辦公室行政管理的問題和對策研究

李堯

【摘? 要】辦公室行政管理工作任重而道遠(yuǎn)，復(fù)雜且多變。為了積極主動地完成組織機(jī)構(gòu)關(guān)于此方面的工作內(nèi)容，就需要不斷加強(qiáng)行政管理自身的制度建設(shè)，積極推動組織快速發(fā)展。論文通過對行政管理問題和對策的闡述，旨在幫助組織機(jī)構(gòu)行政管理工作實(shí)現(xiàn)長效發(fā)展，行之有效地搭建完善的行政組織運(yùn)營模式，提高行政管理的質(zhì)量和效能，營造更富人文性的組織氛圍，使行政管理人員積極地發(fā)揮自身的主觀能動性。

【Abstract】The task of office administration management work is heavy， and this work has a long-term path， and it is complex and changeable. In order to actively complete the work content of the organization in this aspect， we need to constantly strengthen the system construction of administration management itself and actively promote the rapid development of the organization. Through the elaboration of the problems and countermeasures of administration management， this paper aims to help the organization's administration management work to achieve long-term development， effectively construct a perfect operation mode of administration organization， improve the quality and efficiency of administration management， create a more humanistic organizational atmosphere， and make administration management personnel actively play their own subjective initiative.

【關(guān)鍵詞】辦公室;行政管理;問題;對策

【Keywords】office; administration management; problems; countermeasures

【中圖分類號】C931.4? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）08-0003-02

1 辦公室行政管理的概述

組織的行政部門是一個機(jī)構(gòu)整體發(fā)展軌跡的記錄和縮影，更是一個單位運(yùn)營的縮影，起到承上啟下的作用，集機(jī)要保密、后勤保證、督促指導(dǎo)、后續(xù)落實(shí)、文職撰寫等工作職能于一身?？梢?，只有做好辦公室的行政管理工作，才能為其他工作提供更加便捷的服務(wù)，從而提高組織運(yùn)營機(jī)制的效率。

在新形勢下，隨著社會公共服務(wù)要求的不斷提升，辦公室行政工作有了新的變化。面對紛繁復(fù)雜的現(xiàn)狀，自身的工作內(nèi)容多樣化，范圍也在發(fā)生翻天覆地的改變。組織中具有綜合性、協(xié)調(diào)性的工作都由行政部門來完成。所以，時代的發(fā)展對辦公室工作人員的工作內(nèi)容已經(jīng)提出了更高的要求，更需要為單位的發(fā)展樹立一種主動、超前、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)理念，讓組織機(jī)構(gòu)能夠順暢運(yùn)營。

2 辦公室行政管理工作存在的問題

2.1 行政服務(wù)的效果不盡如人意

行政辦公室面臨的服務(wù)對象眾多，承擔(dān)的服務(wù)品類繁多，服務(wù)工作常常伴隨著艱巨性、復(fù)雜性、客觀性、兼容性等特點(diǎn)，造成行政辦公室中行政服務(wù)很難達(dá)到人人都滿意的狀態(tài)，服務(wù)評價參差不齊，工作實(shí)施起來難度較大。

2.2 行政工作的創(chuàng)新能力不足

行政辦公室工作人員對于行政辦公的創(chuàng)新性能力不足，意識也跟不上時代發(fā)展的大環(huán)境，對服務(wù)大局的思想也缺乏深入性的研究，行政工作內(nèi)容常常是按部就班，沒有任何突破和進(jìn)展，創(chuàng)新能力不夠，導(dǎo)致行政工作進(jìn)步緩慢。

2.3 行政人員的思想認(rèn)識不準(zhǔn)確

行政辦公室工作常常受到傳統(tǒng)思想和傳統(tǒng)觀念的影響，有時在問題的理解上，常常具有片面性，缺乏全面性的考量。在具體實(shí)踐工作時，缺乏行政管理細(xì)節(jié)處理，最終很難能夠全面性地處理問題。某些情況下，行政辦公室人員工作會強(qiáng)調(diào)客觀因素多，分析主觀因素少，常常按部就班地完成工作，缺乏主動研究思考，造成創(chuàng)新型工作很難全面展開。

2.4 行政人員的理論知識學(xué)習(xí)不足

行政辦公室工作由于具有工作要求高、覆蓋面廣、業(yè)務(wù)項目繁多等特點(diǎn)，對于辦公室行政人員的要求也相對嚴(yán)格，需要擁有較寬的知識面和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。本身行政管理的工作內(nèi)容繁雜，行政人員很難沉下心來，深入系統(tǒng)學(xué)習(xí)新的知識、新的理論，所以導(dǎo)致理論聯(lián)系實(shí)際的協(xié)調(diào)性較差。一些人常常認(rèn)為工作是硬任務(wù)，理論學(xué)習(xí)是軟指標(biāo)，忙于工作而放松政治學(xué)習(xí)，忽略自身的思想覺悟，重實(shí)用知識、輕理論素養(yǎng)的現(xiàn)象時常發(fā)生。

2.5 行政工作的制度建設(shè)不足

在組織的實(shí)際工作中，規(guī)章制度的建設(shè)和行政配套的舉措還不夠完善。有些制度的實(shí)施也并沒有執(zhí)行到位，辦文辦會具體操作時限不夠明確，有些人員思想意識不到位，導(dǎo)致行政工作中的積極性和努力性不夠，存在相互推諉現(xiàn)象。因此，不愿多干活、怕辛苦、怕?lián)?zé)任的現(xiàn)象頻頻發(fā)生。

3 辦公室行政管理工作的改進(jìn)對策及建議

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，時代的要求在改變，對于行政辦公室工作提出了新的要求。所以必須理清思路，分清輕重緩急，做好統(tǒng)籌兼顧，做到合理安排，才能步調(diào)一致，有條不紊，讓行政辦公室的工作質(zhì)量提高到一個新的水平，能夠更好地服務(wù)整個組織機(jī)構(gòu)，不斷地提高行政辦公室的行政服務(wù)水平和整個辦公室的工作效率。

3.1 加強(qiáng)行政理論學(xué)習(xí)，強(qiáng)化行政服務(wù)意識

堅持做到理論聯(lián)系實(shí)際，不斷地完善行政管理工作的學(xué)習(xí)計劃，不斷地提高辦公室行政工作人員的服務(wù)意識和業(yè)務(wù)水平。積極做好辦公事務(wù)，增強(qiáng)綜合能力。積極倡導(dǎo)行政辦公人員制定終身學(xué)習(xí)計劃，鼓勵在線學(xué)習(xí)，提高自身水平和綜合業(yè)務(wù)能力。在具體的工作中倡導(dǎo)熱情服務(wù)、主動服務(wù)、快捷服務(wù)。努力正確處理好對上服務(wù)與對下服務(wù)的關(guān)系，要自覺樹立良好的服務(wù)觀念，同時，要處理好主動服務(wù)與被動服務(wù)的關(guān)系。

3.2 加強(qiáng)行政管理調(diào)查研究，提高行政參謀水平

積極協(xié)調(diào)行政管理與外部協(xié)調(diào)的關(guān)系，維護(hù)和樹立好部門的整體形象，發(fā)揮辦公室的作用與協(xié)調(diào)外部的作用。辦公室作為機(jī)關(guān)辦事機(jī)構(gòu)，首要任務(wù)是強(qiáng)化內(nèi)部管理，發(fā)揮參謀助手、督促檢查、綜合協(xié)調(diào)的作用，同時，也要加強(qiáng)與外部的溝通協(xié)調(diào)，維護(hù)和樹立部門的整體形象。緊密聯(lián)系行政工作的發(fā)展全局，借助外部力量，采取聯(lián)合調(diào)研、專題調(diào)研的形式，積極開展“大調(diào)研”活動，努力做到參得準(zhǔn)、謀得高，提高行政管理參謀的水平。

3.3 建立健全行政管理制度，不斷提高行政管理效能

規(guī)范行政辦公室各個崗位的基本業(yè)務(wù)、工作程序，使行政辦公室的各項工作統(tǒng)一納入工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道之中，特別是對行政辦公室有關(guān)文件、會議嚴(yán)格把控，層層審批。進(jìn)一步明確科室職責(zé)和每個崗位的能力席位標(biāo)準(zhǔn)，著力強(qiáng)化貫徹執(zhí)行意識、能力意識和崗位責(zé)任意識。積極努力加強(qiáng)和改進(jìn)目標(biāo)管理、干部考核和行政問責(zé)工作。建立健全責(zé)任體系和建設(shè)行政辦公的長效機(jī)制，不斷推進(jìn)干部隊伍執(zhí)行能力建設(shè)，力求達(dá)到執(zhí)行能力有提升、本職工作上水平，讓服務(wù)群眾的業(yè)務(wù)水平見實(shí)效。

3.4 強(qiáng)化行政團(tuán)隊意識，注重團(tuán)隊合作與建設(shè)

行政辦公室的人員分工不同，職責(zé)也各有差異。在組織機(jī)構(gòu)中要不斷地強(qiáng)化團(tuán)隊的協(xié)作能力。保證行政辦公室整體的能力提升，最大限度地發(fā)揮其潛力，做到多角度、多層次、多方面的溝通協(xié)作，取長補(bǔ)短，集思廣益，讓工作質(zhì)量和效能得到雙重提升。

3.5 堅持人才引進(jìn)，打造復(fù)合型人才隊伍

解決好組織行政管理效能低下的問題，關(guān)鍵在于人才的培養(yǎng)。打造可持續(xù)發(fā)展的復(fù)合型人才隊伍成為大勢所趨。不斷地加強(qiáng)人才導(dǎo)向的綜合能力，為行政管理工作注入新鮮的活力。構(gòu)建完善的人才培訓(xùn)機(jī)制，立足工作單位的實(shí)際情況，提升辦公室行政管理工作人員分析問題和解決問題的能力。辦公室行政工作人員要不斷地轉(zhuǎn)變自身的思想觀念。行政辦公室工作集文件處理和運(yùn)轉(zhuǎn)、信息傳遞、內(nèi)部交流和監(jiān)督于一體，具有較強(qiáng)的綜合服務(wù)特質(zhì)，對于組織機(jī)構(gòu)具有較強(qiáng)的工作意義，對組織的前進(jìn)與發(fā)展、工作效能的提升都起到積極的作用。

3.6 加強(qiáng)行政管理工作的信息化建設(shè)

在信息化時代，組織機(jī)構(gòu)加強(qiáng)信息化建設(shè)，不斷將自己的技術(shù)優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為行政管理優(yōu)勢，努力實(shí)現(xiàn)行政管理減負(fù)的目標(biāo)。強(qiáng)化信息安全管理機(jī)制，做到內(nèi)部事務(wù)內(nèi)網(wǎng)，外部事物外網(wǎng)。借助信息化時代優(yōu)化行政管理系統(tǒng)，完善各項功能，將自身的軟件需求積極反饋給供貨商。營造出更加人性化的工作環(huán)境，讓行政管理工作人員在這樣的工作環(huán)境下能夠發(fā)揮自己的主觀能動性，從而更好地為組織機(jī)構(gòu)服務(wù)。

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