高校辦公室人才隊(duì)伍建設(shè)研究

摘要：高校辦公室的人才隊(duì)伍建設(shè)在具體實(shí)踐中仍有不足，可以通過(guò)做好人員的配置工作、加強(qiáng)人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)、建立科學(xué)有效的激勵(lì)制度、創(chuàng)建團(tuán)結(jié)和諧的工作氛圍來(lái)加強(qiáng)。

關(guān)鍵詞：高校;辦公室;人才隊(duì)伍;建設(shè)

高校辦公室是高校重要的綜合協(xié)調(diào)部門(mén)，不但是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，而且是整個(gè)學(xué)校的“大管家”，具有承上聯(lián)下的重要作用。在機(jī)構(gòu)設(shè)置上部分高校還將黨委辦公室和校長(zhǎng)辦公室進(jìn)行合署辦公，使得辦公室在高校中的地位更加凸顯。而要想加強(qiáng)辦公室建設(shè)，核心要義是要做好“人”的文章，只有鍛造一支有理想、有水平、有能力、充滿(mǎn)熱情的辦公室人才隊(duì)伍，才能使辦公室始終保持高效運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，從而助力學(xué)校飛速發(fā)展。

1.高校辦公室工作人員的主要職責(zé)

1.1做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手工作

參謀助手工作可以說(shuō)是高校辦公室的核心工作之一，其發(fā)揮的程度多少能夠直接體現(xiàn)辦公室的工作水平和質(zhì)量。辦公室作為學(xué)校的重要行政部門(mén)，在職責(zé)上不但要完成日常事務(wù)性的信息統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)報(bào)送、文稿起草、公文流轉(zhuǎn)等工作，還要積極為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，提供可靠信息，輔助領(lǐng)導(dǎo)做決策，有時(shí)候在某些特定場(chǎng)合和時(shí)刻還要代替領(lǐng)導(dǎo)做出判斷。這就要求辦公室工作人員必須要具有大局意識(shí)和較強(qiáng)的綜合分析能力，不但能夠充分領(lǐng)會(huì)上級(jí)文件政策精神，還要全面掌握學(xué)校的基本情況和動(dòng)態(tài)，從而為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值和針對(duì)性的建議。

1.2做好綜合事務(wù)的協(xié)調(diào)工作

高校工作千頭萬(wàn)緒、紛繁復(fù)雜，這其中需要協(xié)調(diào)的工作有很多。為使這龐大的工程能夠順利有序地進(jìn)行，除了個(gè)別需要領(lǐng)導(dǎo)親自協(xié)調(diào)的事務(wù)，其余大部分由辦公室從中溝通協(xié)調(diào)，加強(qiáng)各部門(mén)之間的協(xié)作，提高整個(gè)學(xué)校的工作效率，切實(shí)落實(shí)上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)決策。這就要求辦公室工作人員能夠緊緊圍繞學(xué)校的中心工作，堅(jiān)持原則性和靈活性相統(tǒng)一的原則，既要堅(jiān)守原則、又要具體問(wèn)題具體分析，在實(shí)際工作中不斷增強(qiáng)工作藝術(shù)性。

1.3做好全院師生的服務(wù)工作

辦公室一直被認(rèn)為是一個(gè)純粹的行政部門(mén)。但是隨著“服務(wù)型政府”的提出，“服務(wù)型高?！苯ㄔO(shè)勢(shì)在必行，其中高校辦公室首當(dāng)其沖。在這個(gè)時(shí)代背景下，高校辦公室要積極進(jìn)行轉(zhuǎn)型，不單要服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，還要做好各職能部門(mén)和廣大師生的服務(wù)工作。這就要求辦公室工作人員要不斷提高自己的服務(wù)意識(shí)，想他人所想、急他人所急;不斷提高服務(wù)水平，講求工作效率，注重工作細(xì)節(jié)。

2.當(dāng)前高校辦公室人才隊(duì)伍建設(shè)中存在的主要問(wèn)題

2.1人才數(shù)量不足

重視并加強(qiáng)專(zhuān)任教師隊(duì)伍建設(shè)是現(xiàn)在高校普遍的共識(shí)，因此各高校在人員配置、職稱(chēng)晉升等方面均給予了專(zhuān)任教師一定的政策傾向。與之形成對(duì)比的是行政管理隊(duì)伍建設(shè)長(zhǎng)期受不到重視，所以雖然近年來(lái)高等教育得到了飛速的發(fā)展，但是辦公室人才隊(duì)伍的數(shù)量規(guī)模與成長(zhǎng)速度都沒(méi)能及時(shí)跟上，不能很好地與高校全局工作對(duì)辦公室的高要求相適應(yīng)，一些高校或多或少都存在人才不足的情況，這其中包括綜合能力強(qiáng)、溝通協(xié)調(diào)佳的行政人員，負(fù)責(zé)檔案管理等的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，也包括理論水平高、寫(xiě)作能力強(qiáng)的文字秘書(shū)。這些人才數(shù)量上的不足將嚴(yán)重阻礙學(xué)校行政管理水平的提高和運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

2.2主動(dòng)培養(yǎng)性不足

不少高校對(duì)主動(dòng)培養(yǎng)辦公室人才的積極性不高。由于辦公室工作又多又雜，工作人員經(jīng)常處在十分忙碌的狀態(tài)，疲于應(yīng)付，缺乏參與培訓(xùn)的熱情。與此同時(shí)，出于對(duì)辦公室工作的了解不充分，認(rèn)為辦公室工作很簡(jiǎn)單、誰(shuí)都能做，容易造成“重使用、輕培養(yǎng)”的現(xiàn)象，使領(lǐng)導(dǎo)忽略掉對(duì)辦公室人才的培養(yǎng)。在實(shí)際中，大多數(shù)高校的辦公室工作人員在入職時(shí)也基本是通過(guò)“以老帶新”的方式進(jìn)入角色，再在具體工作實(shí)踐中不斷進(jìn)行自我摸索和私下請(qǐng)教，從而達(dá)到自我成長(zhǎng)的目的[1]。一所高校如果缺乏對(duì)辦公室人才的培養(yǎng)，將造成辦公室后備人才儲(chǔ)備力量不足、人員潛力得不到充分挖掘。

2.3人才結(jié)構(gòu)不合理

雖然目前高校辦公室工作人員的學(xué)歷有了極大幅度的提升，有部分人甚至取得了博士學(xué)位，但是依舊還有不少人停留在本科及以下學(xué)歷，信息化水平和現(xiàn)代教育理念掌握不夠，個(gè)人整體素質(zhì)與學(xué)校的發(fā)展需求不相匹配。再加上現(xiàn)行的職稱(chēng)評(píng)聘對(duì)教育管理研究類(lèi)的限制比較多，導(dǎo)致辦公室工作人員的職稱(chēng)整體水平也不高。同時(shí)還存在團(tuán)隊(duì)中男女比例、年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)科知識(shí)背景、工作經(jīng)歷等要素構(gòu)成不合理，無(wú)法最大限度地發(fā)揮“1+1〉2”的團(tuán)隊(duì)優(yōu)勢(shì)，從而一定程度上影響辦公室工作的有序開(kāi)展。

2.4缺乏職業(yè)生涯頂層設(shè)計(jì)

長(zhǎng)期以來(lái)，辦公室工作得不到認(rèn)可，被認(rèn)為只是簡(jiǎn)單收個(gè)表格、做個(gè)統(tǒng)計(jì)等事務(wù)性工作而已，技術(shù)含量不高，因此得不到領(lǐng)導(dǎo)和師生的重視，特別是辦公室中的機(jī)要、行政等人員。而且高校辦公室人員長(zhǎng)期處在忙碌繁瑣的工作中，沒(méi)有足夠的時(shí)間和精力去提升自己的學(xué)歷和職稱(chēng)，在科研業(yè)務(wù)上也不具備優(yōu)勢(shì)，也沒(méi)有機(jī)會(huì)參加各種比賽獲獎(jiǎng)，工作業(yè)績(jī)很難被衡量，個(gè)人的提升空間小。長(zhǎng)期以往，辦公室工作人員很容易失去工作的熱情和主動(dòng)性，造成人才“出走”，隊(duì)伍的不穩(wěn)定將影響辦公室整體的工作質(zhì)量和效率。

3.加強(qiáng)高校辦公室人才隊(duì)伍建設(shè)的有效途徑

針對(duì)辦公室工作，習(xí)近平同志曾用“重”“苦”“雜”“難”四個(gè)字來(lái)概括，并提出要有“高度的責(zé)任感”“高效率開(kāi)展工作”“實(shí)行高水平服務(wù)”的三點(diǎn)希望[2]。高校辦公室人才隊(duì)伍建設(shè)要以此為向?qū)?，加?qiáng)作風(fēng)建設(shè)，不斷提高整體素質(zhì)和能力。

3.1做好人員的配置工作

高校辦公室作為一所高校的中樞部門(mén)，要處理的業(yè)務(wù)不但廣泛而且繁瑣，因此要根據(jù)崗位的需求配足配齊工作人員，否則容易將辦公室工作人員局限于日常繁瑣小事，而沒(méi)有充分的時(shí)間和精力去自我提升，影響辦公室工作的進(jìn)一步專(zhuān)業(yè)化。在選拔配置的過(guò)程中要提前規(guī)劃好辦公室的人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，使男女比例、年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)科背景等達(dá)到平衡狀態(tài)。并嚴(yán)把辦公室出入關(guān)，按需設(shè)崗、按崗擇人，不搞特殊照顧，按照公平、公正、公開(kāi)的原則將社會(huì)上或者校內(nèi)政治水平高、文字表達(dá)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)突出的同志通過(guò)招聘、選調(diào)、提拔等方式吸納到辦公室的人才隊(duì)伍里來(lái)。對(duì)于不適應(yīng)辦公室工作的同志也要及時(shí)進(jìn)行調(diào)換，為辦公室始終保持高效率運(yùn)轉(zhuǎn)提供強(qiáng)有力的人才保障。

3.2加強(qiáng)人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)

黨的十八大指出，要努力辦好人民滿(mǎn)意的教育，就要加強(qiáng)和改進(jìn)干部教育培訓(xùn)，提高干部素質(zhì)和能力[3]。一所高校要想獲得快速發(fā)展，需要加強(qiáng)教師隊(duì)伍的建設(shè)，也需要重視辦公室人才隊(duì)伍的建設(shè)。領(lǐng)導(dǎo)層面首先要在思想上重視對(duì)辦公室工作人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作。鼓勵(lì)辦公室工作人員不斷提高自己的學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)，提供一定的經(jīng)費(fèi)支持進(jìn)行辦公室業(yè)務(wù)相關(guān)課題的研究，提升辦公室工作人員的研究能力和創(chuàng)新能力。探索具有針對(duì)性的培訓(xùn)方式方法，既要“走出去”，鼓勵(lì)參加辦公室公文寫(xiě)作等相關(guān)業(yè)務(wù)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、到兄弟院校學(xué)習(xí)別校先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)做法，進(jìn)行交流、開(kāi)拓視野;也要“引進(jìn)來(lái)”，邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士開(kāi)展高校管理制度、信息手段使用等相關(guān)講座，學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)、提高思想理論水平。

3.3建立科學(xué)有效的激勵(lì)制度

在高校的發(fā)展過(guò)程中，建立起科學(xué)有效的激勵(lì)制度，不僅是提高整體素質(zhì)的需要，也是提高個(gè)人綜合素質(zhì)的有效途徑。在辦公室人才建設(shè)的過(guò)程中也不能忽略激勵(lì)制度的作用。要努力創(chuàng)造平等、公正的職場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，合理設(shè)計(jì)、規(guī)劃辦公室工作人員的職業(yè)生涯，暢通上升途徑，讓每個(gè)人通過(guò)努力都能擁有平等的晉升機(jī)會(huì)。豐富并細(xì)化評(píng)價(jià)體系，將辦公室工作人員的績(jī)效同工作表現(xiàn)、技能水平、他人評(píng)價(jià)、目標(biāo)完成情況等因素掛鉤，使用物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)相結(jié)合的方式，最大限度調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的工作熱情和積極性，自覺(jué)提高綜合素質(zhì)，更好地為學(xué)院未來(lái)發(fā)展服務(wù)。

3.4創(chuàng)造團(tuán)結(jié)和諧的團(tuán)隊(duì)氛圍

工作氛圍是影響工作效率的重要因素之一，團(tuán)結(jié)和諧的工作氛圍能夠有效提高工作人員的工作效率和積極性，還能增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的凝聚力和對(duì)集體的歸屬感、認(rèn)同感。想要營(yíng)造良好的工作氛圍，首先要有明確的分工，這樣才能造就良好的合作。每個(gè)崗位都要有明確的職責(zé)，避免日后在工作上出現(xiàn)相互推諉和推卸責(zé)任的情況。其次要打造尊重、平等、自由、真誠(chéng)的辦公室內(nèi)部溝通方式，使每個(gè)工作人員都有表達(dá)觀點(diǎn)的權(quán)利，杜絕官僚作風(fēng)的盛行。最后還應(yīng)重視團(tuán)隊(duì)內(nèi)部建設(shè)，可以通過(guò)聚餐、游玩等方式增進(jìn)工作人員之間的感情，為辦公室留住人才。

4.結(jié)語(yǔ)

一所高校的發(fā)展離不開(kāi)辦公室的有力支撐，只有重視并加強(qiáng)辦公室人才隊(duì)伍建設(shè)，做好辦公室的選人、培養(yǎng)人、留人工作，才能不斷增強(qiáng)辦公室的戰(zhàn)斗力，更好地服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展全局，助力高等教育的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊宏.新時(shí)代對(duì)高校二級(jí)學(xué)院辦公室隊(duì)伍建設(shè)的思考[J].工作指導(dǎo)，2018（03）.

[2]習(xí)近平.秘書(shū)工作的風(fēng)范--與地縣辦公室干部談心[Z].人民網(wǎng)-理論頻道，2014-10-27.

[3]新華社.十八大報(bào)告全文[N].人民日?qǐng)?bào)，2012-11-17.

作者簡(jiǎn)介：夏穎穎，浙江安防職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨院辦科員，研究方向：教育管理。