新形勢下做好企業(yè)檔案管理工作探究

莫朝鳳

【摘 要】企業(yè)檔案是記錄企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的主要媒介，影響著企業(yè)未來的發(fā)展。隨著互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法，根據(jù)市場經(jīng)濟的發(fā)展以及環(huán)境的總體變化，不斷提升檔案管理的水平，進一步促進企業(yè)經(jīng)濟效益的提升。

【關(guān)鍵詞】新形勢;企業(yè)檔案;管理工作

當前，隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)檔案管理不斷遇到一些新情況和新問題，如何與時俱進，改善管理方法、提高服務企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等中心工作的能力和水平，筆者通過調(diào)查走訪，進行了分析與思考。

一、企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）有一定檔案意識，但重視程度不夠

由于檔案工作產(chǎn)生效益的隱蔽性和滯后性，致使不少單位檔案工作被邊緣化，處在“說起來重要，忙起來不要”的尷尬境地。不少員工會認為檔案工作是份吃力不討好的工作，又苦又累而且沒什么發(fā)展前途，即便承擔了這項工作也是得過且過或是兼職而已，并且會認為這是一個包袱，自然不會把精力投入到這項工作上，更不會從檔案是憑證、檔案是歷史、檔案是企業(yè)的核心信息資源和無形財富的高度去建設(shè)這項事業(yè)。

（二）未融入企業(yè)的各項生產(chǎn)管理活動中

一是絕大多數(shù)單位沒有將檔案管理工作融入到企業(yè)的各項生產(chǎn)管理活動中，做到“企業(yè)的業(yè)務領(lǐng)域擴展到哪里，企業(yè)的檔案工作就要延伸到哪里”。致使企業(yè)大量檔案資產(chǎn)流失，導致領(lǐng)導決策沒有翔實的數(shù)據(jù)，員工學習沒有經(jīng)驗可以借鑒，核心技術(shù)成果流失，企業(yè)歷史失去記憶，企業(yè)權(quán)益失去保障，知識資產(chǎn)無法積累，企業(yè)創(chuàng)新難以為繼。

（三）工作制度不完善，執(zhí)行不到位。

檔案管理制度體系建設(shè)就是要實現(xiàn)覆蓋所有門類檔案管理的“寬度”和檔案管理各個環(huán)節(jié)的“深度”。而在實際工作中，檔案管理制度體系很難實現(xiàn)應有的“寬度”和“深度”，甚至存在制度“真空”。如企業(yè)檔案制度體系中：文件歸檔的制度、項目檔案管理辦法、電子文件管理辦法等制度不完善、執(zhí)行不到位，某些部門往往以保密、工作便利等原因不愿移交或敷衍檔案管理者未形成相關(guān)文件，致使責任追究條款有，但往往無法對責任者進行追究。

（四）檔案管理現(xiàn)代化水平低

各單位檔案管理中，許多的檔案管理人員對檔案管理現(xiàn)代化認識不足，還是采用傳統(tǒng)的管理理念和方法對檔案進行管理，其現(xiàn)代化管理的專業(yè)素養(yǎng)還停留在用word文檔打目錄，沿著前人的工作經(jīng)驗開展檔案工作，面對新技術(shù)和新設(shè)備，不能很好地完成檔案管理與信息技術(shù)的對接。檔案管理現(xiàn)代化的資金不足。對檔案管理現(xiàn)代化的資金投入較少，導致檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施沒有得到有效建立，阻礙了檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。

二、提高企業(yè)檔案管理水平的具體措施

（一）檔案管理工作法制化

（1）加強企業(yè)檔案制度體系建設(shè)

明確檔案工作制度層級，搭建完整規(guī)范的檔案工作制度體系框架，這個體系框架應包含國家層面的法律法規(guī)、上級主管部門的規(guī)章制度以及企業(yè)業(yè)務層面的各項規(guī)范。一是立足于企業(yè)層面，對企業(yè)的各項業(yè)務進行梳理，整理出企業(yè)的業(yè)務領(lǐng)域清單，做到所有業(yè)務領(lǐng)域的檔案工作都有制度可依，有制度約束。二是排查所有的檔案管理環(huán)節(jié)，對每個環(huán)節(jié)的制度情況進行記錄，逐個補充完善，實現(xiàn)企業(yè)檔案制度覆蓋整個檔案管理環(huán)節(jié)。三是及時跟蹤檔案行業(yè)動態(tài)，分析檔案行業(yè)中出現(xiàn)的新事物和企業(yè)檔案管理工作中出現(xiàn)的新問題。

（2）加強檔案法制宣傳，樹立依法治檔意識

加強新修訂的《中華人民共和國檔案法》的宣傳，將學習貫徹新修訂的檔案法與本單位工作實際結(jié)合起來，以高度的責任感和使命感做好學習宣傳貫徹各項工作。充分發(fā)揮領(lǐng)導干部“關(guān)鍵少數(shù)”的“頭雁效應”，為開展好本單位學習宣傳貫徹新修訂的檔案法工作樹好榜樣、做好表率，積極發(fā)揮示范帶動作用，為保障新修訂的檔案法順利實施提供有利條件。改善宣傳貫徹方式，充分利用新媒體滲透力強、表現(xiàn)形式多樣、不受時間和空間限制等特點，將檔案法律知識通過微信、微博等新媒體推送給企業(yè)員工。將文字、音頻、畫面融為一體，提高推送內(nèi)容的趣味性，做到貼近實際、貼近生活，讓企業(yè)員工在輕松的氛圍下學習檔案法律知識，變被動為主動。

（3）完善檔案執(zhí)行監(jiān)管機制

新修訂的《中華人民共和國檔案法》中增加檔案監(jiān)督檢查的規(guī)定，明確監(jiān)督檢查事項，完善監(jiān)督檢查措施。依法履行檔案管理監(jiān)督職能，重點開展檔案工作檢查與考核，定期監(jiān)督與不定期監(jiān)督相結(jié)合，將監(jiān)督工作真正落到實處，促進檔案執(zhí)行監(jiān)管的常態(tài)化和長效化。

（二）檔案資源管理信息化

首先要更新檔案宣傳理念，提高檔案管理人員的文檔一體化意識，在理論上與時俱進，學習新修訂《中華人民共和國檔案法》，確立廣義的新型的檔案管理理念。從綜合開發(fā)檔案信息資源、服務于現(xiàn)代化建設(shè)的高度出發(fā)，把文書和檔案兩種資源融為一體，發(fā)揮兩者合二為一的整體功能。其次是加強頂層設(shè)計，建立一個以辦公部門為中心的文書、檔案工作系統(tǒng)，對企業(yè)文書和檔案工作進行統(tǒng)一規(guī)劃、指導和監(jiān)督，對相關(guān)標準和指南進行統(tǒng)一規(guī)定和設(shè)計。最后，逐步改善管理流程，維持跨載體形勢下文檔的一體化，并在逐步全電子的過程中保障管理流程的平穩(wěn)過渡，循序漸進地推進電子檔案“單套制”。

（三）檔案管理模式集中化

結(jié)合企業(yè)檔案智能化管理的需要，將全部檔案資源視為一個有機整體，實行統(tǒng)一模式管理，實現(xiàn)資源共享。一是加快推動企業(yè)檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息共享平臺。二是要建立檔案數(shù)據(jù)資源交換標準規(guī)范體系，推進企業(yè)各部門間的檔案數(shù)據(jù)資源共享。三是要對檔案信息資源進行深入挖掘，拓展檔案信息服務。

（四）檔案服務理念知識化

建立以人為本的知識服務理念，制定符合企業(yè)檔案利用者需求的檔案服務方式。在檔案管理服務中以企業(yè)員工需求為中心和出發(fā)點，注重激發(fā)和調(diào)動檔案工作人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性，深入挖掘企業(yè)檔案知識，建立檔案知識數(shù)據(jù)庫和檔案資源的共享共建機制。利用先進信息技術(shù)開展知識智能化服務，變守檔案為管知識，變查檔案為知識共享，致力于人企共同發(fā)展。以企業(yè)需求為導向，以檔案資源為基礎(chǔ)，以信息技術(shù)為支撐，將傳統(tǒng)實體檔案館打造成新型智慧檔案館。

（五）檔案隊伍建設(shè)專業(yè)化

實施人才強檔戰(zhàn)略，努力鍛造一支素質(zhì)高、知識廣、業(yè)務強、技能精的檔案干部隊伍，不斷提升業(yè)務素質(zhì)，努力提高工作質(zhì)量與效率，肩負起科學、規(guī)范、有效管理檔案的重任，站在企業(yè)發(fā)展的高度，注重發(fā)揮檔案知識的借鑒、分析、決策等作用，使檔案工作始終順應時代發(fā)展，符合時代要求，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效服務。

三、結(jié)束語

在新形勢下，企業(yè)檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，檔案管理是影響企業(yè)發(fā)展的重要因素之一，因此企業(yè)必須重視檔案管理工作。為了做好檔案管理工作，必須明確檔案管理工作的重要性，分析目前工作中存在的問題，采取針對性的措施解決這些問題，建立完善的制度、提高工作人員的綜合素質(zhì)、加快檔案管理信息化建設(shè)，有效的提高企業(yè)檔案管理水平，促進企業(yè)的健康發(fā)展。