關(guān)于加強人事檔案的開放式管理及信息化水平探究

劉津津

【摘要】本文首先從社會形勢、現(xiàn)有管理模式下檔案作用的弱化及人事檔案自身的不足等方面探討了人檔分離管理模式的成因。之后闡述了目前人檔分離面臨的一系列問題。最后從加強檔案信息真實有用性，人事檔案的開放式管理及檔案管理的信息化建設(shè)等方面提出了建議。

【關(guān)鍵詞】人檔分離;社會化管理;建議

當(dāng)前“人檔分離”社會化管理還存在很多不足之處，對此文章提出加強檔案信息真實有用性，加強人事檔案的開放式管理，加強人事檔案管理的信息化水平等建議。

一、人檔分離的成因剖析

（一）檔案作用的逐漸弱化

隨著我國改革開放的不斷深入人事制度也隨之改革，非檔案的作用已慢慢趨向弱化，以前跟檔案有很大關(guān)系的東西現(xiàn)在已經(jīng)不太依附在檔案里。近年來非公有制經(jīng)濟在國民經(jīng)濟中占的比例越來越高，外資和私營企業(yè)在進行招聘時只需把自己的個人資料交給他們就行了，比如畢業(yè)證、資格證、獲獎證等各種證的復(fù)印件。但是應(yīng)聘人員必須把自身的檔案交由人才市場管理，人才之間的激烈競爭更強化了“人檔分離”這一行為。

（二）人事檔案自身的“缺陷”是主要原因

缺乏有效的信息，沒辦法使招聘企業(yè)的需求得到滿足。人事檔案必須保證其真實性和全面性。但是目前的檔案資料內(nèi)容十分空洞，一般都是對個人經(jīng)歷的記錄，包括入團入黨、家庭狀況和獎罰情況等等，而對于招聘人員的一些特長、心理狀況、性格等實際情況卻很少描述。人事檔案每份都應(yīng)該獨具特色，而不是千篇一律，現(xiàn)在的人事檔案就存在這種格調(diào)相同，每個人的長短處一致的情況，缺乏特色，也沒有對具體事例的詳細分析，就是單純的評價招聘人員的綜合素質(zhì)，因此在人事檔案里很難看出一個人真正的特點與特長。

（三）人檔分離是人事社會化管理的發(fā)展方向

以人事代理的合法方式來管理人事檔案，不僅可以讓員工免除后顧之憂，保證其根本利益，而且也減輕了用人單位的負擔(dān)。也就是說，在國家發(fā)展的新形勢下把“人檔分離”納入法制軌道，在一定程度上可以看出人事檔案管理的社會化程度，即“人檔分離”是人事管理社會化的一個重要表現(xiàn)。

二、當(dāng)前“人檔分離”社會化管理存在的問題

（一）人事檔案管理缺乏規(guī)范性

目前不僅區(qū)的人才服務(wù)中心能夠寄存檔案，此外勞動部門的職介中心，企事業(yè)人才服務(wù)中心等也可以承擔(dān)存放檔案的責(zé)任。由于管理權(quán)責(zé)不明確，經(jīng)常會出現(xiàn)很多漏洞，出現(xiàn)很多問題。

（二）有損個人利益

根據(jù)相關(guān)規(guī)定，個人把自己的人事檔案交由各級政府的人才流動服務(wù)機構(gòu)管理的話，他們的權(quán)益以及應(yīng)得的一些社會政治地位和待遇都會得到保護，比如保留自己原來的身份，按照國家規(guī)定進行檔案工資的提升，此外還有對員工進行轉(zhuǎn)正定級、對職業(yè)資格進行評定、出國政審、處理黨團關(guān)系、辦理社會保險、對個人證件進行年審、開與檔案有關(guān)的證明等。假如流動人員不遵守規(guī)定把人事檔案放錯了機構(gòu)，人事部門就不會承認流動人員的原有身份，這樣一來肯定對他自身的利益有很大影響，上述待遇也就會沒有保障。

（三）不利于用人單位對人才的考察

對于企事業(yè)單位來講，人事檔案是他們對人才進行考察和任用的基本依據(jù)。因為缺乏真實全面的人事檔案，單憑個人對自己的描述單位很難準確掌握人才以前的成長以及專業(yè)技能，因此也就很難準確的評價人才，這樣一來就會給用人單位引進人才帶來風(fēng)險。更有甚者，還有可能引發(fā)糾紛。

三、加強“人檔分離”社會化管理模式的幾點建議

“人檔分離”使得人跟自己檔案的距離變遠了，然而卻把兩者的關(guān)系拉近了。對“人檔分離”進行社會化管理使人事檔案的服務(wù)功能更加明顯，彰顯了以人為本的原則。這種模式要求對人事檔案進行管理一定得從下面這幾個方面進行改善：

（一）加強檔案信息真實有用性

與人才的成長和發(fā)展有關(guān)的資料，比如個人的受教育狀況、各種資格證書、職稱評定和個人以前承擔(dān)職務(wù)的情況、獲獎級別的記錄、個人是否有良好的信用等都應(yīng)該保證其真實性。然而個人由于一時的錯誤導(dǎo)致受到用人單位的處分記錄不應(yīng)該寫入人事檔案中，因為這有可能會影響人才一生的發(fā)展。

（二）加強人事檔案的開放式管理

在獲取檔案信息時也要秉承開放性的模式，個人擁有查看自己檔案記錄的權(quán)利，并可以索要有關(guān)的證明，如果發(fā)現(xiàn)錯誤記錄也可以要求對其進行改正;企事業(yè)單位如果想要查閱個人的檔案信息要經(jīng)過必要的手續(xù)。檔案管理的最終目的是為了讓社會各方面更好的對其進行利用，但是也要有利于人事檔案的管理。

（三）加強人事檔案管理的信息化水平

把人事檔案交給公共管理機構(gòu)進行集中統(tǒng)一管理是一項非常巨大的工程，一定得運用數(shù)字信息化的方法對其進行管理，只有這樣，才可以做到既拉近了的人與檔案的關(guān)系，又實現(xiàn)了人檔分離，不僅能很好的發(fā)揮人事檔案對人才發(fā)展的重要作用，又不至于像以前一樣束縛人才流動。

四、結(jié)語

如今社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展得越來越好，我國的經(jīng)濟成分也趨向多元化，所以對人力資源進行優(yōu)化配置也要隨之完善并形成完善的體系。然而檔案作用的逐漸弱化及檔案信息不夠全面，缺乏特色，也沒有對具體事例的詳細分析，就是單純的評價招聘人員的綜合素質(zhì)，因此在人事檔案里很難看出一個人真正的特點與特長等因素成為了推動人檔分離的重要原因。

參考文獻：

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