淺談高校檔案管理中的問題與對策

王麗娟

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)與科技的發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入了知識經(jīng)濟(jì)時代，而我國高校在檔案管理工作中長期處于落戶的地位，導(dǎo)致高校檔案管理工作中存在較多的管理問題。為了解決這些問題，高校應(yīng)該不斷革新檔案管理例數(shù)與方法，不斷引進(jìn)具有專業(yè)知識能力的管理人才，更新檔案管理的手段。受到我國長期落后的檔案管理形式影響，高校不僅要從專業(yè)技術(shù)層面提升管理人員的管理意識，同時還應(yīng)該不斷完善檔案管理的機(jī)制，改變其內(nèi)部職能管控，優(yōu)化檔案管理人才培養(yǎng)策略，提出解決當(dāng)前檔案管理工作問題的對策。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;問題;對策

高校檔案是高校教學(xué)質(zhì)量評估和教學(xué)工作水平評價的重要依據(jù)之一，它是從事學(xué)校管理、教科研工作、教學(xué)活動和教育督導(dǎo)評估必不可少的資料，但也存在一些問題，檔案管理還不夠規(guī)范，各項制度還不夠健全，檔案管理的隊伍建設(shè)和管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)還有待提高。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，成熟的信息及電子技術(shù)被迅速應(yīng)用到檔案管理中。

一、高校檔案管理工作的意義

高校的檔案管理內(nèi)容主要為學(xué)生的檔案資料以及各種學(xué)術(shù)資料，不僅是保障高校教學(xué)正常進(jìn)行的前提，同時也是衡量高校管理水平的指標(biāo)。隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校檔案管理的信息數(shù)據(jù)不斷增加，加大了高校檔案管理工作的難度?，F(xiàn)階段，我國高校檔案管理工作的質(zhì)量不高，同時還存在技術(shù)落后以及功能不全等問題，高校應(yīng)該正視其檔案管理工作中存在的問題，不斷進(jìn)行改善，才能夠提升其檔案管理工作的質(zhì)量與效率。檔案本身具有信息保存以及記錄的功能，能夠為實踐活動留下歷史記錄，其記錄的形式較為多樣，包括文字、圖片以及視頻等。作為一種原始的文獻(xiàn)形式，檔案不僅具有記錄以及保存的功能，同時還能夠為高校之后的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持與指導(dǎo)作用，促進(jìn)高校的持續(xù)發(fā)展。

二、高校檔案管理工作中的問題分析

（一）管理方式落后

就目前的情況來看，很多高校在進(jìn)行檔案管理工作時基本上還在使用傳統(tǒng)的管理模式與方法，依賴于人工的記錄與管理，缺乏信息技術(shù)的使用。這樣就會導(dǎo)致高校檔案管理工作的效率落后，在查詢以及信息更新方面都存在滯后的現(xiàn)象，無法為大家提供有效的信息查詢以及管理服務(wù)。管理方式的落后已經(jīng)無法適應(yīng)時代的發(fā)展，這樣還會導(dǎo)致檔案管理與其他部分工作出現(xiàn)脫節(jié)的情況，影響高校整體管理工作的開展。

（二）管理水平不高

很多高校并沒有意識到檔案管理工作對于學(xué)校管理以及發(fā)展的重要性，因此在進(jìn)行人員管理與安排時存在不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r，導(dǎo)致檔案管理部門人員的專業(yè)素質(zhì)不高，管理水平較低，進(jìn)而影響檔案管理工作的開展，出現(xiàn)檔案雜亂、位置錯亂的現(xiàn)象。除此之外，管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時對于之前的檔案處理不夠科學(xué)，對于應(yīng)該完善或者清理的檔案分類認(rèn)知不足，這樣就會導(dǎo)致檔案出現(xiàn)泄漏以及丟失的情況，造成高校的損失。檔案管理不是任何人都能夠勝任的，高校應(yīng)該招聘具有較高專業(yè)水平的工作人員參與管理，同時不斷增強(qiáng)管理人員的先進(jìn)知識培訓(xùn)，不能直接任用沒有檔案管理工作經(jīng)驗的退休人員參與工作，這樣會嚴(yán)重影響學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量。

三、提升高校檔案管理的策略分析

（一）增加技術(shù)支持

隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校在檔案管理工作中也逐漸意識都信息技術(shù)的重要性，對此，高校更是急缺信息技術(shù)專業(yè)人才，只有提供更多的技術(shù)支持，才能夠完善信息檔案管理系統(tǒng)，提升高校檔案管理的水平。除此之外，高校檔案管理部門還應(yīng)該充分考慮時代的發(fā)展需求，制定出新的管理制度，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，構(gòu)建病毒系統(tǒng)以及監(jiān)測系統(tǒng)，保障檔案管理工作的安全性。

最后，高校還應(yīng)該通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立屏蔽通道，避免受到外部因素的干擾，進(jìn)一步確保信息的安全。像這樣使用多種技術(shù)方法提升高校檔案管理工作的水平與效率，才能夠不斷完善其管理方法，保障高校檔案管理工作的正常進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)人員建設(shè)

高校檔案對于高校今后的發(fā)展具有支撐性的作用，因此，要想促進(jìn)高校的現(xiàn)代化發(fā)展，高校就必須加強(qiáng)檔案管理人員建設(shè)工作，提升管理人員的專業(yè)水平，建立一支高效的檔案管理隊伍。高?？梢蚤_展檔案管理人才的再培訓(xùn)與教育工作，不斷提升管理人員的專業(yè)能力，提升其自我修養(yǎng)，才能夠不斷提升管理的職業(yè)道德素養(yǎng)與職業(yè)技能。只有不斷提高高校檔案管理人員的專業(yè)能力以及管理技巧，才能夠完善檔案管理工作的內(nèi)容，不斷促進(jìn)工作質(zhì)量的提高，進(jìn)而為人們提供更好的檔案管理以及查詢服務(wù)。

（三）創(chuàng)新工作理念

在開展高校檔案管理工作時，學(xué)校還應(yīng)該不斷創(chuàng)新工作理念，發(fā)掘有效信息，完善檔案管理機(jī)制。對此，高校應(yīng)該加強(qiáng)檔案巡查管理工作，對于負(fù)責(zé)的工作人員開展專門的技能培訓(xùn)，并將檔案管理的成果納入高校的建設(shè)目標(biāo)體系內(nèi)，提升對檔案管理工作的重視程度。除此之外，高校的管理層以及基層檔案管理人員應(yīng)該對檔案管理工作有更加深入的認(rèn)知，并且能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的集中管理，增加對檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)資金投入，不斷推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)高校的現(xiàn)代化發(fā)展。管理人員還應(yīng)該完善檔案管理工作的獎懲制度，優(yōu)化信息技術(shù)的利用，激勵員工的工作積極性，不斷提高工作管理的效率，處于工作馬虎以及態(tài)度不認(rèn)真的員工更加應(yīng)該給予懲罰，才能夠端正其工作態(tài)度，提高管理的效率。

結(jié)束語：

綜上所述，對于高校發(fā)展來說，檔案管理是其基礎(chǔ)的管理工作，能夠為高校的起來發(fā)展提供保障以及信息數(shù)據(jù)服務(wù)，因此，高校應(yīng)該正視其檔案管理工作中存在的問題，通過增加技術(shù)支持、加強(qiáng)人員管理以及創(chuàng)新工作理念等方法提升檔案管理的力度，完善管理工作體系，促進(jìn)高校的發(fā)展。

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