淺談新時期如何做好檔案管理工作

郭麗

【摘要】隨著我國社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)水平的進(jìn)步，檔案管理工作被很多單位所重視。在以前，那時候的通訊和記錄方式都不如現(xiàn)在發(fā)達(dá)，很多時候采用的都是手記方式，隨著社會的發(fā)展越來越快，這些帶有年月的檔案如何保存就成了現(xiàn)在檔案管理工作的重點?？上驳氖牵壳拔覈F(xiàn)階段的檔案管理工作較以往有了很大的提升，檔案管理是一個耐心細(xì)致的工作，為了幫助行業(yè)和社會的平穩(wěn)運行，幫助人們更好的解決問題，提高辦事效率，就應(yīng)該對當(dāng)前新時期的檔案管理工作展開討論，為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展和檔案管理事業(yè)貢獻(xiàn)一份微薄的力量。

【關(guān)鍵詞】新時期;檔案管理;討論

一、新時期檔案管理的重要性其意義

檔案的內(nèi)容可以做一個廣義的理解，它不光是個人發(fā)展的記錄，還是企業(yè)發(fā)展運行的重要載體，檔案管理工作就代表著社會發(fā)展和企業(yè)管理的水平。新時期時代下，檔案管理工作拋棄了平時的紙質(zhì)登記，轉(zhuǎn)而變成了數(shù)字化的內(nèi)容，做好檔案管理工作已經(jīng)成了一個行業(yè)發(fā)展的重要基石。有了檔案，也就是有了資料才能夠更好的提高辦事效率，才能夠提高檔案的管理效率，檔案的管理工作做好也就是給城市規(guī)劃、行業(yè)發(fā)展提供了非常詳細(xì)的基礎(chǔ)資料，可以看出，檔案管理工作在制定相關(guān)政策、發(fā)展規(guī)劃中都有非常重要的意義。

二、新時期檔案管理工作中存在的某些問題

管理工作不是一個一勞永逸的過程，而是動態(tài)不斷變化的過程，管理的水平的高低決定著企業(yè)的發(fā)展是否長遠(yuǎn)，當(dāng)前社會是一個數(shù)字化發(fā)展的社會，雖然我國在檔案管理工作上有很大的進(jìn)步，但是依然有相當(dāng)一部分地區(qū)的數(shù)字化發(fā)展并不是很不完善，除此之外，各種小問題也是非常多，但主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）檔案管理工作人員的管理水平較低

筆者認(rèn)為這是檔案管理工作過程中最為重要的一點，在很多人的固有印象里，檔案管理工作沒有前途，就是看管一些細(xì)碎的人事記錄，每天的工作枯燥無聊，誰都可以干，殊不知這種觀點是錯誤的，領(lǐng)導(dǎo)往往指派一些人兼職檔案管理，檔案想拿就拿，拿了不還，時間一長，檔案缺失，數(shù)字化時代來臨時，跟不上發(fā)展節(jié)奏，公司或者單位的發(fā)展就會受到阻礙。管理水平較低，在人員配備上沒有給予足夠多的名額，檔案管理水平的提升就成了一項不可能完成的任務(wù)。

（二）檔案管理制度的不完善

檔案不光對于企業(yè)，對于個人來說都是非常重要的，如果檔案不加以保管，造成的后果可以說是非常嚴(yán)重，偽造公章、冒名頂替都是檔案管理上出現(xiàn)的漏洞。時代的發(fā)展單位是年份，在以前沒有數(shù)字化技術(shù)時，手寫的檔案有著龐大的數(shù)量，在現(xiàn)今數(shù)字化發(fā)展的過程中，要將這些紙質(zhì)化檔案錄入到電子檔案之中，需要調(diào)動非常多的人力資源，而問題也就出現(xiàn)在這。以房地產(chǎn)錄入檔案錄入信息為例，事業(yè)單位人手有限，為了將龐大的紙質(zhì)信息錄入到電子記錄之中，這些事業(yè)單位部門就會將這些檔案交到第三方手上，也就是外包。這些外包人員再招聘一些臨時工來錄入這些檔案，可想而知，如此重要的檔案信息握在臨時工的手上，而且出錯成本幾乎為零，檔案管理工作質(zhì)量就變得效率低下，人們辦事麻煩，管理人員還找不到問題出現(xiàn)在哪，久而久之就成了一筆“糊涂賬”。

三、新時期做好檔案管理工作的策略

可見，隨著時代的發(fā)展，管理人員的固有觀念沒有轉(zhuǎn)變過來，目前要做的就是要轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念，轉(zhuǎn)變理念后，很多事情就方便解決了，在檔案管理這條道路上就會越走越寬。

（一）轉(zhuǎn)變檔案發(fā)展理念

社會的發(fā)展需要思想創(chuàng)新，我國現(xiàn)在物質(zhì)文化生活和科學(xué)技術(shù)之所以這么發(fā)達(dá)，就是因為有源源不斷的創(chuàng)新能力。創(chuàng)新是社會的發(fā)展動力，檔案管理水平要想進(jìn)步，就必須要從觀念上予以扭轉(zhuǎn)，跟上社會發(fā)展的步伐，多學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)知識，樹立良好的檔案管理工作態(tài)度，對檔案管理工作多加鉆研，遵守相關(guān)的規(guī)章制度，做好檔案管理工作。

（二）完善檔案管理制度

檔案是重要的，相應(yīng)的檔案管理制度就要跟上檔案管理的步伐，對于事業(yè)單位來說應(yīng)該擴充人才隊伍，吸納更多的人手進(jìn)來，而不是應(yīng)該將檔案轉(zhuǎn)移到第三方手上，要想提高辦事效率就要根本上建設(shè)一個完善的檔案管理制度，讓檔案管理走向規(guī)范化、制度化的發(fā)展道路上，保證檔案信息的安全，在出現(xiàn)問題時，也能夠從源頭查起。

（三）重視檔案管理的信息化建設(shè)

以后的社會發(fā)展將會是數(shù)字化的天下，檔案管理工作應(yīng)該要在信息化上多下功夫，還可對本單位的人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，熟悉規(guī)章流程，采購一些電子化的設(shè)備，以此來促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的展開。最后還要提高相應(yīng)的檔案管理人員的待遇，爭取讓檔案管理工作人員發(fā)揮主觀能動性，盡最大的努力做好檔案管理工作。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作是一項長期且極具有耐心的一個工作，我國各地發(fā)展不均衡，很多企業(yè)和事業(yè)單位中的管理人員對信息化有些抗拒，學(xué)習(xí)起來有點緩慢。所以，企業(yè)或者事業(yè)單位中應(yīng)該要吸納相關(guān)管理人才，保障檔案管理的有序進(jìn)行，轉(zhuǎn)變檔案發(fā)展理念、完善檔案管理制度、重視答案管理的信息化建設(shè)，從這三個方面入手，來更好的提高檔案管理的工作，提高辦事人員的工作效率。

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