事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究

任詠梅

摘 要：隨著社會時代的發(fā)展，信息化已經(jīng)成為了各個行業(yè)發(fā)展的主流，其改變了人們的生活工作和學(xué)習(xí)。事業(yè)單位也必須認(rèn)識到檔案管理的重要性，認(rèn)識到以往檔案管理工作模式已經(jīng)很難滿足當(dāng)前工作的實際需要，必須根據(jù)社會時代的形式來變革。事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的時候，必須和信息化結(jié)合在一起，這樣不但能夠永久的保存檔案資料，還能夠快速的調(diào)查相關(guān)的資料，切實提高工作的效率，給事業(yè)單位更好的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

隨著社會時代的發(fā)展，信息資源不但的增加，事業(yè)單位在面臨發(fā)展機遇的同時也面臨著新的挑戰(zhàn)，以往的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位當(dāng)前發(fā)展的需要，這也給檔案管理有效性提高造成了極大影響。事業(yè)單位必須認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要，認(rèn)識到信息化建設(shè)對于檔案管理的重要，并根據(jù)實際情況和需要制定科學(xué)有效的檔案管理信息化策略，落實相關(guān)的工作，希望能夠提高檔案管理信息化建設(shè)的效率，將檔案管理的價值和作用真正的發(fā)揮出來。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性分析

首先，事業(yè)單位做好檔案管理信息化建設(shè)能夠讓檔案管理工作更加的完善和成熟。以往的檔案管理模式往往是紙質(zhì)檔案管理模式，存在的弊端比較多，這也導(dǎo)致了檔案管理工作發(fā)展需求很難得到滿足。檔案管理信息化建設(shè)能夠?qū)⒁酝募堎|(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)變成為電子檔案管理模式，能夠降低檔案空間占有率，切實提高檔案管理工作的效率[1]。其次，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的實現(xiàn)，能夠幫助事業(yè)單位更好的查找相關(guān)的檔案信息。以往進(jìn)行檔案管理的時候，資料查找的流程比較的繁瑣并且效率比較低下，檔案管理信息化實現(xiàn)之后，人們能夠通過關(guān)鍵詞的輸入找到自己所需要的檔案內(nèi)容，不斷能夠提高檔案工作的效率，還能夠節(jié)約檔案查閱的時間，提高信息的精確度。

二、 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題

（一）事業(yè)單位不夠重視信息化建設(shè)

現(xiàn)在很多事業(yè)單位并沒有真正的認(rèn)識到做好檔案管理對于自身發(fā)展的重要性，甚至有些管理人員認(rèn)為檔案管理成果不會給單位發(fā)展造成影響，這也導(dǎo)致了事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的時候，工作目標(biāo)沒有明確，相關(guān)的工作流程不夠規(guī)范，這也導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案管理的作用和職能很難得到發(fā)揮，這種認(rèn)知上的錯誤直接導(dǎo)致了事業(yè)單位不夠重視檔案管理信息化建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人為了節(jié)約資金，對于檔案管理信息化建設(shè)不夠重視，投入的人力、資金以及物力資源很難滿足檔案管理信息化建設(shè)的實際需要。

（二）檔案信息資源沒有得到很好的開發(fā)

事業(yè)單位檔案管理工作開展的時候，信息資源的實際開發(fā)程度會直接給檔案管理的質(zhì)量和完整性造成影響。但是，現(xiàn)在很多事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的時候，規(guī)劃不夠合理，信息化建設(shè)存在較大的問題，這也導(dǎo)致了信息資源開發(fā)的時候存在的問題較多[2]。首先，收集信息資源的時候不夠全面，相關(guān)錄入人員只是簡單的將紙質(zhì)檔案復(fù)制成為電子檔案，沒有做好驗證和調(diào)查工作，這也導(dǎo)致了檔案信息準(zhǔn)確性沒有保證，甚至錄入的時候，紙質(zhì)檔案出現(xiàn)模糊和破損的情況，管理人員也沒有進(jìn)行調(diào)查，將這樣的信息錄入數(shù)據(jù)庫之后，導(dǎo)致檔案信息殘缺的情況出現(xiàn)，會導(dǎo)致后續(xù)管理問題出現(xiàn)。此外，數(shù)據(jù)庫檔案信息存在較多的重復(fù)內(nèi)容，若是沒有做好分析和整合，很容易導(dǎo)致信息混亂資料不全的情況出現(xiàn)，會給檔案資料的使用造成極大的影響。

（三）檔案管理人員本身的專業(yè)素養(yǎng)欠缺

事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的時候，管理人員專業(yè)素養(yǎng)較差也給事業(yè)單位檔案管理信息化的實現(xiàn)造成了極大的影響。比如有些事業(yè)單位中，檔案管理人員沒有很好的掌握信息化手段和信息技術(shù)，依舊根據(jù)傳統(tǒng)的理念開展檔案管理工作，這些工作人員操作能力非常有限，很難深層次的對檔案進(jìn)行信息化的管理。此外，還有些信息化管理理念出色的年輕人在上崗前，沒有接受上崗培訓(xùn)工作，這也導(dǎo)致了年輕人的信息化建設(shè)以及檔案管理經(jīng)驗欠缺，在遇到問題的時候，問題解決能力較差，這也給事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)更好的進(jìn)行造成了較大的影響。檔案管理人員欠缺以及人才培養(yǎng)制度的不健全也直接導(dǎo)致了事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的時候存在的問題較多，沒有人才作為支撐，檔案管理信息化建設(shè)的水平很難真正的提高。

（四）數(shù)據(jù)庫本身的檢索功能比較落后

進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的時候，檔案信息往往會存儲在計算機中，但是由于硬件設(shè)施和軟件設(shè)施功能受到限制，這也直接導(dǎo)致了檔案檢索的效率比較低下，若是需要調(diào)取相關(guān)的人員檔案或者是材料，那么很難及時的檢索到需要的檔案，這也會給其他工作工作效率的提高造成一定的影響。現(xiàn)在進(jìn)行檔案檢索的時候，方式主要包含了兩種，首先是計算機檢索，這對于那些沒有很好掌握計算機知識，專業(yè)素養(yǎng)較差的管理人員而言，很難快速的進(jìn)行檢索。其次便是人工手動的進(jìn)行檢索，這種方式進(jìn)行檔案查找的時候速度非常慢，信息化建設(shè)的實際效果很難真正的提高，并且事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的時候還存在軟硬件不適應(yīng)、信息化設(shè)備落后的情況，這也直接導(dǎo)致了檔案信息檢索的時候效率比較低下，這也給事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)更好的進(jìn)行造成了較大的影響。

三、 新時期事業(yè)單位做好檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）事業(yè)單位必須認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性

首先，事業(yè)單位的管理者必須從單位的建設(shè)和發(fā)展出發(fā)，認(rèn)識到檔案管理工作中將信息化手段運用進(jìn)去的重要性和作用。其次，必須認(rèn)識到檔案管理工作對于事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展的意義，雖然檔案管理工作無法直接決定事業(yè)單位的收益，但是能夠給事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略制定和相關(guān)活動開展提供依據(jù)，和事業(yè)單位工作之間的關(guān)系非常密切。做好檔案管理信息化建設(shè)能夠在一定程度上提高事業(yè)單位的工作效率和質(zhì)量，這便要求必須根據(jù)實際情況和需要來制定檔案管理的目標(biāo)和相關(guān)的制度，給信息化建設(shè)更好的進(jìn)行提供制度保證，確保相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性[3]。此外，還應(yīng)該加大人力資源、資金資源以及設(shè)備方面的投入，推動檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)行，給事業(yè)單位更好的發(fā)展提供制度方面的保證。

（二）做好檔案信息化推廣平臺的建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理信息化實現(xiàn)需要各個部門之間更好的配合和參與，進(jìn)行檔案信息推廣平臺能夠幫助事業(yè)單位不同部門之間更好的進(jìn)行交流和溝通，確保檔案信息資料真正的準(zhǔn)確和完整，給信息化建設(shè)更好的進(jìn)行提供保證。并且，還可以通過信息推廣平臺來進(jìn)行人員和活動信息資料的收集，在審核后可以將其錄入到數(shù)據(jù)庫中去，形成電子檔案，這樣檔案的真實性和完整性也會有保證，檔案利用率也會真正的提高[4]。這個過程中，管理人員必須進(jìn)行數(shù)字管理觀念的形成，通過專業(yè)信息化的知識進(jìn)行檔案信息推廣平臺的完善，給事業(yè)單位檔案管理和檔案利用更好的進(jìn)行提供便利。

（三）重視管理人員培訓(xùn)的強化

首先，在進(jìn)行檔案管理人員招聘和選用的時候，需要重視其專業(yè)素養(yǎng)，要求其具備計算機操作能力及信息化管理的意識，要求其檔案管理經(jīng)驗比較豐富，在遇到問題的時候，能夠獨立的處理。其次，事業(yè)單位應(yīng)該組織檔案管理人員定期的培訓(xùn)，做好上崗前的培訓(xùn)，確保其管理能力和素質(zhì)能夠滿足當(dāng)前時代發(fā)展的需要，整個較快的掌握信息化建設(shè)的新技術(shù)和方法。最后，需要完善管理團(tuán)隊，發(fā)揮年輕員工和老員工的優(yōu)勢，年輕員工新鮮事物接受速度較快，能夠彌補老員工信息技術(shù)掌握方面的缺陷，老員工的檔案管理經(jīng)驗比較豐富，能夠?qū)n案管理的相關(guān)技巧傳授給年輕人員，這樣能夠提高檔案管理隊伍的素質(zhì)和水平。

（四）重視新設(shè)備的引進(jìn)，及時的進(jìn)行軟件系統(tǒng)更新

想要實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化，便必須有足夠的設(shè)備，事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)檔案管理的需要進(jìn)行計算機設(shè)備及軟件系統(tǒng)的引進(jìn)，定期的做好軟硬件的維護(hù)和升級，確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)能夠不斷的進(jìn)步和優(yōu)化。事業(yè)單位還應(yīng)該關(guān)注檔案管理的軟硬件發(fā)展情況，確保設(shè)備的先

進(jìn)[5]。此外，事業(yè)單位還應(yīng)該做好檔案信息化的研發(fā)和探索，確保信息化建設(shè)符合單位的實際需要，在做好檔案管理的同時，將檔案的作用真正的發(fā)揮出來。

結(jié)語：

對于事業(yè)單位而言，檔案管理是非常重要的組成部分，其對于單位發(fā)展非常重要。事業(yè)單位必須認(rèn)識到檔案管理的重要性，真正的做到與時俱進(jìn)，做好信息化建設(shè)，做好人員的培訓(xùn)和管理，引進(jìn)新的設(shè)備和軟件，解決信息化建設(shè)中存在的問題，推動事業(yè)單位檔案管理工作更好的發(fā)展。

[參考文獻(xiàn)]

[1]孫迎夏.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（08）：82-83.

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[3]姜玉潔.論互聯(lián)網(wǎng)+背景下行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].人力資源，2020（02）：77.

[4]郭秀卒.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].環(huán)渤海經(jīng)濟(jì)瞭望，2020（01）：97.

[5]楊金明.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及提升策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（01）：150+152.

（作者單位：菏澤市福利彩票銷售管理中心，山東 菏澤?274000）