電子勞動合同，看起來很美

◎ 文 律商聯(lián)訊特約撰稿 蘇文蔚

3 月4 日，人力資源和社會保障部辦公廳印發(fā)《關(guān)于訂立電子勞動合同有關(guān)問題的函》（人社廳函〔2020〕33 號，下稱“人社部33 號函”）就北京市人力資源和社會保障局《關(guān)于在疫情防控期間開展勞動合同管理電子化工作的請示》作出答復(fù)：“用人單位與勞動者協(xié)商一致，可以采用電子形式訂立書面勞動合同。采用電子形式訂立勞動合同，應(yīng)當(dāng)使用符合電子簽名法等法律法規(guī)規(guī)定的可視為書面形式的數(shù)據(jù)電文和可靠的電子簽名。用人單位應(yīng)保證電子勞動合同的生成、傳遞、儲存等滿足電子簽名法等法律法規(guī)規(guī)定的要求，確保其完整、準(zhǔn)確、不被篡改。符合勞動合同法規(guī)定和上述要求的電子勞動合同一經(jīng)訂立即具有法律效力，用人單位與勞動者應(yīng)當(dāng)按照電子勞動合同的約定，全面履行各自的義務(wù)?！?/p>

近日，針對人社部33 號函，律師同行們以及企業(yè)HR 們展開了熱烈討論。一直以來，雖然無紙化辦公是發(fā)展趨勢，但從普羅大眾的認(rèn)知和接受程度、司法裁判對電子勞動合同的采信認(rèn)定等方面來看，電子勞動合同的普及尚需時日與機緣。沒想到，一場突如其來的新冠肺炎疫情，催生了企業(yè)對勞動合同電子化管理的迫切需求。

司法實踐總體持支持態(tài)度

《中華人民共和國電子簽名法》（下稱“電子簽名法”）實施至今已15 年，就電子簽名是否適用于勞動關(guān)系領(lǐng)域，各界是有不同認(rèn)識的，根源是電子簽名法第三條規(guī)定電子簽名不適用于涉及婚姻、收養(yǎng)、繼承等人身關(guān)系的文書，而勞動關(guān)系兼具人身屬性和財產(chǎn)屬性是不爭的共識，因此有觀點認(rèn)為勞動關(guān)系項下的法律文件應(yīng)不屬于電子簽名法適用范圍。

盡管如此，隨著互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟的快速發(fā)展，無紙化辦公的普及，基于管理效率、風(fēng)險控制、成本核算的需求，電子勞動合同逐步被一些企業(yè)采用，相應(yīng)地也發(fā)生了一些勞動爭議糾紛案件。人社部33 函發(fā)出后，筆者在中國裁判文書網(wǎng)進(jìn)行搜索，發(fā)現(xiàn)涉及到電子勞動合同爭議的公開判決并不多，這里列舉幾個案例：

【案例1】

這是2016 年9 月26 日央視10 套《科技之光》節(jié)目報道的一個案例，是勞動爭議仲裁裁決。根據(jù)報道介紹，員工張某使用加載EID的工商銀行金融IC 卡在電子合同締約平臺法大大注冊了賬號，并與上海某公司簽訂了一份線上勞動合同，后員工質(zhì)疑線上勞動合同無法律效力，并要求公司支付未簽書面勞動合同兩倍工資差額。2016 年7 月，上海市嘉定區(qū)勞動人事爭議仲裁委員會作出裁定，認(rèn)為當(dāng)事雙方在平等自愿的基礎(chǔ)上，通過國家認(rèn)可的電子簽名平臺以電子形式簽訂勞動合同，符合電子簽名法的相關(guān)規(guī)定，該合同真實有效，駁回了員工的仲裁請求。

【案例2】

王某與天津某信息技術(shù)有限公司、廈門某科技有限公司勞動爭議二審民事判決書，江蘇省常州市中級人民法院 (2019)蘇04 民終4243 號。

本案中，某信息技術(shù)公司通過上上簽電子簽約云平臺及上上簽可控的SDK 發(fā)送并與王某簽署美團合同編號MHRE-A20180704565508 號的勞動合同以及美團合同編號MHRE-C20180704570154 的員工簽收單。員工簽收單的主要內(nèi)容為員工已經(jīng)明確認(rèn)真閱讀員工手冊、陽光職場行為規(guī)范及其附件的全部內(nèi)容，附件包括但不限于考勤管理制度、獎懲管理辦法、銷售管理辦法等。后某信息技術(shù)公司以王某嚴(yán)重違紀(jì)為由，依據(jù)獎懲管理辦法解除王某的勞動合同，雙方發(fā)生爭議。法院經(jīng)審理認(rèn)為，依據(jù)王某與某信息技術(shù)公司簽訂勞動合同約定的內(nèi)容，王某對員工手冊、銷售管理辦法等規(guī)章制度與違規(guī)行為及處理辦法應(yīng)當(dāng)屬于明知。某信息技術(shù)公司依據(jù)涉案勞動合同與公司考勤管理制度、獎懲管理辦法、銷售管理辦法等規(guī)章制度解除與王某的勞動關(guān)系，應(yīng)當(dāng)認(rèn)定屬于合法解除。

【案例3】

北京某信息技術(shù)有限公司與馬某某勞動爭議二審民事判決書，北京市第一中級人民法院（2016）京01 民終726 號。

本案中，北京某信息技術(shù)公司主張通過境外公司的電子簽名系統(tǒng)向員工馬某某公示、送達(dá)了《商業(yè)道德行為規(guī)范》，為此公司提交了宣誓書公證認(rèn)證材料及中文翻譯件，北京某信息技術(shù)公司主張馬某某電子簽名“RabbMa”為其公司通過境外電子簽名公司錄入。馬某某對宣誓書公證認(rèn)證材料及中文翻譯件合法性、真實性及關(guān)聯(lián)性不認(rèn)可，主張所顯示的馬某某電子簽名非本人簽署，雙方并未約定使用電子簽名，兩家認(rèn)證公司均未在中國注冊，且均未取得中國電子信息產(chǎn)業(yè)主管部門頒發(fā)的電子認(rèn)證許可證書，不具備在中國開展電子簽名認(rèn)證的合法資格，對其出具的認(rèn)證真實性不予認(rèn)可。法院經(jīng)審理認(rèn)為，依據(jù)電子簽名法的相關(guān)規(guī)定，電子簽名需要第三方認(rèn)證的，由依法設(shè)立的電子認(rèn)證服務(wù)提供者提供認(rèn)證服務(wù)。現(xiàn)北京某信息技術(shù)公司無證據(jù)證明其公司電子簽名服務(wù)提供商取得我國主管部門許可，故在馬某某持有異議的情況下，相關(guān)電子簽名證據(jù)合法性不足。

【案例4】

李某某與重慶某汽車零部件有限公司勞動爭議一審民事判決書，重慶市北碚區(qū)人民法院(2019)渝0109 民初5593 號。

本案中，重慶某汽車零部件有限公司主張員工李某某系因個人原因辭職，舉示了深圳法大大網(wǎng)絡(luò)科技有限公司出具的報告書，辭職申請書載明有“李某某”簽名一欄中顯示辭職事由為個人原因。李某某對該報告的真實性不認(rèn)可，但認(rèn)可該辭職申請書的簽名為本人簽名，但表示未選擇個人原因。法院認(rèn)為，深圳法大大網(wǎng)絡(luò)科技有限公司出具的報告書證明了附錄的辭職申請書與數(shù)據(jù)電文一致，在李某某簽名一欄中顯示的辭職原因為“個人原因”，李某某并未舉證證明該辭職原因并非其操作選擇，故應(yīng)承擔(dān)其相應(yīng)舉證責(zé)任。認(rèn)定李某某系個人原因提出辭職。

從以上4 個案例可以看出來，司法實踐中對于電子勞動合同總體是持支持態(tài)度的。但從國家政策層面始終對于電子勞動合同的適用沒有明確指引。在新冠疫情背景下，人社部33號函作為國務(wù)院部委規(guī)范性文件，是從國家政策層面首次對電子勞動合同效力的表態(tài)。

電子勞動合同普及尚需時日

有了人社部33 號函的背書，電子勞動合同是不是會普及開來，從而迅速取代紙質(zhì)勞動合同？是不是所有企業(yè)都適合電子勞動合同？回答這些問題，需要從技術(shù)可信、管理便捷、證據(jù)效力、成本優(yōu)化等方面進(jìn)行綜合考量。

技術(shù)可信。

電子簽名法自2005 年4 月生效實施，之所以電子合同在國內(nèi)發(fā)展緩慢，原因之一是民眾對電子合同在技術(shù)安全上存在顧慮。電子簽名、數(shù)據(jù)電文，是非常專業(yè)化的技術(shù)問題，相關(guān)行業(yè)人員普遍認(rèn)為目前的技術(shù)已經(jīng)能為電子勞動合同提供充分的保障。作為非專業(yè)人員，沒有資格和能力對技術(shù)本身進(jìn)行分析和討論。企業(yè)HR 和員工的顧慮，一是員工方電子簽名的真實性，二是如何確保電子勞動合同簽署后數(shù)據(jù)不被篡改，三是數(shù)據(jù)安全性即保密問題。解決這些顧慮，是電子勞動合同推廣的前提。應(yīng)當(dāng)承認(rèn)，沒有什么技術(shù)是天衣無縫的。

有觀點認(rèn)為，使用電子簽名后，可以解決避免勞動者簽字作假、偷盜勞動合同等碰瓷問題。但仍然有觀點指出，不論是生物密鑰還是基于其他密碼技術(shù)的數(shù)字簽名，都不能排除密鑰丟失、泄露、惡意使用的可能性。當(dāng)然對碰瓷者而言，技術(shù)難度增大、成本增加，相信較紙質(zhì)勞動合同而言，電子勞動合同確實能夠最大限度地防范未簽書面勞動合同引發(fā)的風(fēng)險。

管理便捷。

從根本上說，電子合同的起源和發(fā)展，是基于管理效率需求，而不是基于法律或者合規(guī)需求。從合同的歸檔、裝訂、保存、使用、損毀滅失風(fēng)險控制等角度上看，電子勞動合同具有紙質(zhì)勞動合同無法比擬的優(yōu)勢。不過，在討論電子勞動合同便捷性時，還必須注意以下情況。

第一，根據(jù)電子簽名法第三條規(guī)定以及人社部33 號函的要求，簽訂電子勞動合同需以用人單位與勞動者協(xié)商一致為前提。由此推導(dǎo)，用人單位與勞動者應(yīng)就簽訂電子勞動合同的意向、操作流程細(xì)節(jié)進(jìn)行確認(rèn)，顯然這個協(xié)商一致的過程，并不能以電子簽名方式進(jìn)行，也就是說仍然需要借助于紙質(zhì)、電子郵件等方式完成并固定這協(xié)商過程和結(jié)果。

第二，如果勞動者基于不了解、不信任，或者嫌麻煩，或者就喜歡紙質(zhì)勞動合同在手的感覺（如同電子書無法取代紙質(zhì)書帶來的閱讀快樂），從而拒絕電子勞動合同，那么用人單位是無權(quán)也無法強制勞動者簽訂電子勞動合同，更不能以勞動者拒絕簽訂勞動合同為由終止勞動關(guān)系。在勞動者明確提出簽署紙質(zhì)勞動合同的情況下，用人單位拒絕的，要承擔(dān)未簽訂書面勞動合同的法律責(zé)任。也就是說，電子勞動合同和紙質(zhì)勞動合同并行，不僅是必要的，可能會成為一種常態(tài)。

證據(jù)效力。

關(guān)于電子勞動合同的證據(jù)效力問題，目前司法實踐中普遍持積極態(tài)度，但用人單位需要承擔(dān)的舉證責(zé)任較重，在勞動者提出異議的情況下，需通過大量證據(jù)證明電子勞動合同符合電子簽名法的規(guī)定條件。而這一點正是紙質(zhì)勞動合同優(yōu)勢所在，直接、簡便、快捷、成本低廉。

成本優(yōu)化。

是否采用電子勞動合同，成本因素是必須考量的。紙質(zhì)勞動合同成本考量一般包括制作成本（紙質(zhì)、打印、裝訂、蓋章等），保管成本（歸檔、存放、空間、設(shè)備、管理人員、保護措施等），使用成本（復(fù)印、借用、銷毀等）。電子勞動合同成本考量主要是軟件及硬件技術(shù)成本、技術(shù)人員成本、第三方服務(wù)成本、提取使用成本（涉及仲裁訴訟時的認(rèn)證、公證，以及除仲裁訴訟外需要紙質(zhì)勞動合同時）。到底能否通過電子化管理降低企業(yè)勞動合同管理的運行成本，不是一個簡單的問題。目前并沒有看到有任何直接的數(shù)據(jù)證明電子化管理降低了勞動合同簽訂成本。

是否使用電子勞動合同因企而異

從上述幾個方面梳理下來，可以看出電子勞動合同并非適合所有用人單位。即使在疫情推動之下，也只能在滿足一定條件的用人單位內(nèi)推廣，比如用工規(guī)模較大、經(jīng)營地和人員分散、員工相對年輕的企業(yè)。

此外，需要關(guān)注的是，北京市人社局向人社部請示的是“開展勞動合同管理電子化工作”，而人社部33 號函僅針對電子勞動合同簽訂。這兩者是有差異的。勞動合同管理的范圍要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過勞動合同簽訂。從前面案例2、3、4 可以看出，涉爭的幾家用人單位在勞動合同管理電子化方面，并沒有僅僅停留在勞動合同簽訂，而是包含了規(guī)章制度送達(dá)、勞動合同解除，這只是與案件爭議焦點相關(guān)的信息，相信這些用人單位的勞動合同管理電子化應(yīng)該是從招聘到離職全流程的。所以在衡量管理便捷、成本計算時，需要從全流程考量，而非僅僅局限于勞動合同簽訂。

比如，從勞動合同變更、解除、終止的視角去設(shè)想，用人單位單方的變更、解除、終止通知，從第三方電子合同締約平臺向員工發(fā)送而未得到員工電子簽名確認(rèn)，能否具備送達(dá)的法定效力呢？對此，相信絕大多數(shù)律師會持謹(jǐn)慎態(tài)度，建議用人單位采用紙質(zhì)文件履行法定送達(dá)程序。這也是證據(jù)效力問題，當(dāng)電子證據(jù)效力不能得到肯定時，必然要疊加傳統(tǒng)操作流程，電子化管理在時間成本、經(jīng)濟成本以及管理便捷性方面的優(yōu)勢均不復(fù)存在。

勞動合同管理電子化，是一種大趨勢，我們最終都要學(xué)習(xí)并接受。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理，有優(yōu)勢亦有短板，不是解決現(xiàn)行勞動合同書面化各種問題的靈丹妙藥，無需過度美化。