關于加強建筑檔案管理工作的探討

蘇繼平

摘要：近幾年來，城鎮(zhèn)化步伐加快，經濟迅速發(fā)展，致使建筑工程規(guī)模和數(shù)量都在增加，由此，建筑檔案的作用和價值日益凸顯。一般來說，建筑檔案是按照一定方式保存的具有價值的文字、圖片、聲像等材料，在建筑工程建設的過程中，其檔案能夠真實記錄施工狀況和建筑的全貌，對于國家來說，是非常寶貴的資料。而且對于建筑人員來說，建筑檔案是最直接、最有效獲取相關資料的途經，所以加強建筑檔案的管理對于建筑業(yè)的發(fā)展有重要的意義。

關鍵詞：加強;建筑檔案;管理

中圖分類號：T743?文獻標識碼：A

引言

建筑施工企業(yè)項目的開展必須要以高效的檔案資料管理工作為前提。對于建筑項目而言，由于其具有非常強的系統(tǒng)性和復雜性，因此實際的檔案資料管理工作存在較大的難度，不但涉及到工程圖紙、建設記錄等資料，還要對工程項目的驗收報告進行整理。但如果能對這些工程建設項目的檔案和資料進行有效的整理和分類，就能夠為項目建設過程中各種問題的處理和決策的制定提供有效的數(shù)據(jù)參考，對提升建筑項目的建設質量和推動建筑施工企業(yè)的發(fā)展有著極其重要的意義。

1工程建設項目檔案資料管理工作的內容

1.1對工程建設項目的綜合類文件和資料進行管理

建筑工程項目中的綜合資料主要是指項目施工的各種圖紙、項目變更的相關文件、工程建設過程中的各種合同、招投標文件等，除此之外還包括工程建設過程中的圖片、視頻以及錄音資料等。綜合類文件的管理工作是建設項目檔案資料管理工作的主要內容，對工程項目的順利開展和質量保障都有著非常重要的意義。

1.2建筑項目中水、電以及設備的安裝文件的整理

這一部分的檔案資料管理工作是工程項目建設的關鍵憑證，主要包括項目施工的測量資料、工程沉降位移的數(shù)據(jù)記錄以及工程測量的相關成果等。通過對這些資料進行整理和分類，能夠為工程項目建設過程中各種問題的解決提供有力的數(shù)據(jù)支撐，從而提高問題解決的效率，保障工程項目的順利實施[1]。

1.3工程項目后期的資料管理工作

工程項目后期的資料管理工作主要是對項目的驗收文件進行管理，項目的驗收文件不僅是工程項目安全性的重要保障，也是判定工程建設質量的重要憑據(jù)。項目后期的檔案資料管理對象主要包括工程質量檢測報告、質量勘察單位的檢查報告、施工單位的質量檢測報告以及設計單位的質量檢測報告等。

2建筑檔案管理過程中存在的不足之處

2.1建筑檔案原件缺少嚴重

對于建筑檔案管理來說，原件是基礎且最直接檔案構成部分，原件的損失對于信息查詢人員來說會增加工作的困難度，而且對于建筑工程考察人員來說也是極為不利的。當前，在建筑檔案管理中，原件的缺失非常嚴重，部分材料僅僅只有復印件，導致很多的建筑檔案難以完整收錄，影響了建筑檔案實際價值的發(fā)揮。原件的缺失是多方面因素導致的，可能是設計部門和監(jiān)理單位僅下發(fā)了復印件，也可能是檔案管理責任人管理不利，原件在管理過程中被遺失。

2.2檔案管理流程缺乏規(guī)范性

很多時候，檔案管理信息在完整的情況下，由于沒有規(guī)范化和嚴格化的管理流程，導致信息難以完整、準確記錄。如建筑完工文件編錄的過程中，沒有嚴格的操作要求，以及工作人員專業(yè)素質較差，沒有按照標準要求分類成冊，促使編制的目錄不準確或者是存在遺漏，一些工程中原件圖紙缺失，在后續(xù)查詢中無法獲取。此外，檔案管理在建筑工程一開始就需要設定原始文件的管理內容和格式，但很多建筑單位的檔案管理人員初期就忽略了對原始文件收錄的標準規(guī)定，致使施工的過程中經常修改和添加原件信息，導致檔案資料無法形成統(tǒng)一、規(guī)范的格式要求，這為后續(xù)檔案文件的組裝增加了難度。

2.3缺乏先進的檔案管理意識

從整體上來看，現(xiàn)階段我國大多數(shù)建筑施工企業(yè)都對工程項目的檔案資料管理工作存在不同程度的忽視。正是由于缺乏先進的檔案管理意識，導致在實際的檔案資料管理過程中各種問題層出不窮，嚴重阻礙了檔案管理工作水平的提升，也對企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展造成了阻礙。[2]比如，很多建筑企業(yè)在對工程項目開展資料檔案管理工作的過程中，沒有對工程前期的各類圖紙進行全面收集，很多重要的圖紙經常丟失，這不僅阻礙了工程項目的正常開展，也對工程項目后期的檔案資料管理工作造成了障礙。

3加強建筑檔案管理工作的策略

3.1提高建筑檔案管理工作的重視力度

建筑檔案有其不可替代的價值，所以要加強建筑檔案的管理，首先要重視這一工作。一些建筑公司，輕視檔案管理工作，投入精力較少，在工程驗收交工的時候，才開始檔案資料的收集和整理，在短時間內，很難有序全面地收集原始文件，也無法有效和施工單位溝通，所以增加整理工作難度的同時，無法形成健全的檔案資料。通常來說，建筑施工單位沒有設立專門的檔案管理人員，相關的資料都分散在各部門，工程完工之后，施工人員會撤離，缺乏完備性的資料難以找到負責人員簽字，人員召回有很大的困難，所以這延緩了檔案資料歸檔的時間。所以，建筑單位要提高檔案管理的重視力度，設置專職人員，在工程一開始就收集材料，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作，將檔案收集的內容、格式以及流程進行確定，全程跟蹤工程，有效落實各項檔案管理工作。

3.2完善檔案管理制度，提升管理質量

完善檔案管理制度可以提升企業(yè)工程建設檔案管理質量。國家層面，我國已建立較為完善的工程建設檔案管理方面的各項法規(guī)體系，施工企業(yè)在進行檔案管理時應嚴格按照相關條例及法規(guī)，促進檔案管理工作高效率完成。企業(yè)層面，企業(yè)應根據(jù)自身情況建立本企業(yè)檔案管理制度，并提高制度的完整性和精確性。細化管理條例，將制度細化到工作中的每一個環(huán)節(jié)。明確檔案管理人員的工作職責與權限，保證檔案管理工作的高效落實。檔案管理制度的完善是管理活動的深化過程，對建設高質量的檔案管理團隊有著重要的意義。此外，完善檔案管理制度體系還可以提升工程建設項目檔案管理質量。

3.3轉變檔案信息服務方式

隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案服務已經難以滿足時代的需求。檔案部門必須要借助現(xiàn)代信息技術，充分挖掘檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務方式。一方面，微縮技術服務。目前微縮技術逐漸受到認可，對于一些極為珍貴的檔案使用微縮技術能夠縮減檔案管理空間，節(jié)約人力資源。但目前國家尚未出臺統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，尤其是檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)種類多、數(shù)量大，還有待進一步完善。另一方面，創(chuàng)新光盤存儲服務。光盤具有存儲量大、處理速度快的特點，因此可廣泛應用到工程建筑檔案信息檢索、編目等服務之中.

3.4深入建設施工現(xiàn)場，全面收集檔案資料

在城市經濟加速發(fā)展的今天，建筑工程項目是其重要的基礎設施，強化建筑檔案管理對于城市多種功能的發(fā)揮有著積極的作用，除了為相關人員提供幫助，還能夠體現(xiàn)現(xiàn)代化建筑發(fā)展的水平，為今后建筑建設提供參考和指導。所以，要提供有效的檔案信息，促使建筑管理者做出正確的決策，需要提高建筑檔案的準確性和全面性。[3]滿足這一要求，就需要檔案管理人員深入現(xiàn)場，進行現(xiàn)場跟蹤服務，一方面收集檔案需要的信息資料，另一方面查詢登記在冊的工程項目，并做出分析研討。尤其是大型且比較關鍵的建筑工程，要進行現(xiàn)場勘查，落實各項數(shù)據(jù)信息的真實性，全面掌握現(xiàn)場的實際情況。

結束語

信息技術的發(fā)展對各行各業(yè)都產生了較大的影響。在工程建筑領域中，檔案信息化建設是對傳統(tǒng)管理體系的一次革新和突破，具有深遠的意義，對工程建筑檔案價值的保存、管理水平的提升都具有積極的促進作用。因此，工程建筑企業(yè)還需不斷探索和實踐，為企業(yè)提供更優(yōu)質的檔案服務。

參考文獻：

[1]?王慧楨.當前建筑行業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策分析[J].城建檔案，2014（12）：96-98.

[2]?孫秀霞.關于加強建筑檔案管理工作的探討[J].黑龍江史志，2014（11）：157.

[3]?鐘丹.淺談建筑工程檔案管理工作的重要性[J].電子制作，2014（05）：86.

（作者身份證號碼：140202197504084532）