現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理影響及對(duì)策

鐘燕

摘 要：隨著社會(huì)環(huán)境的不斷發(fā)展進(jìn)步，我國(guó)企業(yè)數(shù)量增長(zhǎng)趨勢(shì)逐漸上升。但過(guò)多的企業(yè)數(shù)量導(dǎo)致了企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)更加激烈，同時(shí)也導(dǎo)致企業(yè)將更多的精力放于與其他企業(yè)的商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中，從而忽略了企業(yè)本身的管理。在企業(yè)自身管理中，檔案管理存在的問(wèn)題較大，當(dāng)前多數(shù)企業(yè)選擇引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)幫助完成企業(yè)檔案管理工作。本文就現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響及對(duì)策展開(kāi)討論。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);企業(yè);檔案管理;影響;對(duì)策

現(xiàn)代信息化通過(guò)企業(yè)檔案信息化影響著企業(yè)檔案管理進(jìn)程，但在企業(yè)檔案管理信息化進(jìn)程中依舊存在著問(wèn)題尚待解決。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，需要提供足夠的人力、物力、財(cái)力等資源，對(duì)企業(yè)來(lái)講是一項(xiàng)較大的支出，所以大多數(shù)傳統(tǒng)模式下企業(yè)檔案管理部門在企業(yè)中不被看好，但企業(yè)檔案管理作為一個(gè)企業(yè)的內(nèi)涵展示地，若缺少妥當(dāng)管理會(huì)造成企業(yè)運(yùn)行出現(xiàn)問(wèn)題。當(dāng)前最快捷的辦法就是通過(guò)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用將企業(yè)檔案進(jìn)行信息化處理，方便企業(yè)使用，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

一、企業(yè)檔案信息化管理的優(yōu)缺點(diǎn)

（一）優(yōu)點(diǎn)

企業(yè)檔案信息化管理是符合當(dāng)代信息化社會(huì)設(shè)定的，通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案的信息化管理可加強(qiáng)企業(yè)對(duì)自身的認(rèn)識(shí)，方便企業(yè)員工尋找、使用檔案，減少企業(yè)檔案管理部門的人才投入，對(duì)企業(yè)整體發(fā)展有著不可忽視的作用。同時(shí)，通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案的信息化管理，有助于將企業(yè)檔案融入企業(yè)日常工作，在企業(yè)檔案的影響下，能夠使企業(yè)各項(xiàng)工作更加具有科學(xué)性。

（二）缺點(diǎn)

在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理中，往往需要在企業(yè)建筑內(nèi)設(shè)立單獨(dú)空間進(jìn)行檔案收集及整理。由于我國(guó)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式已沿用幾十年，一時(shí)間將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案會(huì)造成企業(yè)檔案管理人員產(chǎn)生工作方式上的不適應(yīng)，易引發(fā)出對(duì)企業(yè)發(fā)展不利的工作失誤。且企業(yè)檔案信息化管理需要以互聯(lián)網(wǎng)為載體，互聯(lián)網(wǎng)雖然具有快捷、簡(jiǎn)便的優(yōu)點(diǎn)，但同樣也有穩(wěn)定性差的缺點(diǎn)，在依靠互聯(lián)網(wǎng)將企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理的過(guò)程當(dāng)中，若工作人員粗心導(dǎo)致不法分子對(duì)企業(yè)信息檔案的竊取行為，那么對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是無(wú)法挽回的損傷。

二、現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響

（一）改變了傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式

我國(guó)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理中，存在收集管理困難、基礎(chǔ)資料流失風(fēng)險(xiǎn)大、資金投入多等缺點(diǎn)，對(duì)于中小企業(yè)來(lái)講，建立傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理部門會(huì)對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)造成不小的損耗。但通過(guò)建立企業(yè)檔案管理信息化改變了該局勢(shì)，由于信息化管理較為方便快捷，且管理模式方式較為簡(jiǎn)單，所以當(dāng)前大部分企業(yè)會(huì)選擇建設(shè)企業(yè)檔案信息化管理模式，以便推動(dòng)企業(yè)整體發(fā)展。

（二）對(duì)企業(yè)員工提出了新要求

新式管理模式意味著新的知識(shí)內(nèi)容，對(duì)企業(yè)員工來(lái)說(shuō)就必須對(duì)其有一定的認(rèn)知，尤其是企業(yè)檔案管理部門人員。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的使用是必不可少的，所以企業(yè)員工需對(duì)互聯(lián)網(wǎng)及信息化技術(shù)有足夠的認(rèn)知，以方便后期管理。所以企業(yè)在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，也不能忽略對(duì)員工的培養(yǎng)，通過(guò)對(duì)企業(yè)已有員工的培養(yǎng)減少向社會(huì)的需求人數(shù)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

（三）資源共享性加強(qiáng)

在傳統(tǒng)檔案管理模式下的企業(yè)，尤其是大中型企業(yè)，通常會(huì)由于企業(yè)檔案管理困難較大所以存在各部門資源獨(dú)占的情況。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)后，首先就是企業(yè)檔案信息得到更加完善的共享，促進(jìn)企業(yè)各部門間的交流合作，推動(dòng)企業(yè)整體發(fā)展。

三、現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的主要應(yīng)對(duì)措施

在企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)程中，首先需要明確信息化的概念，由于當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)達(dá)，許多企業(yè)管理人員對(duì)信息化技術(shù)及數(shù)字化技術(shù)分辨較低，認(rèn)為企業(yè)檔案信息化管理就是將紙質(zhì)檔案通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)轉(zhuǎn)為數(shù)字化檔案。但事實(shí)上，這樣草率的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)極易造成后期檔案信息無(wú)法使用、信息化管理混亂、資源查找難度大等問(wèn)題，從而使檔案信息淪為無(wú)用的數(shù)據(jù)垃圾，浪費(fèi)企業(yè)資源。所以在企業(yè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，一是需要企業(yè)管理人員對(duì)信息化有足夠認(rèn)知。二是充分落實(shí)好基礎(chǔ)性工作。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)前，需要充分落實(shí)好信息的采集、分類、整理、分析等基礎(chǔ)性工作，確保在信息化建設(shè)進(jìn)程中不會(huì)由于基礎(chǔ)性工作中的誤差造成企業(yè)損失。三是將企業(yè)檔案管理信息化工作常態(tài)化。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，且企業(yè)檔案管理信息化并不是一時(shí)之間就能完成的工作，所以企業(yè)應(yīng)做好常態(tài)化建設(shè)工作，為企業(yè)發(fā)展提供切實(shí)的動(dòng)力。

四、結(jié)語(yǔ)

簡(jiǎn)言之，企業(yè)檔案管理信息化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，但與此同時(shí)企業(yè)檔案管理信息化并不是短時(shí)間內(nèi)可以完成的，且其中的管理模式轉(zhuǎn)變需要一定的適應(yīng)過(guò)程，所以企業(yè)要從多方面入手，為企業(yè)檔案管理信息化創(chuàng)造良好條件，推動(dòng)企業(yè)整體發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]陳松梅.現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（09）：47.

[2]徐芳.現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響及優(yōu)化策略[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2018（24）：34.

[3]陳煒.現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（21）：173.