研究所科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化檔案的管理

張曉

隨著社會科技發(fā)展，創(chuàng)新的重要性也在不斷地提高，我國也愈加重視科技成果的傳化，無論是理論界還是產(chǎn)業(yè)界都對科技成果轉(zhuǎn)化非常重視。但是通過分析實(shí)際情況可以發(fā)現(xiàn)，理論界并沒有認(rèn)識到科技成果轉(zhuǎn)化過程中做好檔案信息資料收集和管理的重要性，這也直接導(dǎo)致了很多價(jià)值較高的科研項(xiàng)目檔案分散的保存在不同地方，甚至可能出現(xiàn)檔案信息遺失的情況。所以，我們必須認(rèn)識到科技成果轉(zhuǎn)化中項(xiàng)目檔案管理工作開展的重要性，并采取措施做好相關(guān)的檔案管理工作。

一、科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化檔案管理的重要性分析

1.科技成果轉(zhuǎn)化檔案意義分析。成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化檔案指的是科技成果在產(chǎn)業(yè)化過程中形成的查考利用價(jià)值比較高的、需要進(jìn)行保存的圖標(biāo)、證書、文字材料以及聲像資料等一系列的文件資料。成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化檔案能夠真實(shí)的記錄和反應(yīng)科技成果技術(shù)，也能夠?qū)⒖萍汲晒a(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的整個(gè)過程真實(shí)的記錄下來。

2.科技成果專業(yè)轉(zhuǎn)化檔案管理的重要性分析。在科技檔案管理中，成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化檔案是非常重要的組成部分，尤其是科技成果產(chǎn)業(yè)化活動的記錄，能夠真實(shí)反應(yīng)出科技成果轉(zhuǎn)化成為生產(chǎn)力的速度、力度以及真實(shí)的效果?？萍汲晒麑I(yè)轉(zhuǎn)化檔案本身便是科技儲備的重要形式，是一種非常重要的資源。在相關(guān)工作開展的時(shí)候，做好科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化檔案管理，將檔案對科技的推廣作用發(fā)揮出來，便必須認(rèn)識到科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化檔案管理的重要性，切實(shí)提高其管理水平，盡可能的將科技成果檔案所具備的價(jià)值挖掘出來，更加規(guī)范的進(jìn)行科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化檔案的管理，切實(shí)提高檔案管理的實(shí)際效果。

二、科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化檔案管理中存在的主要問題

在科技工作開展中科研檔案管理是其工作基礎(chǔ)，能夠給國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步更好地提供保障和基礎(chǔ)，在科研所中，進(jìn)行科研檔案管理是其檔案管理中的重要組成部分。但是當(dāng)前科研所科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化檔案管理綜合存在的問題還比較多，主要體現(xiàn)在下面幾點(diǎn)。

1.科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化項(xiàng)目較多，增加了檔案歸檔的難度。首先，我們必須認(rèn)識到科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化本身便將科技和經(jīng)濟(jì)結(jié)合在了一起，能夠推動社會更好發(fā)展，其選擇的渠道和模式都存在多樣化的特點(diǎn)?，F(xiàn)在研究所進(jìn)行科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化的時(shí)候，主要有下面幾種，分別是技術(shù)指導(dǎo)、協(xié)同創(chuàng)新、自我創(chuàng)新、技術(shù)轉(zhuǎn)讓以及合作實(shí)施等，轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化方式不同，那么其轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化過程也存在較大的差異，檔案資料產(chǎn)生情況也各不相同，這也給檔案資料全面完整收集造成了較大的影響，怎樣才能夠進(jìn)行可行性較強(qiáng)的項(xiàng)目跟進(jìn)研究體系建設(shè)，全面進(jìn)行項(xiàng)目資料的收集，是當(dāng)前研究所科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化檔案管理中存在的重要問題。其次，受到企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)情況以及市場行業(yè)發(fā)展情況的影響，有些科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化項(xiàng)目可能會出現(xiàn)終止的情況，對于這個(gè)類型的科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化怎樣進(jìn)行歸檔，還沒有明確規(guī)定。再其次，對于那些已經(jīng)得到較好推廣和應(yīng)用的項(xiàng)目，通過分析其現(xiàn)狀可以發(fā)現(xiàn)，其涉及到多個(gè)項(xiàng)目，而這些項(xiàng)目涉及的方面也比較多，很難將每一個(gè)項(xiàng)目都分離開來，進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，歸檔范圍的可操作性比較差。最后，在科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化成功之后，會和企業(yè)進(jìn)行合同的簽訂，但是這個(gè)時(shí)候，項(xiàng)目并沒有終結(jié)，以后涉及到的和項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)題有關(guān)的資料，還必須做好檔案歸檔工作。

2.科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化檔案管理的時(shí)候，體制機(jī)制不夠完善。隨著科技創(chuàng)新的進(jìn)行，科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化項(xiàng)目也在不斷增加，為了方便項(xiàng)目管理的進(jìn)行，一般都會選擇分職能管理和分類型管理的方式，這也會導(dǎo)致進(jìn)行同一個(gè)科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化檔案管理需要多個(gè)部門進(jìn)行協(xié)同工作，比如檔案管理部門、科研項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)以及成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化管理部門等。想要保證檔案資料的完整性，需要上面各個(gè)部門之間互相配合。但是通過分析和研究可以看出，現(xiàn)在各個(gè)部門的歸檔程序和工作責(zé)任都不夠明確，歸檔的時(shí)候，需要花費(fèi)大量的時(shí)間，并且歸檔的時(shí)候，還容易出現(xiàn)資料重復(fù)收集和忘記收集的情況，這也會導(dǎo)致收集到的資料不夠完整，檔案管理工作的質(zhì)量和效率很難真正的提高。

3.科技成果專業(yè)轉(zhuǎn)化檔案歸檔意識比較差。現(xiàn)在有些研究所的工作人員本身的科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化歸檔意識還比較差，對其沒有一個(gè)正確認(rèn)知，管理工作沒有能夠真正跟上社會和時(shí)代的發(fā)展。雖然有些單位轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化了很多科技成果，但是歸檔工作卻沒有做好，很多試驗(yàn)數(shù)據(jù)和原始記錄都已經(jīng)丟失，這也導(dǎo)致了科研所檔案管理工作開展面臨的問題比較嚴(yán)峻，甚至可能會給科研所后續(xù)的工作造成較大的影響。

三、科研所做好科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化檔案管理的策略

1.進(jìn)行云檔案信息資源共享平臺的建設(shè)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入了云計(jì)算時(shí)代，科研所在進(jìn)行科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化項(xiàng)目檔案管理的時(shí)候，存在的大量信息收集困難存儲困難的問題也得到了很好地解決。通過進(jìn)行云檔案管理平臺的建立，也能夠?qū)⒁酝嬖诘男畔⒐聧u情況打破，推動檔案數(shù)字化建設(shè)更好進(jìn)行，給科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化檔案管理更好地進(jìn)行提供便利的技術(shù)，提供統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，給檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)?？梢酝ㄟ^云檔案信息資源共享平臺來進(jìn)行資源的共享，從科研項(xiàng)目檔案信息資源服務(wù)、資源應(yīng)用等多個(gè)方面出發(fā)來更好地整合科技成果檔案轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化的檔案資源，提高科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化的檔案管理水平。

2.做好科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃工作，對相關(guān)制度進(jìn)行完善。隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，國家對于科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化也更加重視，為了將科技和經(jīng)濟(jì)發(fā)展更好地結(jié)合在一起，相關(guān)部門應(yīng)該統(tǒng)籌規(guī)劃科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化項(xiàng)目，進(jìn)行檔案資料整合全局觀念的樹立，將其和科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化結(jié)合在一起，進(jìn)行相關(guān)法律法規(guī)和管理制度的出臺，確保檔案管理工作開展的時(shí)候能夠有相關(guān)法律法規(guī)作為依據(jù)，發(fā)揮檔案的作用，給科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化更好地進(jìn)行提供服務(wù)。我們還應(yīng)該將科研項(xiàng)目檔案歸檔組織模式理順，對不同檔案資料歸檔的范圍和保管的期限進(jìn)行明確地規(guī)定，將檔案管理工作添加到科研項(xiàng)目管理整個(gè)過程中去，全過程地做好文件檔案生命周期控制工作，確保檔案本身的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。此外，為了更好地共享檔案信息資源，還需要將信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用進(jìn)來，進(jìn)行檔案信息資源平臺建設(shè)，對信息化管理的相關(guān)功能進(jìn)行完善，做好檔案協(xié)同配套服務(wù)體系的建立。

3.轉(zhuǎn)變思想，真正的認(rèn)識到做好檔案收集工作的重要性。科研所檔案管理人員想要做好科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化檔案管理工作，便必須認(rèn)識到檔案管理的重要性，積極主動轉(zhuǎn)變觀念，進(jìn)行全新服務(wù)意識的樹立，重視檔案的共享和檔案效益觀念的提高，根據(jù)本研究所科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化的實(shí)際情況和相關(guān)工作人來商討編制科技成果歸檔的辦法，對不同主體的責(zé)任進(jìn)行明確，理順檔案保管的期限及歸檔的范圍，從而給科研工作，管理工作和各種生產(chǎn)經(jīng)營活動的開展奠定基礎(chǔ)。此外，還必須認(rèn)識到檔案管理人員超前服務(wù)意識培養(yǎng)的重要性，讓其及時(shí)地參與到科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化檔案形成的過程中去，從而將檔案管理人員的指導(dǎo)作用發(fā)揮出來。在年度整體檔案歸檔之前，相關(guān)管理人員必須去各個(gè)部門中間指導(dǎo)，了解檔案歸檔工作的進(jìn)度，和相關(guān)部門人員一起進(jìn)行資料的整理，若是發(fā)現(xiàn)檔案不符合相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，那么必須及時(shí)地指出，并提出整改建議，只有這樣檔案歸檔質(zhì)量才可能真正提高。

四、結(jié)語

隨著社會科技發(fā)展，人們愈加認(rèn)識到了科技發(fā)展和科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化的重要性，其對于社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和綜合國力提高意義重大。所以，我們必須真正認(rèn)識到做好檔案管理的重要性，及時(shí)進(jìn)行檔案的歸檔、整理及保存工作。但是當(dāng)前研究所進(jìn)行科技檔案成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化檔案管理的時(shí)候存在的問題還比較多，比如管理體系不夠完善，相關(guān)人員的歸檔意識較差。而想要解決這些問題，便必須根據(jù)實(shí)際情況和需要來進(jìn)行管理制度的完善，將現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用進(jìn)來，轉(zhuǎn)變思想進(jìn)行云共享平臺的建設(shè)，從而給檔案管理工作更好地提供幫助。

（執(zhí)筆人：張 ?曉 ? 王樹聲 ? 許立峰 ? 胡海洲 ? 戰(zhàn)徊旭 ? 趙洪顏）

（作者單位：中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院煙草研究所）