初論地質(zhì)災(zāi)害防治工程項(xiàng)目檔案管理

夏祖瓊，江鴻彬

(1.湖北省地質(zhì)環(huán)境總站,湖北 武漢 430034; 2.湖北省自然資源廳,湖北 武漢 430071)

從原始的刻木結(jié)繩,到近8 000年前中國(guó)先賢賈湖契刻、殷商時(shí)期的甲骨刻辭,以及公元前1296年用銀板記載埃及法老拉美西斯二世與赫梯國(guó)王哈圖舒爾三世簽訂的和約,自有文字、主觀達(dá)意的符號(hào)以來(lái),相應(yīng)記載檔案的功能就應(yīng)運(yùn)而生。據(jù)《呂氏春秋》記載,中國(guó)自夏代就開始有專門記錄歷史的史官(太史令),到周代各諸侯國(guó)都有了較為完備的檔案館,是有連續(xù)檔案記載時(shí)間最長(zhǎng)的國(guó)家。

隨著人類對(duì)生活質(zhì)量要求和工程建設(shè)能力的不斷提高,滑坡、崩塌、泥石流、地面塌陷等地質(zhì)災(zāi)害防治成為各級(jí)政府防范與化解的重點(diǎn)對(duì)象之一,相應(yīng)的專業(yè)監(jiān)測(cè)預(yù)警、工程治理、避險(xiǎn)搬遷等防治工程投入和項(xiàng)目也越來(lái)越多。由于地質(zhì)災(zāi)害防治工程多處于地質(zhì)條件脆弱、交通環(huán)境差、經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū),加之專業(yè)性和隱蔽性強(qiáng)、結(jié)構(gòu)類型復(fù)雜、個(gè)性差異大、標(biāo)準(zhǔn)化程度低,如何及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、全面地進(jìn)行防治工程項(xiàng)目檔案管理,見證項(xiàng)目質(zhì)量、績(jī)效,已超越檔案表征含義,成為項(xiàng)目建設(shè)管理的重要組成?？茖W(xué)系統(tǒng)的工程項(xiàng)目檔案全程管理(life-cycle management)[1],是提高治理工程績(jī)效、控制工程質(zhì)量安全的重要保障。根據(jù)多年地質(zhì)環(huán)境與檔案管理工作體會(huì),圍繞“一個(gè)核心、兩條主線、三同步原則、四項(xiàng)基本要求”,就地質(zhì)災(zāi)害防治工程項(xiàng)目檔案管理展開探討,以供參考借鑒。

1 緊扣一個(gè)核心

任何檔案表象以記載為主題,其實(shí)還具有見證與促進(jìn)中心目標(biāo)的作用,就如同史官如實(shí)記載事件的發(fā)生,而君王則要考慮載入史冊(cè)、青史留名的問題。因此,檔案就同時(shí)具有了客觀記載和主觀監(jiān)督管理的作用。地質(zhì)災(zāi)害防治工程項(xiàng)目檔案管理也同樣有著“記載過程、服務(wù)中心”的核心作用,記載過程是為了見證責(zé)任落實(shí),最終目的是促進(jìn)與見證項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

與通常的建筑工程不同,地質(zhì)災(zāi)害防治工程有許多如抗滑樁、錨索(桿)、深部位移和應(yīng)力監(jiān)測(cè)、地下水監(jiān)測(cè)等隱蔽工程,防治項(xiàng)目做完,很多實(shí)物工作都無(wú)法直觀看到實(shí)體,只能通過檔案見證其實(shí)施情況。因此,地質(zhì)災(zāi)害防治工程項(xiàng)目的檔案管理需從被動(dòng)“記”向主動(dòng)“管”轉(zhuǎn)變,將防治工程檔案管理上升到項(xiàng)目管理高度,貫穿項(xiàng)目實(shí)施的全過程。同時(shí)充分發(fā)揮其項(xiàng)目監(jiān)管和見證作用，隨著工程項(xiàng)目實(shí)施全過程記錄各個(gè)環(huán)節(jié),全面記載項(xiàng)目建設(shè)、管理、監(jiān)督、運(yùn)行和維護(hù)等活動(dòng)的證據(jù)、責(zé)任落實(shí)和信息,見證工程實(shí)施進(jìn)度、質(zhì)量、安全、投資等。

2 抓住兩條主線

地質(zhì)災(zāi)害防治工程項(xiàng)目檔案應(yīng)以項(xiàng)目實(shí)施階段為縱軸,以項(xiàng)目各階段檔案產(chǎn)生過程為橫軸,按照時(shí)間和自然規(guī)律融入項(xiàng)目建設(shè)管理,分階段管理、隨程序整理檔案(圖1),實(shí)行全員管理、全過程管理、全方位管理。

2.1 按項(xiàng)目實(shí)施階段分類管理檔案

一般地質(zhì)災(zāi)害防治工程項(xiàng)目按基本建設(shè)程序?qū)嵤╇A段,可劃分為立項(xiàng)論證、方案設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、組織實(shí)施、驗(yàn)收維護(hù)等階段,每個(gè)階段都有其目的,所產(chǎn)生的檔案也具有各自特點(diǎn)。依據(jù)先立項(xiàng),再勘查、設(shè)計(jì)、施工,最終驗(yàn)收運(yùn)行的基本建設(shè)程序,采取分不同階段和專業(yè)、立檔單位(參建單位)、載體展開檔案分類管理,經(jīng)分類排列整理、歸檔、立卷,通過組件、組卷,逐步形成件、案卷、全宗、聯(lián)合全宗(combined fonds)[2]等檔案實(shí)體,并同時(shí)編制一套電子檔案,隨紙質(zhì)檔案一并歸檔[3]。

圖1 地質(zhì)災(zāi)害防治工程項(xiàng)目檔案構(gòu)架圖Fig.1 File framework of geological disaster prevention project

通常將地質(zhì)災(zāi)害防治工程項(xiàng)目檔案劃分為項(xiàng)目管理文件(XG)、勘查文件(KC)、設(shè)計(jì)文件(SJ)、工程管理文件(GL)、監(jiān)理文件(JL)、施工文件(SG)、監(jiān)測(cè)文件(JC)、竣工驗(yàn)收文件(JY)、電子文件(DZ)、其它文件(QT)等大類,實(shí)行分階段管理。按組織實(shí)施順序來(lái)劃分,實(shí)施階段又可分為單項(xiàng)、單位、分部、分項(xiàng)(單元)工程和各道工序；按功能專業(yè)，實(shí)施階段可分為土建工程、結(jié)構(gòu)工程、鋼筋混凝土工程、安裝工程、排水工程等；按工藝工序，實(shí)施階段可分為基槽(坑)、隱蔽工程、澆(砌)筑、儀器設(shè)備檢驗(yàn)等,每個(gè)階段和各道工序均會(huì)形成相應(yīng)文件、記錄、成果等。

2.2 隨建設(shè)程序形成過程整理檔案

根據(jù)地質(zhì)災(zāi)害防治工程項(xiàng)目特點(diǎn),每個(gè)階段按照項(xiàng)目管理規(guī)定或工程特點(diǎn),都有一定的實(shí)施建設(shè)程序和流程,同時(shí)賦予項(xiàng)目檔案的產(chǎn)生形成具有一定的程序性、漸進(jìn)性規(guī)律。如一般通過招標(biāo)的項(xiàng)目,該階段目的是確定承包單位、簽訂合同文件,而按程序會(huì)形成招標(biāo)委托代理機(jī)構(gòu)遴選記錄、招標(biāo)委托代理合同、招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、察看現(xiàn)場(chǎng)答疑澄清記錄、開標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)定標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)結(jié)果公示、中標(biāo)通知書等,檔案管理工作就隨之系統(tǒng)收集、規(guī)范整理。按來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、邏輯關(guān)系等形成過程,將初期產(chǎn)生的手稿、公文、原始記錄、數(shù)據(jù)、信息包等,經(jīng)分類、組合、排列、編號(hào)、編目等,規(guī)范組件、裝盒、組卷成為全宗(圖2),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系與相互印證關(guān)系,電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件在案卷設(shè)置上一致,并建立相應(yīng)的標(biāo)識(shí)關(guān)系,以見證過程、驗(yàn)證成效與目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

圖2 地質(zhì)災(zāi)害防治工程項(xiàng)目檔案整理流程圖Fig.2 Flow chart of archives arrangement of geologicaldisaster prevention and control project

3 遵守三同步原則

地質(zhì)災(zāi)害防治工程項(xiàng)目檔案管理應(yīng)嵌入項(xiàng)目計(jì)劃,與項(xiàng)目同步管理,隨項(xiàng)目實(shí)施同步收集整理,和項(xiàng)目竣工同步驗(yàn)收,實(shí)行痕跡化、流程化、職責(zé)化、體系化管理。

3.1 隨項(xiàng)目實(shí)施同步管理

防治工程項(xiàng)目的復(fù)雜性、隱蔽性、非標(biāo)準(zhǔn)性等特征,要求將檔案管理作為項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容、管理手段,融入整個(gè)項(xiàng)目管理過程和程序,隨項(xiàng)目立項(xiàng)籌劃開始就著手實(shí)施同部署、同步管理。項(xiàng)目建設(shè)單位需組織各參建單位作為立檔單位,依據(jù)制度規(guī)定規(guī)范各自檔案管理職責(zé),建立檔案管理制度,明確管理人員,配置相關(guān)資源,開展檔案整理管理培訓(xùn),將項(xiàng)目文件的形成和積累納入建設(shè)管理合同、進(jìn)度、質(zhì)量、安全、投資、信息等各個(gè)環(huán)節(jié),做到資料檔案管理有人員、有經(jīng)費(fèi)、有制度、有標(biāo)準(zhǔn)、有設(shè)施、有檢查、有監(jiān)督。

3.2 按進(jìn)程同步收集整理

各類地質(zhì)災(zāi)害防治工程依據(jù)環(huán)境條件、施工工藝和專業(yè)特點(diǎn),有著必須遵循的基本程序、先后順序,如專業(yè)監(jiān)測(cè)預(yù)警工程需先進(jìn)行監(jiān)測(cè)點(diǎn)的基礎(chǔ)建設(shè)、儀器設(shè)備安裝,然后再進(jìn)行首測(cè)、試運(yùn)行,竣工驗(yàn)收通過后進(jìn)入正常的觀測(cè)階段。再如治理常用的擋土墻需先分段(項(xiàng))進(jìn)行基礎(chǔ)基槽開挖,驗(yàn)槽通過后才開始基礎(chǔ)和墻體砌(澆)筑及反濾層、泄水孔、沉降縫等設(shè)置。又如抗滑樁需先挖(鑿)孔、制作樁體鋼筋,再安置鋼筋和樁體澆(灌)注等[4]。工程項(xiàng)目檔案也隨同工程定位放樣、組織設(shè)計(jì)(方案)、開工審批、工程組織實(shí)施、各工序驗(yàn)簽等一道形成,同步收集、整理,形成定位放樣測(cè)量、分部分項(xiàng)施工組織方案、開工申請(qǐng)、各道工序施工記錄和驗(yàn)收簽證，分項(xiàng)分部工程質(zhì)量評(píng)定和驗(yàn)收申請(qǐng)及驗(yàn)收記錄等。做到同步有記錄、有審核、有簽證,并同步安排專人收集、整理、組件、立卷、聯(lián)合全宗。

3.3 與項(xiàng)目竣工同步驗(yàn)收

工程項(xiàng)目檔案作為地質(zhì)災(zāi)害防治工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容,一方面發(fā)揮憑證價(jià)值,見證項(xiàng)目實(shí)施過程；另一方面體現(xiàn)利用價(jià)值,見證項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、投資、安全、績(jī)效和計(jì)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),應(yīng)與工程實(shí)體和防治績(jī)效同步驗(yàn)收,未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目,不得通過項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和移交投入運(yùn)行使用。驗(yàn)收的項(xiàng)目必須完成全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作,以及項(xiàng)目檔案的分類、組卷、編號(hào)等整理工作。驗(yàn)收工作一般先由立檔單位自驗(yàn)收，監(jiān)理單位或建設(shè)單位初步驗(yàn)收,在通過竣工驗(yàn)收后再移交檔案部門接收驗(yàn)收。項(xiàng)目建設(shè)與監(jiān)理單位應(yīng)對(duì)工程文件的立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo),督促各參建單位在工程竣工驗(yàn)收前進(jìn)行檔案預(yù)驗(yàn)收,驗(yàn)收合格后方可申請(qǐng)正式驗(yàn)收。驗(yàn)收重點(diǎn)是檢驗(yàn)檔案的及時(shí)性、真實(shí)性、規(guī)范性、完整性(齊全性)、安全性等。

4 落實(shí)四項(xiàng)基本要求

在圍繞“一個(gè)核心、兩條主線、三同步原則”的基礎(chǔ)上,地質(zhì)災(zāi)害防治工程項(xiàng)目的檔案管理落實(shí)及時(shí)性(timeliness)、真實(shí)性(authenticity)、完整性(integrity)、安全性(security)四項(xiàng)基本要求,是項(xiàng)目成效的保證,不能偏頗。

4.1 及時(shí)收集整理

防治工程項(xiàng)目檔案大部分形成于實(shí)施階段,一般項(xiàng)目實(shí)施按過程可分為實(shí)施準(zhǔn)備、組織實(shí)施、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)等階段。建設(shè)單位與各參建單位應(yīng)按規(guī)范要求和工程特點(diǎn)，同步做好事前、事中、事后管理,規(guī)范關(guān)鍵程序、重要節(jié)點(diǎn)的管理通用表式和痕跡表達(dá),安排專人填報(bào)、收集、整理、歸檔。各崗位責(zé)任人隨工程建設(shè)進(jìn)度一起及時(shí)形成施工方案申報(bào)表、進(jìn)場(chǎng)人員設(shè)備報(bào)審表、拌合物配合比試驗(yàn)申報(bào)表、原材料檢驗(yàn)報(bào)告、開工申請(qǐng)(代開工令)、施工記錄表等過程文件,并同步完善相關(guān)簽章,不得篡改、抄襲、事后補(bǔ)編。

4.2 客觀記錄過程

為保證防治工程項(xiàng)目檔案的真實(shí)客觀性,如實(shí)記載工程項(xiàng)目實(shí)施情況,在項(xiàng)目實(shí)施前就明確職責(zé),落實(shí)責(zé)任,載入合同條款,實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)制、崗位負(fù)責(zé)制、簽證負(fù)責(zé)制,檔案員(資料員)同施工員、安全員、材料員、造價(jià)員(預(yù)算員)一起安排。各參建單位履行管理職責(zé),隨項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)程和職責(zé)分工履行檢查簽證工作。每份文件應(yīng)實(shí)現(xiàn)可逆向追蹤責(zé)任,誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)簽證誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)整理誰(shuí)負(fù)責(zé)。各種施工記錄、日志等管理通用表式應(yīng)隨管理和實(shí)施過程實(shí)時(shí)客觀記載,歸檔的紙質(zhì)工程文件應(yīng)為原件,字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備[5]。建設(shè)工程電子文件應(yīng)采用電子簽名等手段,所載內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確和可靠,與工程實(shí)際相符。

4.3 系統(tǒng)完整歸檔

地質(zhì)災(zāi)害防治工程是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,其系統(tǒng)性與完整性體現(xiàn)在內(nèi)容、形式、載體、管理等方面,管理需落實(shí)基本建設(shè)程序、法律法規(guī),專業(yè)涉及勘查、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、監(jiān)測(cè)等,內(nèi)容涵蓋組織、進(jìn)度、質(zhì)量、安全、投資(財(cái)務(wù))、檔案等,形式有件、案卷和全宗的封面、目錄、備考表與全宗指南、全宗卡片、全宗單等。與之相適應(yīng)的檔案管理以時(shí)間為序列,實(shí)施階段為縱軸,各階段檔案產(chǎn)生過程為橫軸,不同媒介為載體,構(gòu)建起系統(tǒng)完整的縱到底、橫到邊的檔案框架體系(圖3),并充分利用計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)開展信息化管理。

各階段檔案內(nèi)容根據(jù)實(shí)施程序與時(shí)間序列、自然邏輯關(guān)系進(jìn)行科學(xué)分類、規(guī)范組合、合理排列、簡(jiǎn)明編目、分類標(biāo)引等。如項(xiàng)目管理文件一般可劃分為立項(xiàng)文件、審查批復(fù)文件、工程移交文件、其它管理文件等類別。專業(yè)監(jiān)測(cè)預(yù)警工程一般劃分為監(jiān)測(cè)工程建設(shè)和觀測(cè)監(jiān)測(cè)預(yù)警運(yùn)行兩個(gè)階段,除項(xiàng)目管理程序文件外,會(huì)同時(shí)存在土建及設(shè)備安裝等施工文件,以及由監(jiān)測(cè)預(yù)警成果文件和原始數(shù)據(jù)文件組成的監(jiān)測(cè)文件。工程施工文件一般包含施工管理文件、技術(shù)文件、物質(zhì)文件、記錄文件、檢測(cè)文件、質(zhì)量評(píng)定驗(yàn)收文件等。

4.4 保證檔案安全

防治工程項(xiàng)目檔案的安全涉及內(nèi)容信息安全(專利、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)機(jī)密、技術(shù)保密、行政機(jī)密等)、實(shí)體安全(載體安全、記錄材料安全、記錄方式安全、信息傳遞安全)、保管安全(保管環(huán)境的安全、保密措施、“八防”)、利用安全(丟失、泄密)、人員安全(職業(yè)道德、業(yè)務(wù)素質(zhì),政治立場(chǎng))等,應(yīng)納入項(xiàng)目建設(shè)安全管理體系,建立追蹤機(jī)制,強(qiáng)化過程管控,落實(shí)法規(guī)制度。特別是現(xiàn)代信息技術(shù)條件下檔案的安全管理,存儲(chǔ)移交電子檔案的載體需經(jīng)過檢測(cè),應(yīng)無(wú)病毒、無(wú)數(shù)據(jù)讀寫故障,并確保接收方能通過適當(dāng)設(shè)備讀出數(shù)據(jù),涉密文件需按規(guī)定等級(jí)采取保密措施。

圖3 地質(zhì)災(zāi)害防治工程項(xiàng)目檔案體系框架圖Fig.3 File system framework of geological disasterprevention and control project

5 結(jié)語(yǔ)

(1) 檔案管理是地質(zhì)災(zāi)害防治工程項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容,貫穿項(xiàng)目管理全過程,將由被動(dòng)“記”上升為主動(dòng)“管”,記載過程，服務(wù)中心。

(2) 以項(xiàng)目實(shí)施階段為縱軸、各階段檔案產(chǎn)生過程為橫軸,將檔案管理融入項(xiàng)目建設(shè)全過程,分階段管理、按程序整理。

(3) 充分發(fā)揮檔案的憑證和利用價(jià)值,借助現(xiàn)代信息技術(shù),按形成時(shí)間順序,與項(xiàng)目建設(shè)同步管理、同步整理、同步驗(yàn)收,見證與推進(jìn)地質(zhì)災(zāi)害防治工程項(xiàng)目順利實(shí)施,實(shí)現(xiàn)體系化管理、程序化運(yùn)行。

(4) 落實(shí)檔案管理的及時(shí)性、真實(shí)性、完整性、安全性,是驅(qū)動(dòng)地質(zhì)災(zāi)害防治工程項(xiàng)目有效實(shí)施與管理的“四輪”,是項(xiàng)目成效的保證,應(yīng)規(guī)范運(yùn)作、壓實(shí)職責(zé)。