新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

劉哲

摘 要：在當前新時期，人們的日常工作及生活模式都發(fā)生了改變。事業(yè)單位若想實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就需要做好檔案管理工作，建立全新的管理模式，使管理工作細化。本文分析了新時期事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，在此基礎上針對性地提出了創(chuàng)新思路與方法路徑，以供參考。

關鍵詞：新時期;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

在當前新時期下，檔案管理可推動事業(yè)單位的發(fā)展，但就目前情況來看，事業(yè)單位的檔案管理不符合實際需求，這樣的問題阻礙了事業(yè)單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。因此，應利用現(xiàn)代化手段構建科學合理的管理體系。事業(yè)單位應建立符合當前發(fā)展趨勢的檔案管理模式，并利用創(chuàng)新思路解決存在問題。本文闡述了事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的意義，并提出了創(chuàng)新思路與方法，以此建立符合需求的檔案管理體系，推動事業(yè)單位發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的意義

在新時期，事業(yè)單位的檔案管理應不斷創(chuàng)新，將制度進一步完善，更以規(guī)范化為基礎制定各項規(guī)章制度，為實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎。同時，需要以相應的方法對當前檔案管理進行創(chuàng)新，使管理能夠掌握主動權，進而形成健全的檔案管理配置與體系。除此之外，在檔案管理上要有效分配技術人員的工作，并結合實際情況與有關規(guī)定嚴格進行管理維護，不斷提高事業(yè)單位檔案管理的水平，使管理體系更加符合事業(yè)單位在當前時代的發(fā)展需求，進而促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的現(xiàn)狀

（一）管理模式相對落后

傳統(tǒng)的檔案管理不僅需要提供足夠的存檔空間，而且還需要注意防火、防破損等問題，一方面增加了檔案管理的人力成本，另一方面也增加了檔案管理的財務支出。紙質檔案在保存的過程中很有可能變質或破損，檔案的安全性與完整性得不到良好的保障，其原因在于沒有結合當前新時代科學技術進行創(chuàng)新，導致管理模式不符合時代需求。

（二）管理工作負荷比較大

檔案管理在事業(yè)單位中有著不可替代的作用，其不僅可以將資源檔案保存下來，同時，隨著事業(yè)單位規(guī)模不斷地擴大，相關工作的變遷等現(xiàn)象頻繁發(fā)生，增加了檔案管理工作的負荷，使管理過程中的工作量隨之增加，為管理人員帶來了巨大的工作壓力。顯然，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已經(jīng)無法滿足當前時期的發(fā)展需求。

（三）缺乏信息現(xiàn)代化管理

就傳統(tǒng)的管理模式而言，如想精確查找檔案會消耗大量的時間。雖然現(xiàn)階段部分事業(yè)單位實現(xiàn)了電子化管理，但主要是通過計算機進行簡單的信息錄入與儲存，并沒有打破傳統(tǒng)檔案管理的局限性。由此可見，在事業(yè)單位檔案管理工作中，簡單的信息錄入并沒有充分發(fā)揮信息化技術的作用。同時，還有部分事業(yè)單位在管理中仍然運用人工查詢的管理模式，這樣不僅降低了工作效率，而且很容易造成材料的丟失的問題，且缺乏現(xiàn)代化技術的合理應用，導致事業(yè)單位無法實現(xiàn)電子材料的轉換。

三、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

（一）加強培訓，提升人事檔案管理水平

事業(yè)單位檔案管理工作者在管理工作中承擔著十分重要的任務，一名合格的檔案工作者應具備較高的政治素質和業(yè)務素質。事業(yè)單位檔案管理應該把培訓工作作為首要任務，定期讓檔案管理人員進行專業(yè)性的培訓，使檔案管理人員具備更高的業(yè)務水平。

（二）完善制度，規(guī)范人事檔案管理工作

當前事業(yè)單位應結合實際完善檔案管理制度，將查詢、調取等制度不斷完善，并將制度嚴格執(zhí)行，用制度來規(guī)范人事檔案管理工作，使人事檔案管理中的每個環(huán)節(jié)標準統(tǒng)一、行為規(guī)范、方法科學。

（三）建設數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

在新時期必須積極轉變思想觀念，順應時代發(fā)展趨勢，如利用數(shù)字化管理模式對傳統(tǒng)檔案建立電子檔案，通過數(shù)字化人事檔案進行信息自動的篩選。同時，計算機可以快速準確地查詢所需檔案，且可以對檔案進行存儲和備份，使實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展。

（四）完善績效評價體系

在大數(shù)據(jù)時代中，事業(yè)單位檔案管理應結合現(xiàn)代化手段將評價體系不斷完善，使事業(yè)單位的工作人員統(tǒng)一參與相應的考核，將差異性降到最低。因此，事業(yè)單位應加大檔案管理力度，完善評價體系，并組織優(yōu)質的培訓團隊定期對不同層次的工作人員進行系統(tǒng)化培訓。還應加強人力資源建設，定期對工作人員進行考核，杜絕違規(guī)現(xiàn)象的出現(xiàn)，從而使評價體系能夠切實發(fā)揮出其實際意義。

（五）利用智能化設備

目前絕大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作都在運用智能化設備，這樣不僅為工作人員減少了工作量，同時也能夠使檔案管理更加準確、快速地找出所需要的信息，提升事業(yè)檔案管理的工作效率。事業(yè)單位內(nèi)部可利用數(shù)據(jù)庫將各類資源進行整理，通過網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)資源共享，從而有效推動事業(yè)單位的進步與發(fā)展。

四、結語

在當前新時期，事業(yè)單位應該轉變檔案管理理念，應用現(xiàn)代化信息技術實施數(shù)據(jù)化管理，這樣的改變不僅可以打破傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性，而且也能夠節(jié)省運行成本，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎。

參考文獻

[1]曹燕.新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考[J].中外企業(yè)家，2019（11）：116—117.

[2]祁小健.新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路探究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（07）：27—28.

[3]劉虹.新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路探析[J].黑龍江檔案，2019（01）：63.