項(xiàng)目管理在圖書館應(yīng)用的SWOT分析

李楠

【摘? 要】論文運(yùn)用SWOT分析方法，對(duì)項(xiàng)目管理在圖書館實(shí)踐過程中的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)和威脅進(jìn)行了分析，闡述了圖書館項(xiàng)目管理的意義，以及圖書館項(xiàng)目管理運(yùn)行中應(yīng)注意的相關(guān)問題。

【Abstract】This paper uses SWOT analysis method to analyze the strengths， weaknesses， opportunities and threats of project management in the practice process of library， and expounds the significance of library project management， as well as the relevant issues that should be paid attention to in the operation of library project management.

【關(guān)鍵詞】項(xiàng)目管理;SWOT;圖書館

【Keywords】project management; SWOT; library

【中圖分類號(hào)】G251? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）08-0030-02

1 引言

近年來，政府對(duì)公共文化事業(yè)的關(guān)注和投入力度逐漸加強(qiáng)，公共圖書館更是迎來了發(fā)展的春天，同時(shí)也面臨著相應(yīng)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，特別體現(xiàn)在圖書館管理方面，如日益劇增的讀者人數(shù)、讀者信息需求滿足度的保障問題、圖書館資源分配等一系列問題。這些問題對(duì)圖書館管理提出了更高的要求，為了更好地解決問題，圖書館應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，引進(jìn)其他領(lǐng)域中的先進(jìn)管理理念，如人本管理、危機(jī)管理、知識(shí)管理等。項(xiàng)目管理正是圖書館人在探索圖書館高效管理模式的實(shí)踐中所運(yùn)用到的管理方法。

2 圖書館項(xiàng)目管理概述

圖書館作為一個(gè)不斷生長的有機(jī)體，其活動(dòng)越來越受文化環(huán)境和信息技術(shù)環(huán)境的影響。項(xiàng)目管理作為一種高效、靈活、柔性的組織管理模式，可廣泛應(yīng)用于圖書館日益豐富和不斷變化的各項(xiàng)工作中。

圖書館項(xiàng)目管理的本質(zhì)是以項(xiàng)目為手段，發(fā)揮圖書館人力、物力、資源等諸因素的最大社會(huì)效益。不同于傳統(tǒng)的職能管理的層級(jí)劃分和職能分工，項(xiàng)目管理更突出了成果和臨時(shí)性兩個(gè)要素。成果即項(xiàng)目活動(dòng)要有明確的項(xiàng)目目標(biāo)，臨時(shí)性則說明項(xiàng)目活動(dòng)有明確的起止時(shí)間。項(xiàng)目活動(dòng)的實(shí)施主體是項(xiàng)目小組或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，其成員根據(jù)具體的項(xiàng)目活動(dòng)臨時(shí)在全館各部門人員中組建而成，一旦項(xiàng)目完成，所有項(xiàng)目組成員自動(dòng)返回到原職能或業(yè)務(wù)部門。此外，在開展項(xiàng)目工作之前應(yīng)做好以下幾點(diǎn)：首先明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的地位，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)所要開展的項(xiàng)目工作有足夠清晰的認(rèn)識(shí)和全局把控的能力;其次找出項(xiàng)目關(guān)鍵點(diǎn)，即項(xiàng)目活動(dòng)的節(jié)點(diǎn)、難點(diǎn)、轉(zhuǎn)折點(diǎn)、創(chuàng)新點(diǎn)等，組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì);再次是項(xiàng)目審批，開展項(xiàng)目工作，把握項(xiàng)目活動(dòng)的趨勢(shì)和方向，實(shí)時(shí)評(píng)估;最后是項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)，提交項(xiàng)目成果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與不足。

3 圖書館項(xiàng)目管理的SWOT分析

3.1 SWOT分析在圖書館項(xiàng)目管理中的意義

圖書館項(xiàng)目管理的最終目的在于以項(xiàng)目為手段，充分利用圖書館各種資源以實(shí)現(xiàn)最大化的社會(huì)效益，讓用戶與圖書館員達(dá)到最大程度的滿足。通過對(duì)圖書館項(xiàng)目管理進(jìn)行SWOT分析，使圖書館充分認(rèn)識(shí)到自身的優(yōu)劣勢(shì)，認(rèn)識(shí)到自己在大環(huán)境中的機(jī)會(huì)和威脅，不斷調(diào)整項(xiàng)目管理過程中的策略和方法，保證圖書館能夠最大限度地發(fā)揮資源優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)圖書館項(xiàng)目管理的目標(biāo)。

3.2 SWOT分析在圖書館項(xiàng)目管理中的應(yīng)用

3.2.1 優(yōu)勢(shì)分析（Strengths分析）

圖書館開展項(xiàng)目管理具有自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。圖書館本身具有很強(qiáng)的吸收能力，能夠以最快的速度吸收到對(duì)自身事業(yè)發(fā)展有幫助的各種先進(jìn)理念和技術(shù)，這是圖書館創(chuàng)新的一個(gè)基石，因此，基于圖書館引進(jìn)現(xiàn)代先進(jìn)管理理念的成功經(jīng)驗(yàn)，可知項(xiàng)目管理同樣在圖書館管理創(chuàng)新領(lǐng)域具有用武之地。圖書館的吸收能力及創(chuàng)新氛圍是開展項(xiàng)目管理的一大優(yōu)勢(shì)。圖書館所有工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)都是為了更好地服務(wù)讀者，讀者服務(wù)是推動(dòng)圖書館人不斷改革和創(chuàng)新的動(dòng)力，正是因?yàn)橛辛诉@種動(dòng)力，圖書館才會(huì)不斷推陳出新，探尋更為科學(xué)和高效的管理方式，而項(xiàng)目管理正是圖書館追求卓越服務(wù)品質(zhì)的又一實(shí)踐。

3.2.2 劣勢(shì)分析（Weaknesses分析）

圖書館在引進(jìn)項(xiàng)目管理的過程中同樣也受到自身相關(guān)因素的阻礙。圖書館現(xiàn)行的管理模式主要為層級(jí)制，這樣等級(jí)分明、部門劃分明確的管理體制與靈活的項(xiàng)目小組管理方式在協(xié)調(diào)之間存在著巨大的問題，這也是導(dǎo)致圖書館項(xiàng)目管理工作難以全面開展的主要問題。圖書館員特別是老館員的管理理念陳舊，習(xí)慣了原有的工作方式，不愿意改變，在推行項(xiàng)目管理的過程中老館員的排斥心理也是一個(gè)難點(diǎn)。圖書館工作人員如何協(xié)調(diào)本職工作與項(xiàng)目工作，有限的資源如何分配、部門間的相互協(xié)調(diào)與合作如何展開等難題。

3.2.3 機(jī)會(huì)分析（Opportunities分析）

國家對(duì)公共文化事業(yè)發(fā)展的關(guān)注為圖書館發(fā)展提供了一個(gè)相對(duì)寬松的環(huán)境，同時(shí)也為圖書館事業(yè)發(fā)展提供了保障。免費(fèi)開放雖然為圖書館帶來新的挑戰(zhàn)，但終究是利大于弊。同時(shí)國家對(duì)圖書館事業(yè)發(fā)展提供充足的經(jīng)費(fèi)保障，使得圖書館在發(fā)展過程中能夠大展拳腳，免去不必要的后顧之憂。正是在這種寬松的環(huán)境下，圖書館的長足發(fā)展目標(biāo)對(duì)現(xiàn)有的管理模式提出了更高的要求，更多新的管理理念得以引入，圖書館項(xiàng)目管理應(yīng)運(yùn)而生。

3.2.4 威脅分析（Threats分析）

信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展使得圖書館作為信息機(jī)構(gòu)的絕對(duì)優(yōu)勢(shì)已不復(fù)存在，可供用戶選擇的信息服務(wù)提供者的范圍日益擴(kuò)大，圖書館事業(yè)發(fā)展面臨巨大的挑戰(zhàn)和威脅。在這種環(huán)境下，圖書館要想更好地發(fā)展就必須做出改變。一方面，圖書館應(yīng)充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，勇于創(chuàng)新，不斷引進(jìn)先進(jìn)可行的管理理念和方法來充實(shí)圖書館管理體系，正視項(xiàng)目管理中圖書館內(nèi)部所存在的問題，及時(shí)解決，致力于將項(xiàng)目管理理念根植于全館工作與全體館員的日常工作之中，使項(xiàng)目管理逐漸成為圖書館的組織文化之一;另一方面，圖書館應(yīng)正確把握時(shí)機(jī)，抓住政府加強(qiáng)圖書館建設(shè)的機(jī)遇，完善圖書館管理模式，增強(qiáng)圖書館競(jìng)爭(zhēng)能力。

4 圖書館項(xiàng)目管理的意義

4.1 保證質(zhì)量，節(jié)約成本，提高工作效率

項(xiàng)目管理靈活、快速、高效，具有很強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力和可操作性。圖書館的許多項(xiàng)目任務(wù)，有重復(fù)性和相似性。項(xiàng)目管理具有嚴(yán)密、規(guī)范、靈活、強(qiáng)調(diào)過程完整、善于總結(jié)和保存項(xiàng)目文件等特點(diǎn)，為相似項(xiàng)目的完成提供了參考。項(xiàng)目管理的運(yùn)行方式改變了層級(jí)與職能的界限，建立了靈活多樣的柔性組織，為傳統(tǒng)的職能劃分注入了新鮮元素，這種扁平式的組織結(jié)構(gòu)極大地發(fā)揮了圖書館人力、物力等資源的作用，而且目標(biāo)明確，時(shí)間明確，在一定程度上保證了項(xiàng)目成果的質(zhì)量和效率。

4.2 社會(huì)效益的顯性化

圖書館項(xiàng)目管理的最大優(yōu)勢(shì)在于，它將圖書館所擔(dān)負(fù)的創(chuàng)造社會(huì)效益的使命分解為一個(gè)個(gè)能在有限期限內(nèi)達(dá)到目標(biāo)任務(wù)的項(xiàng)目，使得圖書館所創(chuàng)造的社會(huì)效益以一種更為顯性的方式體現(xiàn)出來。

4.3 有利于調(diào)動(dòng)館員的積極性和創(chuàng)新性

項(xiàng)目管理突破了傳統(tǒng)管理模式的束縛，每個(gè)人在項(xiàng)目中都發(fā)揮著重要的作用，員工的積極性和創(chuàng)新性得到了極大的激發(fā)。項(xiàng)目管理“扁平化”組織結(jié)構(gòu)強(qiáng)調(diào)個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的作用，由于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)每個(gè)成員的工作范圍可能比傳統(tǒng)工作方式更廣，決策需要更多地依靠自己的判斷和團(tuán)隊(duì)的智慧，因此，每個(gè)成員的作用都得到了加強(qiáng)，發(fā)揮了個(gè)人的積極性、創(chuàng)新性和潛能。

4.4 推動(dòng)管理體制的改革

在之前的SWOT分析中也指出圖書館項(xiàng)目管理體制與現(xiàn)行管理模式存在著沖突。圖書館現(xiàn)行的管理模式往往體現(xiàn)管理層的意志，隨意性較大，員工的積極性和主動(dòng)性受到遏制，無法充分發(fā)揮，而項(xiàng)目管理正是彌補(bǔ)了圖書館現(xiàn)行管理體制的部分缺陷，打破層級(jí)限制、職能限制，為圖書館的高效運(yùn)作和發(fā)展提供了良好的管理環(huán)境。

5 結(jié)語

項(xiàng)目管理在圖書館的應(yīng)用為圖書館管理帶來了新的活力，同時(shí)也產(chǎn)生了一些新的問題，例如，如何協(xié)調(diào)項(xiàng)目工作和日常工作;如何科學(xué)合理地分配項(xiàng)目與項(xiàng)目的資源，項(xiàng)目與職能工作的資源;如何建立科學(xué)合理的館員激勵(lì)機(jī)制和考核機(jī)制等，這些問題都需要我們?cè)陧?xiàng)目管理運(yùn)行的實(shí)踐中去逐漸解決?；谝陨蠁栴}圖書館在推廣項(xiàng)目管理的過程中應(yīng)當(dāng)注意：①致力于促進(jìn)圖書館現(xiàn)有管理體制與項(xiàng)目管理組織模式的相互協(xié)調(diào);②圖書館項(xiàng)目管理實(shí)施應(yīng)盡快形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系，規(guī)范項(xiàng)目管理工作;③正視項(xiàng)目管理對(duì)館員帶來的各種積極影響和負(fù)面影響，充分發(fā)揮項(xiàng)目管理活動(dòng)的優(yōu)勢(shì)，優(yōu)化館員考評(píng)體系。

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