【作 者】林建斌,鐘秀娟,梁偉玲,朱文秋
1 惠州市中心人民醫(yī)院,惠州市,516001
2 博羅縣人民醫(yī)院,惠州市,516100
目前,大部分公立醫(yī)院對(duì)于政府采購(gòu)限額以外的采購(gòu)行為沒有明確的規(guī)范化的流程指引,都是各單位根據(jù)需求簡(jiǎn)單直接采購(gòu),未能切實(shí)做到五問(wèn):“采購(gòu)原因、采購(gòu)依據(jù)、采購(gòu)細(xì)節(jié)、采購(gòu)程序、采購(gòu)經(jīng)費(fèi)來(lái)源”,在面對(duì)紀(jì)檢監(jiān)察或?qū)徲?jì)部門審查時(shí)無(wú)法充分說(shuō)明相關(guān)工作的合理性與合規(guī)性。
此外,政府采購(gòu)與招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)逐年提高,在限額標(biāo)準(zhǔn)之外賦予了醫(yī)院更多自主采購(gòu)的權(quán)力,由此也可能導(dǎo)致較大的利益尋租空間,存在較大的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)[1]。近幾年來(lái)省、市各級(jí)政府對(duì)于不納入集采范圍的采購(gòu)活動(dòng)也提出了相關(guān)單位要做好“預(yù)算計(jì)劃和內(nèi)部控制管理”[2]的要求。因此公立醫(yī)院在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日益復(fù)雜,管理難度不斷加大的情況下,亟需建立制度體系及運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控與管理的手段加強(qiáng)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防范與采購(gòu)質(zhì)量控制,確保醫(yī)院在相關(guān)工作中既能充分體現(xiàn)紀(jì)檢監(jiān)察公開、公平、公正的原則,又能貨比三家采購(gòu)到符合醫(yī)院真實(shí)需求的貨物。
要確保采購(gòu)工作的規(guī)范化與充分體現(xiàn)“公開、公平、公正”,首先要做好預(yù)算管理與建立審計(jì)制度這兩架“馬車”,在這兩架馬車搭載下的采購(gòu)工作才能真正的實(shí)現(xiàn)流程明晰化,管理規(guī)范化,信息公開化。
在現(xiàn)行事業(yè)單位管理制度下,公立醫(yī)院經(jīng)費(fèi)的使用必須接受衛(wèi)健委或財(cái)政局/所預(yù)算管理及審計(jì)局/所審計(jì),因此在執(zhí)行采購(gòu)前要先確認(rèn)是否有該項(xiàng)目采購(gòu)經(jīng)費(fèi)、可供支出的經(jīng)費(fèi)、是否可以追加等,這是“用好錢”的前提條件,建立全面預(yù)算管理制度勢(shì)在必行。
成立全面預(yù)算管理組織機(jī)構(gòu),包括預(yù)算管理組織和預(yù)算執(zhí)行組織。預(yù)算管理組織可以由醫(yī)院財(cái)務(wù)科(部)牽頭成立,主要由預(yù)算管理委員會(huì)、預(yù)算專職管理部門和預(yù)算員組成,負(fù)責(zé)制定醫(yī)院全面預(yù)算管理制度、編制預(yù)算管理方案,審定、協(xié)調(diào)、調(diào)整和反饋等工作,由醫(yī)院的審計(jì)及紀(jì)檢監(jiān)察部門監(jiān)督落實(shí)。預(yù)算執(zhí)行組織是預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的責(zé)任單位,主要為醫(yī)院各臨床、醫(yī)技科室和職能部門。
醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門及人員依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)、政策及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),通過(guò)運(yùn)用系統(tǒng)、規(guī)范的方法,對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)、內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理的適當(dāng)性和有效性進(jìn)行獨(dú)立客觀的監(jiān)督、評(píng)價(jià)和咨詢活動(dòng)。有效的審計(jì)工作對(duì)于部門執(zhí)行預(yù)算管理和采購(gòu)規(guī)范化管理起到良好的促進(jìn)作用。
1.2.1 審計(jì)工作執(zhí)行原則
審計(jì)工作應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行“五問(wèn)”原則,環(huán)環(huán)相扣層層審核。
(1)問(wèn)原因:?jiǎn)柷宄少?gòu)原因與真實(shí)需求,是否確實(shí)需要、是否能創(chuàng)造效益或提高效率等。
(2)問(wèn)依據(jù):要問(wèn)清楚采購(gòu)的依據(jù),參照的標(biāo)準(zhǔn)與文件規(guī)定等,明確采購(gòu)立項(xiàng)依據(jù)等。
(3)問(wèn)細(xì)節(jié):要問(wèn)清楚采購(gòu)項(xiàng)目的各細(xì)節(jié),比如采購(gòu)項(xiàng)目支出成本與獲利回報(bào),目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)與要求或?qū)嵤┑哪繕?biāo)標(biāo)準(zhǔn)等。
(4)問(wèn)程序:要問(wèn)清楚采購(gòu)的各項(xiàng)程序是否按照相關(guān)的制度與管理辦法落實(shí)到位,是否逐級(jí)上報(bào)審批及是否按上級(jí)審批意見執(zhí)行采購(gòu)內(nèi)容。
(5)問(wèn)經(jīng)費(fèi):要問(wèn)清楚采購(gòu)項(xiàng)目費(fèi)用、經(jīng)費(fèi)來(lái)源、成本支出與收益回報(bào)等。
1.2.2 審計(jì)的主要內(nèi)容
審計(jì)的主要內(nèi)容包括采購(gòu)項(xiàng)目的內(nèi)部控制、采購(gòu)計(jì)劃、數(shù)量、價(jià)格、招投標(biāo)相關(guān)程序、供貨商選擇、合同、質(zhì)量、物資保管、付款以及采購(gòu)項(xiàng)目的后續(xù)事項(xiàng)等。
(1)采購(gòu)計(jì)劃的編制。
審核其是否與經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、庫(kù)存控制計(jì)劃和資金供應(yīng)計(jì)劃等相協(xié)調(diào),是否符合醫(yī)院的存貨政策、采購(gòu)政策和資金管理政策。
采購(gòu)計(jì)劃有無(wú)按規(guī)定程序報(bào)經(jīng)分管院長(zhǎng)、院長(zhǎng)或院務(wù)會(huì)審批,重要的和技術(shù)性較強(qiáng)的采購(gòu)項(xiàng)目,是否進(jìn)行了可行性論證,實(shí)行集體決策和審批。
報(bào)審采購(gòu)價(jià)格是否經(jīng)過(guò)充分的市場(chǎng)調(diào)查,是否進(jìn)行了多方詢價(jià)比價(jià),貨比多家。
采購(gòu)項(xiàng)目的報(bào)審價(jià)格是否經(jīng)過(guò)科室(部門)審核小組審核,集體決策。
(2)招投標(biāo)、采購(gòu)方式與流程審計(jì)。
采購(gòu)項(xiàng)目是否按照審定的價(jià)格執(zhí)行采購(gòu),是否按招投標(biāo)法、政府采購(gòu)法和醫(yī)院內(nèi)部采購(gòu)管理辦法等組織開展。需要進(jìn)行招投標(biāo)的,招標(biāo)文件的編制、招標(biāo)過(guò)程的組織及評(píng)標(biāo)等是否符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定。
審核申購(gòu)、審批、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款各環(huán)節(jié)是否按醫(yī)院規(guī)定的流程執(zhí)行并保存相關(guān)記錄或相應(yīng)的憑證/文書材料,以及相關(guān)票據(jù)單證是否相互核對(duì)驗(yàn)證等。
(3)采購(gòu)合同與采購(gòu)執(zhí)行審計(jì)。
供貨商是否具有經(jīng)營(yíng)采購(gòu)項(xiàng)目的資質(zhì)及簽約資格。
采購(gòu)合同或協(xié)議是否符合法規(guī),條款是否完備,責(zé)任、義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、結(jié)算方式與付款、保質(zhì)保修期限、運(yùn)輸方式,履約期限和地點(diǎn)等內(nèi)容是否明確完整。
合同或協(xié)議的內(nèi)容與簽訂程序是否符合醫(yī)院規(guī)定,合同或協(xié)議內(nèi)容是否得到全面、嚴(yán)格地履行,有無(wú)違約。
采購(gòu)部門是否按照簽訂合同的采購(gòu)內(nèi)容進(jìn)行采購(gòu)。
所采購(gòu)物資的性能質(zhì)量[4]是否達(dá)到所要求的標(biāo)準(zhǔn),是否經(jīng)質(zhì)檢部門和人員驗(yàn)收,有無(wú)產(chǎn)品合格證與質(zhì)量保修書,是否采購(gòu)已過(guò)保質(zhì)期或?qū)⑦^(guò)保質(zhì)期的物資。
物資驗(yàn)收是否根據(jù)貨單、發(fā)票和經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的采購(gòu)合同價(jià)格與規(guī)格/型號(hào)進(jìn)行。
采購(gòu)項(xiàng)目是否按批準(zhǔn)價(jià)格執(zhí)行,價(jià)格的變動(dòng)是否經(jīng)過(guò)核準(zhǔn),運(yùn)費(fèi)的組成和數(shù)額是否合理。
采購(gòu)項(xiàng)目的票據(jù)單證是否齊全,各種票據(jù)單證記載的采購(gòu)數(shù)量、單價(jià)、金額、品種、規(guī)格、型號(hào)、廠商及產(chǎn)地等是否真實(shí),數(shù)量、單價(jià)、金額是否正確,各種票據(jù)單證相關(guān)內(nèi)容是否一致。
醫(yī)院指定部門制定全院采購(gòu)管理制度、厘清采購(gòu)范圍與權(quán)力,規(guī)范程序,集中統(tǒng)管全院采購(gòu)工作。如成立醫(yī)院采購(gòu)中心,負(fù)責(zé)指導(dǎo)和審核醫(yī)院各部門/科室的采購(gòu)方式申報(bào),并組織實(shí)施采購(gòu)工作。
采購(gòu)工作應(yīng)是一項(xiàng)多科室協(xié)同采購(gòu)[5-8]的閉環(huán)工作,從臨床科室的采購(gòu)需求到到財(cái)務(wù)的預(yù)算審批,到承辦部門的價(jià)格比較、技術(shù)論證,逐級(jí)審批和最終醫(yī)院采購(gòu)中心采購(gòu)執(zhí)行及最后的中標(biāo)供應(yīng)商履約及再評(píng)價(jià),各環(huán)節(jié)之間應(yīng)確保流程清晰,工作銜接交互有審批有簽名,責(zé)任清晰、溯源流暢。
做好醫(yī)院采購(gòu)的內(nèi)部控制工作,應(yīng)從采購(gòu)工作前、中、后、末端進(jìn)行全流程控制,集體決策,分級(jí)審批、權(quán)力制衡[7],提高采購(gòu)質(zhì)量。具體流程及措施如下:
1.3.1 采購(gòu)前端
采購(gòu)前端包括:項(xiàng)目的申請(qǐng)、預(yù)算調(diào)撥、審批、立項(xiàng)和報(bào)送審計(jì)。
(1)嚴(yán)格預(yù)算管理,采取“先預(yù)算、再審批、后執(zhí)行”的管理模式[9-12],采購(gòu)前端臨床科室應(yīng)按照醫(yī)院的采購(gòu)預(yù)算管理規(guī)定做好每年的年度采購(gòu)預(yù)算工作,臨時(shí)/緊急增加的采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)按采購(gòu)預(yù)算管理規(guī)定報(bào)批財(cái)務(wù)科同意獲得資金調(diào)撥后方可發(fā)起。
(2)臨床科室按經(jīng)財(cái)務(wù)審核的年度采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃提出采購(gòu)申請(qǐng),具體承辦部門進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研和價(jià)格比較、技術(shù)論證完成后,提請(qǐng)?jiān)簞?wù)會(huì)審議立項(xiàng),立項(xiàng)后按審計(jì)制度相關(guān)規(guī)定準(zhǔn)備材料報(bào)請(qǐng)審計(jì)部進(jìn)行市場(chǎng)再調(diào)研審定價(jià)格和主要技術(shù)指標(biāo),審定的價(jià)格作為后續(xù)招標(biāo)采購(gòu)的最高預(yù)算采購(gòu)價(jià)。
(3)具體承辦部門依據(jù)《醫(yī)院采購(gòu)管理辦法》的要求填報(bào)《招標(biāo)采購(gòu)申請(qǐng)表》(要求附上審計(jì)單、院務(wù)會(huì)會(huì)議紀(jì)要及招標(biāo)要素/參數(shù)技術(shù))提請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)管理部門在預(yù)算價(jià)格內(nèi)進(jìn)行采購(gòu),采購(gòu)中心報(bào)請(qǐng)主管院領(lǐng)導(dǎo)審批同意后,才可開展采購(gòu)工作。
通過(guò)以上措施,一是實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)前端的具體論證和采購(gòu)預(yù)算價(jià)控制,二是建立起標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行的流程體系,實(shí)現(xiàn)了從流程上對(duì)招標(biāo)采購(gòu)工作的逐級(jí)審批及分權(quán)制衡。
1.3.2 采購(gòu)中端
采購(gòu)中心在采購(gòu)相關(guān)流程的信息公開、公平競(jìng)爭(zhēng)和公正評(píng)審的規(guī)范化過(guò)程為采購(gòu)中端。
(1)為確保不拔高準(zhǔn)入門檻和減少主觀限制投標(biāo)人的要素,由采購(gòu)中心負(fù)責(zé)制作采購(gòu)文件及公告,在確保獨(dú)立性的前提下進(jìn)行采購(gòu)參數(shù)審核與修改,盡可能使參數(shù)技術(shù)能滿足三家及以上不同品牌投標(biāo)響應(yīng)或普遍適用,并與項(xiàng)目需求部門核對(duì)修改確認(rèn)相關(guān)要素或技術(shù),盡可能做到準(zhǔn)確把握采購(gòu)需求,從根本上確保需求科室的準(zhǔn)確需求,且又能保障投標(biāo)/響應(yīng)人公平競(jìng)爭(zhēng)的權(quán)益。
(2)為確保信息公開,采購(gòu)內(nèi)容在醫(yī)院的官網(wǎng)上進(jìn)行公告,并提供電子版采購(gòu)文件下載,以期引入充分競(jìng)爭(zhēng),實(shí)現(xiàn)為醫(yī)院降低采購(gòu)成本的目的。
(3)為保證平等競(jìng)爭(zhēng),采購(gòu)中心應(yīng)秉持符合即可報(bào)的原則,在規(guī)定的報(bào)名時(shí)間內(nèi),只要潛在投標(biāo)/響應(yīng)人符合招標(biāo)項(xiàng)目資質(zhì)要求且近三年無(wú)重大違法行為的均應(yīng)接受報(bào)名,做到不推諉、不排斥、不限制,才能引入競(jìng)爭(zhēng),降低采購(gòu)成本。
(4)確保投標(biāo)開標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)的公平與公正,工作人員在采購(gòu)文件約定的截止時(shí)點(diǎn)前按要求檢查并接收投標(biāo)/響應(yīng)文件和價(jià)格文件,確保密封性良好。
價(jià)格開標(biāo)現(xiàn)場(chǎng),在醫(yī)院招標(biāo)監(jiān)督小組的監(jiān)督代表監(jiān)督下,與全部投標(biāo)人進(jìn)行相關(guān)文件驗(yàn)視和拆封、并當(dāng)眾宣讀價(jià)格,最后多方確認(rèn)簽名,確保價(jià)格公開無(wú)誤。
(5)引入評(píng)審機(jī)制,成立醫(yī)院采購(gòu)評(píng)審專家?guī)欤贫嗽簝?nèi)評(píng)審流程及相關(guān)紀(jì)律,確保評(píng)審的客觀、公平、公正。
專家的抽選采用隨機(jī)抽取的原則,開標(biāo)前半天在監(jiān)督代表的監(jiān)督下,剔除申請(qǐng)采購(gòu)科室和采購(gòu)部門專家后隨機(jī)抽選三名,在紀(jì)檢監(jiān)察代表的監(jiān)督下進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審和定標(biāo)工作。
此外,在招標(biāo)文件中采用的評(píng)分方法上也應(yīng)該盡可能細(xì)化評(píng)分內(nèi)容,減少評(píng)審主觀項(xiàng)。
1.3.3 采購(gòu)后端
評(píng)審(中標(biāo))結(jié)果的公示,接受質(zhì)疑及組織復(fù)核和簽發(fā)中標(biāo)通知書、項(xiàng)目移交工作及合同簽訂等為采購(gòu)后端。
(1)評(píng)審結(jié)果按規(guī)定公示五個(gè)工作日,期間接受合理的質(zhì)疑和異議,并組織專家對(duì)質(zhì)疑和異議的復(fù)核和答復(fù)工作,充分體現(xiàn)出評(píng)審的透明和結(jié)果的公開。
(2)對(duì)公示無(wú)異議的結(jié)果,報(bào)批主管領(lǐng)導(dǎo)同意后簽發(fā)中標(biāo)通知書,最后盤點(diǎn)移交項(xiàng)目到項(xiàng)目承辦部門,同時(shí)將招采結(jié)果報(bào)告?zhèn)浯嬉环葆t(yī)院招標(biāo)監(jiān)督小組處。
(3)負(fù)責(zé)組織合同核對(duì),送審與簽訂,最后由項(xiàng)目承辦部門負(fù)責(zé)組織后期的貨物安裝、驗(yàn)收及支付等。
1.3.4 采購(gòu)末端
采購(gòu)未端為對(duì)中標(biāo)供應(yīng)商的履約管理和服務(wù)行為的控制與再評(píng)價(jià),即事后評(píng)價(jià)[13]建立醫(yī)院的供應(yīng)商誠(chéng)信量化評(píng)價(jià)體系,根據(jù)貨物、服務(wù)/工程的不同屬性設(shè)置《供應(yīng)商履約誠(chéng)信量化評(píng)價(jià)表》(見表1)細(xì)分履約各項(xiàng),跟進(jìn)中標(biāo)/成交服務(wù)商的服務(wù)行為,將評(píng)價(jià)的結(jié)果作為下一輪招采相關(guān)投標(biāo)人的信譽(yù)評(píng)分依據(jù)。
為確保供應(yīng)商能按采購(gòu)要求履行合同,采購(gòu)中心每半年對(duì)中標(biāo)服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行履約誠(chéng)信量化評(píng)價(jià),通過(guò)跟進(jìn)中標(biāo)供應(yīng)商在醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量及科室的半年評(píng)價(jià)得分,在采購(gòu)評(píng)審工作中對(duì)其信譽(yù)分進(jìn)行對(duì)應(yīng)評(píng)審扣分。此外,財(cái)務(wù)部根據(jù)每半年量化評(píng)價(jià)的情況根據(jù)合同要約對(duì)中標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)保金的扣罰。
通過(guò)再評(píng)價(jià)的考核機(jī)制影響中標(biāo)供應(yīng)商下一輪采購(gòu)的評(píng)審得分,通過(guò)事后評(píng)價(jià)對(duì)服務(wù)商加以監(jiān)管約束,促使服務(wù)商提高服務(wù)質(zhì)量和水平。
我院于2015年開始著手建立內(nèi)部采購(gòu)控制制度,成立了專門的招標(biāo)管理辦公室,主要承擔(dān)對(duì)外采購(gòu)工作,在實(shí)施的過(guò)程中,逐步建立完善了醫(yī)院的《采購(gòu)管理辦法》和《招投標(biāo)實(shí)施細(xì)則》,嚴(yán)格依據(jù)《預(yù)算管理制度》相關(guān)規(guī)定計(jì)劃和組織采購(gòu)項(xiàng)目,落實(shí)《審計(jì)制度》規(guī)定的采購(gòu)前多次調(diào)研和論證,做到層層確認(rèn)多方詢問(wèn)審議決策。
建立以上制度和規(guī)范采購(gòu)流程后,目前院內(nèi)整體采購(gòu)工作的影響力和引入競(jìng)爭(zhēng)力逐年擴(kuò)大,尤其是通用類物資和后勤類項(xiàng)目的競(jìng)爭(zhēng)較為充分,價(jià)格下降幅度也比較大,為醫(yī)院節(jié)省了較多資金。
從匯總來(lái)看,我院2016年至2018年院內(nèi)采購(gòu)部分平均每年節(jié)省預(yù)算金額至少4%,取得較好的預(yù)算采購(gòu)使用控制,詳見表2。
表1 供應(yīng)商履約誠(chéng)信量化評(píng)價(jià)表Tab.1 Quantitative evaluation table of supplier performance integrity
表2 2016-2018年院內(nèi)招標(biāo)采購(gòu)情況對(duì)比表Tab.2 Hospital bidding procurement comparison from 2016 to 2018
自我院建立供應(yīng)商誠(chéng)信量化評(píng)價(jià)體系以來(lái),累計(jì)約69家投標(biāo)/響應(yīng)人被計(jì)一次不良行為,6家投標(biāo)/響應(yīng)人被列入黑名單,三年禁入;約90家中標(biāo)投標(biāo)人被評(píng)價(jià),通過(guò)《供應(yīng)商誠(chéng)信量化評(píng)價(jià)總表》對(duì)階段性評(píng)價(jià)進(jìn)行匯總,如表3所示。
通過(guò)服務(wù)或履約期間的用戶評(píng)價(jià),跟進(jìn)中標(biāo)方的服務(wù)質(zhì)量,再用于后續(xù)投標(biāo)信譽(yù)分項(xiàng)扣減,有效促進(jìn)中標(biāo)人提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平,愛惜信譽(yù)。
表3 供應(yīng)商誠(chéng)信量化評(píng)價(jià)總表Tab.3 The master table of supplier integrity quantitative evaluation
通過(guò)采購(gòu)前端、中端、后端及末端四大環(huán)節(jié)流程控制,構(gòu)建了適合現(xiàn)代化醫(yī)院管理運(yùn)營(yíng)、科學(xué)合理的采購(gòu)內(nèi)部控制系統(tǒng),通過(guò)全員、全過(guò)程和全方位的內(nèi)部控制,實(shí)現(xiàn)全閉環(huán)的規(guī)范化、制度化管理;通過(guò)多次比價(jià)論證,逐級(jí)審批,權(quán)力制衡,監(jiān)督伴隨,打破以往某一部門獨(dú)攬論證、比價(jià)和采購(gòu)所有權(quán)力的弊病,使醫(yī)院的采購(gòu)工作更加陽(yáng)光透明[14],實(shí)現(xiàn)醫(yī)院采購(gòu)管理工作的規(guī)范化、制度化、透明化。最終實(shí)現(xiàn)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防范,提高采購(gòu)質(zhì)量的目的。同時(shí),提高醫(yī)院采購(gòu)管理水平,提升醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。