實(shí)物檔案管理工作策略研究

張翼穎

摘 要：實(shí)物檔案的載體是物質(zhì)，是眾多種類的檔案中的重要種類之一，實(shí)物檔案能夠從歷史的角度較為直觀的表現(xiàn)出一個(gè)單位亦或者是一個(gè)企業(yè)自身的面貌，實(shí)物檔案屬于檔案的主要構(gòu)成部分。實(shí)物檔案與較為常見(jiàn)的紙質(zhì)檔案或者是影像檔案之間的區(qū)別在于，實(shí)物檔案的形體比較直觀且保存的實(shí)際價(jià)值較高?，F(xiàn)如今大部分的企業(yè)或單位在對(duì)文書類檔案進(jìn)行整理的過(guò)程達(dá)到了規(guī)范性的要求，同時(shí)也引起了對(duì)檔案管理較高的重視，然而對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中卻出現(xiàn)了很多問(wèn)題。于是就需要檔案管理人員對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行歸納總結(jié)，如是才可以為開(kāi)展進(jìn)一步的檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。本文針對(duì)于現(xiàn)如今實(shí)物檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的各種問(wèn)題做出了必要的分析，并提出了對(duì)應(yīng)的解決策略，目的是為從事檔案管理的有關(guān)工作人員提供具有參考價(jià)值的資料。

關(guān)鍵詞：實(shí)物檔案;管理工作;策略

實(shí)物檔案的管理工作作為檔案管理工作中極為重要的一部分，實(shí)物檔案管理自身蘊(yùn)含的財(cái)富是無(wú)可比擬的。實(shí)物檔案與其他種類的檔案具有一定的相似性，它們都能夠較為直觀表現(xiàn)出每一個(gè)單位或者企業(yè)完整的發(fā)展歷程，能夠發(fā)揮宣傳與紀(jì)念等等諸多方面的重要作用，實(shí)物檔案的這些重要功能是其他類型的檔案所不具備的。對(duì)于負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員來(lái)講，實(shí)物檔案的中所包含的內(nèi)容極為豐富，關(guān)系到的方面也比較多，其自身也具有一些比較特殊的性質(zhì)。因此務(wù)必要對(duì)實(shí)物檔案的管理引起足夠的重視，本文將圍繞這些方面的進(jìn)行研究。

一、實(shí)物檔案管理工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題

1.1保護(hù)意識(shí)不足

不管是實(shí)物檔案的形成過(guò)程亦或是優(yōu)化與整理的過(guò)程，都是通過(guò)各個(gè)相關(guān)部門與相關(guān)工作人員相互協(xié)調(diào)而最終完成的，然而當(dāng)前大部分人對(duì)于實(shí)物檔案的管理工作依然不具備較為全面與正確的認(rèn)知，并未依照相關(guān)的具體規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)來(lái)完成檔案的管理工作，而且類似于這種情況的出現(xiàn)也是較為普遍的，最終致使在實(shí)物檔案的管理過(guò)程中出現(xiàn)了檔案材料的遺失與不具有完整性等等諸多現(xiàn)實(shí)性的問(wèn)題。

1.2歸檔范圍不夠清晰

現(xiàn)如今針對(duì)于實(shí)物檔案的管理，我國(guó)依然尚未建立起一個(gè)一致的標(biāo)準(zhǔn)與能夠起到規(guī)范作用的相關(guān)文件，單純地只是依賴于單位或企業(yè)的檔案管理部門所制定的要求，來(lái)對(duì)部分例如字畫、印章等等多種材料進(jìn)行歸檔。于是，諸多較特殊的材料是不能夠歸檔且并不具備較為全面的標(biāo)準(zhǔn)與要求的。例如：經(jīng)營(yíng)許可證等證書的證明均未實(shí)現(xiàn)歸檔，處于分散于多個(gè)部門的狀態(tài)，也存在一部分仍然保留在個(gè)人的手中。經(jīng)營(yíng)許可證本應(yīng)依照相關(guān)規(guī)定放置在具體的營(yíng)業(yè)場(chǎng)所之中，但是法人證明卻需交由人事科保留。

1.3歸檔時(shí)間并不具有一致性

實(shí)物檔案習(xí)的最終形成通常要經(jīng)歷多個(gè)具體的過(guò)程，實(shí)物檔案的形成從時(shí)間和空間角度來(lái)講是具有發(fā)散性的。在時(shí)間方面，偶然性比較凸顯，例如領(lǐng)導(dǎo)人在比賽等活動(dòng)中獲取的榮譽(yù)證明等材料，因此實(shí)物檔案的形成并無(wú)規(guī)律可尋，偶然發(fā)生的性質(zhì)較強(qiáng)。從空間角度來(lái)講，其分散性也較為明顯，因此進(jìn)一步提高了實(shí)物檔案管理的難度，進(jìn)而通過(guò)運(yùn)用其他檔案管理的方法來(lái)對(duì)實(shí)物檔案管進(jìn)行管理，并不會(huì)獲得較好的管理效果。

1.4載體的種類較為豐富

實(shí)物檔案的載體種類多種多樣，較為普遍的是玻璃或者是金屬和木質(zhì)材料等。檔案上所承載對(duì)的信息種類也有油墨、和電鍍等，諸如此類的實(shí)物檔案的體積并不具備一致性，因?yàn)橥饨绛h(huán)境的不確定因素也會(huì)對(duì)之造成各種影響，例如光照與溫度等，因此依照統(tǒng)一的方式是不能夠?qū)崿F(xiàn)很好的管理的，若進(jìn)行差異性的管理，會(huì)明顯提高付出的成本。

1.5信息與載體相融合，不易利用

伴隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的不斷向前推進(jìn)，很多檔案早已實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化的管理，這樣一來(lái)不但能夠更好的保存檔案原件，同時(shí)也突破了檔案利用在時(shí)間與空間上的局限性，大部分的檔案利用者可以借助于網(wǎng)絡(luò)直接調(diào)取數(shù)字化的檔案信息，其原因在于檔案中最為重要的內(nèi)容是其中所辦含的具有實(shí)際價(jià)值的各種信息。但是針對(duì)于實(shí)物檔案來(lái)講，檔案的利用者更加注重的是檔案載體中被固定的信息，是不能夠借助于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案的遷移的，因此只可以到實(shí)物檔案管理部門進(jìn)行利用，于是這在很大程度上對(duì)實(shí)物檔案利用產(chǎn)生了限制作用，也大大提高了檔案管理的難度。

二、強(qiáng)化實(shí)物檔案管理的具體策略

2.1強(qiáng)化宣傳，增強(qiáng)認(rèn)知

即使人們對(duì)于實(shí)物檔案的認(rèn)知處于不斷深入的過(guò)程之中，然而不管是檔案管理部門亦或是負(fù)責(zé)檔案管理工作的工作人員，依然不能夠?qū)?shí)物檔案的管理引起足夠的重視，這是能夠通過(guò)檔案館所保管實(shí)物檔案質(zhì)與量反映出來(lái)的。若要使這一問(wèn)題得到有效解決，就需要不斷提升思想上的認(rèn)知，能夠通過(guò)開(kāi)展實(shí)物檔案展示，或是設(shè)計(jì)制作實(shí)物檔案紀(jì)念品等等多種方式，最大限度的發(fā)掘出實(shí)物檔案蘊(yùn)含的巨大價(jià)值，引起人們的廣泛關(guān)注，也要不斷強(qiáng)化對(duì)實(shí)物檔案的宣傳工作。

2.2建立有關(guān)的規(guī)章制度，提高管理的規(guī)范性

具有相對(duì)完善的規(guī)章制度才能夠有效保障管理工作的順利進(jìn)行，實(shí)物檔案管理同樣也是如此，現(xiàn)階段對(duì)實(shí)物檔案處理的相關(guān)規(guī)章制度依然不具備規(guī)范性，若要從根本上使問(wèn)題得到解決，就需要相關(guān)的權(quán)威部門對(duì)實(shí)物檔案管理制定出具體全面的硬性規(guī)章制度，確立管理的具體要求與標(biāo)準(zhǔn)，所有企業(yè)或者是單位依據(jù)自身的實(shí)際情況進(jìn)行對(duì)規(guī)章制度的落實(shí)。

2.3培養(yǎng)人才，建強(qiáng)隊(duì)伍

實(shí)物檔案和其他檔案做出比較，對(duì)檔案進(jìn)行處理的各個(gè)方面都具有一定的特殊性，檔案的獲取得形式主要是接收與移交，很少進(jìn)行主動(dòng)的征集，但是實(shí)物檔案卻與之恰恰相反，通常情況下檔策的載體材料比較固定，保管條件易于控制，但是實(shí)物檔案的材料存在差異性，缺少相應(yīng)的技術(shù)手段與標(biāo)準(zhǔn)，于是就需要負(fù)責(zé)實(shí)物檔案管理的相關(guān)工作人員具有較強(qiáng)的責(zé)任心以及主動(dòng)收集的意識(shí)。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，堅(jiān)持提升實(shí)物檔案管理工作的質(zhì)量，不僅能夠不斷的使檔案管理工作更為完善，同時(shí)還有助于單位與企業(yè)的管理。通過(guò)對(duì)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，容易看出現(xiàn)如今我國(guó)實(shí)物檔案管理工作依然有許多問(wèn)題亟待解決，需要在這一方面引起足夠的關(guān)注?？茖W(xué)合理地利用檔案，不斷提升檔案的管理質(zhì)量，使檔案能夠最終作為決策與和管理基本依據(jù)。本文細(xì)致的分析與闡述了現(xiàn)如今實(shí)物檔案管理工作中現(xiàn)存的現(xiàn)實(shí)性問(wèn)題，也提供了一些對(duì)應(yīng)的解決問(wèn)題的具體策略，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員提供具有實(shí)際意義的參考。

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