數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新措施探討

曹聰

摘要：隨著數(shù)字信息化時(shí)代的到來，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，為社會(huì)的快速進(jìn)步提供了充足的技術(shù)動(dòng)力。文章通過對(duì)數(shù)宇信息化背景下學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新措施進(jìn)行研究，旨在能夠充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)來完善和優(yōu)化學(xué)校檔案管理工作，保證學(xué)校檔案信息資源能夠?yàn)閷W(xué)校和學(xué)生提供便利，提高學(xué)校檔案的綜合價(jià)值。

關(guān)鍵詞：數(shù)字信息化;檔案管理;創(chuàng)新;措施

數(shù)字信息技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展對(duì)學(xué)校檔案管理工作的影響非常顯著，學(xué)校檔案管理過程中要充分認(rèn)識(shí)并發(fā)揮數(shù)字信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)學(xué)校大量的、復(fù)雜的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化和高效化的綜合管理。數(shù)字信息化的檔案管理工作能夠更加全面和深入地挖掘檔案資料的價(jià)值，提高檔案資源的作用，促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的長(zhǎng)足進(jìn)步。

一、數(shù)字信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）數(shù)字信息化檔案管理的信息化優(yōu)勢(shì)

檔案管理中利用信息化技術(shù)能夠使傳統(tǒng)檔案管理工作在信息系統(tǒng)中開展。學(xué)校檔案本身就屬于信息內(nèi)容，如學(xué)生的個(gè)人信息、學(xué)習(xí)信息、實(shí)踐信息以及學(xué)校的日常工作信息等，在信息高速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，學(xué)校需要通過更加積極有效的檔案管理手段來提高信息獲得的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，體現(xiàn)出檔案信息管理的高度信息化水平。

（二）數(shù)字信息化檔案管理的智能化優(yōu)勢(shì)

隨著學(xué)校對(duì)檔案信息使用的細(xì)致程度的提升，使得學(xué)校檔案管理的人工檢索和信息提取效率已經(jīng)無法滿足更高要求的檔案應(yīng)用。智能化的檔案管理，為學(xué)校檔案的管理者和使用者都帶來極大的便捷性[1]。智能化檔案管理過程中，信息的分類、檢索等不再完全依賴人工，而是能夠根據(jù)指令來智能完成，不僅極大地節(jié)約了學(xué)校檔案管理的效率，同時(shí)也能夠降低大量檔案信息的管理壓力。

（三）數(shù)字信息化檔案管理的密集化優(yōu)勢(shì)

學(xué)校日常工作內(nèi)容較多，而學(xué)生、教師以及學(xué)校每天都會(huì)形成大量的信息內(nèi)容，可見檔案管理與學(xué)校各項(xiàng)工作之間都有著緊密的聯(lián)系。學(xué)校檔案資料記載著學(xué)生的各種情況以及學(xué)校教學(xué)環(huán)節(jié)，這些檔案資料始終處于一個(gè)動(dòng)態(tài)的變化過程，檔案信息內(nèi)容也呈現(xiàn)不斷增加的狀態(tài)，這就需要學(xué)校檔案管理工作要具備密集化處理信息的能力[2]。數(shù)字信息化的檔案管理能夠在實(shí)際工作過程當(dāng)中顯示出較強(qiáng)的信息處理優(yōu)勢(shì)，將學(xué)校的各項(xiàng)工作內(nèi)容及時(shí)有效地轉(zhuǎn)化為檔案數(shù)據(jù)，為學(xué)校開展全面的工作管理提供助力。

二、數(shù)字信息化的檔案管理的創(chuàng)新途徑

（一）檔案數(shù)字信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

學(xué)校檔案的數(shù)字化管理工作在進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展中，要重視檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。信息化檔案資料是通過電子格式進(jìn)行錄入的存儲(chǔ)的，為了能夠便于檔案數(shù)據(jù)的兼容和處理，需要加強(qiáng)檔案內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。學(xué)校每年都會(huì)收到省級(jí)、市級(jí)等各個(gè)單位的政府文書文件上千份，文件都是PDF形式，通過標(biāo)準(zhǔn)化的信息檔案管理，能夠更好的存儲(chǔ)、管理和應(yīng)用文書文件方面的內(nèi)容。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)就是將各種形式的檔案信息內(nèi)容統(tǒng)一為標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的格式，如檔案資料的錄入必須使用統(tǒng)一的信息代碼規(guī)則，文件存儲(chǔ)格式也要相互兼容，使檔案信息數(shù)據(jù)能夠在標(biāo)準(zhǔn)化的條件下被正確的分類和保存。信息化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還有助于檔案信息內(nèi)容的查詢和應(yīng)用，檔案使用者可以根據(jù)統(tǒng)一的信息指令來提取自己所需的所有相關(guān)信息內(nèi)容，大大提高了檔案的管理效率[3]。學(xué)校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)可以通過建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)來實(shí)現(xiàn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立中預(yù)先設(shè)定好相應(yīng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)這一標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行各項(xiàng)檔案信息內(nèi)容的錄入，數(shù)據(jù)庫(kù)將格式統(tǒng)一的檔案信息按照關(guān)鍵字進(jìn)行詳細(xì)分類，并建立關(guān)鍵字的查詢功能模塊，建立檔案的數(shù)字化目錄和關(guān)聯(lián)的詳細(xì)內(nèi)容，使檔案使用者能夠根據(jù)個(gè)性化需求來應(yīng)用檔案資源。

（二）檔案數(shù)宇信息化管理的數(shù)字化建設(shè)

檔案信息的創(chuàng)新管理還需要結(jié)合數(shù)字化建設(shè)來實(shí)現(xiàn)。數(shù)字化建設(shè)既是一種技術(shù)形態(tài)，也是一種思維模式，數(shù)字化的管理過程中主要是將大量的檔案信息內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化，并建立數(shù)字化管理流程。數(shù)字信息轉(zhuǎn)化中將傳統(tǒng)檔案通過數(shù)字處理技術(shù)進(jìn)行電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變，并依靠計(jì)算機(jī)等終端設(shè)備進(jìn)行全面數(shù)字化管理[4]。數(shù)字化管理流程的建立要符合學(xué)校檔案管理工作的實(shí)際。學(xué)校要對(duì)數(shù)字化管理流程進(jìn)行全面討論并進(jìn)行實(shí)踐檢驗(yàn)，將既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力的檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，提高檔案管理流程的科學(xué)合理性，節(jié)約檔案管理成本、增強(qiáng)檔案管理能力。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)還涉及到檔案信息安全性問題，電子格式的檔案數(shù)據(jù)可以利用數(shù)字加密技術(shù)來提高安全等級(jí)，在數(shù)字加密的基礎(chǔ)上設(shè)施檔案信息維護(hù)和使用的授權(quán)管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)每一份檔案的全程安全管控。

（三）檔案數(shù)字信息化管理的專業(yè)化建設(shè)

數(shù)字信息化檔案管理工作的開展離不開專業(yè)化的管理隊(duì)伍。學(xué)校要堅(jiān)持對(duì)檔案管理人員的專業(yè)化培養(yǎng)，通過提高檔案管理人員的數(shù)字信息知識(shí)和技能，強(qiáng)化信息檔案管理的職業(yè)規(guī)范意識(shí)，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可靠穩(wěn)定的運(yùn)行[5]。檔案管理的專業(yè)化建設(shè)過程中，要始終保持管理人員思想意識(shí)的與時(shí)俱進(jìn)，提高自身的職業(yè)素質(zhì)和責(zé)任感，始終以高度檔案服務(wù)精神來要求自己。通過在檔案管理崗位上的穩(wěn)扎穩(wěn)打，對(duì)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)管理理念和技術(shù)的積極學(xué)習(xí)，在平凡的檔案管理工作崗位上做出不平凡的事跡，使繁瑣枯燥的檔案管理工作取得不斷的創(chuàng)新發(fā)展和進(jìn)步。

三、結(jié)束語

隨著教育領(lǐng)域的發(fā)展，學(xué)校要及時(shí)抓住發(fā)展機(jī)遇，在信息化、智能化和密集化的檔案管理趨勢(shì)中創(chuàng)新管理途徑，使學(xué)習(xí)檔案管理質(zhì)量能夠持續(xù)提升。學(xué)校檔案管理也需要加強(qiáng)自身的數(shù)字信息化建設(shè)，運(yùn)用信息技術(shù)來提升學(xué)校檔案管理質(zhì)量和效率。

參考文獻(xiàn)：

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