巧做智能下拉菜單

馬震安

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以下操作均在Excel 2019由完成。

首先，選中數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意單元格，切換到“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊“從表格”，在彈出的對話框中直接點(diǎn)擊“確定”后就會出現(xiàn)“Power Query編輯器”窗口。在這個(gè)窗口中選中“入庫品名”列，在“主頁”選項(xiàng)卡下，點(diǎn)擊“刪除列一刪除其他列”，這時(shí)窗口中只包含了“入庫品名”列，再點(diǎn)擊“刪除行→刪除重復(fù)項(xiàng)”，這樣，“入庫品名”列中就剩下不重復(fù)項(xiàng)了。點(diǎn)擊“關(guān)閉并上載”，這時(shí)就會在工作簿中新創(chuàng)建一個(gè)工作表，這個(gè)工作表里面保存的就是沒有重復(fù)項(xiàng)的“入庫品名”列（圖2）。

接下來，選擇原數(shù)據(jù)工作表（即Sheet1），切換到“公式”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊“名稱管理器”，這時(shí)就會看到“名稱管理器”窗口中有兩個(gè)名稱，其中“表1 2”就是制作下拉菜單所用到的名稱（圖3）。

點(diǎn)擊“關(guān)閉”按鈕。選中需要顯示下拉菜單的單元格（如F2），切換到“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)驗(yàn)證→數(shù)據(jù)驗(yàn)證”，在彈出窗口“設(shè)置”選項(xiàng)卡“驗(yàn)證條件”的“允許”處選擇“序列”，“來源”處輸入“=INDIRECT（"表1 2"）”，這樣，當(dāng)點(diǎn)擊F2單元格時(shí)就會出現(xiàn)相應(yīng)的下拉菜單（圖4）。

這時(shí)，無論在B列增加或刪除入庫品名，只需要右擊Sheet2中的A列，選擇“刷新”，那么在F2處的下拉菜單也會相應(yīng)地實(shí)時(shí)更新。

最后，在“合計(jì)數(shù)量”對應(yīng)的單元格中輸入公式“=SUMlF（B：B，$F$2，D：D）”，就能按下拉菜單選項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)了。