企業(yè)降本增效自主采購(gòu)模式創(chuàng)新實(shí)踐

李欣

根據(jù)財(cái)政部令第87號(hào)《政府采購(gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》第九條規(guī)定：“未納入集中采購(gòu)目錄的政府采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)人可以自行招標(biāo)，也可以委托采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在委托的范圍內(nèi)代理招標(biāo)”。因此，企業(yè)在實(shí)施采購(gòu)時(shí)，除依法必須招標(biāo)項(xiàng)目之外，其余采購(gòu)項(xiàng)目均不受《招標(biāo)投標(biāo)法》或《政府采購(gòu)法》等采購(gòu)法律、法規(guī)的調(diào)整約束，可依照企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)管理制度執(zhí)行。這種由企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)管理制度執(zhí)行的采購(gòu)方式稱為企業(yè)自主采購(gòu)。企業(yè)可以通過(guò)創(chuàng)新自主采購(gòu)管理方法，創(chuàng)新適合企業(yè)自身的自主采購(gòu)模式，充分滿足企業(yè)生產(chǎn)管理和經(jīng)營(yíng)發(fā)展需要，切實(shí)保證采購(gòu)質(zhì)量，達(dá)到降本增效、物有所值、風(fēng)險(xiǎn)可控的目的。下面以廣西南寧機(jī)場(chǎng)為例，分析如何創(chuàng)新企業(yè)自主采購(gòu)管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)降本增效的目的。

一、自主采購(gòu)實(shí)施背景分析

2017年10月前，廣西南寧機(jī)場(chǎng)采購(gòu)管理較為粗放，對(duì)非必須招標(biāo)的采購(gòu)項(xiàng)目未建立起相應(yīng)的規(guī)章制度，采購(gòu)方式的選擇較為單一，采購(gòu)金額較小的項(xiàng)目由各業(yè)務(wù)部門自行比選，采購(gòu)金額較大的項(xiàng)目則統(tǒng)一委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)的方式實(shí)施。由于公開(kāi)招標(biāo)流程繁瑣，整體耗時(shí)長(zhǎng)，實(shí)施效率不高，平均每年完成的采購(gòu)項(xiàng)目數(shù)量不足20個(gè)。同時(shí)，公開(kāi)招標(biāo)需按照項(xiàng)目標(biāo)的額支付相應(yīng)比例的招標(biāo)代理服務(wù)費(fèi)，導(dǎo)致采購(gòu)成本額外增加。因此，為了保證降低采購(gòu)成本、提高采購(gòu)效率，同時(shí)又能滿足企業(yè)生產(chǎn)管理和經(jīng)營(yíng)發(fā)展需要，切實(shí)保證采購(gòu)質(zhì)量目的的前提下，從2017年10月起，南寧機(jī)場(chǎng)首次提出了采購(gòu)管理改革的新思路，并不斷探索自主采購(gòu)管理的新模式。通過(guò)構(gòu)建全新的自主采購(gòu)管理規(guī)章制度，革新實(shí)施步驟與流程，優(yōu)化過(guò)程監(jiān)督與管控，改變了傳統(tǒng)的“公開(kāi)招標(biāo)模式”，實(shí)現(xiàn)了“規(guī)范化、制度化、程序化、精細(xì)化”管理，在降本增效方面取得了顯著成效，直接資金節(jié)約率達(dá)13.0%，采購(gòu)效率提升4倍，并解決了“合規(guī)”和“效率”之間的矛盾。目前，已形成了“制度可復(fù)制、模式可推廣、經(jīng)驗(yàn)可借鑒”的自主采購(gòu)成熟管理模式，這對(duì)于企業(yè)尤其是國(guó)有企業(yè)的自主采購(gòu)管理起到了示范參考和指導(dǎo)作用。

二、自主采購(gòu)管理創(chuàng)新實(shí)踐分析

1.建章立制，實(shí)現(xiàn)管理體系創(chuàng)新。采購(gòu)管理制度是指以文字的形式對(duì)采購(gòu)組織工作與采購(gòu)具體活動(dòng)的行為準(zhǔn)則、業(yè)務(wù)規(guī)范等做出的具體規(guī)定。為了規(guī)范自主采購(gòu)工作，提高采購(gòu)工作的效率，企業(yè)必須建立健全多種采購(gòu)管理制度，以此作為采購(gòu)人員與采購(gòu)部門的工作準(zhǔn)則與行為規(guī)范，以保證采購(gòu)工作健康、有序、高效地運(yùn)行，從而圓滿地完成采購(gòu)任務(wù)，滿足企業(yè)其他部門對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的要求。針對(duì)國(guó)有企業(yè)的屬性，結(jié)合相關(guān)采購(gòu)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，南寧機(jī)場(chǎng)從無(wú)到有，構(gòu)建全新的適合機(jī)場(chǎng)的自主采購(gòu)管理規(guī)章制度，先后制定了涉及非固定資產(chǎn)采購(gòu)、固定資產(chǎn)采購(gòu)、評(píng)委庫(kù)管理、供應(yīng)商黑名單管理制度等6份管理性文件，搭建起了規(guī)范的自主采購(gòu)程序和健全的監(jiān)督機(jī)制，確保了自主采購(gòu)有章可循，進(jìn)一步形成了完備的管理體系。

2.流程程序化，實(shí)現(xiàn)便捷化創(chuàng)新。購(gòu)流程是否簡(jiǎn)化、規(guī)范，對(duì)提高自主采購(gòu)工作效率發(fā)揮著積極的作用。廣西南寧機(jī)場(chǎng)為了更好地提高自主采購(gòu)的工作效率，采用PDCA循環(huán)管理方法，不斷地從自主采購(gòu)項(xiàng)目中積累經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)規(guī)律，并在《政府采購(gòu)非招標(biāo)采購(gòu)方式管理辦法》、招標(biāo)協(xié)會(huì)《非招標(biāo)方式采購(gòu)代理服務(wù)規(guī)范》、物流協(xié)會(huì)《國(guó)有企業(yè)采購(gòu)操作規(guī)范》等規(guī)章的基礎(chǔ)上，對(duì)自主采購(gòu)流程進(jìn)行了改革和創(chuàng)新，包括項(xiàng)目申請(qǐng)、文件編制、公告、評(píng)審、結(jié)果公示、質(zhì)疑應(yīng)對(duì)、合同管理、驗(yàn)收管理等，做到采購(gòu)流程程序化，同時(shí)還對(duì)采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行了提煉和定型，結(jié)合具體的采購(gòu)實(shí)踐，以簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確的語(yǔ)言編寫，便于理解和執(zhí)行，可操作性強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)了便捷化創(chuàng)新。

3.隊(duì)伍專業(yè)化，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè)創(chuàng)新。企業(yè)實(shí)行自主采購(gòu)，必須要求進(jìn)一步加強(qiáng)采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)，這也是推動(dòng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)快速發(fā)展、提高采購(gòu)質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)采購(gòu)降本增效的迫切要求。南寧機(jī)場(chǎng)自主采購(gòu)項(xiàng)目均采用機(jī)場(chǎng)內(nèi)部人員開(kāi)展評(píng)審工作，相關(guān)人員需要滿足專業(yè)技術(shù)職稱、崗位管理能力和業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)推薦等條件才能具備納入自主采購(gòu)項(xiàng)目評(píng)委庫(kù)和監(jiān)督庫(kù)的資格。對(duì)評(píng)審監(jiān)督人員常態(tài)化開(kāi)展教育培訓(xùn)，強(qiáng)化廉潔自律、職業(yè)道德、法律和規(guī)章等方面的學(xué)習(xí)，不斷提高采購(gòu)隊(duì)伍自覺(jué)抵制不法行為的能力。同時(shí)為提高采購(gòu)工作人員的業(yè)務(wù)能力與水平，通過(guò)“走出去、引進(jìn)來(lái)”的方式，組織評(píng)委庫(kù)及監(jiān)督庫(kù)人員外出參加《民航招投標(biāo)工作技巧培訓(xùn)班》《落實(shí)國(guó)有企業(yè)采購(gòu)人主體責(zé)任，采購(gòu)全流程管理培訓(xùn)班》等招標(biāo)采購(gòu)管理系統(tǒng)性專業(yè)培訓(xùn)，進(jìn)一步規(guī)范了自主招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的管理，確保了開(kāi)評(píng)標(biāo)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和權(quán)威性。還先后與招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的資深專家和昆明機(jī)場(chǎng)、鄭州機(jī)場(chǎng)、長(zhǎng)沙機(jī)場(chǎng)、天津機(jī)場(chǎng)、麗江機(jī)場(chǎng)相關(guān)采購(gòu)管理人員開(kāi)展采購(gòu)管理培訓(xùn)和典型案例的經(jīng)驗(yàn)分享交流。兩年間，機(jī)場(chǎng)管理人員和采購(gòu)相關(guān)崗位人員參加培訓(xùn)人員累計(jì)達(dá)370余人，確保隊(duì)伍專業(yè)化，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè)創(chuàng)新。

4.電商采購(gòu)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)模式創(chuàng)新。電商采購(gòu)就是利用電子商務(wù)的形式進(jìn)行的采購(gòu)活動(dòng)，也就是網(wǎng)上采購(gòu)。電商采購(gòu)有利于擴(kuò)大供應(yīng)商范圍，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，產(chǎn)生規(guī)模效益，提高采購(gòu)?fù)该鞫龋瑢?shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)程序標(biāo)準(zhǔn)化等優(yōu)勢(shì)。南寧機(jī)場(chǎng)原先在采購(gòu)辦公用品、計(jì)算機(jī)耗材等物資時(shí)，存在著多頭采購(gòu)、隨意采購(gòu)、渠道分散，質(zhì)量參差不齊的情況。南寧機(jī)場(chǎng)圍繞提質(zhì)和降本增效，在傳統(tǒng)采購(gòu)模式的基礎(chǔ)上，運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，提出了“線上采購(gòu)+線下渠道”融合發(fā)展的電商采購(gòu)新模式。先后與京東慧采、蘇寧易購(gòu)企業(yè)采購(gòu)平臺(tái)簽訂框架合作協(xié)議，打造企業(yè)專屬采購(gòu)集成平臺(tái)，對(duì)辦公文具、辦公耗材、文印紙張、干雜糧油等品類商品實(shí)施“一站式”集中采購(gòu)，并通過(guò)規(guī)模化采購(gòu)，產(chǎn)生規(guī)模效益，達(dá)到提升采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本的目的。

5.制定標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)關(guān)鍵性指標(biāo)采購(gòu)評(píng)價(jià)體系的創(chuàng)新。制定好采購(gòu)成本標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)是切實(shí)保證采購(gòu)質(zhì)量，達(dá)到降本增效、物有所值、風(fēng)險(xiǎn)可控的關(guān)鍵。要做到這個(gè)，有效的辦法是把握好采購(gòu)全流程中的關(guān)鍵性指標(biāo)，針對(duì)不同的采購(gòu)項(xiàng)目采用不同的策略。在采購(gòu)準(zhǔn)備階段，對(duì)采購(gòu)方式、控制價(jià)等關(guān)鍵性指標(biāo)實(shí)行“一項(xiàng)目一討論”，對(duì)控制價(jià)的確定，需綜合考慮人員成本、市場(chǎng)成本、合理利潤(rùn)等;對(duì)采購(gòu)方式的確定，需綜合考慮項(xiàng)目金額、市場(chǎng)供應(yīng)情況、市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)情況等。在文件編制階段，需根據(jù)采購(gòu)要求、管理考核內(nèi)容等對(duì)評(píng)分項(xiàng)目、分值設(shè)定等關(guān)鍵性指標(biāo)進(jìn)行“一項(xiàng)目一分析”;在采購(gòu)評(píng)審階段，要根據(jù)不同的項(xiàng)目類型合理選派具有專業(yè)知識(shí)的評(píng)審人員;在采購(gòu)商談階段，要充分發(fā)揮競(jìng)爭(zhēng)性磋商多次報(bào)價(jià)的靈活優(yōu)勢(shì)，實(shí)施談判前深入研究并制定談判策略和談判技巧，實(shí)現(xiàn)“一項(xiàng)目一研究”，進(jìn)一步降低采購(gòu)成本。

三、自主采購(gòu)管理創(chuàng)新實(shí)踐特色分析

1.采購(gòu)管理更為健全規(guī)范。①打造專業(yè)性評(píng)審場(chǎng)地。2018年初南寧機(jī)場(chǎng)將2間會(huì)議室進(jìn)行升級(jí)改造成為采購(gòu)評(píng)審室，并配備專業(yè)錄音錄像設(shè)備，移動(dòng)電子設(shè)備臨時(shí)存放箱，評(píng)審流程和管理制度上墻，為自主采購(gòu)工作規(guī)范化管理提供技術(shù)保障。②編制采購(gòu)文件示范性文本。為避免采購(gòu)文件編制不規(guī)范，南寧機(jī)場(chǎng)在已完成項(xiàng)目采購(gòu)文件的基礎(chǔ)上結(jié)合不同采購(gòu)類型，編制了采購(gòu)文件的示范性文本，共7大類，對(duì)形式、格式、內(nèi)容、順序等進(jìn)行了統(tǒng)一，并可根據(jù)具體采購(gòu)項(xiàng)目的大小、性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行調(diào)整，確保了采購(gòu)文件的準(zhǔn)確、合理、具體、清晰。③建立咨詢合作機(jī)制。采購(gòu)項(xiàng)目開(kāi)展前期，為解決采購(gòu)管理人員專業(yè)能力不足的問(wèn)題，南寧機(jī)場(chǎng)與專業(yè)化招標(biāo)代理公司建立咨詢合作機(jī)制。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目提供全流程指導(dǎo)、定期組織專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)并對(duì)復(fù)雜的采購(gòu)文件進(jìn)行編制和審核。④增加采購(gòu)?fù)该鞫取Ｗ灾鞑少?gòu)項(xiàng)目對(duì)法律法規(guī)規(guī)定必須公開(kāi)的內(nèi)容，做到完全公開(kāi)，對(duì)一些企業(yè)內(nèi)部認(rèn)為能夠公開(kāi)的內(nèi)容也進(jìn)行公開(kāi)，使采購(gòu)工作完全處在“陽(yáng)光”下。

2.精細(xì)化管理得到落實(shí)。①采購(gòu)方式靈活多樣。詢價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性磋商、商務(wù)談判、供應(yīng)商資源庫(kù)采購(gòu)、合作電商平臺(tái)采購(gòu)、緊急開(kāi)展的物資和服務(wù)采購(gòu)。對(duì)技術(shù)參數(shù)單一、產(chǎn)品品類標(biāo)準(zhǔn)化、非個(gè)性化的項(xiàng)目采用詢價(jià)采購(gòu)方式;對(duì)復(fù)雜項(xiàng)目、采購(gòu)需求模糊項(xiàng)目或需要征求供應(yīng)商意見(jiàn)的項(xiàng)目采用競(jìng)爭(zhēng)性磋商方式;對(duì)特定條件下向潛在供應(yīng)商征求建議或報(bào)價(jià)采購(gòu)物資、服務(wù)的項(xiàng)目采用商務(wù)談判方式;對(duì)同類物資或服務(wù)采購(gòu)頻繁且采購(gòu)量大的項(xiàng)目采用供應(yīng)商資源庫(kù)采購(gòu)方式;對(duì)緊急開(kāi)展的物資和服務(wù)采購(gòu)明確了采購(gòu)流程，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)效率與制度規(guī)范之間的平衡。②分工明確，責(zé)任明晰。采購(gòu)過(guò)程中各部門各盡其責(zé)、相互配合。項(xiàng)目需求和技術(shù)參數(shù)基礎(chǔ)信息由需求使用部門負(fù)責(zé)提供，各機(jī)關(guān)職能部門根據(jù)采購(gòu)類別組成5個(gè)采購(gòu)小組，負(fù)責(zé)歸口管理和指導(dǎo)特定類別采購(gòu)工作。評(píng)審時(shí)，評(píng)審人員由職能部門+項(xiàng)目對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)部門組成，具體代表從南寧機(jī)場(chǎng)評(píng)委庫(kù)中抽選。 ③全方位履約管理體系。完成項(xiàng)目采購(gòu)環(huán)節(jié)后，根據(jù)采購(gòu)文件及合同約定，業(yè)務(wù)部門通過(guò)失信行為信息的采集報(bào)送機(jī)制，及時(shí)收集、發(fā)現(xiàn)、更新成交人的失信行為信息;職能部門對(duì)履約過(guò)程實(shí)行全方位監(jiān)管，并對(duì)成交人開(kāi)展信譽(yù)評(píng)價(jià)考核。

3.采購(gòu)成本得到大幅節(jié)約。在實(shí)施自主采購(gòu)工作前，南寧機(jī)場(chǎng)通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)先后完成了航站樓保潔、大巴租賃、機(jī)場(chǎng)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)等10個(gè)項(xiàng)目的采購(gòu)及外包工作。在原有采購(gòu)項(xiàng)目的服務(wù)期限到期前，采購(gòu)部門提前謀劃，主動(dòng)與業(yè)務(wù)部門展開(kāi)溝通，重新調(diào)整采購(gòu)方案，通過(guò)自主采購(gòu)的方式陸續(xù)完成了全部項(xiàng)目的重新采購(gòu)工作。采購(gòu)金額較上一個(gè)服務(wù)期節(jié)約550萬(wàn)元/年，采購(gòu)成本僅為上一個(gè)服務(wù)期的85.8%。

4.采購(gòu)效率得到整體提升。采用公開(kāi)招標(biāo)方式時(shí)，采購(gòu)周期至少需要1個(gè)半月，平均每年完成項(xiàng)目數(shù)量不足20個(gè)。實(shí)施自主采購(gòu)之后，采購(gòu)周期只需要15天左右，耗時(shí)僅為原先的1/3，采購(gòu)效率提升4倍。

（作者單位：廣西南寧機(jī)場(chǎng)規(guī)劃經(jīng)營(yíng)部）