)地思考需求以及滿足這些需求的可能替代方法。這樣也會(huì)產(chǎn)生不少的好處，比如創(chuàng)新或是降低成本。

規(guī)格有很多類型，如果物品是從多個(gè)來源采購的，那么使用一致性規(guī)格對于確保統(tǒng)一性是必要的。

三、規(guī)格的類型及作用

（一）類型

規(guī)格有兩個(gè)主要的類型，一種是一致性規(guī)格（也稱作技術(shù)規(guī)格或者設(shè)計(jì)規(guī)格），另一種是性能規(guī)格（也稱作功能規(guī)格，基于結(jié)果的規(guī)格）。我們要清楚的區(qū)分這兩種不同規(guī)格。除了這兩種主要的規(guī)格，還有服務(wù)規(guī)格和可持續(xù)規(guī)格。

技術(shù)規(guī)格或設(shè)計(jì)規(guī)格可能會(huì)采用工程圖樣、設(shè)計(jì)圖或藍(lán)圖、或詳細(xì)說明書的形式。這種規(guī)格是一種詳細(xì)制定的書面規(guī)格或圖樣，對于所要求的事項(xiàng)做出了全面詳細(xì)的界定。

性能規(guī)格或功能規(guī)格是一份簡短的文件（與一致性規(guī)格的要求相比）它規(guī)定了要達(dá)到的功能性，以及關(guān)鍵輸入?yún)?shù)的詳細(xì)情況，它不規(guī)定如何達(dá)到上述功能性或性能。

（二）作用

1.一致性規(guī)格的作用

一致性規(guī)格現(xiàn)在沒有那么普遍了，但是在一些情況下，一致性規(guī)格則是最合適的，如技術(shù)規(guī)格或設(shè)計(jì)規(guī)格，如工程樣圖、設(shè)計(jì)或者藍(lán)圖，在技術(shù)尺寸、重量或公差之類的數(shù)據(jù)對于功能、操作安全及質(zhì)量等方面的考慮具有關(guān)鍵性作用的時(shí)候，就適合采用一致性規(guī)格。在一些需要高技術(shù)精確性很小的公差要求的領(lǐng)域更是需要一致性規(guī)格。

成分規(guī)格（明確所需化學(xué)或物理成分的規(guī)格）適用于化學(xué)品生產(chǎn)、材料制作、工程和建造等領(lǐng)域，特別是在某些物理特性對于安全和性能起關(guān)鍵作用的時(shí)候更是如此。

一致性規(guī)格還包括用樣品作為規(guī)格，如果采購方根據(jù)供應(yīng)商提供的樣品來采購，那么按照法律規(guī)定就應(yīng)該受到和樣品完全一樣的貨物。樣品是一種簡潔說明采購要求的方法，無需再詳細(xì)描述產(chǎn)品特征。

2.性能規(guī)格的作用

性能規(guī)格、功能規(guī)格、基于結(jié)果的規(guī)格有很多優(yōu)點(diǎn)，被廣泛采用。性能規(guī)格易起草，成本也低。它的功效不依賴于采購方的自身的技術(shù)和知識水平。供應(yīng)商也許要比采購方更知道需要什么以及如何最有效的進(jìn)行生產(chǎn)。

供應(yīng)商可以充分利用自己的專業(yè)技能、技術(shù)和創(chuàng)新能力來開門最合適的、成本最低的解決方案。性能規(guī)格的大部分風(fēng)險(xiǎn)由供應(yīng)商承擔(dān)。

性能規(guī)格要求產(chǎn)品的質(zhì)量水平、要求健康及安全水平、要求環(huán)境性能水平和控制方法。有了這些要求內(nèi)容，生產(chǎn)出的產(chǎn)品更能滿足各方需求，因此，性能規(guī)格在采購策略中的意義重大。

在一些情況下，更有利于發(fā)揮性能規(guī)格的作用。供應(yīng)商比采購方擁有更多的相關(guān)技術(shù)及生產(chǎn)專業(yè)知識，因此就可以利用和發(fā)揮最佳知識。

供應(yīng)商品所處行業(yè)的技術(shù)日新月異，因此使用性能規(guī)格就可以避免使用過時(shí)的技術(shù)，能更好的運(yùn)用供應(yīng)商最佳的創(chuàng)新和技術(shù)開發(fā)能力。

性能規(guī)格給我們提供了清楚而又客觀的標(biāo)準(zhǔn)，可以很好地對想要競爭合同的供應(yīng)商所提交的各種解決方案進(jìn)行評估。

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