大數據時代的醫(yī)院人事檔案管理

王悅 張美紅

摘要：隨著網絡信息化技術的進步，現(xiàn)代社會已經進入了大數據時代。大數據時代的到來對醫(yī)院的人事檔案管理產生了廣泛而深遠的影響，本文分析了大數據時代背景下醫(yī)院人事檔案存在的一些問題。并闡述了大數據技術的運用對提升醫(yī)院人事檔案管理的作用。最后分析了人事檔案管理中運用大數據技術的具體措施，希望能夠為醫(yī)院的人事檔案管理指明方向。

關鍵詞：大數據;醫(yī)院;人事檔案

一、醫(yī)院人事檔案管理的背景闡述

當今社會是網絡信息化的社會，隨著信息技術的快速發(fā)展，以大數據、云計算、物聯(lián)網等新型服務為代表的網絡服務體系對人類的生產和生活，學習和工作帶來了前所未有的變化，各種行業(yè)運行中都會產生大量的數據，因此在大數據時代進行有效的管理是每個行業(yè)都要面對的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)在通過局域網信息和資源進行管理已經無法滿足各種行業(yè)對于海量信息的需求，因此催生了云計算和互聯(lián)網技術為載體的嶄新技術-大數據信息技術。大數據時代的出現(xiàn)在醫(yī)療系統(tǒng)中同樣發(fā)揮了重要的作用，為醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革帶來了重大的變革，作為醫(yī)院管理工作中的一項重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院的人事檔案管理關系到醫(yī)院未來發(fā)展的成敗，同時也是吸引人才、留住人才的關鍵環(huán)節(jié)，有效的人事資源檔案管理能夠提升醫(yī)院的醫(yī)療服務水平，讓醫(yī)院在激烈的市場競爭中處于領先地位，因此醫(yī)院的人事檔案一定要在新時期利用大數據技術進行改革。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理理念已經無法適應大數據時代對于醫(yī)院人事檔案管理的要求，必須與時俱進，為醫(yī)院的發(fā)展融入新的元素，對管理模式和管理方法進行更新。因此在人事檔案管理中利用大數據技術具有重要的現(xiàn)實意義。

二、大數據時代醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理模式跟不上大數據時代的步伐

在大數據技術出現(xiàn)之前，醫(yī)院的人事檔案管理部門為了能夠較長時間地保存醫(yī)院的各種人事檔案信息，必須具備足夠的人事檔案資料儲存空間，醫(yī)院要有專門的人事檔案儲藏室，同時在紙質檔案的保管過程中還要注意防火、防潮、防塵、防盜等相關的措施，這就增加了醫(yī)院的人力和物力消耗，同時也讓醫(yī)院的人事檔案管理成本明顯的增加。而且紙質的檔案在長期的儲存過程中容易出現(xiàn)腐爛、變質，同時檔案的字跡經過長時間保存也會出現(xiàn)模糊不清的現(xiàn)象，這些直接影響到了醫(yī)院檔案管理的安全性和完整性，給人事檔案的管理帶來了不小的負面影響。

（二）人事檔案管理工作量大

醫(yī)院的人事檔案管理是醫(yī)院人事工作中的重要組成部分，人事檔案管理部門要將醫(yī)院所有工作人員的檔案記錄進行搜集、整理、鑒定、保存，以便今后在使用過程中能夠更好地檢索和利用。醫(yī)院的檔案管理信息中包含了員工的基本信息，比如學歷信息、證書信息、職稱晉升信息、工作表現(xiàn)以及獎懲信息等等，同時也包括了醫(yī)院在人事檔案管理過程中形成的各種文件報表?，F(xiàn)在隨著醫(yī)院人才規(guī)模的不斷壯大。同時醫(yī)院之間的競爭壓力也在不斷地加劇，這也導致了醫(yī)院人才流動不斷的加快，再加上醫(yī)院未來能夠得到更好的發(fā)展，不斷地擴大院區(qū)規(guī)模，讓醫(yī)院的人數也在不斷地增加，這些都對醫(yī)院的人事檔案管理工作提出了更高的要求，檔案管理工作責任和壓力越來越大。因此傳統(tǒng)的人事檔案管理服務水平已經無法滿足醫(yī)院快速發(fā)展對于人事檔案管理的需求。

（三）人事檔案信息的現(xiàn)代化程度不足

目前醫(yī)院人事檔案管理存在的突出問題就是發(fā)展比較滯后，在人事檔案的管理手段方式上還在沿用傳統(tǒng)的管理模式。通常情況下，醫(yī)院的人事檔案主要采用手工管理模式，無論是人事檔案資料的調檔、查閱、摘抄、錄入等都是通過手工完成的，這種純手工的人事檔案管理方式在信息化時代越來越體現(xiàn)出其諸多的弊端。比如工作效率低下、保密性較差、容易出現(xiàn)錯誤、管理周期較長、查找和存儲比較麻煩、不利于后期的維護和管理等，雖然部分醫(yī)院的人事檔案管理也采用了電子信息化的管理技術手段，但是主要局限在單個計算機以初始化的方式進行的儲存和管理，還沒有實現(xiàn)基于檔案管理軟件的區(qū)域化、網絡化的計算機人事檔案管理。因此醫(yī)院的電子信息化管理技術還沒有在人事檔案管理中得到廣泛的應用，在平常的人事檔案管理工作中，大部分還是采用人工進行查閱和管理的方法，導致管理工作不規(guī)范，管理效率不高。紙質人事檔案的傳遞也有可能造成檔案資料的丟失或者毀損，同時由于醫(yī)院人事檔案的信息化進程不夠，在新的歷史發(fā)展時期就會產生新的問題，沒有能夠實現(xiàn)把紙質檔案為載體的人事檔案管理資料轉化成電子化的電子檔案管理，因此現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理問題比較突出，無法解決不同地區(qū)人才共享和銜接的問題。由于各個醫(yī)院的人事部門使用的人事檔案管理信息系統(tǒng)和方法存在較大的差異。而人事檔案信息也被分割成不同的檔案管理部門中。檔案管理部門和其他政府部門之間的溝通也存在一定的障礙，人事檔案管理的信息化程度不足，也讓醫(yī)院的人事檔案和人才信息傳送異常緩慢，不利于醫(yī)療人才的流動、共享、交流等，這些已經明顯阻礙了醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的發(fā)展。

三、大數據應用在醫(yī)院人事檔案管理中需要解決的問題

（一）醫(yī)院的人事檔案要樹立大數據意識

大數據管理技術是一種全新的網絡信息化技術，在醫(yī)院的信息化管理中，大數據管理能否成功的運用與院領導的支持和主管部門的積極參與是分不開的。醫(yī)院的管理人員一定要從思想上高度重視大數據管理技術對醫(yī)院發(fā)展中的重要作用，院領導應具備科學的發(fā)展觀，正確的做好傳統(tǒng)觀念與現(xiàn)代觀念之間的銜接。在醫(yī)院的人事檔案管理工作中，要全面樹立大數據和信息化管理的理念，要主動吸收國內外先進的人事檔案管理經驗為我所用，要樹立大數據時代以信息挖掘、知識共享和利用為手段的檔案管理新方法，對醫(yī)院的人事檔案管理手段和方式進行創(chuàng)新和改革。醫(yī)院的人事檔案管理要制定專門的負責人員負責現(xiàn)代化醫(yī)院人事檔案管理的各項工作，要對人事檔案管理的設備進行更新，為醫(yī)院的人事部門配備基于大數據信息的軟硬件信息設備，讓大數據理念下的新技術、新理念、新方法和新模式融入醫(yī)院的人事檔案管理工作當中，讓醫(yī)院的人事檔案與大數據技術接軌奠定良好的基礎。

（二）全面提升人事檔案管理人員素質

大數據時代的技術是目前網絡信息化時代最先進的管理技術，因此在大數據時代醫(yī)院的人事檔案管理，使用大數據技術就要全面提升人事檔案管理人員的素質。目前醫(yī)院人事檔案管理人員的專業(yè)素質和理論水平普遍不高，呈現(xiàn)出來的主要特點就是管理人員數量少、知識結構不合理、學歷偏低，缺乏現(xiàn)代互聯(lián)網信息技術管理水平和能力，高層次的檔案管理人員更是鳳毛麟角。這些人才的客觀情況已經不能滿足大數據時代人事檔案管理的要求，在人事檔案管理工作中，要運用大數據技術，就要配備更高層次、更高水平的專業(yè)化人才。因此醫(yī)院一定要重視大數據人才隊伍建設，要為大數據管理引進專門的人才。同時對醫(yī)院現(xiàn)有的人事檔案管理人員進行培訓，提升他們的專業(yè)水平，從而能夠構建多層次、全方位、交叉型的新時代人事檔案管理工作團隊。

（三）重視大數據人事管理存在的風險

大數據時代的醫(yī)院人事檔案資源開發(fā)和利用一定要重視存在的風險，避免檔案信息的泄露、丟失、篡改以及存在的知識產權糾紛等問題。在人事檔案管理過程中，必須嚴格的保護每個員工的個人隱私，尤其是對于涉及醫(yī)院員工的出生、健康、婚姻、財產和家庭等情況信息，必須嚴格地限制使用。在信息管理的過程中，要充分體現(xiàn)出管理制度的開放性和保護隱私的平衡性，一方面要對符合條件的信息資源使用者進行開放，同時也要嚴格的保護檔案主體的個人隱私，大數據運用必須重視人事檔案管理中存在的風險，必須制定嚴格的法律法規(guī)和規(guī)章制度來避免人事檔案風險的發(fā)生。

四、結語

大數據時代的到來對醫(yī)院的人事檔案管理既是難得的發(fā)展機遇，同時也是巨大的挑戰(zhàn)。醫(yī)院的檔案管理工作一定要在大數據時代不斷地創(chuàng)新和發(fā)展，利用大數據技術提升醫(yī)院人事檔案管理的信息化水平，讓人事檔案能夠為醫(yī)院的發(fā)展做出更多的貢獻。

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