CIO的成本優(yōu)化手冊：艱難時(shí)期的7個(gè)建議

Esther Shein 沈建苗

在繼續(xù)推進(jìn)數(shù)字化計(jì)劃的同時(shí)削減IT成本不適合膽小怕事的人。許多CIO讓工作人員向長期遠(yuǎn)程工作轉(zhuǎn)型之后，當(dāng)前的任務(wù)是在不穩(wěn)定的經(jīng)濟(jì)形勢下削減預(yù)算。

Kristin Myers最近被任命為西奈山衛(wèi)生系統(tǒng)（Mount Sinai Health System）的執(zhí)行副總裁、CIO兼信息技術(shù)主任，她承認(rèn)：“兩者很難兼顧。這并不意味著在削減成本的同時(shí)，就不能在數(shù)字化計(jì)劃等其他這些方面持續(xù)投入?！彼硎?，CIO最重要的任務(wù)之一是，認(rèn)真審查應(yīng)用組合、重新確定諸項(xiàng)目的輕重緩急，并在滿足業(yè)務(wù)目標(biāo)、增加最多價(jià)值的方面進(jìn)行投入。

Gartner的CIO研究副總裁James Anderson也認(rèn)為，成功的企業(yè)組織從不同的角度討論成本削減。他表示，它們不單單削減成本，還優(yōu)化成本、優(yōu)化價(jià)值。他補(bǔ)充道，削減成本實(shí)際上僅僅是達(dá)到了一個(gè)指標(biāo)而已。

成本優(yōu)化就是把錢放到合適的籃子里以優(yōu)化業(yè)務(wù)成果。他解釋道，這帶來了價(jià)值優(yōu)化，兼顧整個(gè)企業(yè)組織的成本、價(jià)值和風(fēng)險(xiǎn)。

Anderson說：“優(yōu)秀的CIO不僅知道可以在哪些地方迅速削減成本，還知道在哪些方面積極投入，以獲得不同的業(yè)務(wù)成果。”他們還為多種場景制定規(guī)劃。

面臨預(yù)算吃緊的情況時(shí)，CIO們往往立即拿薪酬開刀，不過Anderson表示“這是我們最不愿意削減開支的方面”。他建議，先分析一下貴企業(yè)組織在外部供應(yīng)商上的支出，大多數(shù)供應(yīng)商都愿意重新洽談合同條款。

他表示，然后對內(nèi)部支出采取積極主動的措施，比如凍結(jié)可以凍結(jié)的薪酬，不過要專注于場地、廠房和設(shè)備，以及與供應(yīng)商無關(guān)的維護(hù)及其他服務(wù)。

Anderson說：“由于常常牽涉內(nèi)部紛爭，組織內(nèi)部是最棘手的部分?！彼硎?，很多時(shí)候，內(nèi)部優(yōu)化成本與發(fā)現(xiàn)流程中的問題或提高效率密切相關(guān)，大多數(shù)企業(yè)組織在疫情之前處理這項(xiàng)工作就很費(fèi)勁。

Anderson說：“關(guān)于我們可以在流程方面進(jìn)行哪些不同改進(jìn)，應(yīng)傾聽不同的想法——你有沒有‘逐一對照打勾？該流程提供了什么價(jià)值？那些業(yè)務(wù)流程中的每一項(xiàng)都是帶來實(shí)際成果和業(yè)務(wù)結(jié)果價(jià)值鏈的組成部分?！?/p>

下面我們就來看看CIO們?nèi)绾螒?yīng)對疫情帶來的經(jīng)濟(jì)影響及其對IT預(yù)算的影響。

使IT“更具適應(yīng)力”

Jacqui Guichelaar在2019年6月?lián)嗡伎艭IO不久后，踏上了數(shù)字化轉(zhuǎn)型之旅，自新冠疫情開始爆發(fā)以來這種轉(zhuǎn)型有所加快。Guichelaar贊同Anderson的觀點(diǎn)，“我認(rèn)為我必須優(yōu)化IT，并充分利用已有的資產(chǎn)、人員和能力”，而不是制定成本削減目標(biāo)。

Guichelaar及其團(tuán)隊(duì)去年召開了一次戰(zhàn)略會議，會上著重討論了“我們?nèi)绾螢閼?yīng)對作物歉收（意味著收成下降）做好計(jì)劃。作物減產(chǎn)時(shí)……無論你耕種什么，你的整個(gè)商業(yè)計(jì)劃都面臨險(xiǎn)境。你可能遭受了颶風(fēng)或洪水，因而無法在當(dāng)年實(shí)現(xiàn)該作物的商業(yè)計(jì)劃?！?/p>

這促使Guichelaar制定了改變其團(tuán)隊(duì)和自己的戰(zhàn)略，“讓IT具有很強(qiáng)的適應(yīng)力。那樣萬一發(fā)生什么問題，我們已經(jīng)過優(yōu)化和簡化，盡量實(shí)現(xiàn)自動化，擯棄我們不需要的數(shù)據(jù)中心和應(yīng)用，改而使用大眾化服務(wù)，因而可以大幅降低成本?！?/p>

她表示，變得具有更強(qiáng)的適應(yīng)力意味著更新改造平臺，并減少不必要的成本?！肮居?jì)劃削減數(shù)百萬美元，并解放大量的人員和產(chǎn)能，以確保我們?yōu)樾碌臉I(yè)務(wù)模式做好了準(zhǔn)備。疫情期間所有人都在關(guān)注這方面。”

除了徹底改變IT外，Guichelaar還希望徹底改變員工體驗(yàn)，讓員工可以使用最佳工具隨時(shí)隨地辦公，并投入資金以徹底改變客戶體驗(yàn)。

她說：“我認(rèn)為，如果CIO只考慮削減成本這個(gè)方面，表明他們不得要領(lǐng)?！?/p>

思科的IT部門正在開展三項(xiàng)淘汰計(jì)劃。首先是擯棄世界各地的數(shù)據(jù)中心，并將更多的系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到SaaS和云端。Guichelaar表示，去年在思科擁有的22個(gè)數(shù)據(jù)中心中，他們已擯棄了3個(gè)，正在努力擯棄第四個(gè)。她計(jì)劃擯棄五、六個(gè)數(shù)據(jù)中心。

她說：“我們擯棄的東西越多，我們需要的數(shù)據(jù)中心和計(jì)算能力就越少?！?/p>

IT部門還在擯棄業(yè)務(wù)不需要的應(yīng)用。她說：“我們的目標(biāo)是擯棄500個(gè)應(yīng)用，我們現(xiàn)在擯棄了575個(gè)應(yīng)用”，這個(gè)數(shù)字還在不斷增長。這減少了對計(jì)算能力的需求。

重新檢查資產(chǎn)組合

在過去這一年，西奈山衛(wèi)生系統(tǒng)的Myers一直希望將合理精簡應(yīng)用程序列為該醫(yī)療機(jī)構(gòu)企業(yè)文化的一部分，并作為提高IT效率的整體戰(zhàn)略的一部分。

Myers表示，比如說，IT部門制訂了一項(xiàng)遺留應(yīng)用程序停用計(jì)劃，正在考察全部應(yīng)用程序，確定哪些系統(tǒng)應(yīng)停用、哪些系統(tǒng)應(yīng)進(jìn)行額外投入以添加功能。

Myers說：“我們不斷考察哪些地方可能存在冗余或不必要的應(yīng)用?！盜T部門向用戶詢問多少員工實(shí)際使用應(yīng)用時(shí)，有時(shí)應(yīng)者寥寥。這種情況下，“我們可以回過頭去問用戶，我們是不是可以采取別的做法，或換成功能類似的另一個(gè)應(yīng)用，以便你可以停用該應(yīng)用。這項(xiàng)工作很艱巨，但很重要?！?/p>

她表示，IT部門制訂了五年計(jì)劃來淘汰各種程序，這將大大節(jié)省軟件維護(hù)和硬件成本。她補(bǔ)充道，合理精簡應(yīng)用程序的這項(xiàng)工作將降低這家醫(yī)療系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，“并解放團(tuán)隊(duì)成員，處理更有意義的事情。”

與Myers一樣，Guichelaar表示IT部門評估了自己如何管理服務(wù)、成本和計(jì)算能力。她說：“我們意識到，我們有很多相互重疊的應(yīng)用，僅僅報(bào)告資源消耗成本利用率就有四款工具。

她說：“大型企業(yè)組織中常常發(fā)生的一幕是，這些工具之前很好用，可以讓IT部門從不同的視角了解情況。但隨著IT部門變得越來越精明，有了端到端平臺，因此我們選擇了一個(gè)內(nèi)部工具，將所有監(jiān)測和性能全集中到這個(gè)平臺上?！?/p>

因而，IT部門關(guān)掉了駐留在數(shù)據(jù)中心存儲系統(tǒng)上的另外3個(gè)應(yīng)用程序，省下了許可、存儲、數(shù)據(jù)中心和服務(wù)器等方面的開支。

Guichelaar也贊同Myers的觀點(diǎn)，表示雖然IT部門已確認(rèn)了成千上萬個(gè)可以停用的應(yīng)用，但這“并非易事”，需要利益相關(guān)者各抒己見。她說：“當(dāng)你試圖停用某個(gè)應(yīng)用時(shí)，每個(gè)人都有想要保留該應(yīng)用的理由，你得有一套有條不紊的方法與業(yè)務(wù)部門合作?！蹦菢右粊?，IT部門可以解釋統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的必要性。雖然公司可能損失一點(diǎn)功能，但“從戰(zhàn)略角度來看，依靠一種工具更合理，那樣我們就能統(tǒng)一了解整個(gè)IT部門的情況?！?/p>

Guichelaar表示，這可以節(jié)省數(shù)百萬美元，“為什么不把省下來的錢再投入，搞清楚如何為公司打造未來架構(gòu)？”

降低第三方成本

重新檢查第三方合同是優(yōu)化成本的一個(gè)關(guān)鍵步驟。比如說，Guichelaar將20個(gè)全球合作伙伴減少到1個(gè)，以此節(jié)省成本。她表示，只有一套服務(wù)水平確保了思科員工可以立即拿到筆記本電腦，進(jìn)行配置后隨時(shí)可以使用?！皢螁芜@方面我們就省下了數(shù)千萬美元?！?/p>

她補(bǔ)充道，改用單單一個(gè)合作伙伴還意味著合作伙伴獲得了規(guī)模效應(yīng)，會有強(qiáng)烈的參與感?！澳軌?qū)崿F(xiàn)自動化和配置資源，并改用自助服務(wù)，這有助于降低成本，因此我省了錢，大家也都是贏家?！?/p>

Guichelaar表示，她還希望降低第三方成本，這需要清楚地了解IT部門簽訂的各種合同，以便可以重新洽談。Guichelaar表示，CIO們要仔細(xì)研究條款，看看有沒有在為未使用的服務(wù)花冤枉錢，以便在這方面獲得機(jī)會。

眼下Guichelaar還在考慮各種不同的采購?fù)緩?，以降低思科整體IT產(chǎn)品組合的成本。她表示，比如說，如果第三方供應(yīng)商或托管服務(wù)提供商可以接管思科的遺留產(chǎn)品組合，Guichelaar就可以解放IT工作人員，讓他們“處理更有意義的事情”。

這需要“從頭開始重新編制預(yù)算，認(rèn)真分析預(yù)算中的每一項(xiàng)，并清楚地了解我們是否真需要這么做，是否可以換一種做法？這些是作為CIO我所考慮的策略。”

敦豪（DHL）北美供應(yīng)鏈的CIO Sally Miller表示：“很顯然，主要工作是研究最大的支出項(xiàng)目，考慮與主要供應(yīng)商重新談判和重新評估。也許其中一些服務(wù)要改由內(nèi)部處理或者外包出去，看看這樣一來是否可以降低成本?！?/p>

學(xué)會說不

奧羅爾·羅伯茨大學(xué)的技術(shù)和創(chuàng)新副總裁Michael Mathews表示，如今，評估該大學(xué)的每一個(gè)采購決策的方式與疫情之前有所不同?！拔覀冞^去常說這是計(jì)劃的一部分，如今我們說我們不再有長達(dá)18個(gè)月的戰(zhàn)略……我們真需要這么久的戰(zhàn)略嗎？為什么需要這種戰(zhàn)略？”

Mathews表示，比如說，有人最近想要一個(gè)新的ERP系統(tǒng)模塊，聲稱這將使其工作流程更高效。他這樣回應(yīng)：“我無法對此提供支持，因?yàn)槲覜]有看到證據(jù)表明增加新模塊可以提高你們的效率。整個(gè)園區(qū)的流程已發(fā)生變化，因此新模塊可能不再適用了?！?/p>

他表示，4個(gè)月以來，他沒有批準(zhǔn)過任何系統(tǒng)的任何升級。

不過Mathews表示，他確實(shí)引入了一個(gè)基于人工智能的新系統(tǒng)，新系統(tǒng)可以從該大學(xué)的其他系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)，并清楚地表明各個(gè)類別方面的績效——從登記入學(xué)，到學(xué)生參加在線課程、實(shí)體課程和混合課程取得的成績。

Mathews說：“所以關(guān)鍵是更明智地花錢。”

避免裁員

據(jù)接受本文采訪的所有CIO表示，裁減IT人員是最后的一招。Myers說：“我們會在數(shù)字化計(jì)劃方面進(jìn)行大量投入，我們需要對人員進(jìn)行再培訓(xùn)，從而能夠支持諸多計(jì)劃?！?/p>

Mathews表示，奧羅爾·羅伯茨大學(xué)已實(shí)施了招聘凍結(jié)政策，沒有裁員也沒有休假，不過因自然減員而流失了四名IT人員，不會立刻找到接班的。

他表示，90%的IT員工在今年3月開始遠(yuǎn)程工作后，“這減少了許多人的支持需求。如果那些人在校園一直待到6月，他們會一直要求我們花錢。新冠疫情的性質(zhì)潛意識里向他們表明：‘我們到秋季會開學(xué)嗎？我們真的需要這個(gè)嗎？”

敦豪的Miller表示，敦豪還不需要在IT方面削減任何成本，不過她補(bǔ)充道，以前一直處在這種境地?！巴ǔ?，我們試圖讓現(xiàn)有團(tuán)隊(duì)做更多的事情、凍結(jié)招聘并減少差旅。我們試圖照顧現(xiàn)有員工，以便與我們共渡難關(guān)，這非常重要。我們的人員流失率很低，不到3%，我認(rèn)為這歸功于我們在困難時(shí)期的待人之道，因此他們的任職期往往較長?！?/p>

將IT當(dāng)作業(yè)務(wù)來管理

Guichelaar提出了一種新方法，她稱之為“簡化的治理和例外管理。這是文化上的一大挑戰(zhàn)?！?/p>

雖然大多數(shù)大型企業(yè)組織通常開會來評估諸多項(xiàng)目、投資、人員、績效以及紙張和PowerPoint演示文稿成堆的戰(zhàn)略，但Guichelaar實(shí)施了一項(xiàng)計(jì)劃：實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，查看數(shù)據(jù)就采用一種方法。Guichelaar表示，只需點(diǎn)一下按鈕，她就能查看某個(gè)項(xiàng)目所處的進(jìn)度、花費(fèi)的成本以及是否在帶來成效。

她說：“現(xiàn)在除非我需要逐級上報(bào)，否則不必參加會議。我需要能夠訪問數(shù)據(jù)才能制定決策，訪問數(shù)據(jù)速度越快，浪費(fèi)的時(shí)間和所需的資源就越少，因此我可以高效工作。”

Guichelaar補(bǔ)充道，這讓她得以關(guān)掉了另外五、六個(gè)工具。

Guichelaar使用一種名為“零基預(yù)算編制法”的概念，以確保服務(wù)提供商、技術(shù)和員工支出方面的基本面都涵蓋在內(nèi)。她表示，這種預(yù)算編制方法要求所有費(fèi)用都有名目，并與業(yè)務(wù)部門的每項(xiàng)服務(wù)和職能對應(yīng)起來。

雖然大多數(shù)公司都有一套編制預(yù)算的流程，但Guichelaar表示，她發(fā)現(xiàn)零基預(yù)算編制法最高效，“因?yàn)檫@是從頭開始做起的。因此，如果我砍掉某個(gè)工具或服務(wù)，我確信自己的做法正確，因?yàn)槲遗c業(yè)務(wù)部門交流過，大家都達(dá)成了共識。”

認(rèn)真執(zhí)行

大家一致認(rèn)為，削減成本必須輔以一項(xiàng)優(yōu)化IT的戰(zhàn)略。

Guichelaar說：“你必須堅(jiān)持不懈地進(jìn)行自動化，擯棄不再需要的一切東西。盡可能改用大眾化服務(wù)，還要盡可能簡化一切。如果你這么做，我相信可以省下幾千萬美元，多少取決于你的預(yù)算大小?！?/p>

Gartner的Anderson再次呼吁CIO們要積極主動。他說，“可以按短期效果和長期機(jī)會對你的各種想法進(jìn)行劃分”，前者比如合并合同，減少差旅、費(fèi)用和培訓(xùn)預(yù)算，后者比如成本優(yōu)化。

Anderson說：“第一年取得短期效果，同時(shí)在路線圖上演示你預(yù)計(jì)在第二年和第三年進(jìn)行的其他類型的成本優(yōu)化?！边@么一來就向業(yè)務(wù)部門表明你很積極主動，“這讓你在滿足預(yù)算削減目標(biāo)方面顯得更可靠?！?/p>

不過Anderson也給出了一番警告。他說：“如果CIO一味地削減預(yù)算，卻根本沒有討論這會如何影響獲得業(yè)務(wù)成果的服務(wù)和能力，那就危險(xiǎn)了。這強(qiáng)化了IT人員不擅長管理資金的觀念”，而CIO“在預(yù)算中沒多大的話語權(quán)。”

他強(qiáng)調(diào)，告訴IT部門需要從哪些方面削減預(yù)算的應(yīng)該是業(yè)務(wù)部門，而不是CIO。“那些服務(wù)會直接影響用戶，因此IT部門要給他們提供自行削減各種成本和支出的選項(xiàng)。”

Mathews表示，CIO再也不能制定長達(dá)18到36個(gè)月之久的IT戰(zhàn)略了。需要指定“為期10天的滾動周期”，不斷評估利益相關(guān)者的需求和要求。

他表示，另外要考慮資源狀況，“不該花的錢一分都不要花。技術(shù)上所花的每一塊錢都會導(dǎo)致IT部門至少分散4周的精力，”因?yàn)樗麄儽仨氶_發(fā)并部署系統(tǒng)。

Mathews表示，最后，“要認(rèn)識到大家都參與其中。不是哪個(gè)人單獨(dú)想出來的，因此要保持靈敏，傾聽他人的意見?！?/p>

本文作者Esther Shein是IDC的特約撰稿人兼新聞記者，在傳統(tǒng)媒體和互聯(lián)網(wǎng)撰稿及編輯方面有著豐富的經(jīng)驗(yàn)，著重關(guān)注商業(yè)、技術(shù)、教育和一般內(nèi)容的話題。

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