新形勢下醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息化管理的探索

姚佳琳 劉濤

【摘 要】：隨著信息化建設的快速發(fā)展，社會的變化日新月異，人們對自身健康的重視程度越來越高，對檔案管理的要求逐漸增高，讓醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理更加迎合社會和時代發(fā)展需求。本文就目前檔案管理中存在的一些問題及改進措施提出相應的解決方案，為今后的檔案管理工作提供參考。

【關(guān)鍵詞】：醫(yī)療衛(wèi)生;檔案管理;信息化;解決方案

現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，隨著健康知識的不斷普及，人們的意識逐漸增強，對于醫(yī)療衛(wèi)生的發(fā)展需求日益增加，造成檔案管理的工作量增大，但其管理效率普遍低下，而檔案管理又是醫(yī)療衛(wèi)生管理的重要一環(huán)，其水平的提升至關(guān)重要[1]。當代社會信息化時代的來臨，為檔案管理的發(fā)展提供了機遇和挑戰(zhàn)。本文就

1 醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理存在的問題

信息時代的到來，醫(yī)療技術(shù)人員越發(fā)意識到檔案管理的重要性，而受到各種因素的制約，醫(yī)療衛(wèi)生檔案仍處于傳統(tǒng)的管理和辦公模式，無法適應時代的發(fā)展和需求[2]。

1.1 效率低下

目前，很多醫(yī)療單位的檔案管理仍處于傳統(tǒng)模式，問題主要有：（1）紙質(zhì)材料無法長期保存，容易出現(xiàn)遺失、損壞和霉變等情況;（2）查閱效率不高，只能到檔案室查找、復印，還需要繁瑣的借閱手續(xù);（3）紙質(zhì)檔案的日積月累，不僅擠占了大量的醫(yī)療空間，還需要投入大量設備維持嚴苛的保存環(huán)境;（4）需要大量的人員對檔案進行整理和維護，工作量大、過程繁瑣、效率低下;（5）檔案信息分散，不能為今后的研究提供有價值的資料;（6）檔案的保密性一般，會給醫(yī)療機構(gòu)的發(fā)展，患者隱私的泄漏帶來潛在風險。

1.2 重視程度不夠

醫(yī)療衛(wèi)生檔案是單位的寶貴財富，體現(xiàn)了單位發(fā)展的文化底蘊，對醫(yī)療單位發(fā)展具有重要的精神推動作用，其中涵蓋了醫(yī)療、管理、教學、科研等極具研究價值的信息[3]。醫(yī)療單位領(lǐng)導層通常只重視單位的發(fā)展，更看重經(jīng)濟效益，忽視了醫(yī)療衛(wèi)生檔案對醫(yī)療經(jīng)驗的傳承、科研工作的發(fā)展、醫(yī)院的管理等方面的重要影響，對檔案管理投入少，直接導致檔案管理工作的滯后（如工作環(huán)境差、設施落后等）[4]。

1.3 人員不足且不專業(yè)

醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)中，檔案管理不是簡簡單單地處理醫(yī)療衛(wèi)生檔案相關(guān)工作，還涉及到醫(yī)療設備的管理、醫(yī)療設備采購資料的管理、醫(yī)療研發(fā)管理、財務管理、人力資源管理、醫(yī)務人員的考核及培養(yǎng)管理等，涉及范圍廣、工作量大，需要投入大量的時間和精力，給工作人員帶來了極大的工作負擔與壓力[5]。

檔案管理人員大多為非專業(yè)人員，人員流動性大，文化水平參差不齊，對檔案管理知識欠缺，對信息技術(shù)的掌握不夠，無法適應新時代的要求，不能夠積極配合公共衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案創(chuàng)新發(fā)展策略，無法為公共衛(wèi)生系統(tǒng)提供與時俱進的檔案管理能力，直接導致檔案管理工作發(fā)展緩慢。

1.4 制度不規(guī)范，流程不統(tǒng)一，歸檔不及時

醫(yī)療單位制定的制度混亂，流程多種多樣，工作人員無統(tǒng)一的界定標準，只是憑借自己的工作經(jīng)驗或根據(jù)領(lǐng)導的要求來管理檔案，盲目且隨意，直接造成檔案的歸檔不及時、混亂，甚至遺失，影響了檔案工作的完整性。

1.5 安全意識不足。

檔案涉及人員的隱私，其安全性不言而喻。但現(xiàn)階段，檔案管理僅限于借閱、復印、查詢等基本功能，缺乏安全性防護，容易造成醫(yī)療機密信息的泄露，會給醫(yī)療單位帶來不可估量的損失，也有可能導致醫(yī)療核心數(shù)據(jù)缺失。

另外，科室缺乏必要的建設資金，造成軟硬件設施嚴重落后，缺乏防水、防火、保密等應有的基礎設施和基本功能。

2 提高檔案管理的解決之道

為順應社會的大發(fā)展，應對日益增長的工作量和需求，唯有改變理念、加強管理、提高效率、提升素質(zhì)、更新設備等措施。

2.1 改變管理理念

社會在發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)也要順應時代，運用科學的管理理念，制定合理的管理制度，適應日益變化的社會需求。領(lǐng)導層作為單位的決策者，他們的重視和支持是檔案工作優(yōu)劣的首要因素。設立專門的組織機構(gòu)、聘請專家、明確責任，建立從總體到部分的完善的制度與流程，不定期檢查工作，定期討論問題，做到持續(xù)改進。這樣，才能提高人員對檔案管理工作的認識程度，徹底轉(zhuǎn)變觀念，進一步提升檔案管理的完整性、真實性和有效性，為衛(wèi)生系統(tǒng)的可持續(xù)發(fā)展提供有利條件[6]。

2.2 加強專業(yè)培訓

為了使醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理專業(yè)化、科學化、規(guī)范化。首先，招聘專業(yè)人員、加強專業(yè)培訓、定期專業(yè)考核;其次，制定管理人員職責、明確工作流程、完善獎懲機制。

在檔案管理工作質(zhì)量的逐步提升過程中，還需要不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)。醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)可以定期組織相關(guān)的知識講座，普及檔案管理知識，使員工意識到檔案管理工作的重要性及在日常工作中的意義和價值，從而調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，提高檔案管理的工作效率[7]。

2.3 提高檔案管理質(zhì)量控制

質(zhì)量是任何單位和部門的核心。而各種制度和流程的嚴格執(zhí)行是質(zhì)量控制的有效手段。（1）制定并完善諸如明確歸檔范圍、保管期限、接收整理、保管借閱、保密鑒定、銷毀等相關(guān)制度，使員工在思想上重視檔案管理的重要性;（2）制定合理的考核和獎懲機制，使員工積極參與檔案工作;（3）醫(yī)療機構(gòu)要加強落實員工崗位職責，提高員工的責任心和使命感。

2.4 更新軟硬件設備

信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作提供了便利，不僅可以使檔案資料能夠進行信息錄入、科學匯編，還能實現(xiàn)共享，提高檔案信息查找的效率。因此，急需引進先進設備，建立數(shù)字化管理平臺，從而實現(xiàn)檔案資料的電子化、信息化，提高檔案管理的效率，更好的為大眾服務。

綜上所述，檔案管理工作是醫(yī)療衛(wèi)生單位的重要組成部分，要順應時代的發(fā)展，適應社會日益增長的需求。信息化的到來，改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，提升檔案管理的信息化、標準化、現(xiàn)代化，在推進醫(yī)院文化發(fā)展、醫(yī)療技術(shù)的傳承和研究起到無可替代的作用。

參考文獻

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