檔案信息化建設(shè)相關(guān)問題的探討

吳劼

摘要： 本文對我國單位檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題做了介紹，并深入探究了如何加強(qiáng)各大單位檔案信息化建設(shè)的措施。

關(guān)鍵詞： 檔案信息化建設(shè);問題;措施

【中圖分類號】 G270.7【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A【文章編號】1674-3733（2020）16-0296-01

1檔案信息化的內(nèi)涵

檔案信息化是指在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的大背景下，將手寫的檔案改為數(shù)字化檔案，方便存儲和查找的一種檔案處理手段。從本質(zhì)上來說，檔案信息化是對傳統(tǒng)檔案體系工作的創(chuàng)新，也是檔案事業(yè)未來發(fā)展的必然發(fā)展趨勢。2002年，我國已經(jīng)明確提出對檔案需要進(jìn)行信息化建設(shè)，且檔案的信息化建設(shè)需要涵蓋基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)。檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)以及檔案信息化人才隊伍建設(shè)等方面。

2當(dāng)前我國檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題

2.1檔案信息化建設(shè)的意識需要加強(qiáng)

長期以來，我國的檔案建設(shè)都是以紙質(zhì)作為媒介或以實體的形式進(jìn)行儲存的，因此檔案管理工作人員長期以來對檔案信息化的認(rèn)識較為不足，在日常工作過程中仍然習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案工作體系，將傳統(tǒng)的檔案管理體系轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案管理理念較為困難。同時，很多企業(yè)以及事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的重要性同樣認(rèn)識不足，在進(jìn)行檔案管理的過程中沒有將檔案的信息化管理放在首要位置。以上問題的存在都導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的開展受到了一定的干擾或者障礙，導(dǎo)致檔案的信息化進(jìn)程受阻。

2.2檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

檔案室屬于單位的行政服務(wù)部門，但是實際上過去此部門的工作量及工作難度較低，這就導(dǎo)致在此部門工作的相關(guān)人員文化水平普遍不高，對于信息化、互聯(lián)網(wǎng)知識的了解不足，在日常工作過程中更加側(cè)重于手工操作。但是檔案信息化建設(shè)的最終目的是切實提升檔案的服務(wù)價值，方便檔案的查找及管理，同時實現(xiàn)服務(wù)對象范圍的拓展，切實提升檔案的利用效率和存儲價值。很顯然，信息化檔案管理對于檔案管理工作人員的工作能力提出了新的要求，傳統(tǒng)的檔案管理人員需要盡快提升自身的專業(yè)化水平，加強(qiáng)現(xiàn)代化信息管理知識的培訓(xùn)和掌握，確保自身的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平能夠滿足檔案信息化建設(shè)和工作的實際要求。

2.3檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱

檔案信息化要求檔案管理部門引入現(xiàn)代信息技術(shù)，而現(xiàn)代信息技術(shù)的開展則要求信息化的硬件和軟件設(shè)施，包括內(nèi)存較大的計算機(jī)、運(yùn)行速度較快的局域網(wǎng)、功能較為強(qiáng)大的服務(wù)器以及專門為檔案管理開設(shè)的數(shù)據(jù)庫等，都是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的必要條件?，F(xiàn)階段，很多檔案管理部門受限于資金的限制，同時增加收入的渠道較少，這在一定程度上導(dǎo)致檔案管理部門在基礎(chǔ)設(shè)施上的投入不夠，檔案管理部門的檔案信息化建設(shè)陷入了心有余而力不足的窘境。

2.4檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)較為落后

在進(jìn)行檔案信息化管理時，檔案信息的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是保障檔案管理質(zhì)量的重要手段?，F(xiàn)階段，我國對于檔案管理的工作制定了許多標(biāo)準(zhǔn)，但是絕大多數(shù)是針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的，對于數(shù)字化、信息化的檔案管理制定標(biāo)準(zhǔn)較少。檔案信息資源的存儲需要使用同樣的信息技術(shù)以及信息語言，否則就會出現(xiàn)檔案管理混亂，無法通用的情況。因此，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時需要從數(shù)字化檔案信息的錄入、數(shù)字化檔案的保護(hù)等方面入手，制定公平、合理的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范工作實踐。

3提升檔案信息化建設(shè)效果的措施

3.1轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識

對于單位領(lǐng)導(dǎo)以及企業(yè)及事業(yè)單位檔案管理部門的工作人員來說，需要迅速轉(zhuǎn)變觀念，從檔案室也的發(fā)展戰(zhàn)略高度正確認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)都是當(dāng)前時代發(fā)展的顯著特征，因此檔案管理也需要與時俱進(jìn)，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢，樹立現(xiàn)代化檔案管理意識，實現(xiàn)檔案資源的手機(jī)、開發(fā)利用等方面的突破，從而更好的滿足用戶的需要，切實提升檔案管理的社會效益。

3.2推動檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升

檔案信息化建設(shè)歸根結(jié)底和檔案管理人員的綜合素質(zhì)息息相關(guān)，因此檔案信息化建設(shè)要求檔案管理人員不僅需要掌握專業(yè)的檔案管理知識，熟練的進(jìn)行傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理和存儲，還能夠充分運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段來獲取檔案信息資源，并為相關(guān)工作人員提供數(shù)字化的檔案信息服務(wù)。而想要實現(xiàn)檔案管理部門工作人員綜合素質(zhì)的提升，相關(guān)單位首先需要組織檔案管理部門工作人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，讓其盡快適應(yīng)新的工作挑戰(zhàn)。其次，相關(guān)單位需要積極引入對計算機(jī)操作熟練、動的軟件開發(fā)和利用的高素質(zhì)現(xiàn)代化人才，打造檔案信息化建設(shè)的精英團(tuán)隊，促進(jìn)檔案管理部門整體工作能力的提升，從而為檔案信息化建設(shè)提供人力資源的保障。

3.3增加投入，創(chuàng)建現(xiàn)代化的檔案信息中心

檔案信息化建設(shè)的目的是為了給經(jīng)濟(jì)、社會以及企業(yè)提供更好的服務(wù)。因此，相關(guān)單位需要增加資金投入，創(chuàng)建現(xiàn)代化的檔案信息管理中心，使得檔案管理部門擁有足夠的資金來開展檔案信息化建設(shè)，幫助檔案管理部門成為單位的形象和核心競爭力的生力軍之一。對于條件較為富裕的單位，可以將檔案室、圖書館以及計算機(jī)中心等部門進(jìn)行有效整合，實現(xiàn)技術(shù)上相互支持、信息資源共享的合理格局，切實促進(jìn)檔案信息化建設(shè)?，F(xiàn)代化的檔案信息中心需要網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫以及服務(wù)器的支持。另外，各級部門需要緊密配合檔案管理部門，切實注重網(wǎng)絡(luò)信息資源的開發(fā)，同時借助現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)檔案信息在短時間的傳輸。

3.4制定符合實際情況的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和制度

在數(shù)字化技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案的載體不再僅僅局限于紙質(zhì)媒介和實體等形式上，而是呈現(xiàn)出較為明顯的多元化趨勢。因此，對于各大單位來說，需要結(jié)合實際情況，在遵守國家法律和柜定的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身的實際情況來制定符合實際情況的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和制度。電子檔案的鑒定、電子文件的格式和存儲利用都有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，因此，檔案信息的建設(shè)需要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)檔案的密級配置相應(yīng)的數(shù)碼鎖和服務(wù)器，完善檔案管理制度，切實加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性來約束制度，促進(jìn)檔案管理建設(shè)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

4結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展未來的必然趨勢，因此，事業(yè)單位以及企業(yè)部門需要迎頭趕上，適應(yīng)這一變化。對現(xiàn)有的工作思路進(jìn)行創(chuàng)新，積極探索檔案信息化建設(shè)的路徑和手段，不斷總結(jié)經(jīng)驗，切實推動檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

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