數(shù)字檔案室的建設(shè)與思考

劉娜

摘要：數(shù)字檔案室作為現(xiàn)在社會(huì)檔案管理方面的最有效的主流手段，其主要工作對象是電子化的檔案信息，輔以計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的數(shù)字設(shè)備，以網(wǎng)絡(luò)為信息傳輸基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)對于數(shù)字化后檔案的整理、收集、維護(hù)以及信息傳輸?shù)?。其現(xiàn)代化的手段使其成為了目前檔案工作中必不可少的部分，成為了各個(gè)單位信息化建設(shè)的最基礎(chǔ)部分。與傳統(tǒng)檔案室的繁重工作強(qiáng)度以及信息查詢的不便相比，現(xiàn)代化的數(shù)字檔案室是時(shí)代的產(chǎn)物，是面對信息化社會(huì)的必然結(jié)果。同時(shí)，數(shù)字檔案室的建設(shè)也是檔案工作隨著時(shí)代更新發(fā)展的需求，是依據(jù)檔案工作全過程管理的最優(yōu)選擇和最有效的轉(zhuǎn)型方式和方向。本文主要闡述了數(shù)字檔案室的建設(shè)背景，通過對數(shù)字檔案室建設(shè)過程中問題的簡述和分析，最后提出了一些建議，以期對后期相關(guān)問題的處理提供幫助。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案室;建設(shè);對策

一、數(shù)字檔案室的建設(shè)背景

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，電子信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了大跨越，大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，使得網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為我們?nèi)粘９ぷ骱蜕钪斜夭豢缮俚牟糠?。檔案工作也是如此，將信息技術(shù)與傳統(tǒng)的檔案管理工作相互融合是我們檔案管理人員的重要任務(wù)，同時(shí)由于檔案室在基層組織工作中的重要地位，數(shù)字化、信息化、便捷化的數(shù)字檔案室的建設(shè)更成為打造全國檔案事業(yè)優(yōu)化體系的必要環(huán)節(jié)。數(shù)字檔案室已經(jīng)成為我國信息化檔案工作的核心之一，因此我們對于數(shù)字化檔案室的建設(shè)必須精益求精。

信息化工程的發(fā)展，使得人們對于信息數(shù)據(jù)便捷性的需求與日俱增。而電子信息化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，不僅對檔案管理工作以及相關(guān)工作人員提出了更高的要求，也為打破傳統(tǒng)的檔案管理格局，營造更為優(yōu)質(zhì)、有效的檔案管理環(huán)境創(chuàng)造了契機(jī)。

合格有效的檔案信息社會(huì)化服務(wù)，其數(shù)字化建設(shè)是必須的。有效的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理與服務(wù)框架，是滿足廣泛社會(huì)需求的核心點(diǎn)。檔案系統(tǒng)建設(shè)其經(jīng)濟(jì)效益是隱蔽的、滯后的，其造成的不良影響是相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)主管對于檔案工作的重視程度不足，對于檔案建設(shè)的投入和產(chǎn)出形成了錯(cuò)誤的估計(jì)，不愿意投入過多的精力實(shí)現(xiàn)優(yōu)化轉(zhuǎn)換。同時(shí)，由于數(shù)字檔案室的建設(shè)在我國依然是一個(gè)新興的項(xiàng)目，處于探索階段，仍然沒有一個(gè)合適合理的定位和整體規(guī)劃，也因此出現(xiàn)了各種各樣的問題，使得檔案工作者的工作熱情和工作精力受到了極大的消耗和浪費(fèi)。國家檔案局與各個(gè)部門和地方機(jī)關(guān)提出了大量的原則性指導(dǎo)內(nèi)容，但是沒有針對具體的檔案室的建設(shè)提出細(xì)化性的規(guī)程。本文對我國的數(shù)字檔案室的建設(shè)進(jìn)行研究分析，找出問題，進(jìn)行整合并加以解答。

數(shù)字檔案室作為檔案建設(shè)工作現(xiàn)代化進(jìn)程的最終目標(biāo)和主體流程，最終實(shí)現(xiàn)的是大幅提升檔案工作的效率，提高檔案工作和其相關(guān)工作者的社會(huì)地位。數(shù)字檔案室更為重要的意義是，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案訊息查詢的便捷、完整。使得決策者能夠通過數(shù)字檔案室中提供的數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行對比、參照，從而取得最為有效、正確、及時(shí)的最終決策，最終促使管理者更加關(guān)注和重視檔案信息給出的情報(bào)價(jià)值。數(shù)字檔案室所提供的大量的檔案訊息能夠更為合理的為企業(yè)及各級主管單位進(jìn)行輔助，將知識這一最為優(yōu)質(zhì)的儲備資源進(jìn)行整理優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的最優(yōu)性價(jià)比提升[1]。

二、數(shù)字檔案室建設(shè)存在的問題

（一）基礎(chǔ)建設(shè)問題

經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)對上層建筑的決定作用以各種形式存在于社會(huì)各界。對于數(shù)字檔案室的建設(shè)工作來說，一樣適用。資金的限制是我國數(shù)字檔案室建設(shè)工作呈現(xiàn)兩極分化的最根本原因之一?？v觀全國，僅僅只有極少數(shù)如：青島、蘇州、杭州等幾個(gè)南方城市的地方政府正確認(rèn)識到檔案、歷史等資料對于工作的借鑒作用，在政府的財(cái)政計(jì)劃中將數(shù)字檔案室作為一個(gè)有效的建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行資金支持。而大部分地區(qū)僅僅依賴每年地方檔案局的固定經(jīng)費(fèi)，是無法實(shí)現(xiàn)對數(shù)字檔案建設(shè)相關(guān)設(shè)備的實(shí)時(shí)更新優(yōu)化的。由于數(shù)字檔案室是數(shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)際核心，但并不是全部，只能由外而內(nèi)的進(jìn)行逐步填充。我們從本質(zhì)上進(jìn)行分析，其一方面是由于檔案工作的基本職能是為主體單位的主要工作進(jìn)行輔助服務(wù)，而這樣的結(jié)果造成了檔案室能否有效的發(fā)揮作用很大程度上并不取決于檔案室自身的情況限制，而是取決于主體單位的合理有效利用。但是在實(shí)際操作過程中，大部分人都將檔案室單純的定義為一個(gè)資料的堆積點(diǎn)，導(dǎo)致檔案工作者在整個(gè)組織工作中成為一個(gè)基本不具備話語權(quán)的部分，形成一個(gè)惡性循環(huán)，在單位中的地位越邊緣化，所能爭取的資源越少;資源越少，就更為邊緣化。另一方面，數(shù)字檔案工作的建設(shè)，其結(jié)果和收益的時(shí)間較長，往往需要大量的時(shí)間和歲月才能逐步展現(xiàn)其價(jià)值，但是領(lǐng)導(dǎo)人的不斷變更、轉(zhuǎn)換導(dǎo)致了領(lǐng)導(dǎo)者無法看到投入大量精力的檔案建設(shè)工作，及時(shí)發(fā)揮其應(yīng)有的作用，也就誤導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)者將檔案建設(shè)視作一個(gè)沒有產(chǎn)出、只有投入的無底黑洞。綜上所述，只有加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對于相關(guān)內(nèi)容的重視，才能保證數(shù)字檔案室得到有效發(fā)展[2]。

（二）檔案服務(wù)管理問題

機(jī)關(guān)和企業(yè)內(nèi)部的檔案室是整個(gè)組織架構(gòu)中的一部分，其工作人員的傳統(tǒng)職能方式是設(shè)立專門的查詢閱覽室以便于內(nèi)部人員的調(diào)用。雖然隨著時(shí)代的進(jìn)步和技術(shù)的革新發(fā)展，很多傳統(tǒng)的檔案室已經(jīng)升級變更為數(shù)字檔案室，但是在整體的人員和服務(wù)架構(gòu)上，依然是原有的方式，僅僅是在傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式上增加了利用電子設(shè)備進(jìn)行檢索的電子信息平臺，增加了網(wǎng)絡(luò)查詢的手段和渠道，但是本質(zhì)沒有發(fā)生變動(dòng)。對于更為廣泛范圍的檔案利用并沒有加以研究和探索，外部人員的檔案資源需求沒有被歸納在內(nèi)。但是檔案室建設(shè)的初衷是為了向公眾提供一定程度的檔案信息，以便于公眾通過這些信息進(jìn)行一定程度上的決策。對此，一方面，機(jī)關(guān)檔案室在整個(gè)數(shù)字檔案室項(xiàng)目中占據(jù)了較大的比重，而隨著時(shí)代和社會(huì)的發(fā)展，政府政務(wù)信息的公平、公正、公開、政務(wù)透明等等，都是政務(wù)工作發(fā)展的必由之路。《政府信息公開條例》的頒布實(shí)施，在法律法規(guī)層面使得機(jī)關(guān)單位的政務(wù)公開已經(jīng)成為必然。另一方面，檔案館的信息來源較為單一，其主要是依賴于各級檔案室進(jìn)行檔案移交?，F(xiàn)行的檔案法規(guī)定，檔案室內(nèi)十年及以上的檔案才能移交至其所屬的檔案館，也就是說檔案館的資料往往都是落后于整個(gè)大時(shí)代的，在現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展的過程中，十年已經(jīng)足夠?qū)崿F(xiàn)多次的換代。但檔案室不同，其信息往往是最接近時(shí)代和現(xiàn)實(shí)的，能夠保證對公眾公開的都是有著最好時(shí)效性的。同時(shí)作為檔案數(shù)據(jù)的源頭，其在所屬行業(yè)中具有極高的信息權(quán)威性、真實(shí)性。目前已經(jīng)有很多的機(jī)關(guān)檔案室開始進(jìn)行新的嘗試，包括微信平臺、自媒體等等。例如：涉及公眾的民生、養(yǎng)老等等方面，已經(jīng)開設(shè)了大量的服務(wù)平臺以便于公眾對自己及相關(guān)人員的信息進(jìn)行查詢、咨詢、復(fù)印等等;另外，還通過網(wǎng)絡(luò)咨詢、期刊報(bào)紙等等進(jìn)行信息的輸出。但是這些還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足人們對檔案信息的利用和需求[3]。