醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的內(nèi)部控制管理

蔡梅華

上海市兒童醫(yī)院，上海交通大學(xué)附屬兒童醫(yī)院設(shè)備部(上海,200040)

0 引言

內(nèi)部控制是相對于外部監(jiān)管而言，是指醫(yī)院為實現(xiàn)控制目標(biāo)，通過制定制度、實施措施和執(zhí)行程序，對經(jīng)濟(jì)活動的風(fēng)險進(jìn)行防范和管控，包括五大要素： 內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通及內(nèi)部監(jiān)督。通過有效的風(fēng)險評估和實施，從而保證醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動合法合規(guī)，資產(chǎn)安全和使用有效，防范舞弊和預(yù)防腐敗，是進(jìn)一步提高公共服務(wù)效率和效果的有力武器[1]。

如今，信息化時代推動著醫(yī)療設(shè)備的迅猛發(fā)展，新興醫(yī)療耗材、設(shè)備的引入，進(jìn)一步凸顯了設(shè)備管理在診療過程中的重要性，對于如何加強設(shè)備管理，提高資金的使用效率，提升醫(yī)療設(shè)備的運行效能，成了擺在設(shè)備管理人員面前的重要課題。同時，在整個管理過程中，從采購、維修、驗收、報廢等各個環(huán)節(jié)都有風(fēng)險存在，如何進(jìn)一步加強風(fēng)險防控，防范舞弊和腐敗，從思想上、制度上、流程上進(jìn)行控制，成了迫在眉睫必須解決的問題。在2016年，本院開始進(jìn)行內(nèi)部控制體系建設(shè)，本部門作為其中的一個部門也參與其中。本部門根據(jù)內(nèi)部控制實施原則和要求，從單位層面的風(fēng)險入手，進(jìn)行目標(biāo)設(shè)定、風(fēng)險識別、風(fēng)險分析、風(fēng)險應(yīng)對。經(jīng)過近3年的實踐與總結(jié)，共形成涉及設(shè)備管理的三大板塊內(nèi)容，包括采購管理、存貨管理與固定資產(chǎn)管理，形成流程16個，控制目標(biāo)39條，風(fēng)險點77條。其中高風(fēng)險點46條，中風(fēng)險點31條，涵蓋了設(shè)備采購與管理、耗材采購與管理、維修管理，同時結(jié)合每年的風(fēng)險評估進(jìn)行更新和整理，在實際運行之后取得了較好的成效[2]。

1 方法

首先，在內(nèi)部控制體系建立之前，雖部門內(nèi)已有管理制度和流程，但因制度建立之初以適合部門工作、流程規(guī)范為前提，針對風(fēng)險防控要求仍不夠全面； 第二，內(nèi)部控制注重有風(fēng)險存在的關(guān)鍵崗位、關(guān)鍵活動的控制，在財務(wù)要求的職務(wù)不相容原則的基礎(chǔ)上，還注重對風(fēng)險的識別和分析應(yīng)對； 第三，內(nèi)部控制是內(nèi)部監(jiān)督的方式，更強調(diào)對整個過程實現(xiàn)監(jiān)督和檢查。基于以上幾點要求，設(shè)備管理是將所有設(shè)備存在的風(fēng)險點進(jìn)行梳理和識別，最后設(shè)定了三大板塊，包括： 采購管理，涵蓋醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療耗材的整個采購過程及風(fēng)險識別和控制； 固定資產(chǎn)管理，涉及驗收維修、維保、報廢等過程； 存貨管理，針對醫(yī)療耗材從驗收、出入庫、盤點等方面管理[2-3]。

2 結(jié)果

2.1 采購管理——醫(yī)療設(shè)備采購管理分析和醫(yī)療耗材采購管理分析

采購管理的控制目標(biāo)共有9條，包括確保歸口明確合理的管理流程崗位職責(zé)、確保采購物資符合國家法規(guī)與醫(yī)院制度、采購預(yù)算和計劃編制合理，采購活動按照醫(yī)院的業(yè)務(wù)計劃有序開展等。

醫(yī)療設(shè)備采購管理存在風(fēng)險共有7條，見表1。

表1 醫(yī)療設(shè)備采購管理風(fēng)險Tab.1 Risk management of medical equipment procurement

根據(jù)表1風(fēng)險，醫(yī)療設(shè)備采購管理模塊中共形成3個流程，包括醫(yī)療設(shè)備采購公開招標(biāo)準(zhǔn)備階段、公開招標(biāo)與采購驗收階段。采用非公開招標(biāo)形式采購流程，通過《醫(yī)療設(shè)備預(yù)算管理制度》《醫(yī)療設(shè)備采購管理制度》《醫(yī)療設(shè)備安裝、驗收、領(lǐng)用、盤點制度》進(jìn)行約束。

醫(yī)療耗材采購管理存在風(fēng)險共有4條，見表2。

表2 醫(yī)療耗材采購管理風(fēng)險Tab.2 Risk of medical consumables procurement management

根據(jù)表2風(fēng)險，醫(yī)療耗材采購管理模塊中共形成3個流程，包括新增醫(yī)療耗材及試劑準(zhǔn)入流程與醫(yī)療耗材及試劑采購流程。通過《醫(yī)療耗材遴選與采購管理制度》《醫(yī)療試劑遴選與采購管理制度》《醫(yī)療耗材庫房管理制度》進(jìn)行約束。

2.2 存貨管理——醫(yī)療耗材管理分析

存貨管理的控制目標(biāo)共有10條，包括采購物資得到及時入賬，庫存物資賬實相符，保證耗材質(zhì)量安全可靠，數(shù)量真實準(zhǔn)確，供方資質(zhì)監(jiān)管機制科學(xué)、完善，切實防范了舞弊風(fēng)險等。

存貨管理存在風(fēng)險共有9條，見表3。

根據(jù)以上風(fēng)險，存貨管理——醫(yī)療耗材管理分析共形成5個流程，包括醫(yī)療耗材驗收入庫，植入性耗材的使用和領(lǐng)用，普通醫(yī)療耗材的使用和領(lǐng)用，醫(yī)療耗材盤點，供應(yīng)商數(shù)據(jù)維護(hù)，通過《醫(yī)療耗材庫房管理制度》《供方資質(zhì)審核評價制度》《植入性醫(yī)療耗材管理制度》進(jìn)行約束。

表3 存貨管理風(fēng)險Tab.3 Inventory management risk

2.3 固定資產(chǎn)管理——醫(yī)療設(shè)備管理分析

固定資產(chǎn)管理的控制目標(biāo)共有20條，包括醫(yī)院通過合理、合法，公平、公開的途徑獲得固定資產(chǎn)，付款審核嚴(yán)格、付款方式恰當(dāng)、付款金額控制合理，確保設(shè)備定期盤點和對賬等。

固定資產(chǎn)管理存在風(fēng)險共有10條，見表4。

表4 固定資產(chǎn)管理風(fēng)險Tab.4 Risk description of fixed assets management

根據(jù)以上風(fēng)險，固定資產(chǎn)管理——醫(yī)療設(shè)備管理分析共形成6個流程，包括醫(yī)療設(shè)備采購預(yù)算編制，醫(yī)療設(shè)備采購、驗收，醫(yī)療設(shè)備盤點，醫(yī)療設(shè)備報廢，供應(yīng)商數(shù)據(jù)維護(hù)與醫(yī)療設(shè)備維修。通過《醫(yī)療設(shè)備預(yù)算管理制度》《醫(yī)療設(shè)備采購管理制度》《醫(yī)療設(shè)備安裝、驗收、領(lǐng)用、盤點制度》《醫(yī)療設(shè)備報廢制度》《醫(yī)療設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)管理制度》《供方資質(zhì)審核評價制度》進(jìn)行約束。

內(nèi)控體系的建立，從風(fēng)險點入手，對管理制度進(jìn)行了全面的完善，對工作中存在風(fēng)險的人、物、事都起到了很好的約束和監(jiān)督作用[4-5]。

3 討論

內(nèi)部控制體系建立三年來，通過分析風(fēng)險可能性、分析風(fēng)險影響程度，利用風(fēng)險分析識別矩陣，識別出風(fēng)險點77條，并通過對制度流程的修訂，將內(nèi)部控制、制度流程合二為一，查漏補缺，從思想上、流程上管控設(shè)備管理的整個過程，設(shè)立了防腐防火墻，且通過宣傳和教育更進(jìn)一步提高了我院職工對風(fēng)險防控、防舞弊、防腐敗思想的認(rèn)識。

4 結(jié)論

內(nèi)部控制體系建設(shè)需要不斷完善和發(fā)展，結(jié)合新情況、新問題、新要求，不斷進(jìn)行風(fēng)險識別和控制，同時利用信息化的手段實現(xiàn)內(nèi)部控制信息化管理，從而達(dá)到全過程、全方位、全人員的一體化管理，從而實現(xiàn)院內(nèi)人人知風(fēng)險、人人守風(fēng)險的新風(fēng)貌[6-8]。