高校檔案信息化建設存在的問題及對策思路

謝暉

摘 要：檔案信息化在高校的實現(xiàn)，能夠使檔案管理緊跟時代腳步，這是社會不斷發(fā)展的必然趨勢，有利于檔案服務整體水平的提升。但是在進行信息化建設過程中仍存在基礎設施不夠健全、缺少規(guī)范性體系、數(shù)據(jù)信息安全難以得到保證等問題，針對問題的出現(xiàn)需加強設施建設、實現(xiàn)檔案信息管理標準化、重視網(wǎng)絡維護、提升工作人員專業(yè)素質等，進而使信息化建設在標準和水平上獲得提高。

關鍵詞：檔案信息化建設；問題及對策；管理制度

中圖分類號：G647.24；G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：2095-9052（2020）06-0295-02

檔案信息化具有系統(tǒng)性特點，在管理模式上由原本實體保管向數(shù)字化形成轉變，將分散資源運用信息化的方式存儲，進而使管理更標準。在此情況下，能夠使信息資源以網(wǎng)絡化的形式連接，實現(xiàn)資源整體利用率的提升，并且有效進行資源共享。但是就當前發(fā)展現(xiàn)狀來講，仍然存在較多問題需解決[1]。

一、檔案信息化的主要含義與內容

高校檔案是對學?？蒲小⒔虒W、黨政等各種活動的記錄，以圖表、文字、聲像等形式保存，反映了歷史發(fā)展和人才培養(yǎng)等多個方面，內涵比較豐富，經(jīng)濟價值、歷史價值以及文化價值明顯，能夠將學校整個發(fā)展過程系統(tǒng)呈現(xiàn)出來，也能使高校持續(xù)發(fā)展獲得歷史依據(jù)[2]。檔案價值的發(fā)揮需通過信息開發(fā)、信息處理、信息利用、信息傳遞等多個方面實現(xiàn)。如果檔案僅僅是放置在檔案庫中，其中蘊含的價值難以得到充分體現(xiàn)。檔案部門實際上屬于服務機構，信息化建設的實現(xiàn)能夠促進其服務質量和水平的提升，因此信息化建設在高校當中發(fā)揮著十分重要的作用。信息化建設在實施時主要是將檔案資源作為中心，確保各種檔案數(shù)字化的實現(xiàn)，在此過程中，能夠實現(xiàn)對電子文件的自動化管理，保證高校對電子文件、數(shù)據(jù)資源的有效利用，并且實現(xiàn)管理的動態(tài)化。

二、高校檔案信息化建設存在的問題

（一）基礎設施不夠健全

檔案信息化的實現(xiàn)需有與之對應的設施作為輔助，但是當前高校中，硬件配置方面有所欠缺，只有臺數(shù)不多的計算機，也沒有積極引進先進管理系統(tǒng)。在這種情況下，信息化建設難以達到實際要求，檔案管理存在嚴重滯后、效率不高的問題。同時在實際操作時，存在操作缺乏系統(tǒng)性、工作隊伍不能滿足實際需要的問題。

（二）缺少規(guī)范性體系

規(guī)范性體系的建設，能夠實現(xiàn)對文件歸檔、形成、存儲、查詢、管理、傳輸?shù)确矫娴挠行Ч芾恚龠M檔案信息化在快速、有序的狀態(tài)下開展。但是多數(shù)高校在進行信息化建設過程中沒有進行統(tǒng)籌規(guī)劃，建設時分散性、隨意性特點比較明顯。文件歸檔、檔案管理、信息公開、網(wǎng)站管理、網(wǎng)站建設等方面在標準上還需進行統(tǒng)一和規(guī)范[3]。教務系統(tǒng)、招生系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、科研系統(tǒng)以及檔案系統(tǒng)之間存在各自為政的問題，彼此之間的數(shù)據(jù)難以實現(xiàn)共享。

（三）數(shù)據(jù)信息安全難以得到保證

在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展背景下，信息獲取渠道逐漸拓寬，促進了信息資源彼此之間的共享。但是高校在進行檔案信息化過程中，信息數(shù)據(jù)在安全方面存在較大隱患，信息被竊取、服務器被攻擊的可能性較大。這主要是由于高校當中人員技術有限，并且多數(shù)檔案部門在安全意識方面比較差，在安全防護水平上比較低。在進行信息管理時往往是利用安裝殺毒軟件、定期備份等方式，如果遇到系統(tǒng)癱瘓或者是數(shù)據(jù)丟失問題，造成的損失將難以估量。

（四）檔案管理人員專業(yè)水平有待提升

隨著高校的擴展，生源規(guī)模逐漸擴大，學校在科研、教學管理以及基礎建設等方面的工作量逐漸加大，在此情況下，檔案資料在數(shù)量上也呈急劇增長狀[4]。隨著對檔案信息資源開發(fā)力度的加大，檔案部門在實際工作中對檔案服務工作、編研工作越來越重視，并積極轉變在實際工作中的形式。但是高校中很多負責檔案管理的工作人員并不是專業(yè)出身，也沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓，在實際工作中對數(shù)據(jù)存儲、安全技術、壓縮技術等方面的使用還不夠熟悉。信息化建設的長遠需要難以得到充分滿足，工作人員專業(yè)水平的欠缺，在一定程度上影響了信息化建設的整體進程。

（五）管理理念缺乏創(chuàng)新性

在多數(shù)人的思想認識中認為高校當中的檔案管理是一項比較輕松的工作，技術含量低、工作輕松、操作簡單。多數(shù)高校對檔案管理缺乏足夠重視，在篩選工作人員過程中沒有體現(xiàn)出精細性，這在一定程度上使管理工作在實施時存在明顯滯后性。同時管理人員對工作也不夠重視，以致于高校在進行信息化建設過程中存在觀念守舊、認識不夠到位的問題。

三、高校信息化建設問題的解決策略

（一）加強設施建設

高校在進行信息化建設過程中需基礎設施作為支持和保障。在設施完善的基礎上，才能促進信息化管理的有效實現(xiàn)，體現(xiàn)出管理的高效性。

就硬件建設來講，高校需結合自身實際情況，選擇先進系統(tǒng)進行管理，同時需對系統(tǒng)的實用程度、耐用性以及操作便捷性等有充分認識和了解，然后針對這些方面進行系統(tǒng)比較，最后選擇優(yōu)質系統(tǒng)，這樣才能使設備在使用時充分發(fā)揮其作用，達到有效管理的目的。高校除了從外部購置系統(tǒng)之外，在條件允許的情況下，可以對系統(tǒng)進行自我開發(fā)，量身定制和自身情況相符的系統(tǒng)，在使用過程中如果感覺有缺陷可以對其進行改進和創(chuàng)新，在此情況下能夠使檔案信息化建設更便捷、高效[5]。

就軟件方面來講，需注重對專業(yè)人才的引進，并且聘請專業(yè)人員對管理人員進行指導，發(fā)現(xiàn)在信息化建設中的具體問題，然后在商討中找到解決問題的具體策略，進而使信息化建設的整體質量與效率得到保證。除了注重設施建設之外，也需對人力、財力、物力等進行科學、合理安排，加強對管理中各個方面的監(jiān)管，保證信息化建設在開展時的高水準和高效率。

（二）實現(xiàn)檔案信息管理標準化

高校檔案管理部門需在充分利用當前信息管理標準的基礎上，對信息化建設中的體系進行規(guī)范和完善，進而使信息化建設在實施過程中做到有所依據(jù)。高校在此過程中需加強電子校務建設，對校內當中的數(shù)字資源進行統(tǒng)一指導與協(xié)調[6]。并且在建設時將國家規(guī)定的標準規(guī)范作為依據(jù)，制定數(shù)據(jù)傳遞標準、數(shù)據(jù)轉換標準等。同時將校園網(wǎng)作為依托，加強教學系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等的銜接，負責檔案管理的工作人員可以將獲得的信息內容制作成電子數(shù)據(jù)。其它部門也能通過網(wǎng)絡實現(xiàn)信息共享，使信息化服務實現(xiàn)良性循環(huán)。

（三）重視網(wǎng)絡維護

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展給社會各個領域帶來了便利，信息化在高校檔案管理中的運用，能夠使整個管理工作更具活力性。由此可見，信息化建設的有效實現(xiàn)需有成熟、先進的管理系統(tǒng)作為保證。為了降低安全隱患發(fā)生概率，高校應對檔案管理系統(tǒng)進行不定時檢查與更新，及時更換不適用系統(tǒng)。聘請專家是使數(shù)據(jù)安全得到保證的有效途徑。因為專家對網(wǎng)絡安全有獨到的方法和見解，在維護時專業(yè)性也更強，一旦發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡漏洞能及時處理，進而使信息安全得到有效保證。除此之外，管理人員需認識到信息數(shù)據(jù)保密的重要性，不隨意向他人泄露信息，實現(xiàn)職業(yè)操守和職業(yè)素養(yǎng)的不斷提高。

（四）提升工作人員專業(yè)素質

首先，注重檔案管理領導干部建設。領導干部建設的有效實施能夠保證各項政策的貫徹和落實，關系著信息化建設整體質量的好壞。因此高校應為檔案部門配備責任心強且具有前瞻性的領導，將信息化建設實施情況與個人業(yè)績之間掛鉤，促進檔案管理和信息技術之間的有效結合。

其次，注重對計算機人才的培養(yǎng)與配備。信息化建設中需運用計算機知識，在文件歸檔、館藏資源數(shù)字化轉換、檔案利用等方面都會涉及計算機知識[7]。高校在進行檔案信息化建設過程中，應為檔案部門積極配備靈活掌握計算機的人員，并且對其進行業(yè)務培訓，這樣才能使其充分了解檔案工作在開展時的具體業(yè)務、流程，在推進信息化建設過程中貢獻出自己的一份力量。

再次，加強對現(xiàn)有管理人員的培訓工作。在進行信息化建設過程中，不能單純依賴計算機人員。因此檔案部門需對現(xiàn)有管理人員進行培訓，并且運用針對性措施使培訓效果得到保證。在具體實施時，可以通過定期開設培訓班、傳達文件精神等多種方式，促進工作人員綜合能力的不斷提升。

最后，檔案管理人員需注重自身管理理念的轉變，樹立危機意識，利用空余時間學習檔案管理相關知識，積極借鑒其它高校的先進管理經(jīng)驗，注重對網(wǎng)絡的運用，通過網(wǎng)絡獲得最新的管理信息。通過學習的方式使自身管理方式得以改變，并且對管理理念進行不斷更新，不斷提升自身職業(yè)道德與管理水平，在管理中不斷對自身工作進行反思與總結，形成良好責任意識，進而使自身發(fā)展適應現(xiàn)代化建設需要。

（五）創(chuàng)新管理理念

檔案管理屬于校園建設中的重要內容，因此高校在進行信息化建設過程中應注重高度的上升，加強對管理工作的重視程度。根據(jù)高校實際情況針對信息化建設問題提出合理建議與意見，然后制定科學規(guī)劃，進而為檔案管理的順利實施創(chuàng)造良好條件。同時需制定對應的規(guī)章制度，形成獎懲機制，強化對工作人員的監(jiān)管，使其在行為上得到規(guī)范。獎懲機制的建立，能夠發(fā)揮對工作人員的約束作用，也能使管理工作在開展時有所依據(jù)。政府應增加相關投入，這樣才能使高校在進行信息化建設過程中獲得可靠、充足的資金投入。除了通過政府渠道籌措資金以外，也可以運用多方籌措的方式，利用專項資金開展信息化建設，進而使投入經(jīng)費得以不斷增加，信息化建設過程中得到足夠的輔助設備，使信息化建設中的物質基礎得以夯實。

四、結語

綜上所述，高校檔案進行信息化建設是時代發(fā)展的必然趨勢，是高校在現(xiàn)代化推進過程中的重要工作內容，也是高校在檔案管理中實現(xiàn)及時、高效的重要手段。通過信息化建設的實現(xiàn)，能夠使檔案管理工作變的更快捷、輕松，使理中遇到的難以處理的信息問題得到有效解決，推進校園建設現(xiàn)代化的實現(xiàn)。而對于在建設中存在的問題，需運用科學方式進行有效處理，促進信息化建設整體進程的優(yōu)化。

參考文獻：

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[7]楊杰.高校學生檔案管理信息化平臺的建設與發(fā)展[J].蘭臺世界，2019（10）：59-60.

（責任編輯：林麗華）