如何激發(fā)國(guó)企兼職檔案員工作積極性

石磬

摘要：兼職檔案員在國(guó)企檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用，如何激發(fā)兼職檔案員的工作積極性，既是檔案部門必須面對(duì)的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，又涉及人們各類需求的深層次因素。本文從企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況出發(fā)，以需求層次理論為分析工具，研究兼職檔案員工作積極性與需求之間的關(guān)系，為企業(yè)通過(guò)有效調(diào)動(dòng)兼職檔案員熱情推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展提供些許思路。

關(guān)鍵詞：檔案管理;兼職檔案員;激勵(lì);工作積極性

一、兼職檔案員的重要作用

在國(guó)有企業(yè)中，由于各方面工作的復(fù)雜性與多樣性，很多企業(yè)無(wú)法具備充足的專職檔案人員從事檔案管理的各項(xiàng)工作。在檔案工作任務(wù)艱巨與人力資源不充分的現(xiàn)實(shí)矛盾之下，兼職檔案員應(yīng)運(yùn)而生，他們負(fù)責(zé)企業(yè)各部門檔案的收集、整理、打印、填寫(xiě)移交目錄等基礎(chǔ)性工作，并按照檔案部門的相關(guān)要求，將各部門檔案移交給檔案部門。

兼職檔案員是企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)各部門得以實(shí)現(xiàn)的重要人力保障，在企業(yè)檔案管理的整體工作中發(fā)揮著重要作用。如果沒(méi)有兼職檔案員，企業(yè)的檔案將無(wú)法順利移交給檔案部門，企業(yè)的各項(xiàng)檔案管理工作將難以開(kāi)展。

由于兼職檔案員并非正式崗位，檔案的收集整理等工作量又特別艱巨，因此，兼職檔案員的工作積極性、主觀能動(dòng)性容易受到影響，而這又直接決定了企業(yè)檔案管理工作的成敗與質(zhì)量。企業(yè)不可避免的要面對(duì)與解決提高兼職檔案員工作積極性的課題。

二、需求層次理論與兼職檔案員激勵(lì)

激勵(lì)是人類活動(dòng)的一種心理狀態(tài)，一切內(nèi)心要爭(zhēng)取的條件，如希望、需要、欲求、動(dòng)力等都構(gòu)成對(duì)人的激勵(lì)。美國(guó)著名社會(huì)心理學(xué)家馬斯洛認(rèn)為，人類的需求如階梯一樣從低到高按層次分為五種，分別是：生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實(shí)現(xiàn)需求（見(jiàn)圖）。

需求層次理論與激勵(lì)方式對(duì)應(yīng)圖

要想提升企業(yè)兼職檔案員的工作積極性，就要從反映人類本性的需求層次理論出發(fā)，結(jié)合企業(yè)檔案工作的實(shí)際情況，在各項(xiàng)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，不斷對(duì)兼職檔案員施以物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、工作環(huán)境、培訓(xùn)提升、精神鼓勵(lì)、職業(yè)發(fā)展等各種形式的激勵(lì)。

三、運(yùn)用各要素激發(fā)兼職檔案員工作積極性

生理需求、安全需求和社交需求，更多的在于防止兼職檔案員對(duì)檔案工作失去興趣，對(duì)在其本職工作之外所承擔(dān)的繁重檔案工作產(chǎn)生抵觸情緒。例如：付出與回報(bào)的失衡、沒(méi)有時(shí)間和精力做檔案工作、檔案工作的復(fù)雜性與難度。

尊重需求和自我實(shí)現(xiàn)需求，更多的能夠激勵(lì)員工的工作熱情。例如：在企業(yè)和部門中的價(jià)值、在企業(yè)中的認(rèn)可與賞識(shí)、工作能力的提升、工作的成就感、職業(yè)發(fā)展。

激發(fā)兼職檔案員工作積極性可以與從需求層次理論的五個(gè)層次著手分析與實(shí)現(xiàn)。

（一）第一層次：生理需求與物質(zhì)激勵(lì)

人們通過(guò)勞動(dòng)獲得經(jīng)濟(jì)報(bào)酬，從而解決最初級(jí)的生理需求。兼職檔案員與企業(yè)所有員工一樣，通過(guò)自身勞動(dòng)獲得薪酬。如果能為兼職檔案員在薪酬體系（主要包括工資、獎(jiǎng)金、福利、獎(jiǎng)勵(lì)）之外，設(shè)定一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，將對(duì)激發(fā)兼職檔案員的工作積極性至關(guān)重要。

（二）第二層次：安全需求與工作穩(wěn)定

考核制度不僅是薪酬體系的制定基礎(chǔ)，而且是員工判斷自己工作內(nèi)容的重要標(biāo)準(zhǔn)。作為企業(yè)檔案部門，應(yīng)積極制定兼職檔案人員的相關(guān)管理制度，將檔案工作列入各部門負(fù)責(zé)人及兼職檔案員的考核評(píng)價(jià)范圍之內(nèi)，用制度強(qiáng)化企業(yè)檔案管理。

同時(shí)，企業(yè)檔案部門還需要為各部門兼職檔案員積極爭(zhēng)取各部門負(fù)責(zé)人對(duì)于檔案工作量與兼職檔案員本職工作的合理融合，讓他們有時(shí)間和精力去完成各項(xiàng)檔案工作。例如，檔案的年度歸檔工作，需要兼職檔案員精心組織部門內(nèi)各位文件形成人的歸檔工作，并完成對(duì)照接收、逐條審核、返回修改、匯總編號(hào)、填寫(xiě)目錄、電子版文件整合、按要求移交辦公室等一系列歸檔工作，使歸檔文件減少誤差、保證質(zhì)量，這些工作可否順利完成，與兼職檔案員其他工作安排具有此消彼長(zhǎng)的直接關(guān)聯(lián)。

（三）第三層次：社交需求與培訓(xùn)提升

社會(huì)在不斷進(jìn)步，企業(yè)與員工的關(guān)系不再是簡(jiǎn)單的勞動(dòng)力買賣關(guān)系。面對(duì)檔案工作的專業(yè)性、復(fù)雜性與高難度，企業(yè)檔案部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案培訓(xùn)的人性化管理，使兼職檔案員感受到企業(yè)對(duì)自身所兼職的檔案工作的重視，通過(guò)培訓(xùn)拓寬員工的工作視野和社交范圍，達(dá)到與系統(tǒng)內(nèi)同行們?cè)趯I(yè)領(lǐng)域深度交流的目的，滿足員工在專業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的社交需求，從而提升他們對(duì)檔案工作的積極性和熱情。

和諧的人際關(guān)系對(duì)工作者尤為重要，檔案部門與兼職檔案員之間的人際氛圍是否友好，也會(huì)直接影響到兼職檔案員的工作情緒。加強(qiáng)檔案部門與各部門兼職檔案員關(guān)系的建設(shè)，可以增強(qiáng)兼職檔案員對(duì)檔案工作的認(rèn)同感，增加檔案事業(yè)的凝聚力。

（四）第四層次：尊重需求與精神激勵(lì)

精神激勵(lì)能夠讓兼職檔案員獲得企業(yè)和部門對(duì)自己的認(rèn)同與尊重，鼓勵(lì)兼職檔案員充滿激情地為檔案工作奉獻(xiàn)才智，因此，檔案部門應(yīng)在如何讓兼職檔案員在尊重需求方面獲得滿足而多加努力。

領(lǐng)導(dǎo)的表?yè)P(yáng)與認(rèn)可、授予兼職檔案員檔案工作方面的各種榮譽(yù)、積極對(duì)評(píng)優(yōu)頒獎(jiǎng)進(jìn)行宣傳等工作，對(duì)于兼職檔案員在受到尊重與認(rèn)可方面具有積極作用。

（五）第五層次：自我實(shí)現(xiàn)需求與職業(yè)發(fā)展

自我實(shí)現(xiàn)是馬斯洛需求層次理論中的最高層次，是人們?cè)趯?shí)現(xiàn)自身價(jià)值、發(fā)揮潛能方面的需求，獲得職業(yè)發(fā)展的員工會(huì)更加熱情的投入工作。兼職檔案員為檔案工作的額外付出，應(yīng)當(dāng)給予他們不僅僅是完成領(lǐng)導(dǎo)交辦工作的肯定，更需要在職業(yè)發(fā)展方面賦予兼職檔案員一片屬于自己的事業(yè)天空。

幫助兼職檔案員規(guī)劃職業(yè)生涯，為優(yōu)秀的兼職檔案員設(shè)計(jì)向?qū)Ｂ殭n案員轉(zhuǎn)變資格、給予優(yōu)秀的兼職檔案員企業(yè)正式編制等合理多樣的職業(yè)發(fā)展通道，讓兼職檔案員的職業(yè)生涯更加精彩。

進(jìn)修也是企業(yè)幫助兼職檔案員實(shí)現(xiàn)自我的重要途徑。企業(yè)檔案部門積極爭(zhēng)取與協(xié)調(diào)，向兼職檔案員提供外派培訓(xùn)與進(jìn)修的機(jī)會(huì)，可以將兼職檔案員的職業(yè)興趣與工作內(nèi)容進(jìn)一步豐富化，對(duì)于提升兼職檔案員的工作積極性具有重要意義。

研究兼職檔案員工作積極性與需求之間的關(guān)系，通過(guò)多鐘方式主動(dòng)激勵(lì)兼職檔案員的工作積極性，不僅能夠達(dá)成兼職檔案員在檔案工作方面的加倍努力，更能為企業(yè)的檔案事業(yè)帶來(lái)更快更好的發(fā)展。