在ERP系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)對(duì)培訓(xùn)費(fèi)用管理控制

張文宣

(北京航天自動(dòng)控制研究所，北京 100854）

為了進(jìn)一步提升ERP信息管理系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，不斷提高企業(yè)管理水平，持續(xù)優(yōu)化改進(jìn)業(yè)務(wù)。本文通過對(duì)企業(yè)人力資源部提出管理控制培訓(xùn)費(fèi)用需求進(jìn)行分析，從業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)層面的角度出發(fā)，淺淡如何在ERP系統(tǒng)中實(shí)施管理控制培訓(xùn)費(fèi)用業(yè)務(wù)流程，達(dá)到企業(yè)對(duì)培訓(xùn)費(fèi)用進(jìn)行管控的目的。

1 培訓(xùn)費(fèi)用項(xiàng)目面臨的問題與可行性分析

1.1 培訓(xùn)費(fèi)用項(xiàng)目面臨的問題

企業(yè)人力資源部培訓(xùn)費(fèi)用業(yè)務(wù)包括上市、未上市機(jī)關(guān)處室和二級(jí)單位，涉及培訓(xùn)設(shè)施設(shè)備、材料購(gòu)置等產(chǎn)生的費(fèi)用。企業(yè)針對(duì)培訓(xùn)費(fèi)用劃撥專項(xiàng)資金（簡(jiǎn)稱培訓(xùn)費(fèi)用），來(lái)源于工資總額的2.5%。培訓(xùn)費(fèi)用業(yè)務(wù)上市使用ERP管理系統(tǒng)，由規(guī)劃處和機(jī)動(dòng)處實(shí)施。未上市使用物資采購(gòu)系統(tǒng)實(shí)施。這樣，一是造成信息孤島，上市與未上市培訓(xùn)設(shè)備購(gòu)置、材料采購(gòu)無(wú)法得到控制；二是提報(bào)培訓(xùn)設(shè)備、材料購(gòu)置出現(xiàn)重復(fù)，造成培訓(xùn)費(fèi)用嚴(yán)重超支；三是上市單位使用的物資采購(gòu)系統(tǒng)下線，取而代之的是ERP系統(tǒng)。在ERP系統(tǒng)中，整合實(shí)施培訓(xùn)費(fèi)用業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)培訓(xùn)費(fèi)用統(tǒng)一管理控制，面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

1.2 培訓(xùn)費(fèi)用在ERP系統(tǒng)實(shí)施可行性分析

從企業(yè)培訓(xùn)費(fèi)用實(shí)際業(yè)務(wù)出發(fā)，將培訓(xùn)費(fèi)用業(yè)務(wù)統(tǒng)一管理。經(jīng)企業(yè)相關(guān)部門研究決定培訓(xùn)設(shè)施設(shè)備、材料購(gòu)置等由企業(yè)人力資源部負(fù)責(zé)管理，由人力資源部、財(cái)務(wù)處、物資采購(gòu)部、ERP系統(tǒng)IT技術(shù)人員協(xié)調(diào)實(shí)施。經(jīng)過討論分析，明確了在ERP系統(tǒng)中應(yīng)用PS模塊項(xiàng)目管理功能，對(duì)上市、未上市各處室、二級(jí)單位培訓(xùn)費(fèi)用進(jìn)行合理的預(yù)算、下達(dá)管理控制，將培訓(xùn)設(shè)備購(gòu)置、材料采購(gòu)等培訓(xùn)費(fèi)用實(shí)時(shí)地反映到ERP系統(tǒng)中，達(dá)到管理控制培訓(xùn)費(fèi)用的目的。

2 培訓(xùn)費(fèi)用在ERP系統(tǒng)中實(shí)施方案

2.1 培訓(xùn)費(fèi)用實(shí)施方案討論

通過對(duì)企業(yè)培訓(xùn)費(fèi)用業(yè)務(wù)的前期調(diào)研，組織企業(yè)人力資源部、財(cái)務(wù)處、ERP運(yùn)維PS、MM、FI模塊IT技術(shù)人員，從ERP應(yīng)用技術(shù)層面對(duì)培訓(xùn)費(fèi)用業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)核算、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行分析研究，從風(fēng)險(xiǎn)控制管理層面進(jìn)行了討論，確定在ERP系統(tǒng)新增PS-MM-FI培訓(xùn)費(fèi)用業(yè)務(wù)集成流程，對(duì)培訓(xùn)費(fèi)用業(yè)務(wù)進(jìn)行預(yù)算下達(dá)、采購(gòu)、結(jié)算結(jié)轉(zhuǎn)，解決對(duì)培訓(xùn)費(fèi)用管控的問題。

2.2 培訓(xùn)費(fèi)用在ERP系統(tǒng)實(shí)施方案流程

首先，由人力資源部對(duì)培訓(xùn)費(fèi)用統(tǒng)一預(yù)算，應(yīng)用ERP系統(tǒng)PS模塊功能為上市、未上市創(chuàng)建培訓(xùn)設(shè)備購(gòu)置、材料采購(gòu)項(xiàng)目；為各處室、二級(jí)單位細(xì)分項(xiàng)目創(chuàng)建WBS元素；為項(xiàng)目總體和年度進(jìn)行預(yù)算、下達(dá)；為各WBS元素進(jìn)行預(yù)算、細(xì)分，下達(dá)。上市、未上市機(jī)關(guān)、二級(jí)單位、礦區(qū)向人力資源部提報(bào)培訓(xùn)設(shè)備購(gòu)置、材料采購(gòu)計(jì)劃（紙制文檔），經(jīng)人力資源部審批通過后，由人力資源部為上市、未上市各處室、二級(jí)單位、礦區(qū)提報(bào)的需求計(jì)劃創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)預(yù)留號(hào)（創(chuàng)建設(shè)備購(gòu)置、材料采購(gòu)需求計(jì)劃）。MM物資采購(gòu)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)預(yù)留號(hào)查看物料庫(kù)存；創(chuàng)建發(fā)貨通知單；將培訓(xùn)費(fèi)用設(shè)備購(gòu)置、材料采購(gòu)發(fā)料到各處室及二級(jí)單位。FI財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)查看結(jié)轉(zhuǎn)情況；月末對(duì)培訓(xùn)費(fèi)用設(shè)備、材料購(gòu)置進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。由于培訓(xùn)費(fèi)用涉及財(cái)務(wù)一級(jí)核算科目，在PS項(xiàng)目管理中，需增加培訓(xùn)費(fèi)用功能范圍。經(jīng)與財(cái)務(wù)部門討論，確認(rèn)了培訓(xùn)費(fèi)用相關(guān)的會(huì)計(jì)科目。

設(shè)備購(gòu)置科目1604330000在建工程-教育經(jīng)費(fèi)購(gòu)置，材料發(fā)料科目6600970801工程費(fèi)用-甲供費(fèi)用-主材費(fèi)，結(jié)轉(zhuǎn)科目為應(yīng)付職工薪酬-職工教育經(jīng)費(fèi)（2211040000），結(jié)算科目為員工費(fèi)用-職工教育經(jīng)費(fèi)（6600010400），在ERP系統(tǒng)中新增培訓(xùn)費(fèi)用功能范圍一級(jí)科目，對(duì)應(yīng)融合系統(tǒng)（FMIS）一級(jí)科目培訓(xùn)費(fèi)用，解決培訓(xùn)費(fèi)用項(xiàng)目財(cái)務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)、結(jié)算的問題。

2.3 培訓(xùn)費(fèi)用實(shí)施方案的提報(bào)與配置

培訓(xùn)費(fèi)用項(xiàng)目實(shí)施方案提報(bào)到ERP運(yùn)維組，IT人員進(jìn)行系統(tǒng)配置。為滿足財(cái)務(wù)一級(jí)核算要求，一是在系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)有的功能范圍5081-其他直接費(fèi)用，創(chuàng)建培訓(xùn)項(xiàng)目，保證財(cái)務(wù)融合系統(tǒng)FMIS系統(tǒng)中一級(jí)科目的正確性。二是設(shè)備、材料購(gòu)置發(fā)料科目沿用原來(lái)的工程費(fèi)用科目，融合對(duì)照表中工程費(fèi)用科目+功能范圍，對(duì)應(yīng)FMIS應(yīng)付職工薪酬-教育經(jīng)費(fèi)科目。三是ERP系統(tǒng)自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)至應(yīng)付職工薪酬-教育經(jīng)費(fèi)科目，并且培訓(xùn)費(fèi)用集成憑證不用傳輸?shù)紽MIS系統(tǒng)；四是財(cái)務(wù)人員月末手工結(jié)轉(zhuǎn)培訓(xùn)費(fèi)用設(shè)備購(gòu)置、材料采購(gòu)；五是確認(rèn)FI財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊相關(guān)配置。在ERP系統(tǒng)對(duì)PS-MM-FI培訓(xùn)費(fèi)用集成流程配置，如下。

PS項(xiàng)目模塊配置參數(shù)：包括網(wǎng)絡(luò)參數(shù)文件為ZL50102企業(yè)培訓(xùn)費(fèi)用；網(wǎng)絡(luò)類型為L(zhǎng)503企業(yè)培訓(xùn)費(fèi)用；采購(gòu)與庫(kù)存工廠為7F30；MRP控制者為F20企業(yè)-人力資源部。用系統(tǒng)中功能范圍5081其他直接費(fèi)用建立項(xiàng)目，并配置為非必輸選項(xiàng)，功能范圍可不錄入。

FI財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊配置，會(huì)計(jì)科目1604000000-在建工程，6600970801-工程費(fèi)用-甲供費(fèi)用-主材費(fèi)，6600010400-員工費(fèi)用-職工教育經(jīng)費(fèi)，2211040000：應(yīng)付職工薪酬-職工教育經(jīng)費(fèi)。臺(tái)賬配置：臺(tái)賬類別91（在建工程轉(zhuǎn)資臺(tái)賬），臺(tái)賬內(nèi)容9199 （轉(zhuǎn)資—公共），臺(tái)賬類別4（用工類型），臺(tái)賬內(nèi)容：1030（用工類型-合同化用工-計(jì)入成本）。增強(qiáng)替代功能系統(tǒng)配置完成，進(jìn)行測(cè)試。

3 培訓(xùn)費(fèi)用項(xiàng)目方案PS-MM-FI集成流程實(shí)施及結(jié)果

3.1 人力資源部在ERP系統(tǒng)的操作

人力資源部在PS模塊創(chuàng)建培訓(xùn)費(fèi)用項(xiàng)目，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)算、細(xì)分，下達(dá)到處室及二級(jí)單位，如下：

（1）CJ01創(chuàng)建培訓(xùn)費(fèi)用項(xiàng)目7A-12Z001企業(yè)培訓(xùn)設(shè)備購(gòu)置/材料購(gòu)置；

（2）CJ02創(chuàng)建WBS元素并細(xì)分（創(chuàng)建各處室、二級(jí)單位），并維護(hù)設(shè)備和材料科目；

（3）CJ30給7A-12Z001項(xiàng)目分配預(yù)算資金；

（4）CJ30給各項(xiàng)WBS元素進(jìn)行分配、預(yù)算、下達(dá)；

（5）CN21創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)（創(chuàng)建二級(jí)單位培訓(xùn)設(shè)備購(gòu)置需求計(jì)劃），實(shí)現(xiàn)WBS元素與財(cái)務(wù)掛接記賬功能。如圖1。

3.2 物資采購(gòu)部在ERP系統(tǒng)的操作

物資采購(gòu)部在系統(tǒng)中查看培訓(xùn)設(shè)備購(gòu)置需求計(jì)劃，進(jìn)行評(píng)庫(kù)、采購(gòu)、創(chuàng)建發(fā)貨通知單，發(fā)料到二級(jí)單位。

（1）CN22查看人力資源部提報(bào)的物資需求計(jì)劃；

（2）ME21N創(chuàng)建培訓(xùn)設(shè)備采購(gòu)訂單；

MIGO收貨入庫(kù)，會(huì)計(jì)憑證：

借：原材料

貸：物資采購(gòu)-GR/IR

（3）ZP9MMIF021A創(chuàng)建發(fā)貨通知單；

（4）MB1A根據(jù)預(yù)留號(hào)發(fā)料到二級(jí)單位；

培訓(xùn)費(fèi)用發(fā)料科目6600970801工程費(fèi)用-甲供費(fèi)用-主材費(fèi)。為滿足財(cái)務(wù)核算要求，在ERP系統(tǒng)中對(duì)培訓(xùn)費(fèi)用（設(shè)備、材料購(gòu)置）MB1A發(fā)料進(jìn)行優(yōu)化，在系統(tǒng)后臺(tái)做增強(qiáng)替代，將培訓(xùn)設(shè)備購(gòu)置替代為1604000000在建工程；材料購(gòu)置替代2211040000應(yīng)付薪酬-教育經(jīng)費(fèi)。

設(shè)備購(gòu)置后發(fā)料產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證：

借：1604000000在建工程

貸：1403010000原材料

材料購(gòu)置會(huì)計(jì)憑證增強(qiáng)替代后：

借：2211040000應(yīng)付薪酬-教育經(jīng)費(fèi)

貸：1403010000原材料

3.3 財(cái)務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)培訓(xùn)設(shè)備/材料

（1）CJI3查看憑證結(jié)轉(zhuǎn)情況；

（2）F-01結(jié)轉(zhuǎn)培訓(xùn)費(fèi)用（設(shè)備/材料）。

4 結(jié)語(yǔ)

上述在ERP系統(tǒng)實(shí)施過程，從PS創(chuàng)建培訓(xùn)費(fèi)用項(xiàng)目，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)算、下達(dá)，以及MM根據(jù)各處室和二級(jí)單位提報(bào)的培訓(xùn)設(shè)備/材料，進(jìn)行采購(gòu)發(fā)料到各處室和二級(jí)單位，財(cái)務(wù)對(duì)培訓(xùn)費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行結(jié)算的過程，達(dá)到了對(duì)新增培訓(xùn)費(fèi)用項(xiàng)目PS-MM-FI集成流程完整的實(shí)施目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)管理控制培訓(xùn)費(fèi)用的目的。

圖2