提高事業(yè)單位檔案管理工作效率的路徑思考

周瑩瑩

【摘要】對于事業(yè)單位來說，檔案管理工作占據(jù)極為重要的位置。檔案管理效率高低將直接影響其他工作質(zhì)量，但是隨著經(jīng)濟的發(fā)展和事業(yè)單位規(guī)模的擴大，日常工作中所產(chǎn)生的檔案資料成倍增長，這位檔案管理人員帶來了巨大工作壓力，其中存在的對檔案管理問題日益顯露。我國已步入社會主義新時期，各事業(yè)單位必須要提升對于自身檔案管理工作的重視，保證自身檔案管理工作效率的提升，促進其他工作的進步，更好滿足時代需求，促進各單位平穩(wěn)健康發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化路徑

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏針對性

在某些事業(yè)單位中，檔案管理工作仍在用原有陳舊的軟件處理，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理匹配失敗的情況，在特殊檔案管理內(nèi)容上的應(yīng)用也不是很理想，某些事業(yè)單位在通過局域網(wǎng)操作時往往需要儲存電子文件，在查詢資料時的限制也比較少，這種模式不利于資料安全保存，一旦疏忽，就會造成文件泄露。除此之外，由于缺乏完善的文件保存制度和規(guī)范，文件往往不能分類儲存，在查找起來效率低下。

1.2管理手段過于傳統(tǒng)

傳統(tǒng)的檔案管理工作往往依托于紙質(zhì)檔案，并進行人工管理。雖然這種管理方式有一定的優(yōu)勢，但隨著時代的發(fā)展，在現(xiàn)代化辦公手段已經(jīng)普及的今天，不符合社會的發(fā)展需求。目前許多事業(yè)單位固守傳統(tǒng)檔案管理工作模式，沒有一套現(xiàn)代化的檔案管理模式，缺乏相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備支持，采取傳統(tǒng)的人工管理，工作效率低下，還容易出現(xiàn)工作失誤，讓事業(yè)單位的檔案信息丟失或者泄露，給事業(yè)單位帶來了一些麻煩。

1.3人員管理能力不強

在我國事業(yè)單位內(nèi)部，從事檔案管理工作的人員綜合能力不強已經(jīng)成為一種較為普遍的現(xiàn)象，致使這一現(xiàn)象出現(xiàn)的最主要原因就是事業(yè)單位內(nèi)部運行經(jīng)費不足。檔案管理工作并不能在短期內(nèi)就為企業(yè)帶來巨大經(jīng)濟效益，不僅如此，提升檔案管理工作效率還會消耗大量資金及物力、人力，這就使得事業(yè)單位內(nèi)部并不會將手中的經(jīng)費過多放置于檔案管理，因而此項工作經(jīng)常處于資金不足的狀態(tài)，對于優(yōu)秀人才的吸引力也極大降低。不僅如此，檔案管理自身所需專業(yè)性極強，一般人很難準確把握其復(fù)雜的工作流程，但是專業(yè)檔案管理人員缺乏，這對于提升檔案管理工作效率也是一項極大的阻礙。

1.4管理制度不完善

當前我國大多事業(yè)單位對于人事管理檔案缺乏重視，雖然大多事業(yè)單位開設(shè)有專門部門和職工進行管理，但是由于沒有合理并且可行的管理對策，導(dǎo)致人事檔案管理工作混亂不堪。另外，工作中由于職工信息搜集不準確、不完整，不僅不能清楚了解每一職工的背景，也使得檔案管理工作不能很好推進。不僅影響工作質(zhì)量，也導(dǎo)致人事檔案管理缺乏實效性。

2 提高事業(yè)單位檔案管理工作效率做事

2.1提升檔案管理重視程度

提升對于事業(yè)單位檔案管理重視程度是提升檔案管理工作效率的首要途徑，而其中最為關(guān)鍵的就是提升事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人對于檔案管理工作的重視，糾正之前在此工作上不作為的現(xiàn)象，進而避免由此引發(fā)的諸類問題。只有領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變了檔案管理工作理念，對檔案管理相關(guān)工作進行規(guī)劃和規(guī)范，加強對此工作的監(jiān)管理力度，采取行政措施措施對檔案管理工作進行干預(yù)，才能保證具體檔案管理工作人員重視該項工作，將工作中心轉(zhuǎn)至提升檔案管理工作效率上來，以此將檔案管理工作的有效性最大程度發(fā)揮。

2.2提高信息化建設(shè)的安全性

事業(yè)單位在進行檔案信息化建設(shè)時，必須要規(guī)范和完善檔案管理制度，并嚴格執(zhí)行檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)。需要注意的是，事業(yè)單位一定要規(guī)范使用員工檔案資料，強化工作人員對于檔案工作的掌握，促進檔案使用及保密措施的完善。除此之外，應(yīng)該采用硬件保護和軟件預(yù)防相結(jié)合的方式針對電腦病毒進行技術(shù)防護，同時構(gòu)建檔案信息安全防護體系減少黑客入侵現(xiàn)象發(fā)生。目前應(yīng)用的防火墻技術(shù)，即在檔案部門的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間設(shè)置保護屏障的方式，在避免泄露內(nèi)部信息的基礎(chǔ)上防止外部人員非法獲取檔案的手段是最為常見的。像安全保密技術(shù)，如數(shù)字簽名、數(shù)字證書、加密技術(shù)等手段也在發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。值得一提的是，事業(yè)單位各部門之間需達成統(tǒng)一標準，共同構(gòu)建安全體系，降低安全風(fēng)險。

2.3打造現(xiàn)代化檔案管理人才隊伍，提高工作人員整體素養(yǎng)

檔案工作人員的工作態(tài)度和能力，直接決定檔案管理工作的效果。因此，事業(yè)單位應(yīng)充分認識人才的重要性，采取各種有效措施，打造現(xiàn)代化檔案管理人才隊伍，為事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。事業(yè)單位應(yīng)改變工作人員的理念，打破傳統(tǒng)管理理念。事業(yè)單位還應(yīng)組織工作人員到專門的培訓(xùn)機構(gòu)去進行系統(tǒng)性的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高工作人員的工作素養(yǎng)，使其掌握現(xiàn)代化的管理技能。事業(yè)單位還可以派遣優(yōu)秀的員工到其他事業(yè)單位參觀學(xué)習(xí)，結(jié)合自身情況，總結(jié)出一套更符合實際的管理方案，為事業(yè)單位的檔案管理工作構(gòu)建一個科學(xué)的框架。除此之外，事業(yè)單位還應(yīng)大力引進現(xiàn)代化技術(shù)型人才，用高薪酬高待遇來吸引人才，讓外來人才帶動原有的工作隊伍，互相學(xué)習(xí)，共同進步，提高整個員工隊伍的工作素養(yǎng)，促進事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

2.4建立完善的管理制度

傳統(tǒng)人事檔案管理中，由于缺乏合理、有效的管理制度，導(dǎo)致工作人員管理水平得不到長足提高，也使得員工間沒有十足的默契共同推動工作效率的提高。若要進一步提高事業(yè)單位人事檔案管理水平，就應(yīng)從最基本的制度抓起，建立起一個良好的管理制度，讓檔案管理人員在制度中不斷提高工作效率，也提高員工彼此間的默契配合度。要達到整個人事檔案管理更加有效，就需所在職工作人員明確自己的職責所在，在自己職責范圍內(nèi)更加出色的完成本職工作。同時職工也要了解違反管理制度后的處罰，以致能更好推動工作的完成。

3 結(jié)語

信息化時代背景下，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)的工作之中，極大提升了各項工作有效性，而檔案管理向數(shù)字化、信息化發(fā)展也已經(jīng)成為主要發(fā)展趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理手段在早已不適應(yīng)事業(yè)單位現(xiàn)實發(fā)展需求，進而致使工作效率低下，給其他各項工作的順利實施造成阻礙。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員必須重視檔案管理工作效率的提升和信息化的實現(xiàn)，通過提升檔案管理重視程度、加強檔案管理人員培訓(xùn)、完善事業(yè)單位檔案管理制度、提升檔案管理信息化水平等途徑實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理目標，提升檔案管理人員綜合能力，以此保證事業(yè)單位健康、平穩(wěn)發(fā)展。

參考文獻：

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