高校信息化項(xiàng)目管理中范圍管理的應(yīng)用探究

楊亞菲 賀媛婧

摘要：隨著高校對(duì)信息化建設(shè)的不斷要求，高校許多信息化項(xiàng)目存在升級(jí)或新建的需求，而項(xiàng)目管理對(duì)信息化項(xiàng)目的成敗起著決定性作用，其中范圍管理在項(xiàng)目管理中尤為重要，因此項(xiàng)目范圍管理直接或間接影響高校信息化。本文根據(jù)作者在高校信息化項(xiàng)目管理工作中的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，首先探討了目前高校信息化項(xiàng)目范圍管理存在的問題，然后依次介紹了規(guī)劃范圍管理、范圍定義、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)、范圍確認(rèn)以及范圍控制等項(xiàng)目范圍管理工作流程，最后結(jié)合工作中的總結(jié)與思考給出了對(duì)于高校信息化項(xiàng)目范圍管理工作的個(gè)人的見解。

關(guān)鍵詞：高校信息化;項(xiàng)目管理;范圍管理

中圖分類號(hào)：TP311.5? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2020）16-0165-02

隨著大數(shù)據(jù)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等技術(shù)的不斷發(fā)展、高校政策的變動(dòng)、業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展以及現(xiàn)有信息系統(tǒng)使用時(shí)限超期淘汰等問題，高校信息化系統(tǒng)需要重建與升級(jí)的需求越來越急迫。而信息化項(xiàng)目管理工作對(duì)一個(gè)信息系統(tǒng)能否順利收尾上線起著直接的決定性作用，因此在信息化項(xiàng)目管理的工作尤為重要。信息化項(xiàng)目管理根據(jù)項(xiàng)目包括范圍管理、進(jìn)度管理、成本管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、溝通管理以及采購(gòu)管理等十大管理領(lǐng)域，其中項(xiàng)目范圍即項(xiàng)目邊界，具體指項(xiàng)目哪些可以做，哪些不可以做。由此可見，項(xiàng)目范圍管理對(duì)項(xiàng)目順利完成起著基礎(chǔ)且關(guān)鍵的作用。

1高校信息化項(xiàng)目范圍管理存在的問題

1.1需求復(fù)雜多變

高校涉及教、學(xué)、管、研、服等各個(gè)方面業(yè)務(wù)，每部分業(yè)務(wù)中學(xué)生、老師和管理者充當(dāng)?shù)慕巧煌M(jìn)而業(yè)務(wù)范圍不同，因此依托與不同業(yè)務(wù)的信息化項(xiàng)目必然復(fù)雜。此外高校信息化項(xiàng)目常常根據(jù)教育部或上級(jí)管理單位新推政策而對(duì)系統(tǒng)已有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行修改甚至是推翻，使得信息化項(xiàng)目必然的需求變更不可預(yù)估。而高校各個(gè)部門業(yè)務(wù)也并非一成不變，隨著時(shí)代進(jìn)度技術(shù)發(fā)展以及部門內(nèi)部業(yè)務(wù)成熟，對(duì)于部門開展工作依托的信息系統(tǒng)的要求逐步提高，因此對(duì)信息化項(xiàng)目提出的需求不斷更新。

1.2 管理人員對(duì)項(xiàng)目范圍管理不重視

高校業(yè)務(wù)更多側(cè)重于教學(xué)，而對(duì)于信息化項(xiàng)目管理意識(shí)薄弱，在系統(tǒng)建設(shè)過程中更多的是對(duì)功能、用戶體驗(yàn)和網(wǎng)絡(luò)安全等直觀結(jié)果上要求，業(yè)務(wù)需求部門根據(jù)自己工作提出盡可能全面的需求，信息化管理人員一般全盤接收并沒有考慮到需求的合理性與科學(xué)性，對(duì)項(xiàng)目范圍管理等過程細(xì)節(jié)只是表面工作，過于形式化。這樣特別容易使得項(xiàng)目范圍模糊，沒有明確的邊界，以至于給后續(xù)項(xiàng)目實(shí)施隱埋了不可控的風(fēng)險(xiǎn)，更甚會(huì)導(dǎo)致整個(gè)信息化項(xiàng)目進(jìn)度滯后，成本超支或項(xiàng)目失敗。

1.3需求變更沒有嚴(yán)格把控

任何項(xiàng)目需求在項(xiàng)目實(shí)施過程中不可能永遠(yuǎn)不變，需求的變更比較符合項(xiàng)目健康的發(fā)展規(guī)律。由于高校業(yè)務(wù)部門需求受到教育部或上級(jí)管理部門政策以及自身部門工作計(jì)劃的影響，必然會(huì)在信息化項(xiàng)目立項(xiàng)確認(rèn)需求后發(fā)生需求變更，但是目前業(yè)務(wù)部門提出變更后，信息化管理缺乏明確變更流程，存在一味全盤接收需求的變動(dòng)的現(xiàn)象，變更管理沒有規(guī)范化和制度化，使得整個(gè)項(xiàng)目生命周期中需求變更隨意，在需求提出申請(qǐng)后沒有進(jìn)行科學(xué)評(píng)估與分析，沒有任何把控環(huán)節(jié)，由此必然會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目范圍蔓延。

2 信息化項(xiàng)目范圍管理過程

2.1 規(guī)劃范圍管理

規(guī)劃范圍管理是通過制定項(xiàng)目范圍管理來規(guī)定如何定義、檢驗(yàn)、控制范圍以及如何創(chuàng)建與定義工作分解結(jié)構(gòu)。在此階段常常會(huì)出現(xiàn)“做項(xiàng)目范圍計(jì)劃需要花費(fèi)太多時(shí)間，不如把時(shí)間用于執(zhí)行工作上”錯(cuò)誤的觀點(diǎn)，如果省略制定范圍管理計(jì)劃，雖然能短期內(nèi)節(jié)省一定的時(shí)間，但長(zhǎng)遠(yuǎn)看，常常會(huì)因?yàn)槿狈芾碛?jì)劃指導(dǎo)使得范圍定義不清、范圍蔓延以致無法完成項(xiàng)目。因此，在項(xiàng)目開始階段需要重視規(guī)劃范圍管理，根據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃、項(xiàng)目章程以及以往項(xiàng)目中積累的組織過程資產(chǎn)，結(jié)合項(xiàng)目需求制定初步項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃。其中項(xiàng)目管理計(jì)劃需要包括如何制定范圍說明書;如何建立工作分解結(jié)構(gòu);如何批準(zhǔn)工作分解結(jié)構(gòu);如何確認(rèn)、正式驗(yàn)收可交付成果;如何處理項(xiàng)目范圍說明書的變更等幾個(gè)方面的內(nèi)容。并邀請(qǐng)項(xiàng)目相關(guān)干系人對(duì)初步形成的范圍管理計(jì)劃進(jìn)行討論并完善，最終形成詳細(xì)且科學(xué)的范圍管理計(jì)劃，用于指導(dǎo)項(xiàng)目范圍的定義、分解以及控制。

2.2范圍定義

范圍定義用于明確項(xiàng)目應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么以及如何讓做的問題。如果項(xiàng)目范圍定義不明確，在后續(xù)項(xiàng)目開展過程中必然會(huì)發(fā)生項(xiàng)目變更，從而導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度滯后、項(xiàng)目成本超支，甚至是整個(gè)項(xiàng)目返工等不可預(yù)計(jì)的不良后果。為避免因項(xiàng)目各方對(duì)需求理解存在誤差而產(chǎn)生的項(xiàng)目范圍不明確，項(xiàng)目干系人需要進(jìn)行充分溝通，根據(jù)范圍管理計(jì)劃、項(xiàng)目章程、需求文件以及積的組織過程資產(chǎn)等制定詳細(xì)的項(xiàng)目范圍說明書。其中項(xiàng)目范圍說明書包括項(xiàng)目產(chǎn)品范圍描述;可交付成果或產(chǎn)品的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如功能、性能和負(fù)載等要求）;可交付成果或產(chǎn)品（如源代碼、用戶文檔等）;除外責(zé)任;其他制約因素以及假設(shè)環(huán)境等幾個(gè)方面的內(nèi)容。

2.3創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)

只有將目標(biāo)進(jìn)行分解，才可以將工作細(xì)化進(jìn)行分工，方便工作開展以及績(jī)效考核。確定項(xiàng)目范圍之后下一步的工作是創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)，此管理階段根據(jù)范圍管理計(jì)劃、項(xiàng)目范圍說明書、需求文件等編制工作分解結(jié)構(gòu)，并將項(xiàng)目范圍說明書、工作分解結(jié)構(gòu)以及工作分解結(jié)構(gòu)詞典裝訂成冊(cè)形成項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)。

在整個(gè)分解過程中，嚴(yán)格遵守創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)的八大原則。如分解的每一項(xiàng)工作都需要有明確的責(zé)任人和不同的工作內(nèi)容，為今后項(xiàng)目實(shí)施過程快速區(qū)分各團(tuán)隊(duì)成員的工作任務(wù)，防止個(gè)別人在團(tuán)隊(duì)中濫竽充數(shù)以至于影響項(xiàng)目整體進(jìn)度;嚴(yán)格遵守8/80原則，控制每個(gè)工作包的大小，防止工作包過大導(dǎo)致后期工作難以掌控，也防止工作包過小導(dǎo)致分解工作過于煩瑣;工作分解結(jié)構(gòu)面向可交付成果，做到細(xì)化后的工作都可交付，避免無用功;工作分解結(jié)構(gòu)必須符合項(xiàng)目范圍，必須嚴(yán)格按照前期確定的項(xiàng)目邊界進(jìn)行分解，既不可以擴(kuò)大項(xiàng)目范圍又不可以漏掉范圍內(nèi)的項(xiàng)目工作;工作分解結(jié)構(gòu)的編制需要所有干系人以及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員參與，方便與項(xiàng)目全員了解項(xiàng)目以及推進(jìn)后續(xù)細(xì)化工作。

2.4范圍確認(rèn)

范圍確認(rèn)是項(xiàng)目干系人以范圍管理計(jì)劃以及范圍基準(zhǔn)為依據(jù)正式接受已完成的項(xiàng)目交付物的過程。在此階段經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)雙方范圍確認(rèn)隨意，過于形式化的現(xiàn)象。為了避免此類問題，可以循序漸進(jìn)地對(duì)項(xiàng)目可交付成果進(jìn)行確認(rèn)。此階段需要注意的是并不是只有在整個(gè)系統(tǒng)交付驗(yàn)收的時(shí)候才能對(duì)可交付成果一次性確認(rèn)，而是需要逐步地對(duì)符合項(xiàng)目計(jì)劃的開發(fā)模塊進(jìn)行確認(rèn)。此外，并不是對(duì)可交付成果確認(rèn)后項(xiàng)目范圍就不可更改，如果與現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)需要由不相符的地方，之后走正常的變更流程并通過變更委員會(huì)審批就可以修改。

2.5范圍控制

在整個(gè)階段需要與項(xiàng)目相關(guān)干系人定期召開項(xiàng)目狀態(tài)審查會(huì)以審查項(xiàng)目范圍，監(jiān)督項(xiàng)目的狀態(tài)范圍和管理范圍變更，通過對(duì)照范圍基準(zhǔn)，找出并分析范圍偏差，防止范圍蔓延以及鍍金行為的出現(xiàn)。由經(jīng)驗(yàn)可知，系統(tǒng)相關(guān)需求在早期提出后可能會(huì)因?yàn)檎吒淖兓蛴脩粞a(bǔ)充等情況改變，因此項(xiàng)目范圍變動(dòng)不可避免，所以為了做好項(xiàng)目范圍控制需要成立專門的變更委員會(huì)并嚴(yán)格按照變更控制流程開展范圍變更，具體流程如：（1）提交變更申請(qǐng);（2）變更初審;（3）變更方案論證;（4）變更委員會(huì)審查;（5）發(fā)出變更通知并組織實(shí)施;（6）變更實(shí)施監(jiān)控;（7）變更效果評(píng)估;（8）判斷變更后項(xiàng)目是否已步入正軌。只有在項(xiàng)目變更時(shí)把控好原則遵循流程實(shí)施變更，才能保障項(xiàng)目在可控范圍內(nèi)順利開展。

3反思

項(xiàng)目范圍管理對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成功具有至關(guān)重要的意義，在項(xiàng)目管理方面出現(xiàn)的問題是導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的一個(gè)重要原因。要實(shí)現(xiàn)高水平的項(xiàng)目管理，做好項(xiàng)目范圍管理是項(xiàng)目成功極其重要的因素。需要做好以下幾點(diǎn)工作：

3.1 把控好并明確項(xiàng)目需求

項(xiàng)目需求是直觀確定項(xiàng)目范圍的依據(jù)，因此項(xiàng)目需求必須特別明確，不可含糊不清。需要做到在項(xiàng)目初期對(duì)需求進(jìn)行充分論證和可行性分析，做好需求獲取、需求分析、需求定義以及需求驗(yàn)證一系列的需求開發(fā)工作以將項(xiàng)目業(yè)主方提出的需求轉(zhuǎn)換成產(chǎn)品需求并實(shí)現(xiàn)需求所需的資源調(diào)度。此外，對(duì)需求基線的需求管理與需求開發(fā)相輔相成，做好項(xiàng)目原始需求與轉(zhuǎn)化后的產(chǎn)品需求的雙向追蹤。

3.2 做好與項(xiàng)目干系人溝通

在項(xiàng)目整個(gè)生命周期中，重視溝通技巧并加強(qiáng)溝通管理。對(duì)于團(tuán)隊(duì)內(nèi)部，在解決問題矛盾時(shí)，不搞一言堂，注重民主平等，討論問題對(duì)事不對(duì)人，做到充分調(diào)動(dòng)項(xiàng)目組內(nèi)成員的積極性，并充分了解成員的需求與意愿，盡量將項(xiàng)目目標(biāo)與成員的愿景結(jié)合，充實(shí)團(tuán)隊(duì)文化，提高團(tuán)隊(duì)凝聚力。對(duì)于團(tuán)隊(duì)外部，與其他項(xiàng)目干系人一定要充分并實(shí)事求是進(jìn)行溝通，及時(shí)反饋項(xiàng)目進(jìn)度以及遇到的問題，特別是在需求階段與需求方確認(rèn)對(duì)需求的理解，最好以原型或其他可視化形式進(jìn)行直觀展示。

3.3 嚴(yán)格把關(guān)項(xiàng)目在變更過程

在項(xiàng)目建設(shè)過程中，項(xiàng)目范圍的變更必不可少，在發(fā)生項(xiàng)目變更時(shí)，不可毫無根據(jù)的全盤接受或全盤否定。必須明確變更流程，做到變更有章可循，評(píng)估變更影響并保存變更產(chǎn)生的文檔。其中在變更過程中，變更申請(qǐng)是起點(diǎn)，必須以書面形式提出，并根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)靈活制定規(guī)范的變更流程，在后續(xù)項(xiàng)目實(shí)施過程中嚴(yán)格遵循變更制度。對(duì)于壓力大或與規(guī)模大的項(xiàng)目，加強(qiáng)變更申請(qǐng)的管理以及變更處理的規(guī)范化;對(duì)于壓力小或規(guī)模小的項(xiàng)目，可以靈活的應(yīng)對(duì)變更的提出與處理以簡(jiǎn)便高效的推進(jìn)項(xiàng)目。

3.4 時(shí)刻加強(qiáng)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控

由于項(xiàng)目的獨(dú)特性，即使項(xiàng)目管理人員未雨綢繆，依據(jù)科學(xué)理論開展項(xiàng)目管理工作，但在項(xiàng)目實(shí)施過程中仍然會(huì)遇到新的問題，因?yàn)轫?xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)不僅僅是存在于項(xiàng)目范圍管理過程中，而是貫穿于項(xiàng)目自立項(xiàng)至收尾整個(gè)生命周期中。而項(xiàng)目范圍管理工作處于項(xiàng)目早期，因此更是需要風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，做到盡早識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)和采取對(duì)應(yīng)措施及時(shí)處置風(fēng)險(xiǎn)是減少項(xiàng)目損失和保證項(xiàng)目質(zhì)量必不可少的關(guān)鍵。

參考文獻(xiàn)：

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