新時(shí)期企業(yè)檔案管理問題探討

吳佩芝

摘要：近年來，企業(yè)檔案管理工作在信息技術(shù)與數(shù)據(jù)分析技術(shù)的支撐下得到了快速發(fā)展，但也存在顯著的滯后性和不均衡性。檔案管理工作的主要任務(wù)、內(nèi)容范圍、管理標(biāo)準(zhǔn)與模式仍然沿用傳統(tǒng)管理制度，仍然將企業(yè)檔案的收集、管理、借閱作為基本任務(wù)，缺乏創(chuàng)新性和超前性，缺乏統(tǒng)一管理，檔案分散，卷案質(zhì)量參差不齊，不利于檔案信息的共享。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;企業(yè);檔案管理;問題;解決策略

引言

對(duì)于大型企業(yè)來說，不定期便會(huì)產(chǎn)生大量的檔案，但安排的專職管理人員卻不多。不同企業(yè)多設(shè)置的檔案管理制度不同，需要結(jié)合國家新政策、企業(yè)發(fā)展需求不斷修訂。隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整與規(guī)模的擴(kuò)大，企業(yè)檔案的查詢方式也急需優(yōu)化，形成規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的有序存放。

1.企業(yè)檔案管理的主要問題

企業(yè)檔案管理主要存在以下幾個(gè)特點(diǎn)：一是檔案材料類型較多，內(nèi)容豐富，涉及的部門較多，管理任務(wù)繁重。企業(yè)檔案主要包括資本運(yùn)作、市場(chǎng)開拓、項(xiàng)目投資、技術(shù)合作、內(nèi)部管控、企業(yè)發(fā)展、人事檔案等，所能發(fā)揮的作用也是巨大的。二是檔案管理工作具有一定的外向性、復(fù)雜性和層控性。檔案信息不僅要在本部門流通，還要確保各單位的順利調(diào)取和查閱。三是檔案管理工作具有分散性、不均衡性，這主要是企業(yè)的規(guī)模較大，子分部的駐地相對(duì)分散，部門成員的管理水平參差不齊，致使檔案管理難以形成統(tǒng)一的制度與標(biāo)準(zhǔn)。從微觀上來看，主要存在以下幾個(gè)問題：

其一，檔案管理意識(shí)較為淡薄。部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)沒有深刻意識(shí)到檔案管理工作的戰(zhàn)略性，將其與企業(yè)業(yè)務(wù)工作剝離，形成互不聯(lián)系的模糊認(rèn)識(shí)，間接導(dǎo)致檔案管理人員無法從源頭上做好檔案管理工作。還有少數(shù)企業(yè)沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于企業(yè)決策的重要性，特別是在信息化時(shí)代下，檔案管理發(fā)揮著巨大的價(jià)值作用。如果僅僅將檔案管理作為文件資料的收集與整理，不投入足夠的人力、物力是無法凸顯政績的。還有部分企業(yè)缺乏主觀能動(dòng)性。在檔案管理中，重形式而輕內(nèi)容，重晉級(jí)而輕效能，企業(yè)設(shè)置檔案管理部門的崗位晉升機(jī)制多是為了應(yīng)付上級(jí)考察，并未站在歷史的高度和負(fù)責(zé)人的態(tài)度去做好檔案管理改革工作。

其二，基層檔案管理力量薄弱。企業(yè)基層檔案管理人員隊(duì)伍缺乏穩(wěn)定性，很多管理人員都是辦公室兼職檔案管理，崗位變動(dòng)過于頻繁，缺乏專業(yè)化程度，在日常工作中也缺乏完整的培訓(xùn)，普遍存在卷宗混亂的現(xiàn)象。另外則是管理質(zhì)量不高。雖然設(shè)有檔案管理部門，但檔案員只知道立卷歸檔的基礎(chǔ)知識(shí)，沒有全面理解目錄號(hào)、類別號(hào)、卷宗號(hào)、保管期限等內(nèi)容，極易出現(xiàn)編錯(cuò)號(hào)、蓋錯(cuò)賬等問題。檔案目錄索引不全，將給其他部門的檔案查閱工作帶來難度，無法快速找到所需要的內(nèi)容，降低了檔案的利用效率，無法真正體現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。

其三，檔案管理模式守舊，缺乏創(chuàng)新。隨著信息化時(shí)代的來臨，大多數(shù)企業(yè)都在更新檔案管理技術(shù)與設(shè)備，其中互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)、云技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等紛紛被運(yùn)用到檔案管理中來，逐步代替了手工管理模式，在檔案的收集、整理、編目、檢索、查閱等環(huán)節(jié)中發(fā)揮著積極作用。而一些企業(yè)受經(jīng)濟(jì)條件的限制，信息設(shè)備投入不足，還無法運(yùn)用現(xiàn)代化管理模式，致使檔案管理質(zhì)量不高，查閱速度得不到提升。

其四，檔案管理與服務(wù)工作發(fā)生脫節(jié)。新時(shí)期的企業(yè)檔案管理往往只注重文書、戶籍等資料的收集，沒有重視對(duì)音頻、實(shí)物的收集與整理，降低了企業(yè)檔案的系統(tǒng)性與完整性。紙質(zhì)檔案管理模式很容易因保管不善而產(chǎn)生字跡模糊、資料遺失等問題，還會(huì)導(dǎo)致個(gè)別檔案斷代。重保管輕利用也是企業(yè)長期忽略檔案管理重要性的遺留問題，不愿或不習(xí)慣利用檔案資料來為企業(yè)決策提供依據(jù)，造成大量資源的閑置。

2.優(yōu)化企業(yè)檔案管理的對(duì)策

2.1深化認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化責(zé)任

企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，要將其作為業(yè)務(wù)工作同抓共管，納入到議事日程，實(shí)行定期研究、持續(xù)改革、定期檢查的管理機(jī)制。檔案主管部門的工作人員應(yīng)當(dāng)定期向上級(jí)回報(bào)工作近況，明確模式改革所需要的必要投入，為檔案信息化管理創(chuàng)造良好的劃痕經(jīng)。檔案管理人員要承擔(dān)起內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任。企業(yè)也要經(jīng)常性地組織管理人員進(jìn)行培訓(xùn)交流，傳達(dá)檔案管理的法律法規(guī)，提高管理人員的安全意識(shí)和保密意識(shí)，樹立高度的責(zé)任感和自覺性。要提拔那些細(xì)心、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、信息化技術(shù)接受能力較好的人員，通過有效的獎(jiǎng)懲措施穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍。在進(jìn)行崗位調(diào)整時(shí)，也要遵循少調(diào)整關(guān)鍵人員的原則，確保檔案管理的專業(yè)性。重點(diǎn)關(guān)注檔案管理人員的實(shí)際操作能力，給以他們足夠的時(shí)間與經(jīng)費(fèi)保障，確保內(nèi)部檔案管理跟進(jìn)企業(yè)的改革步伐，滿足新時(shí)期檔案產(chǎn)業(yè)擴(kuò)展的根本需求?？梢圆扇〗M織人員到外學(xué)習(xí)的方式，一方面邀請(qǐng)業(yè)務(wù)專家蒞臨指導(dǎo)，另一方面也可以派遣本單位人員參觀學(xué)習(xí)其他單位的優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的平衡發(fā)展。要構(gòu)建起基層檔案管理與集團(tuán)檔案管理協(xié)同發(fā)展的良好局面，不定期深入指導(dǎo)基層檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)通報(bào)解決。

2.2開發(fā)利用，提高效率

不管是什么類型的檔案都發(fā)揮著重要價(jià)值，即為企業(yè)的決策管理和項(xiàng)目投資提供必要的參考作用。對(duì)此，檔案管理人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)新技術(shù)，熟練運(yùn)用信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)設(shè)備獨(dú)特的分析處理功能，著力做好檔案更新工作，讓檔案充分發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，從而更好地為企業(yè)服務(wù)。為了提高企業(yè)檔案管理效率，不能只重視硬件設(shè)施的配備，更主要的是軟件的更新，特別是門戶網(wǎng)站的運(yùn)營情況，是否卡頓，檢索功能是否完善。要將次作為年度考核目標(biāo)，從而推進(jìn)檔案工作創(chuàng)新。集團(tuán)公司要將基層檔案設(shè)施的配備與更新納入到計(jì)劃建設(shè)中，統(tǒng)籌部署，解決好基層檔案保管條件不足、裝備不規(guī)范等困難，推動(dòng)基層檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)為計(jì)算機(jī)管理，大力推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

3.結(jié)論

從宏觀上來看，各個(gè)企業(yè)的檔案管理模式各不同相同，檔案所能發(fā)揮的作用也參差不齊。國有企業(yè)要開展好檔案管理工作，就要設(shè)立專門的檔案管理部門并配備專職人員;而通過兼并而來或規(guī)模較小的企業(yè)要提高檔案管理的規(guī)范性，實(shí)行統(tǒng)一化管理，避免檔案過于分散，不利于檔案的保管與利用。

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