基層水利單位檔案管理面臨的問題及對策

姜玉信

摘要：水利部門之中檔案管理工作是至關(guān)重要的組成部分，部分水利部門領(lǐng)導(dǎo)因?yàn)闆]有意識到檔案管理工作的重要性而導(dǎo)致檔案工作存在不同程度的問題和漏洞，筆者在分析相關(guān)缺陷的基礎(chǔ)上提出了構(gòu)建現(xiàn)代化基層水利單位檔案管理工作機(jī)制的對策和方法。

關(guān)鍵詞：基層水利單位檔案;現(xiàn)代化;創(chuàng)新

引言

水利，是新時(shí)代下非常重要的基礎(chǔ)設(shè)施，也是我國在發(fā)展過程中不可缺少的一部分。通過對水利機(jī)構(gòu)的建設(shè)，還能夠很好的改善當(dāng)前我國的生態(tài)環(huán)境，更好的滿足可持續(xù)發(fā)展理念。而做好水利機(jī)構(gòu)管理工作，是能夠保證水利機(jī)構(gòu)穩(wěn)定運(yùn)行的關(guān)鍵。通過對水利機(jī)構(gòu)檔案管理工作，就能夠及時(shí)了解水利機(jī)構(gòu)的實(shí)際運(yùn)行情況，進(jìn)而保證水利機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)收益。

一、水利機(jī)構(gòu)檔案管理的特點(diǎn)

（一）水利工程檔案管理的種類較多

水利工程建設(shè)大多是由多個(gè)小工程所組成，這樣也就導(dǎo)致水利工程自身較為復(fù)雜。而且，在水利工程項(xiàng)目建設(shè)過程中還有很多相應(yīng)的環(huán)節(jié)，在這其中有現(xiàn)場勘測、工程策劃、初步設(shè)計(jì)等等。而對于水利機(jī)構(gòu)檔案管理來說，其內(nèi)容就是為水利機(jī)構(gòu)的整個(gè)運(yùn)行過程進(jìn)行記錄，因?yàn)樵谶@過程中還存在很多的不確定因素，可能會受到一些原因的影響，進(jìn)而導(dǎo)致最終的設(shè)計(jì)內(nèi)容發(fā)生變化。所以檔案管理在這過程中也需要及時(shí)的進(jìn)行更改，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。

（二）完整性和真實(shí)性

水利機(jī)構(gòu)檔案完整性影響著整個(gè)水利工程項(xiàng)目的建設(shè)。而想要保證水利機(jī)構(gòu)檔案的完整，就應(yīng)該保證相關(guān)信息的完整。對于水利機(jī)構(gòu)檔案管理來說，能夠直接反映出當(dāng)前水利機(jī)構(gòu)的實(shí)際運(yùn)行情況，并且為防洪、灌溉提供相應(yīng)的幫助。只有保證水利機(jī)構(gòu)檔案管理的有效、真實(shí)，才能夠確保為水利機(jī)構(gòu)提供相應(yīng)的幫助，讓水利機(jī)構(gòu)能夠作出正確的決定。

二、基層水利單位檔案管理工作面臨的問題闡述

第一，未意識到檔案管理重要性。水利部門領(lǐng)導(dǎo)人大多將精力放在了水利事業(yè)的創(chuàng)新上，分給檔案管理工作的關(guān)注和精力都相對較少，這是其從根源上未意識到檔案管理工作意義的一種表現(xiàn)。部分領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為檔案管理工作只是一種服務(wù)性工作，難以帶來直接的社會效益和經(jīng)濟(jì)收益，沒有對其價(jià)值形成客觀的認(rèn)識，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備配備、人員安置和規(guī)范化體系構(gòu)建都存在滯后和陳舊的弊端。長久下去，檔案管理人員將會忽視本職工作、看輕自身工作崗位，導(dǎo)致檔案資料流失、檔案保管混亂、檔案利用程度偏低等多種問題的出現(xiàn)，檔案管理現(xiàn)代化的步伐也會受到阻礙。

第二，檔案管理人員素養(yǎng)有待提升。一些基層水利單位檔案管理部門的人員為臨時(shí)抽調(diào)或者兼任，他們在工作中身兼數(shù)職，將重點(diǎn)和精力放在了其原本的工作領(lǐng)域，對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)毫無頭緒。部分水利部門長期不對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，致使其難以滿足新時(shí)期檔案管理要求，不能為水利工程事業(yè)的建設(shè)提供標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)和可供借鑒的資源，導(dǎo)致檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會價(jià)值處于被壓抑的狀態(tài)。

第三，缺乏健全的基層水利單位檔案管理制度。由于水利部門領(lǐng)導(dǎo)的忽視，檔案管理工作在開始之初就沒有構(gòu)建健全的管理制度，體制機(jī)制建設(shè)的不足使得檔案管理無據(jù)可依，工作質(zhì)量和管理水平一直得不到質(zhì)的提升，致使基層水利單位檔案工作缺乏有序、準(zhǔn)確和針對性的制度和方針指導(dǎo)。制度建設(shè)過程中，缺乏對工程驗(yàn)收、工程監(jiān)理、市場稽查、投招標(biāo)文件等的備案機(jī)制，導(dǎo)致水利工程在建設(shè)后期很容易陷入到無章可循的境地，最終給水利事業(yè)的發(fā)展造成阻礙。

三、構(gòu)建現(xiàn)代化基層水利單位檔案管理機(jī)制的對策

（一）加大資金投入

在信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)快速普及的年代，人們的工作方式和生活方式都發(fā)生了加大的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的手寫筆錄的檔案管理工作方式早已經(jīng)被淘汰，檔案的載體也從文字形式和突變性質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案形式，以視頻、音頻等方式存在。電子檔案的分類和存儲將成為未來基層水利單位檔案管理的關(guān)鍵點(diǎn)，積極地引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)和管理設(shè)施是重中之重。在這樣的情形下，加大對檔案管理的資金投入成為必經(jīng)途徑。梳理部門內(nèi)部要進(jìn)行統(tǒng)一和協(xié)調(diào)，共同開發(fā)專用數(shù)據(jù)庫，對各個(gè)部門進(jìn)行統(tǒng)一化、集中化管理，構(gòu)建穩(wěn)健有序的檔案管理局面，進(jìn)而最大化地發(fā)揮人力、財(cái)力和物力的效用。新時(shí)期的當(dāng)那管理標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化建立在檔案信息化的基礎(chǔ)上，同時(shí)信息化也是檔案資源共享和檔案資源挖掘的重要方法。

（二）順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求

檔案管理人員需要及時(shí)更新理念，積極進(jìn)行工作創(chuàng)新，在掌握檔案管理規(guī)律性的基礎(chǔ)上強(qiáng)化現(xiàn)代化檔案管理理念，從科學(xué)的視角和廣泛的維度來開展檔案管理工作。檔案管理人員要是到檔案管理的只能已經(jīng)不再是傳統(tǒng)工作模式下的管理型，而是新時(shí)期所需的服務(wù)型，需要以服務(wù)為切入點(diǎn)探尋完善檔案管理服務(wù)的方式，加強(qiáng)當(dāng)年管理工作的實(shí)效性。此外，強(qiáng)化檔案管理人員的創(chuàng)新理念也是必須的，他們需要把控檔案管理生命周期，強(qiáng)化各個(gè)工作流程，在持續(xù)化的工作機(jī)制完善的過程中找到檔案管理現(xiàn)存薄弱之處。

（三）建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案數(shù)據(jù)機(jī)制

計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案基層水利單位檔案管理之中占據(jù)重要位置，能夠在基層水利單位檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中發(fā)揮重要作用。在計(jì)算機(jī)輔助下的基層水利單位檔案管理工作，能夠漸漸地將國家檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)以標(biāo)準(zhǔn)化工作制度的方式落實(shí)下來，標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)便于之后進(jìn)行檔案資料和資源的二次利用和加工，極大地發(fā)揮檔案管理工作的效率和實(shí)效，傳統(tǒng)檔案信息的寫入和輸入方式變?yōu)橛?jì)算機(jī)存儲和輸入方式，為之后的檔案目錄構(gòu)建和檢索提供了便捷的條件，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化有了更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）提升基層水利單位檔案管理的信息化安全防范能力

現(xiàn)代化基層水利單位檔案管理就是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)開展的管理工作，信息化天然地帶有不安全性、風(fēng)險(xiǎn)性特征，進(jìn)行安全防范工作將成為工作重要內(nèi)容。檔案管理信息的安全防范能力可以從如下幾方面著手：進(jìn)行檔案機(jī)房的防盜門窗安裝，嚴(yán)格把控檔案機(jī)房的鑰匙，對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，信息系統(tǒng)給予錯(cuò)誤操作用戶警告等等。但與此同時(shí)要注意的是，檔案機(jī)房之中不宜設(shè)置地毯，以防止運(yùn)行溫度過熱、突然斷電等情況的出現(xiàn)。水利部門可以購買先進(jìn)的病毒查殺軟件，定期地進(jìn)行病毒的排查和檢測，避免系統(tǒng)被病毒入侵而造成數(shù)據(jù)丟失和損毀。已經(jīng)歸檔的數(shù)據(jù)盤要貼上保護(hù)標(biāo)簽，讓接觸到檔案數(shù)據(jù)的人都意識到檔案管理數(shù)據(jù)的必要性，使得檔案管理人員在無形中積累安全意識?；鶎铀麊挝粰n案管理部門可以定期或者不定期地對檔案管理人員進(jìn)行信息能力培訓(xùn)和安全知識宣傳，提升日常工作中數(shù)據(jù)保護(hù)的意識和能力，降低檔案數(shù)據(jù)被毀的風(fēng)險(xiǎn)。

結(jié)束語

本文分析和研究了現(xiàn)階段基層水利單位檔案管理機(jī)制的漏洞和缺陷，明確了現(xiàn)代化基層水利單位檔案管理機(jī)制構(gòu)建的必要性。檔案管理工作是水利事業(yè)的重要組成部分，能夠?yàn)楣こ探ㄔO(shè)和相關(guān)事業(yè)發(fā)展提供真實(shí)準(zhǔn)確的依據(jù)，具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義和價(jià)值?，F(xiàn)代化基層水利單位檔案管理工作需要借助計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的力量，以先進(jìn)的檔案管理理念來完善檔案管理工作制度、提升檔案管理實(shí)效。

參考文獻(xiàn)：

[1]?楊鳳廷.基層水利單位檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)注意的問題及對策[J].才智，2015（23）：301.

[2]?趙杉.淺談水利勘察設(shè)計(jì)單位科技檔案的現(xiàn)代化管理[J].四川水利，2010（5）：71-73.

[3]?魏軍霞.加強(qiáng)水利工程檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化[J].科技資訊，2009（15）：154.

[4]?張靜，滿曼，楊?yuàn)檴?水利工程項(xiàng)目檔案整理歸檔問題探討[J].治淮，2019（09）：49-50.

（作者單位：夏津縣水利局）