提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

周晶

摘要：目前來看，中國經(jīng)濟(jì)在穩(wěn)步上升，為了促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)步，檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展的一個(gè)決定性因素，傳統(tǒng)的檔案管理已不能適應(yīng)檔案管理制度發(fā)展的需要;相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息結(jié)構(gòu)，更好地促進(jìn)事業(yè)單位的有效提高;本文為事業(yè)單位檔案管理提出了提高事業(yè)單位檔案管理計(jì)算機(jī)化水平的有效策略，希望對(duì)同行業(yè)的工作人員有所借鑒。

關(guān)鍵詞：單位;檔案信息化管理;信息化;建設(shè);方法;

引言：在事業(yè)單位的不斷進(jìn)步中，檔案管理是一個(gè)促進(jìn)相關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵，事業(yè)單位的檔案數(shù)量比較大，型也比較豐富，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的發(fā)展，目前來看，傳統(tǒng)的檔案管理已不能滿足制度要求和發(fā)展需要。事業(yè)單位的檔案信息管理應(yīng)該采取信息化檔案管理才能更好地適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展的需要，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

一、機(jī)構(gòu)信息管理的優(yōu)勢

信息化檔案管理有助于檔案信息的永久保存，在事業(yè)單位檔案管理中，檔案館管理的檔案信息可以一直保存。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，一旦發(fā)生自然災(zāi)害，檔案將被摧毀，采用信息化檔案管理可以加強(qiáng)檔案管理水平。在事業(yè)單位檔案管理中，通過檔案的信息管理，可以方便地找到檔案信息，減少工作壓力，在傳統(tǒng)的檔案管理中，大量的紙質(zhì)檔案不能隨意放置，使得檔案管理更加繁瑣。相關(guān)事業(yè)單位通過檔案的信息化管理，可以更好地提高檔案的利用、完善事業(yè)單位的管理系統(tǒng)。

二、有關(guān)事業(yè)單位檔案管理的問題

（一）對(duì)信息化檔案管理認(rèn)識(shí)不足

檔案管理信息化的重要性必須在事業(yè)單位檔案管理中加強(qiáng)。目前來看，檔案管理相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理信息化重視不夠;這對(duì)事業(yè)單位信息化檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生了一定的影響。并且在事業(yè)單位發(fā)展的現(xiàn)階段，一些從業(yè)人員對(duì)檔案管理信息結(jié)構(gòu)的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致檔案管理未按照信息架構(gòu)要求對(duì)檔案進(jìn)行分類，嚴(yán)重影響電子檔案的使用效率。由于對(duì)檔案管理在降低檔案管理成本中的作用認(rèn)識(shí)不足，事業(yè)單位檔案管理采用傳統(tǒng)的建檔方式，目前仍在沿用，這對(duì)建設(shè)檔案管理信息中心具有重要意義。

（二）檔案管理規(guī)劃不完善

事業(yè)單位檔案管理中，相關(guān)工作人員對(duì)信息化檔案管理規(guī)劃不夠科學(xué)合理，這也會(huì)對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生重大影響，在事業(yè)單位檔案管理的信息化結(jié)構(gòu)中，事業(yè)單位檔案管理的信息結(jié)構(gòu)與一般檔案管理不能得到很好契合。檔案信息結(jié)構(gòu)是以制度為基礎(chǔ)的，由于對(duì)檔案管理信息結(jié)構(gòu)的有效性缺乏重視，這對(duì)檔案管理信息化的發(fā)展具有重要意義;不利于事業(yè)單位檔案的科學(xué)發(fā)展。在事業(yè)單位的檔案管理中，由于專業(yè)信息管理人員的短缺，也會(huì)對(duì)檔案管理信息的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生一定的影響。從目前事業(yè)單位檔案信息管理的實(shí)際情況分析，由于相關(guān)人員老齡化嚴(yán)重，信息化意識(shí)不強(qiáng)，這對(duì)檔案館的建設(shè)有一定的影響。

三、檔案管理信息化的有效策略

（一）提高相關(guān)人員管理意識(shí)

為了提高檔案管理的計(jì)算機(jī)化水平，事業(yè)單位必須提高單位管理人員的信息化意識(shí)，加大對(duì)相關(guān)信息技術(shù)基金的投入。在檔案管理方面，需要加強(qiáng)檔案的保密性，提高檔案間信息交流的安全性。在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的今天，造就了一系列先進(jìn)的信息技術(shù)，事業(yè)單位應(yīng)該實(shí)行檔案信息化，在電子檔案中增加圖片、錄音資料;注冊更加多樣化認(rèn)證，可以將電子文件與系統(tǒng)接口有效結(jié)合起來進(jìn)行檔案的收集、管理、存儲(chǔ)和使用，這樣才能有效地保證檔案管理的真實(shí)性，進(jìn)一步達(dá)到驗(yàn)證檔案信息真實(shí)性的目的。

（二）建立電子備份系統(tǒng)檔案館

建立電子檔案備份系統(tǒng)，可以有效防止自然災(zāi)害、事故和人為破壞對(duì)檔案管理產(chǎn)生的負(fù)面影響。首先，我們必須掃描電子文件，不能僅僅以電子文件的形式存檔。原始紙質(zhì)檔案必須妥善保存和管理。紙質(zhì)文件仍然是第一批保存的文件，電子文件僅作為副本歸檔管理。為了電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)放來源不可靠或不具權(quán)威性的，應(yīng)以原始檔案為主。

（三）加強(qiáng)文件管理制度

相關(guān)事業(yè)單位必須嚴(yán)格要求對(duì)檔案管理的制度，對(duì)電子文件與紙質(zhì)文件進(jìn)行一致性維護(hù)。此外，必須保證信息的可靠性和真實(shí)性，不得進(jìn)行人為干預(yù);必須做好保密工作。

（四）重視事業(yè)單位檔案管理

事業(yè)單位檔案管理軟件的升級(jí)和開發(fā)對(duì)信息化檔案管理有重要意義。在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中，事業(yè)單位要配置相關(guān)的信息設(shè)備和軟件，加強(qiáng)對(duì)檔案管理計(jì)算機(jī)化的認(rèn)識(shí)以及對(duì)檔案管理軟件的升級(jí)與開發(fā)。如果某些系統(tǒng)升級(jí)后與原系統(tǒng)不再兼容，必須在系統(tǒng)升級(jí)前對(duì)原系統(tǒng)進(jìn)行歸檔和存儲(chǔ)，以防遺漏。在硬件更新的情況下，為了防止在讀取之前發(fā)生意外，相關(guān)工作人員也必須提前存儲(chǔ)原始硬件設(shè)備。只要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，就必須做好原始文件的備份工作，以實(shí)現(xiàn)真正的歸檔和存儲(chǔ)。在移動(dòng)文件信息和數(shù)據(jù)之前，相關(guān)工作人員需要引入拷貝技術(shù)來保護(hù)文件，避免在遷移過程中出現(xiàn)問題，同時(shí)保證文件信息的真實(shí)性。此外，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行加密，防止檔案資料被盜和損壞。并且事業(yè)單位應(yīng)該保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全。相關(guān)事業(yè)單位通過使用一些軟件可以有效地防止文件的損壞，保證文件信息的安全。

（五）重視事業(yè)單位檔案管理人才的培養(yǎng)

在事業(yè)單位檔案管理中，要加強(qiáng)檔案管理計(jì)算機(jī)人才的培養(yǎng)，更好地提升事業(yè)單位檔案管理信息化水平。檔案管理信息人才的培養(yǎng)需要制定科學(xué)合理的人才培養(yǎng)計(jì)劃，發(fā)展不同形式的檔案管理。

總結(jié)：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位發(fā)展迅速，檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展的大背景下顯得尤為重要。在一定程度上，事業(yè)單位檔案的管理，可以通過加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平，促進(jìn)信息化檔案管理。綜上所述，檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展的重要資源，事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展，就需要借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，提高檔案管理的效率，為事業(yè)單位的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的后勤保障。