機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案電子信息化管理研究

摘 要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位產(chǎn)生的文書檔案不但數(shù)量較多，而且存在一些保密等級(jí)較高的本書，為了提高文書檔案的管理效率和質(zhì)量，當(dāng)前已經(jīng)通過(guò)應(yīng)用電子信息化管理系統(tǒng)提高工作效率?；趯?duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案電子信息化管理工作落實(shí)現(xiàn)狀的分析，本文指出了當(dāng)前工作中存在的問(wèn)題，并提出針對(duì)這類問(wèn)題的解決方法，讓技術(shù)體系可以獲得進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;文書檔案管理;電子信息化管理

中圖分類號(hào)：D630.1;G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-3866（2020）09-0-02

機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案電子信息化管理系統(tǒng)中，要把不同類型的文書檔案存儲(chǔ)到不同數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，并且不同的文書檔案要具備相應(yīng)權(quán)限的人員方可查閱，要求建成的電子信息化管理系統(tǒng)既能夠自主收集和記錄各類信息，也要在后續(xù)的信息查閱過(guò)程能夠完成安全驗(yàn)證工作，這兩項(xiàng)要求對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)要求相對(duì)較高。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案電子信息化管理現(xiàn)狀

（一）管理體系不完善

當(dāng)前的機(jī)關(guān)事業(yè)單位電子信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程并未實(shí)現(xiàn)該項(xiàng)技術(shù)的完全使用，而是正處于紙質(zhì)存儲(chǔ)和電子檔案存儲(chǔ)的雙向融合階段，從實(shí)際工作效果上來(lái)看，管理體系也具有調(diào)整過(guò)程中的相關(guān)缺陷表現(xiàn)。比如各部門工作人員并不了解電子信息系統(tǒng)的實(shí)際操作方法，管理系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)部門之間的銜接關(guān)系相對(duì)較差、相應(yīng)的文書檔案管理規(guī)章制度的建設(shè)不全面等，這類問(wèn)題的出現(xiàn)會(huì)導(dǎo)致文書檔案的電子版未能得到全面的存儲(chǔ)和建設(shè)，同時(shí)紙質(zhì)檔案系統(tǒng)的運(yùn)行效率也逐漸下降，該過(guò)程是最容易出現(xiàn)文書檔案遺漏的時(shí)間段。

（二）管理媒介不全面

電子信息化系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，必須要對(duì)硬件設(shè)施和軟件設(shè)施進(jìn)行同步性升級(jí)，尤其是在當(dāng)前各種新型計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用階段，可以采用云盤存儲(chǔ)技術(shù)、物理存儲(chǔ)技術(shù)，共同實(shí)現(xiàn)對(duì)于不同資料的管理[1]。電子信息處理技術(shù)由于正處于初步應(yīng)用階段，所以導(dǎo)致該系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行質(zhì)量成為一個(gè)未知數(shù)，最終表現(xiàn)為，電子信息技術(shù)的工作管理體系建設(shè)水平不足，導(dǎo)致該系統(tǒng)難以第一時(shí)間獲得各類數(shù)據(jù)。

（三）管理系統(tǒng)不對(duì)接

管理系統(tǒng)的不對(duì)接體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一個(gè)是人力資源方面的不對(duì)接，另一個(gè)是各工作部門電子信息系統(tǒng)的不對(duì)接，前者表現(xiàn)為，當(dāng)前各個(gè)工作部門中雖然會(huì)產(chǎn)生大量的文書檔案，但是由于相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作的重視程度相對(duì)較低，導(dǎo)致其未能按照已經(jīng)建成的電子化工作管理規(guī)范，將各類文書檔案第一時(shí)間提交;針對(duì)后者，主要是當(dāng)前各部門使用的工作軟件、整個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部建立的電子信息系統(tǒng)，都未能設(shè)置獨(dú)立化的文書檔案上傳端口，最終導(dǎo)致整個(gè)管理系統(tǒng)的不對(duì)接工作長(zhǎng)期存在。

（四）管理路徑不適配

在管理路徑的建設(shè)過(guò)程中，要以文書檔案管理工作部門為出發(fā)點(diǎn)，以其他業(yè)務(wù)部門為輔助部門，讓所有人員都了解文書檔案的處理工作需求，并且了解該項(xiàng)工作的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，之后才能落實(shí)數(shù)據(jù)的提交和資料的存儲(chǔ)工作。另外，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案中，存在大量具有較高保密等級(jí)的資料，其需要完全按照檔案信息中的設(shè)置抬頭，由電子信息系統(tǒng)即時(shí)分析相關(guān)檔案的保密等級(jí)，之后將其存儲(chǔ)到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)。從目前的工作方式上看，由于電子信息技術(shù)并不具備這類功能，則需要由專業(yè)工作人員按照已經(jīng)設(shè)立的臨時(shí)管理制度完成任務(wù)，而在信息分辨過(guò)程中容易出現(xiàn)誤操作問(wèn)題。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案電子信息化管理方法

（一）管理體系完善方法

在管理體系的完善過(guò)程中，首先要分析不同類型的文書檔案的保密等級(jí)需求，要求所有的工作人員了解文書檔案的存儲(chǔ)位置，同時(shí)也要在電子信息技術(shù)的建設(shè)和優(yōu)化階段，讓其能夠自主根據(jù)檔案的抬頭信息，研究相關(guān)檔案的后續(xù)處理流程，并對(duì)其進(jìn)行正確存儲(chǔ)[2]。其次要求建立的管理體系中，所有人員具備后續(xù)的專業(yè)工作流程分析意識(shí)和操作思想。最后是相關(guān)規(guī)章制度的建設(shè)，整個(gè)系統(tǒng)中的所有工作人員都需要了解當(dāng)前規(guī)章管理制度中所涵蓋的工作要求，并且這類信息也需要經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期持續(xù)性的優(yōu)化和整理，基于此才可讓整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量獲得保障。

（二）管理媒介升級(jí)方法

在管理媒介的升級(jí)過(guò)程中，首先是針對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理，可以根據(jù)不同保密等級(jí)設(shè)置專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)，該數(shù)據(jù)庫(kù)可以使用SQL Server架構(gòu)，在該數(shù)據(jù)庫(kù)的使用過(guò)程中，針對(duì)特定檔案，可以在抬頭部分設(shè)立專業(yè)的編碼，而該編號(hào)分別對(duì)應(yīng)了不同的保密等級(jí)，要求在檔案上傳和處理過(guò)程中，由信息系統(tǒng)自主分析相關(guān)編號(hào)所代表的含義，之后將其存儲(chǔ)到特定的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)。其次是針對(duì)服務(wù)器的改造，機(jī)關(guān)事業(yè)單位由于產(chǎn)生的文書檔案數(shù)量較多，而不同類型的檔案被查閱的頻率也有差別，所以在具體的工作階段，可以采用虛擬服務(wù)器和物理服務(wù)器銜接運(yùn)行方案，虛擬服務(wù)器主要處理的文書檔案是具有較高被檢索頻率和查閱頻率的信息，物理服務(wù)器主要是存儲(chǔ)高保密等級(jí)以及低查閱頻率的檔案，這兩個(gè)系統(tǒng)要分工合作，防止檔案的查閱工作效率下降。最后是針對(duì)各個(gè)工作部門的信息調(diào)查，要能夠讓建成的檔案管理系統(tǒng)與各工作部門的網(wǎng)絡(luò)操作端口進(jìn)行對(duì)接，同時(shí)建成整個(gè)工作單位級(jí)別的電子數(shù)據(jù)系統(tǒng)，并設(shè)置專業(yè)的檔案上傳和管理端口，讓生成的各類文書檔案根據(jù)實(shí)際情況直接提交，并借助該系統(tǒng)存儲(chǔ)。

（三）管理系統(tǒng)對(duì)接方法

管理系統(tǒng)的對(duì)接方法包括兩個(gè)方面：一個(gè)是針對(duì)人力資源的對(duì)接，另一個(gè)是針對(duì)檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接，在前項(xiàng)工作中，可以讓檔案管理系統(tǒng)的工作人員參加單位召開(kāi)的檔案管理系統(tǒng)工作會(huì)議，說(shuō)明當(dāng)前其他工作部門的操作方式檔案管理和收集工作方面產(chǎn)生的困擾，或者直接反映當(dāng)前文書檔案管理工作中的缺陷，讓單位能夠重視這一問(wèn)題[3]。同時(shí)所有工作部門也需要規(guī)范自身的工作方式，針對(duì)業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門之間的對(duì)接，研究當(dāng)前該系統(tǒng)的實(shí)際作用表現(xiàn)，讓各業(yè)務(wù)部門可以按照已經(jīng)建成的規(guī)章制度，與文書檔案管理部門建立緊密關(guān)聯(lián)，盡全力保障提交的文書檔案中不存在形式上的缺陷，而檔案管理系統(tǒng)則需要第一時(shí)間記錄向電子信息系統(tǒng)中提交的各類檔案信息，最終形成檔案信息的記錄表。

（四）管理路徑適配方法

在管理路徑的適配過(guò)程中，主要是從電子信息系統(tǒng)的運(yùn)行模式和工作人員從業(yè)素養(yǎng)的提升方面，讓檔案管理部門完成各項(xiàng)工作任務(wù)。在具體工作中，要求各部門的工作人員全面了解當(dāng)前建成的電子信息系統(tǒng)運(yùn)行方法，包括管理的信息、該電子信息系統(tǒng)的操作流程、該系統(tǒng)對(duì)于操作方面提出的具體要求等，要求在所有參數(shù)都可以得到全面保障的基礎(chǔ)上，才可確保最終獲得的相關(guān)參數(shù)具有良好的可靠性。針對(duì)工作人員從業(yè)素養(yǎng)方面的對(duì)接工作，主要是要求管理系統(tǒng)工作人員可以在實(shí)際工作過(guò)程中和其他部門的人員保持交流，而其他部門人員要支持檔案管理系統(tǒng)的工作，最終建成數(shù)據(jù)的及時(shí)傳遞體系，唯有如此才可確保取得的各類數(shù)據(jù)上傳之后會(huì)被第一時(shí)間記錄。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理工作中，目前存在的主要缺陷包括管理路徑的建設(shè)問(wèn)題、檔案的傳遞和存儲(chǔ)媒介建設(shè)問(wèn)題、管理體系的完善性問(wèn)題等，這類問(wèn)題的存在都會(huì)導(dǎo)致信息的管理、接收和存儲(chǔ)工作路徑不順暢，問(wèn)題的解決方法是針對(duì)現(xiàn)有電子信息系統(tǒng)進(jìn)行全面性的升級(jí)，同時(shí)所有工作人員都要具備電子信息時(shí)代文書檔案管理工作的新型思想。

參考文獻(xiàn)：

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[3]張偉純.加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（6）.

收稿日期：2020-3-7

作者簡(jiǎn)介：劉丹（1983—），女，山東煙臺(tái)人，助理館員，主要從事人事檔案和文書檔案研究。