試析電子檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展

【摘? 要】隨著社會科技和經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，電子信息化的運(yùn)用已經(jīng)越來越廣泛。網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)遍布生活、工作的各個角落。在這樣的時代背景下，檔案管理也要加入電子信息化管理的內(nèi)容中，做到與時俱進(jìn)，這樣不僅讓工作更加快捷方便，也能最大地發(fā)揮資源共享的作用，從傳統(tǒng)的檔案管理到電子檔案信息化管理也需要一個建設(shè)和發(fā)展的過程?；诖?，論文簡要分析了當(dāng)代檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，并給予解決的建議。

【Abstract】With the continuous development of social science and technology and economy， the application of electronic informatization has become more and more extensive. The network has spread to every corner of life and work. Under the background of this era， archives management should also be added to the content of electronic information management， so as to keep pace with the times. This not only makes the work more convenient， but also can maximize the role of resource sharing. From traditional file management to electronic file information management， it also needs a process of construction and development. Based on this， the paper briefly analyzes the problems in the process of contemporary archives management， and gives suggestions to solve them.

【關(guān)鍵詞】電子;檔案管理;信息化;發(fā)展

【Keywords】electronics; archives management; informatization; development

【中圖分類號】G72? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）08-0156-02

1 引言

隨著信息的全球化發(fā)展，電子檔案信息化也成為一種趨勢，電子檔案有著獨(dú)特的特點(diǎn)，這與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有很大的區(qū)別，尤其是2020年的疫情出現(xiàn)，更加迫使電子檔案信息化進(jìn)程的加速。電子檔案信息化建設(shè)是電子檔案與網(wǎng)絡(luò)信息化相互結(jié)合的結(jié)果。電子檔案信息化要對電子文檔實(shí)行一體化管理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的建設(shè)內(nèi)容。

2 電子檔案管理信息化的必要性

檔案是日常工作中必不可少的內(nèi)容，本身有著重要的意義。在現(xiàn)代的各種企業(yè)和事業(yè)單位中，檔案管理的信息每天都在發(fā)生變化，由原來的紙質(zhì)檔案進(jìn)入電子信息識別檔案的過程，檔案管理經(jīng)歷了從單個計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)到網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)的改變，并且仍在不斷更新。隨著辦公室自動化的推進(jìn)，一些落后的企業(yè)已經(jīng)不能跟上時代發(fā)展的要求，檔案管理模式也隨之發(fā)生了變化，檔案管理人員要更快地學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)信息化，如果不改變，其他單位對本單位傳達(dá)的信息就不能更及時獲取[1]。電子檔案管理信息化可以讓檔案管理變得更準(zhǔn)確、更科學(xué)。可以讓檔案的管理和使用變得更加便捷，檔案資源的利用效率得到更快提升，檔案管理工作能夠更好完成。電子檔案信息化管理還有完整性、有效性、保密性等諸多特點(diǎn)，發(fā)揮了檔案管理建設(shè)的重要的作用。

3 電子檔案信息化管理的作用

傳統(tǒng)的用筆記錄方式已經(jīng)達(dá)不到現(xiàn)在管理工作的需要，所以要實(shí)行電子信息化檔案管理的方式，它的具體作用表現(xiàn)在以下幾個方面。

3.1 使檔案管理體系更加規(guī)范化

電子信息化檔案管理模式與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，解決問題的速度更快，可以讓檔案資源得以快速共享，還能讓流程的構(gòu)建變得規(guī)范化[2]。使用電子信息技術(shù)可以將檔案管理轉(zhuǎn)換成自動化管理的方式，人為因素和其他因素不能干預(yù)，通過設(shè)置相關(guān)的前期程序，計(jì)算機(jī)在運(yùn)行時就可以根據(jù)實(shí)際的儲存情況實(shí)施信息管理，得到完整、準(zhǔn)確的信息。

3.2 使檔案管理工作更加準(zhǔn)確

檔案管理在醫(yī)院、企事業(yè)單位或?qū)W校等運(yùn)行期間都是不可缺少的一部分，做好檔案管理工作非常必要，對于檔案管理人員的工作要求也越來越多，因此要妥善處理好檔案管理工作的安全，保證檔案的完善。電子信息技術(shù)主要以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)為信息的載體，無論是準(zhǔn)確性還是安全性都高于傳統(tǒng)的人工管理，在操作時更加方便、快捷，為檔案管理人員找尋信息提供更大的方便，在另一層面上也對檔案管理工作的效率有所提升。

3.3 提高檔案管理工作的運(yùn)行效率

傳統(tǒng)的檔案管理比較單一，管理人員要花費(fèi)大量的時間和精力在檔案的整理和分析數(shù)據(jù)上，又需要很大的儲存空間，之后還要進(jìn)行定期的維護(hù)，這使得管理工作耗資、耗時。傳統(tǒng)檔案管理的工作量大，必須依賴工作人員才能完成，這大大影響了管理人員的工作效率和管理工作的質(zhì)量。應(yīng)用信息管理技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，有效提高了檔案管理的效率，任何時間都能對檔案進(jìn)行抽調(diào)和檢查，對相關(guān)資料的價(jià)值有了更好地體現(xiàn)。在電子信息化管理模式的檔案管理中，只需要計(jì)算機(jī)或硬盤等設(shè)備便可以對所儲存的信息加以運(yùn)用，這樣做不僅節(jié)省了空間，也使信息更加的環(huán)保，簡化相關(guān)人員的操作手續(xù)，使檔案管理工作的運(yùn)行效率有所提高，檔案的可持續(xù)發(fā)展得到實(shí)現(xiàn)。

3.4 實(shí)現(xiàn)資源共享

電子信息化管理模式還可以實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的資源共享。很多企業(yè)及公司都將辦公自動化與信息化檔案管理同時辦公，可以實(shí)現(xiàn)資源的共享，同時可以進(jìn)行檔案的歸檔和調(diào)用。目前社會信息化空前發(fā)展的前提下，檔案管理的電子信息化的管理模式已經(jīng)成為一種新的檔案管理趨勢，讓人與人之間、各個工作單位之間乃至政府部門的資源共享都更加的快捷，對工作效率的提高有著重要意義。但是，在電子信息化管理模式的檔案管理使用期間，也會發(fā)現(xiàn)許多的問題，這就需要管理人員在電子檔案信息化管理方面的力度加強(qiáng)，確保檔案的信息和資源安全，使檔案管理的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。

4 電子檔案管理存在的問題

4.1 檔案管理人員綜合素質(zhì)較低

很多單位的檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高，缺乏創(chuàng)新管理手段，不能很好地適應(yīng)高速發(fā)展的社會步伐;很多企業(yè)、事業(yè)單位能從事專業(yè)信息化管理的人才不多，也不重視檔案管理這方面的工作，即使有些單位增加了資金投入，改善了信息化管理?xiàng)l件，但是大部分的檔案管理人員并不具備專業(yè)素質(zhì)，沒有計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用方面的經(jīng)驗(yàn)，不能更快地吸收新的信息技術(shù)知識。對于電子檔案信息化不了解，使電子檔案管理信息化建設(shè)變成簡單的錄入和查找這一初級的模式。

4.2 對電子檔案信息化管理投入不夠

電子檔案信息化管理中，有很多單位不能將資金具體投入檔案管理部門，很多管理者缺乏對電子檔案信息化的認(rèn)識，導(dǎo)致電子檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理員不能得到很好的軟件、硬件設(shè)施的提供，使電子檔案管理信息化變成了口頭形式，這大大阻礙了電子檔案管理信息化的發(fā)展，也增加了檔案管理工作者的工作。

4.3 不重視檔案工作

很多人都認(rèn)為檔案工作很清閑，很多人都不重視這份工作。認(rèn)為檔案管理工作不能為單位帶來經(jīng)濟(jì)效益，只要做到檔案不丟失、能查到檔案就可以了，認(rèn)識不到檔案工作的重要性和特殊性，這也在無形中影響了電子檔案管理信息化的發(fā)展。

5 電子檔案管理信息化措施

5.1 提升檔案管理人員的素質(zhì)

很多的企業(yè)、事業(yè)單位中從事檔案管理工作的工作人員往往一人兼顧很多職位，不了解關(guān)于檔案管理信息化的專業(yè)知識。處于目前信息飛速發(fā)展的社會背景下，對檔案管理人員的要求也不僅僅是檔案的保存和讀取，這就要求檔案管理工作者要對自身的專業(yè)素質(zhì)加強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平提升，企業(yè)及公司要定期開展相關(guān)專業(yè)知識的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的管理方法，并且熟練應(yīng)用檔案管理程序，使工作者的操作能力得到有效提升，并結(jié)合理論知識和實(shí)際應(yīng)用。

5.2 加大資金投入

在個別的企業(yè)、事業(yè)單位中，領(lǐng)導(dǎo)層不重視檔案管理工作，檔案管理部門是一個關(guān)乎企業(yè)發(fā)展的重要部門，檔案管理工作的價(jià)值和意義不容忽視。因此，我們要加強(qiáng)對管理人員綜合素質(zhì)方面的培養(yǎng)，加強(qiáng)高層的管理人員對檔案工作的重視程度，并給予人力、物力方面的支持，加強(qiáng)電子檔案管理所應(yīng)用的設(shè)備（軟件設(shè)備、硬件設(shè)施等），充分發(fā)展電子檔案管理信息化工作，使檔案管理工作在整個企業(yè)事業(yè)中發(fā)揮更大的作用。

5.3 加強(qiáng)信息技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用

在電子檔案管理中，使檔案資源的共享應(yīng)用得以提高的方式是加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用，讓檔案的公開和聯(lián)系更加方便。電子網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展?jié)M足了電子檔案管理的訴求[3]。檔案管理員可以將同一檔案中同時錄入幾個員工的信息，讓查詢更加方便。例如，在進(jìn)行個人注冊后登錄信息平臺，員工可以直接查詢到自己的個人信息，管理者也可以查看員工在這段工作的業(yè)績、獲獎以及工作經(jīng)歷和專業(yè)技能等方面的信息，這樣不僅減輕了管理人員的工作負(fù)擔(dān)，也方便了公司管理者和各個員工對彼此的了解，使各個單位在人事調(diào)動期間關(guān)系復(fù)雜化的問題得到有效緩解。

6 結(jié)語

檔案管理和檔案管理部門對于一個公司或企業(yè)都是很重要的，檔案信息化建設(shè)勢在必行，這關(guān)系著檔案信息資源的開發(fā)、共享和利用。電子檔案管理信息化的建設(shè)是一個任重道遠(yuǎn)的重大工程，目前還有很多方面需要提高，推動檔案管理信息化對企業(yè)的進(jìn)步將起到不可估量的作用。

【參考文獻(xiàn)】

【1】王娜.電子檔案管理在推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用[J].才智，2017（36）：216-216.

【2】王向輝.電子檔案管理在推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用[J].中文信息，2017（6）：67.

【3】于英香.大數(shù)據(jù)視閾下檔案信息化建設(shè)新路向——基于《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》的思考[J].北京檔案，2017（2）：9-12.

【作者簡介】李超（1985-），男，河北秦皇島人，館員（中職），從事檔案管理研究。