信息化趨勢(shì)下高校學(xué)位檔案收集與整理芻議

摘要：“信息化”通常是指利用智能化計(jì)算機(jī)設(shè)備信息獲取、信息傳遞、信息處理等功能來(lái)代替人力完成相應(yīng)的工作內(nèi)容。高校的學(xué)位檔案管理由于其工作內(nèi)容涉及到相當(dāng)龐大的信息采集和數(shù)據(jù)整理，因此在管理工作上一直存在著不容忽視的缺陷。本文結(jié)合高校學(xué)位檔案的信息化建設(shè)展開(kāi)分析和研究，希望針對(duì)此現(xiàn)象尋求行之有效的解決方案。

關(guān)鍵詞：信息化;高校;學(xué)位檔案;管理

引言：學(xué)位檔案統(tǒng)指學(xué)生的全部個(gè)人在校信息，一般以表格、文字等形式形成文件材料，集中體現(xiàn)學(xué)生在校期間各階段的學(xué)習(xí)成績(jī)、取得的相關(guān)學(xué)位證書(shū)、畢業(yè)證發(fā)放時(shí)間以及新生錄取通知書(shū)、畢業(yè)論文答辯等相關(guān)材料。直接關(guān)乎學(xué)生在未來(lái)的應(yīng)聘面試中將會(huì)獲得什么樣的薪資待遇，以及取得怎樣的職能崗位。因此學(xué)位檔案無(wú)論是對(duì)學(xué)生個(gè)人還是學(xué)校整體來(lái)講都有非常重要的留存意義。高校也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)此方面工作的投入和建設(shè)，正視當(dāng)前檔案管理工作中存在的不足，積極采取措施來(lái)完善檔案的收集和整理工作。

一、當(dāng)前高校在學(xué)位檔案的收集與管理工作上的不足

（一）管理模式陳舊

個(gè)別高校在學(xué)生檔案的管理上依舊沿用傳統(tǒng)的管理模式，大量的紙質(zhì)文件堆積排列雜亂，容易造成檔案的缺失或損壞，同時(shí)也具有很大的安全隱患。對(duì)于檔案的查找工作也造成很大困難，不利于日常管理，絲毫沒(méi)有起到保護(hù)學(xué)生個(gè)人信息的作用。

（二）收集資料不規(guī)范

學(xué)生的在校個(gè)人信息涉及的層面相當(dāng)廣泛，特別是針對(duì)在校研究生的檔案收錄更是如此，另外由于學(xué)生的基數(shù)龐大，許多高校在建立學(xué)生個(gè)人檔案時(shí)都出現(xiàn)漏錄、亂錄、混錄的情況，導(dǎo)致了學(xué)生的個(gè)人信息缺失或者不相符，學(xué)位檔案的建立毫無(wú)意義。甚至有個(gè)別高校讓學(xué)生自行整理檔案，然后由導(dǎo)師統(tǒng)一上交給學(xué)校管理。

（三）管理人員素質(zhì)有待加強(qiáng)

由于常年重復(fù)學(xué)生檔案的整理與保存，因此檔案管理的工作內(nèi)容相對(duì)枯燥;加之學(xué)校對(duì)管理工作的不重視，無(wú)論是在設(shè)備更新還是資金投入上都十分有限，也導(dǎo)致了管理人員在日常保管檔案以及檔案歸類(lèi)上相對(duì)困難;同時(shí)隨著學(xué)校的發(fā)展，每年的招生數(shù)量都呈增長(zhǎng)趨勢(shì)，這也使管理人員的工作量在不斷增加[1]。綜上幾點(diǎn)原因都是導(dǎo)致管理人員在日常管理工作上效率低下，同時(shí)缺乏責(zé)任意識(shí)的原因。其最終結(jié)果就是學(xué)生的個(gè)人檔案信息無(wú)法長(zhǎng)久的留存，對(duì)學(xué)生和學(xué)校均造成不可估量的損失。

二、加強(qiáng)高校學(xué)位檔案信息化建設(shè)的價(jià)值體現(xiàn)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，將學(xué)生的學(xué)位檔案數(shù)據(jù)化，可以有效減少學(xué)生的個(gè)人信息在采集過(guò)程中的遺失或者缺漏，便于工作人員收集和整理，可以有效提高其工作效率，同時(shí)保障學(xué)位檔案的完善和準(zhǔn)確性。

同時(shí)由于數(shù)據(jù)化信息便于傳遞的特性，無(wú)論是對(duì)學(xué)生檔案收錄過(guò)程中的提交上傳，還是今后工作當(dāng)中的調(diào)整變動(dòng)，都提供了很大的便利性和安全性，可以無(wú)視時(shí)間和空間的限制做到實(shí)時(shí)傳遞。

另外數(shù)據(jù)化信息還具有可再生的特性，因此對(duì)與學(xué)生學(xué)位檔案的長(zhǎng)久留存具有非常重要的意義，不但可以減輕日常管理工作的難度，也使檔案的安全性得到保障，真正體現(xiàn)了檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值[2]。

最后不同于紙質(zhì)檔案需要手動(dòng)查閱的特點(diǎn)，數(shù)據(jù)化檔案可以做到即時(shí)查閱，極大的節(jié)省了時(shí)間成本。

三、優(yōu)化高校學(xué)位檔案管理的措施

雖然電子檔案具有很多優(yōu)勢(shì)，但也不可否認(rèn)數(shù)據(jù)化信息具有易修改且不留痕跡的特性。這一特性決定了電子檔案的原始記錄性難以鑒定，因此其在現(xiàn)實(shí)中依舊無(wú)法取代紙質(zhì)檔案的作用[3]。因此在信息化高校學(xué)位檔案的收集與整理工作中，應(yīng)要強(qiáng)調(diào)現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)人力資源所起到的輔佐作用，通過(guò)信息化的便捷手段來(lái)優(yōu)化對(duì)學(xué)生的檔案管理工作，具體措施如下：

（一）紙質(zhì)檔案與電子檔案的建立同時(shí)進(jìn)行，提高管理的時(shí)效性

在采集學(xué)生信息建立紙質(zhì)檔案的過(guò)程中，要保證電子檔案的建立工作同時(shí)進(jìn)行，以確保兩者能夠相互印證，避免在采集過(guò)程中由于工作人員的疏忽而導(dǎo)致的信息缺失或混亂。檔案建立完成后，要對(duì)紙質(zhì)檔案的分類(lèi)保存工作進(jìn)行信息化管理，例如根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)檢索的方法建立數(shù)據(jù)庫(kù)，確保工作人員可以直接在電腦上查詢(xún)電子檔案對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案所在的書(shū)架位置，實(shí)現(xiàn)檔案的同步歸檔，加強(qiáng)線上管理功能，提高查詢(xún)工作的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。與此同時(shí)，高校也應(yīng)該建立起互聯(lián)網(wǎng)檔案館，不僅滿(mǎn)足了管理人員的工作需要，也可以讓學(xué)生快速的查找個(gè)人信息。

（二）完善檔案管理體制，做好監(jiān)管工作

學(xué)位檔案收錄的學(xué)生個(gè)人信息十分繁雜，既有學(xué)生基本的入學(xué)信息也有研究生在校期間所取得的科研成果。因此必須根據(jù)檔案信息自身所具有的價(jià)值來(lái)判斷其開(kāi)放時(shí)間、是否進(jìn)行數(shù)字化信息建立、以及相應(yīng)的保密程度等等。這就涉及到各部門(mén)與檔案收錄人員之間的協(xié)調(diào)，同時(shí)也要求檔案的管理工作必須建立起完善的管理體制，通過(guò)高校各院系的共同監(jiān)管來(lái)保證其收錄信息的真實(shí)性，準(zhǔn)確性。同時(shí)各院系之間也應(yīng)對(duì)其積極配合，將學(xué)生在校期間所取得的真實(shí)成績(jī)及時(shí)上傳，輔助管理人員完成對(duì)檔案的建立工作。學(xué)生自身也應(yīng)具有一定監(jiān)督意識(shí)，及時(shí)核對(duì)自己的個(gè)人信息，監(jiān)督檔案管理人員完善檔案內(nèi)容。除此之外，由于學(xué)生的學(xué)位檔案具有較強(qiáng)的隱私性，為確保學(xué)生的個(gè)人信息不被泄露，學(xué)校也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理人員的監(jiān)管制度，確保學(xué)生的個(gè)人隱私安全。

（三）加強(qiáng)工作人員素質(zhì)的提高，培養(yǎng)職業(yè)精神

除了加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的資源投入，確保其配套的工作設(shè)施完善以外，加強(qiáng)對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)也至關(guān)重要。學(xué)校應(yīng)撥調(diào)一定經(jīng)費(fèi)，每年定期邀請(qǐng)具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，通過(guò)學(xué)校當(dāng)前的檔案管理狀況，指出其中處在的不足，并現(xiàn)場(chǎng)教授經(jīng)驗(yàn)如何進(jìn)行改進(jìn)，加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能培養(yǎng)。同時(shí)信息化的管理技術(shù)離不開(kāi)對(duì)計(jì)算機(jī)的操作應(yīng)用，學(xué)?？啥ㄆ诮M織工作人員外出培訓(xùn)，以加強(qiáng)工作人員的工作能力。最后學(xué)校應(yīng)制定合理的考評(píng)制度，定期對(duì)管理人員綜合能力進(jìn)行評(píng)定，對(duì)專(zhuān)業(yè)能力突出的工作人員予以一定的表彰獎(jiǎng)勵(lì)，以提高檔案管理人員的工作積極性[4]。

結(jié)論：學(xué)位檔案的管理工作與學(xué)生的發(fā)展前途息息相關(guān)，學(xué)校應(yīng)重視這方面的工作，加強(qiáng)管理制度同時(shí)引用先進(jìn)管理模式。同時(shí)信息化的管理技術(shù)可以使檔案管理工作具有較高的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，因此高校應(yīng)該注重在學(xué)位檔案的信息收集和整理過(guò)程中投入信息化建設(shè)，同時(shí)做好人才資源的配置，提高管理工作者的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，做好院系之間的協(xié)調(diào)工作，保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。

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作者簡(jiǎn)介：

陸蓓（1989—），女，江蘇人，碩士研究生學(xué)歷，南京工業(yè)大學(xué)浦江學(xué)院教師，研究方向：檔案管理。

作者單位：南京工業(yè)大學(xué)浦江學(xué)院