基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑

陳淑珍

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)水平的提高、信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位在檔案過(guò)程中也應(yīng)把握住時(shí)代的脈搏，將信息化的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，建設(shè)信息化檔案管理模式，借助信息化建設(shè)，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理形式進(jìn)行優(yōu)化，提升檔案管理工作的有效性，推動(dòng)檔案管理的高效化轉(zhuǎn)變，提升基層事業(yè)單位的管理體系和能力，滿(mǎn)足基層事業(yè)單位檔案管理新的發(fā)展需求。本文將從檔案管理的實(shí)踐出發(fā)，圍繞“基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑”這一主題展開(kāi)進(jìn)一步探究，希望能為大家?guī)?lái)一定參考。

【關(guān)鍵詞】信息化;基層事業(yè)單位;檔案管理;建設(shè)

前言：

在基層事業(yè)單位中，檔案作為記錄工作人員的重要載體，一直是管理工作中不必可少的一部分。所謂檔案管理，即是指對(duì)個(gè)人檔案的登記、整合以及保管工作?？梢哉f(shuō)，檔案管理工作質(zhì)量的高低，可以直接體現(xiàn)基層事業(yè)單位的工作效率。因此，為提高檔案管理工作的有效性，則需基層事業(yè)單位緊隨時(shí)代的變化，開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作，讓檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)系在一起，以提升檔案管理工作的高效性、便捷性與保密性，滿(mǎn)足現(xiàn)階段檔案管理工作任務(wù)的高要求。接下來(lái)，筆者將從以下幾方面對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的路徑加以詳細(xì)論述：

一、優(yōu)化檔案管理制度

在信息技術(shù)不斷變革、不斷發(fā)展的背景下，我國(guó)檔案管理工作也由此發(fā)生變化，逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理向新型的信息化管理進(jìn)行轉(zhuǎn)化，讓檔案信息在規(guī)定范圍內(nèi)得到共享，使得檔案的查詢(xún)、更改、利用工作變的更加便捷。在這一基礎(chǔ)上，若想使得信息化檔案管理工作能夠最大程度的發(fā)揮它的作用，則需對(duì)檔案工作的管理制度加以?xún)?yōu)化，以更好的規(guī)范檔案管理工作的各項(xiàng)流程。

具體展開(kāi)，在優(yōu)化檔案管理制度時(shí)，可以遵循以下原則：一方面，要嚴(yán)格錄入信息。所謂嚴(yán)格錄入信息原則，即是指在檔案信息進(jìn)行錄入時(shí)，必須遵循國(guó)家所頒布的著錄要求，對(duì)信息錄入的方法與格式進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，一次性錄入信息，為日后信息檢索更多做鋪墊，影響檔案的使用。另一方面，要統(tǒng)一管理規(guī)范。所謂統(tǒng)一管理規(guī)范，即是指在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，要采取相同的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件和硬件，而后將紙質(zhì)版檔案進(jìn)行歸檔處理，使得檔案信息管理更加的方便、快捷，由此實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化。

二、提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)工作能力

在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，若想使得建設(shè)工作開(kāi)展的更加高效，則需從“源頭”抓起，也就是從檔案管理人員的工作專(zhuān)業(yè)能力抓起。可以說(shuō)，若是檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)工作能力不到位，那么擁有再先進(jìn)的手段，再規(guī)范的制度，都無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的進(jìn)步與變革。因此，為更好的完成檔案管理的信息化建設(shè)，則需事業(yè)單位認(rèn)識(shí)到提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)工作能力的重要性，開(kāi)展有效的技能培訓(xùn)工作。

第一，要確保檔案管理工作人員擁有良好的專(zhuān)業(yè)技能、工作素質(zhì)以及服務(wù)意識(shí)，對(duì)其開(kāi)展常態(tài)化的技能培訓(xùn)，如專(zhuān)業(yè)知識(shí)、管理技術(shù)、工作心理等的培訓(xùn)，以促進(jìn)其管理工作綜合素質(zhì)的全方位提升。第二，應(yīng)組織檔案管理工作人員定期外出進(jìn)行學(xué)習(xí)，在進(jìn)修學(xué)習(xí)過(guò)程中得到管理理念的更新以及技術(shù)水平的提升。第三，要提升檔案管理工作人員計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力。通過(guò)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)幫助其掌握計(jì)算機(jī)軟件使用、系統(tǒng)的定期維護(hù)、管理等工作。

三、加強(qiáng)檔案信息安全技術(shù)防護(hù)工作

一項(xiàng)優(yōu)秀的檔案管理工作，保密性一定是其中必不可少的工作。然而在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，盡管可以使得檔案管理工作更加便捷、更加高效，但也對(duì)檔案信息的保密性工作帶來(lái)了一定挑戰(zhàn)。在具體操作過(guò)程中，稍不留神，就可能為檔案管理工作留下保密性的安全隱患。因此，在信息化檔案管理過(guò)程中，一定要加強(qiáng)信息安全技術(shù)的防護(hù)工作。

一方面，應(yīng)加強(qiáng)防火墻技術(shù)的工作。在現(xiàn)階段信息安全技術(shù)管理工作中，最基本、最重要的技術(shù)手段便是防火墻技術(shù)。因而，為保證基層事業(yè)單位檔案信息管理的安全性，則需檔案管理工作人員進(jìn)行定期殺毒，將盜取信息的隱患在源頭消滅。另一方面，應(yīng)加強(qiáng)保密技術(shù)的工作。為了保證檔案信息的安全性與保密性，不被盜取、避免泄露，則需事業(yè)單位在檔案?jìng)鬏數(shù)倪^(guò)程中加強(qiáng)保姆技術(shù)的工作，做好加密設(shè)置，只有傳輸檔案的雙方才能借助口令加以查看、使用信息檔案。

總結(jié)：

總而言之，事業(yè)單位作為為人民提供服務(wù)的基層單位，若想更好的為人民服務(wù)，幫助人民解決問(wèn)題，首先要做的，便是從檔案管理出發(fā)，對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行合理的整合，加以保管，在需要時(shí)加以查閱、加以使用?？梢哉f(shuō)，檔案管理工作貫穿事業(yè)單位工作的始與終。因此，既然檔案管理工作如此重要，作為事業(yè)單位檔案管理工作人員，則需對(duì)自身工作不斷加以反思與完善，借助互聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)行信息化建設(shè)，通過(guò)制度的規(guī)范、管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的提升、以及安全防護(hù)工作的開(kāi)展，讓檔案管理工作變得更便捷、更高效，以促進(jìn)基層事業(yè)單位工作水平的不斷提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃珊珊.探索事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)路徑[J].人力資源，2020（08）：10-11.

[2]王賀名.探討加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的主要路徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（09）：52.