新形勢(shì)下檔案管理工作的電子化建設(shè)

伊夢(mèng)琳

摘 要：檔案是人們的社會(huì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，檔案管理是專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或崗位對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理，并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱(chēng)。事業(yè)單位是我國(guó)特有的一類(lèi)組織機(jī)構(gòu)，通常由行政部門(mén)創(chuàng)建，具有社會(huì)公益性質(zhì)，其業(yè)務(wù)范圍在很多領(lǐng)域具有專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，又有很強(qiáng)的政策性。事業(yè)單位在日常運(yùn)行過(guò)程中形成的大量檔案，這些檔案形成了事業(yè)單位豐富而權(quán)威的數(shù)據(jù)資源，其間蘊(yùn)含著豐厚的經(jīng)濟(jì)利益和利用前景，也存在著巨大的數(shù)據(jù)安全問(wèn)題，如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過(guò)檔案的電子化建設(shè)，妥善而富有效率地進(jìn)行檔案管理，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子化

引言

如今信息技術(shù)水平快速發(fā)展，人類(lèi)社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代，在這種時(shí)代背景下，國(guó)有企業(yè)的管理面臨著新的要求與挑戰(zhàn)，特別是國(guó)企的社保檔案管理工作。過(guò)去社保檔案管理通常是人工、紙質(zhì)化管理，管理效率低、效果不佳。隨著大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，社保檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)電子化發(fā)展，這能夠很好的提高國(guó)有企業(yè)社保檔案管理的效果以及效率，為國(guó)有企業(yè)員工提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。本文就大數(shù)據(jù)時(shí)代國(guó)有企業(yè)社保檔案管理的電子化情況進(jìn)行分析。

一、事業(yè)單位檔案管理電子化的意義

1.電子化可以提高檔案的信息利用率

檔案管理的主要目標(biāo)是為社會(huì)提供信息服務(wù)，在信息查詢(xún)、調(diào)閱以及處理等環(huán)節(jié)，都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)等終端方便地進(jìn)行，應(yīng)答快捷，信息和媒介也不存在損耗的問(wèn)題，大大提高其信息利用的效率。而且電子化的信息還為二次開(kāi)發(fā)和社會(huì)化利用打下了基礎(chǔ)。

2.電子化可以顯著提高檔案管理的工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)在管理中主要是面對(duì)紙質(zhì)媒介，無(wú)論是其存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)移、閱讀和信息管理，都要耗費(fèi)大量的人力和物力，而檔案經(jīng)過(guò)電子處理后，其后的環(huán)節(jié)都成為電子化，存儲(chǔ)時(shí)不僅可以節(jié)約巨大的空間，而且從存儲(chǔ)量上還可以看作是無(wú)限擴(kuò)充的，而同時(shí)成本會(huì)顯著下降。

二、事業(yè)單位檔案管理電子化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.電子檔案的安全性缺乏保障

電子檔案的推行，對(duì)檔案的安全性提出了新的要求。一是電子檔案容易通過(guò)計(jì)算機(jī)操作進(jìn)行篡改或刪除。二是一些證書(shū)、文件等一些具有法律意義的檔案留有簽名，這些簽名是無(wú)法電子化的，電子檔案的應(yīng)用就受到限制，無(wú)法完全代替紙質(zhì)檔案。三是由于電子檔案無(wú)法完全代替紙質(zhì)檔案，所以紙質(zhì)和電子都需要存儲(chǔ)，檔案存儲(chǔ)上的成本反而增加了，而且電子存儲(chǔ)需要新的存儲(chǔ)環(huán)境和方法，這都是額外的投入。四是檔案管理軟件本身也產(chǎn)生了黑客攻擊和數(shù)據(jù)泄密等新的安全隱患，需要投入更多的成本來(lái)加強(qiáng)安全保護(hù)工作。

2.電子化建設(shè)過(guò)程中存在著大量的重復(fù)建設(shè)

事業(yè)單位的條塊分隔現(xiàn)象較為突出，各個(gè)行業(yè)之間在電子化過(guò)程中的協(xié)調(diào)溝通很差，造成各種檔案管理系統(tǒng)的重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象。各個(gè)相關(guān)行業(yè)的檔案數(shù)據(jù)信息中共同的數(shù)據(jù)內(nèi)容很多，而由于區(qū)塊的分割，各部門(mén)各自開(kāi)發(fā)自己的數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，電子化建設(shè)存在著大量的重復(fù)建設(shè)。

3.檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低

事業(yè)單位檔案的電子化基礎(chǔ)是檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，事業(yè)單位檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，因而在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的電子檔案也存在著很多問(wèn)題。尤其在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的環(huán)節(jié)，錄入質(zhì)量存在著很多問(wèn)題，紙質(zhì)檔案的一些問(wèn)題在傳統(tǒng)人工處理過(guò)程中還允許存在一定的差錯(cuò)，通過(guò)人為糾錯(cuò)對(duì)檔案管理工作的影響不是很明顯，而作為電子檔案需要大量程序化處理，如果標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，則對(duì)檔案管理效率的影響則會(huì)日益突顯出來(lái)，造成很多差錯(cuò)。

4.醫(yī)療保障局檔案管理制度不夠完善

醫(yī)療保障局檔案管理制度的不完善主要從兩個(gè)方面表現(xiàn)出來(lái)，首先就是缺少完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，盡管政府出臺(tái)了相應(yīng)的社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，但是在國(guó)有企業(yè)中，其管理的形式、歸檔的范圍以及交接流轉(zhuǎn)等都是不同的，并且存在著脫節(jié)等情況。其次國(guó)有企業(yè)的醫(yī)療保障局檔案管理缺少完善的借閱、保存制度，導(dǎo)致醫(yī)療保障局檔案文件的歸檔缺乏完整以及時(shí)效性，經(jīng)常出現(xiàn)忘記歸還、信息丟失等情況。出現(xiàn)問(wèn)題之后工作人員不能及時(shí)的處理、補(bǔ)救，導(dǎo)致醫(yī)療保障局檔案信息的參考價(jià)值受到極大影響。國(guó)有企業(yè)內(nèi)部缺少完善的社保檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)，就無(wú)法有效的避免管理混亂情況的出現(xiàn)。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案電子化建設(shè)的對(duì)策

1.建立通用的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和電子化體系

檔案電子化當(dāng)前的問(wèn)題之一就是數(shù)據(jù)庫(kù)及系統(tǒng)之間的不統(tǒng)一，很多事業(yè)單位不僅是行業(yè)內(nèi)不兼容，甚至各個(gè)單位之間也不兼容，必須改變這種條塊分割的現(xiàn)象。這就要加強(qiáng)行業(yè)間或各個(gè)行業(yè)，甚至從國(guó)家層面出臺(tái)各個(gè)層面的數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)。總而言之，要盡量在可能的范圍和層級(jí)上達(dá)到檔案標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，為局域性的軟件開(kāi)發(fā)和數(shù)據(jù)利用掃清障礙，為以后數(shù)據(jù)的更大范圍的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)做好基礎(chǔ)性工作。

2.建立完善的電子檔案管理制度

事業(yè)單位的檔案管理很多時(shí)候具有政治性要求，電子檔案管理的安全性應(yīng)當(dāng)在電子化建設(shè)進(jìn)程中提到重要地位。而建立完善的管理制度是保證檔案管理工作嚴(yán)肅性和安全性的基礎(chǔ)。管理制度也是電子化管理過(guò)程的基礎(chǔ)，我們只有依據(jù)完善的制度才能對(duì)管理過(guò)程實(shí)現(xiàn)規(guī)范、實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而設(shè)計(jì)出標(biāo)準(zhǔn)的工作流程，進(jìn)而開(kāi)發(fā)出適用的軟件。

3.提高重視程度，完善制度建設(shè)

要努力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于醫(yī)療保障局檔案管理的重視程度，明確檔案管理的重要意義，認(rèn)識(shí)到檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)，為電子化管理奠定良好的基礎(chǔ)。同時(shí)完善醫(yī)療保障局檔案管理的各種儲(chǔ)存、取用制度，由專(zhuān)業(yè)的檔案人員任職管理，優(yōu)先錄用檔案管理專(zhuān)業(yè)的人才。對(duì)社保檔案進(jìn)行統(tǒng)一的輯錄、備份，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的電子化。同時(shí)注重對(duì)醫(yī)療保障局檔案管理人員的教育培訓(xùn)，使其掌握電子化管理的方法，并保證醫(yī)療保障局檔案管理工作的嚴(yán)肅性、系統(tǒng)化。

結(jié)束語(yǔ)：

總而言之，在國(guó)有企業(yè)檔案管理中，醫(yī)療保障局檔案是重要的組成部分，其管理效果以及質(zhì)量水平將對(duì)員工的利益產(chǎn)生重要的影響。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，國(guó)有企業(yè)醫(yī)療保障局檔案管理要逐步電子化，減少檔案管理誤差的出現(xiàn)，使其社會(huì)價(jià)值得到充分的顯現(xiàn)。

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